Aanvraag tot deelneming

Een kandidaat mag slechts één aanvraag tot deelneming per opdracht indienen (art. 54, § 1 KB Plaatsing).

Offerte

Een inschrijver kan slechts één offerte per opdracht indienen (art. 54, § 2 KB Plaatsing). Voor de toepassing van deze regel wordt elke deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid beschouwd als een inschrijver (art. 54, § 2, derde lid KB Plaatsing). Gevolg: een onderneming kan niet deelnemen aan meer dan één combinatie die elk een offerte indienen, en de onderneming kan tevens niet deelnemen aan een combinatie en tegelijk ook zelf een offerte indienen. De onderneming kan wel optreden als onderaannemer voor andere inschrijvers.

Uitzonderingen op de regel van één offerte zijn:

• de concurrentiegerichte dialoog, waar een offerte per aanvaarde oplossing kan worden ingediend;
• de mogelijkheid of verplichting, op basis van de opdrachtdocumenten, om één of meerdere varianten in te dienen;
• de mogelijkheid om voor één of meerdere percelen een offerte in te dienen: in principe dient de inschrijver per perceel een afzonderlijke offerte in, maar de opdrachtdocumenten kunnen eveneens toestaan dat een inschrijver deze offertes mag bundelen in één document;
• de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: het indienen van meerdere offertes is bij deze plaatsingsprocedure wel toegestaan, tenzij de opdrachtdocumenten dit verbieden (art. 54, § 3 KB Plaatsing).

Bij plaatsingsprocedures met onderhandelingen is het uiteraard mogelijk dat in het kader van onderhandelingen aangepaste offertes ingediend worden alsook een definitieve offerte.

Inperking indieningsrecht

• Tweestapsprocedures
  Bij een niet-openbare procedure, een mededingingsprocedure met onderhandeling, een concurrentiegerichte dialoog of een innovatiepartnerschap mogen enkel de geselecteerde kandidaten een offerte indienen (art. 55, eerste lid KB Plaatsing). De identiteit van de inschrijver moet dus exact overeenstemmen met die van de geselecteerde.
  
  De opdrachtdocumenten kunnen evenwel toestaan dat een offerte wordt ingediend door een combinatie bestaande uit een geselecteerde en één of meerdere niet-geselecteerde personen (art. 55, tweede lid KB Plaatsing). De geselecteerde kandidaat versterkt zich als het ware. Bevatten de opdrachtdocumenten geen dergelijke vermelding, dan moet de overheid een offerte die in dit geval verkeert te weren.
  
  Daarnaast kunnen de opdrachtdocumenten het gezamenlijk indienen van één offerte door meerdere geselecteerde kandidaten (in combinatie) beperken of verbieden, om een voldoende mededinging te waarborgen (art. 55, derde lid KB Plaatsing). Dit kan in het bijzonder nuttig zijn wanneer het aantal geselecteerde kandidaten gering is en daarom het risico bestaat dat er slechts één offerte ingediend wordt door één enkele combinatie. Zonder enige vermelding is het dus wel standaard toegestaan voor geselecteerde kandidaten om in combinatie te gaan met elkaar.
  
  Bij de concurrentiegerichte dialoog geldt deze regel bij het afsluiten van de dialoog. Enkel de resterende deelnemers waarvan nog één of meerdere oplossingen in de running zijn, kunnen een offerte indienen (art. 39, § 6 Wet Overheidsopdrachten).

• Percelen
  De aanbesteder vermeldt, in de aankondiging van een opdracht, of offertes mogen worden ingediend voor één, voor meerdere of voor alle percelen (art. 58, § 1, vierde lid Wet Overheidsopdrachten).
  
  De aanbestedende overheid kan het aantal percelen beperken waarvoor één inschrijver een offerte mag indienen. Die mogelijkheid is niet onderworpen aan enige inhoudelijke of vormelijke voorwaarden. Dit kan bv. nuttig zijn om de concurrentie veilig te stellen. Merk ook op dat de aanbestedende overheid nog een gelijkaardige optie heeft: een beperking van het aantal percelen dat aan één inschrijver kan gegund worden.

• Genodigden bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
  Bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking mogen in principe enkel de uitgenodigde deelnemers een offerte indienen. Spontane offertes ingediend door ondernemingen die de overheid zelf niet had uitgenodigd, worden in principe niet aanvaard tenzij bij uitdrukkelijk gemotiveerde andersluidende beslissing vanwege de aanbesteder (art. 93 eerste lid KB Plaatsing).
  
  De huidige regelgeving heeft hiermee een oude patstelling willen oplossen. Reeds lang was er immers discussie of spontante offertes al dan niet konden worden meegenomen in de beoordeling van de offertes. De deelnemers dienden immers gelijktijdig te worden uitgenodigd, wat impliceerde dat een latere toevoeging niet mogelijk is. Anderzijds geeft de indiener van een spontane offerte zelf te kennen dat hij helemaal niet maalt om het feit dat hij minder tijd had om een offerte voor te bereiden, wanneer bv. pas een week na verzending van de uitnodigingen de opdracht ontdekte.
  
  Het aanvaarden van spontane offertes vereist nu dus een gemotiveerde beslissing van de aanbesteder. Een afzonderlijke beslissing lijkt niet nodig, men kan dit mee opnemen in de gunningsbeslissing en het bijhorende gunningsverslag. Wering van spontane offertes vergt geen motivering, aangezien dit de standaard regel is. Hiermee wijkt deze bepaling uitdrukkelijk af van rechtspraak van de Raad van State. Indien er meerdere spontane offertes zijn, beslist de overheid over elke spontane offerte afzonderlijk.
  
  Bij een opdracht met geraamde waarde gelijk aan of hoger dan de Europese drempels, is het vereist om specifieke selectiecriteria te bepalen. Spontane offertes zal men dan aan die criteria moeten toetsen. Onder de Europese drempels is men hier niet toe gehouden, maar kan men indien gewenst toch selectiecriteria bepalen (zie art. 93, tweede lid, KB Plaatsing).

Rechtsopvolging bij kandidaten en inschrijvers

Natuurlijke persoon

Een natuurlijke persoon die optreedt als inschrijver kan in de loop van de plaatsingsprocedure zijn beroepsactiviteit onderbrengen in een rechtspersoon. De natuurlijke persoon blijft in dat geval samen met deze rechtspersoon hoofdelijk aansprakelijk voor de verbintenissen die hij in zijn offerte is aangegaan (arts. 72 Wet Overheidsopdrachten en 56 KB Plaatsing).

De aanbesteder kan de offerte niet weigeren omwille van de rechtsopvolging. Maar de garanties die door de natuurlijke persoon geboden werden aan de aanbesteder, zouden verkleind kunnen worden wanneer na de rechtsopvolging enkel de rechtspersoon verbonden is, bv. door een rechtsvorm met beperkte aansprakelijkheid. Daarom voorziet de regelgeving in een hoofdelijke aansprakelijkheid.

Rechtspersoon

De rechtsopvolging van een rechtspersoon (kandidaat of inschrijver) door een andere rechtspersoon (bijvoorbeeld door fusie, overname, andere vennootschapsvorm) in de loop van de plaatsingsprocedure doet normaal gezien geen probleem rijzen, mits de betrokkenen de overheid daarvan tijdig inlichten. De selectie, gunning of sluiting zal dan, in voorkomend geval en mits de rechtsopvolger aan alle eisen inzake selectie voldoet, de rechtsopvolger toevallen. Dit betreft een elementaire toepassing van het vennootschapsrecht en behoefde aldus geen regeling in het KB Plaatsing.

Verplichte elektronische indiening

Elektronische communicatie tijdens de plaatsingsprocedure is de regel in de Wet Overheidsopdrachten. Wanneer het gaat om de indiening van aanvragen tot deelneming of offertes en de verplichte elektronische communicatie van toepassing is, moet gebruik gemaakt worden van een “elektronisch platform” (art. 14, § 7 Wet Overheidsopdrachten). Dit elektronisch platform komt in de praktijk in België neer op e-Tendering. Hoewel het op zich mogelijk is dat ook andere platformen, aangeboden door private ondernemingen, aan dezelfde voorwaarden voldoen.

Op deze algemene verplichting gelden een aantal uitzonderingen. Zie de toelichting Communicatiemiddelen voor meer informatie.

Voor meer informatie omtrent elektronische indiening via e-Tendering, zie de toelichting Elektronische indiening bij de algemene beginselen.

Indieningswijze in geval de verplichte elektronische indiening niet van toepassing is

Keuzevrijheid

De aanbesteder heeft een grote keuzevrijheid wanneer men zich bevindt in een uitzonderingsgeval op de verplichting betreffende elektronische communicatie uit art. 14, § 1 Wet Overheidsopdrachten. Het gaat dus om de situaties bedoeld in art. 14, §§ 2 en 3, of wanneer het gaat om een opdracht van beperkte waarde.

De aanbesteder kan dan alle communicatie, inclusief de indiening van aanvragen tot deelneming en offertes, laten gebeuren per post of via andere geschikte vervoerder, of via andere elektronische middelen dan een elektronisch platform bedoeld in art. 14, § 7 Wet Overheidsopdrachten, of een combinatie van verschillende oplossingen.

In de praktijk kan de indiening bv. gebeuren per e-mail, met een usb-stick, of via andere elektronische communicatiemiddelen voor de uitwisseling van documenten zoals websites om bestanden te delen. De aanbesteder kan er uiteraard ook voor kiezen om toch een elektronisch platform bedoeld in art. 14, § 7 Wet Overheidsopdrachten te gebruiken, eventueel in combinatie met andere middelen.

De aanbesteder bepaalt de door hem toegelaten indieningswijzen in de opdrachtdocumenten (art. 85 KB Plaatsing). Dit wordt zo duidelijk mogelijk afgelijnd. Er dient immers te worden vermeden dat er door onduidelijkheden aanvragen tot deelneming of offertes op allerhande uiteenlopende manieren ingediend worden. Door zelf uitdrukkelijk te bepalen welke vormen van indiening toegelaten zijn, wordt meteen bepaald welke vormen niet mogen gebruikt worden. De aanbesteder vermeldt alle relevante gegevens per indieningswijze, bv. een e-mailadres, het adres voor verzending per post,…

Telefonische aanvragen tot deelneming

Anders dan in het vorige KB Plaatsing van 15 juli 2011, bevat de huidige regelgeving geen bepaling die een telefonische aanvraag tot deelneming toelaat. Dit houdt verband met de algemene verplichting op elektronische communicatie. Is die verplichting echter niet van toepassing door een uitzonderingsgeval, dan lijkt niets een aanvraag tot deelneming per telefoon in de weg te staan aangezien de aanbesteder de keuzevrijheid heeft. Maar zonder schriftelijke informatie zal een toetsing aan de selectiecriteria onmogelijk zijn. Het lijkt dan ook om aangewezen om een telefonische aanvraag tot deelneming expliciet niet toe te staan als indieningswijze in de opdrachtdocumenten.

Uitnodiging geselecteerden tot indiening offerte

Bij niet-openbare procedures, innovatiepartnerschappen en mededingingsprocedures met onderhandeling, nodigt de aanbesteder de daartoe geselecteerde kandidaten gelijktijdig en schriftelijk uit om een offerte in te dienen. In het geval van een concurrentiegerichte dialoog nodigt de aanbesteder de geselecteerde kandidaten gelijktijdig en schriftelijk uit om deel te nemen aan de dialoog (art. 65, eerste lid Wet Overheidsopdrachten).

De uitnodigingen worden uiteraard elektronisch verstuurd als de algemene verplichting voor elektronische communicatie geldt. Maar ook daarbuiten is een elektronische verzending toch te verkiezen boven een papieren uitnodiging.

Bemerk dat het gebruik van e-Tendering voor ontvangst en opening van de offertes steeds met zich meebrengt dat de uitnodigingen via e-Notification moeten verstuurd worden. Een uitnodiging per e-mail is immers niet mogelijk, omdat de aanmaak van een ruimte in e-Tendering steeds gekoppeld is aan een dossier in e-Notification.

De uitnodigingen bevatten:

• Ofwel: een link naar het elektronisch adres waarop de opdrachtdocumenten rechtstreeks langs elektronisch weg toegankelijk zijn;
• Ofwel: de opdrachtdocumenten zelf in bijlage, wanneer deze…
  • niet kosteloos, vrij, volledig en rechtstreeks toegankelijk zijn wegens een uitzondering op de algemene regel van elektronische beschikbaarheid,
  • en deze nog niet op een andere manier beschikbaar zijn (art. 65, tweede lid Wet Overheidsopdrachten).
• De inlichtingen vermeld in bijlage 9 van het KB Plaatsing (art. 52).

Voor meer informatie aangaande de elektronische beschikbaarheid van opdrachtdocumenten, zie de toelichting Communicatiemiddelen.

Uitnodiging deelnemers bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

De uitnodiging van de marktspelers tot het indienen van een offerte dient eveneens gelijktijdig en schriftelijk te gebeuren (art. 94 KB Plaatsing).

Beneden de Europese drempels bevindt men zich binnen een uitzonderingsgeval op de elektronische communicatie (art. 14, § 2, 5° Wet Overheidsopdrachten). De aanbesteder is daarom geheel vrij om de uitnodigingen te versturen in de vorm die men verkiest, zelfs op papier. Gelet op het beleid van de Vlaamse overheid inzake digitalisering en de tendens naar digitalisering uit de richtlijn, is het aangewezen om digitaal te werk te gaan (bv. e-mail).

Bemerk dat het gebruik van e-Tendering voor ontvangst en opening van de offertes (verplicht of uit eigen beweging, al naargelang de geraamde waarde gelijk is aan of boven de Europese drempels ligt) steeds met zich meebrengt dat de uitnodigingen via e-Notification moeten verstuurd worden. Een uitnodiging per e-mail is immers niet mogelijk omdat de aanmaak van een ruimte in e-Tendering steeds gekoppeld is aan een dossier in e-Notification.

Voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking heeft e-Notification een specifieke module: Free Market.

Principes

Individuele vaststelling

De regelgeving schrijft een aantal minimale indieningstermijnen voor in functie van de gekozen plaatsingsprocedure. Er is geen verschil in minimale indieningstermijn tussen een Belgische en een Europese opdracht. De termijnen voor Europese opdrachten werden door de Richtlijn 2014/24/EU verlaagd. De Belgische wetgever heeft er voor geopteerd om opdrachten onder de Europese drempels hiermee gelijk te schakelen.

De voorgeschreven indieningstermijnen zijn minimale termijnen, wat betekent dat de overheid iedere indieningstermijn voor elke opdracht individueel moet vaststellen.

Vaststellingsregels

• De voorgeschreven termijnen zijn netto-termijnen
  Zowel de dag van verzending als de uiterste dag voor ontvangst (limietdatum) tellen niet mee (art. 167 Wet Overheidsopdrachten).
  
  Een aantal bijkomende regels volgen uit Verordening nr. 1182/71 van de Raad van 3 juni 1971 houdende vaststelling van de regels die van toepassing zijn op termijnen. Feestdagen, zondagen en zaterdagen zijn bij de termijnen inbegrepen, behalve indien deze dagen daarvan uitdrukkelijk zijn uitgesloten of indien de termijnen in werkdagen zijn omschreven. Indien de laatste dag van een anders dan in uren omschreven termijn een feestdag , een zondag of een zaterdag is, dan loopt deze termijn af bij het einde van het laatste uur van de daaropvolgende werkdag.
  
  Voorbeeld: een opdracht met een (minimum) indieningstermijn van 52 dagen waarvan de bekendmaking is verzonden op 1 maart. De termijn begint te lopen op 2 maart en eindigt op 22 april middernacht waardoor de limietdatum pas ten vroegste op 23 april kan liggen. Mocht 22 april echter op een zaterdag vallen, dan verstrijkt de termijn niet eerder dan op maandag 24 april middernacht en kan de limietdatum pas ten vroegste op dinsdag 25 april liggen.
  
• De voorgeschreven termijnen zijn minimumtermijnen
  De termijnen opgenomen in de artikelen 36 tot en met 41 Wet Overheidsopdrachten worden bestempeld als minimumtermijnen (art. 59, § 1 Wet Overheidsopdrachten).
  
  Deze minimumtermijnen kunnen echter ingekort worden via allerlei mogelijkheden. De aanbesteder dient hier voorzichtig mee op te springen. Het normale verloop van de mededinging mag niet verhinderd worden. Het aankoopdossier moet ook een rechtvaardiging voor de inkortingen bevatten, zonder dat dit een gemotiveerde beslissing vereist.
  
• De overheid houdt rekening met de complexiteit van de opdracht
  De aanbesteder dient steeds rekening te houden met de complexiteit van de opdracht en met de tijd die nodig is voor de voorbereiding van de offertes (art. 59, § 1 Wet Overheidsopdrachten).
  
  Hoewel de regelgeving dit niet uitdrukkelijk vermeldt, kan men dezelfde bedenking ook maken bij het vaststellen van een termijn voor een aanvraag tot deelneming. Het zal er dan vooral op aankomen om in te schatten of de documenten die gevraagd worden in het kader van de kwalitatieve selectie vrij standaard beschikbaar zijn voor de kandidaten of niet.
  
• Vaststelling van de indieningstermijn met het oog op kennisname van alle nodige informatie door alle inschrijvers
  Wanneer de opmaak van een offerte slechts mogelijk is na een plaatsbezoek of na inzage van documenten ter plaatse, moet de aanbesteder de termijn voor ontvangst van de offertes zodanig vaststellen dat alle betrokken ondernemers de gelegenheid hebben om kennis te nemen van alle nodige gegevens voor de opmaak van een offerte (art. 59, § 2 Wet Overheidsopdrachten).
  
• De overheid moet het uiterste tijdstip voor ontvangst bepalen op een bepaald tijdstip (limietuur)
  De bepalingen aangaande de indieningstermijnen spreken telkens in termen van een termijn die vanaf een bepaald tijdstip begint te lopen, maar spreken niet over het precieze eindpunt. De bekendmakingsmodellen maken echter duidelijk dat de overheid een welbepaald tijdstip moet kiezen. Dit is logisch, aangezien het tot onduidelijkheid en willekeur kan leiden wanneer een indieningstermijn zou aflopen op bv. “1 maart” zonder enige vermelding van een tijdstip.
  
  Voor meer informatie m.b.t. het uiterste tijdstip voor ontvangst, zie de toelichting Limietdatum en limietuur.

Startpunt van de indieningstermijn na de aankondiging

Het startpunt van de indieningstermijn is en blijft de verzenddatum van de aankondiging van de opdracht.

Voor opdrachten onderworpen aan de Europese bekendmaking moet de nieuwe regel uit art. 8, § 1, tweede lid, KB Plaatsing onder de aandacht worden gebracht. De Belgische publicatie mag niet gebeuren vóór de Europese publicatie. Hoewel, als de Europese publicatie twee dagen later nog niet verschenen is, dan mag de Belgische publicatie toch gewoon gebeuren. De implicatie hiervan voor (Belgische) inschrijvers is echter dat zij de opdracht pas zullen zien verschijnen op e-Notification wanneer de indieningstermijn al even loopt. Dit is nieuw voor Belgische inschrijvers, hoewel het voor Europese inschrijvers al gebruikelijk was aangezien de Europese publicatie in de praktijk altijd wat op zich laat wachten. Het gaat ook slechts om maximaal twee dagen, wat op zich geen onoverkomelijke problemen met zich mee mag brengen.

e-Notification beheert dit volautomatisch en zal dus de Belgische publicatie laten verschijnen na het verschijnen van de Europese publicatie of na het verstrijken van twee dagen, al naargelang wat het eerste voorvalt.

Verlenging van de indieningstermijn

De aanbesteder dient in bepaalde gevallen de indieningstermijn te verlengen. Deze gevallen staan vrij verspreid over de regelgeving. Daarom wordt hier een kort overzicht in de vorm van een tabel. Onder de tabel vindt u de verdere toelichting bij deze gevallen.

• Technische problemen elektronisch platform (e-Tendering)
  Dit betreft het geval waar er zich een technisch probleem voordoet bij e-Tendering, waardoor de indiening van de aanvragen tot deelneming of offertes verstoord wordt. Uiteraard moet men de limietdatum en het limietuur slechts uitstellen wanneer het gaat om een storing met een werkelijke impact op de kandidaten of inschrijvers. Het gaat dan ook om storingen die zich voornamelijk de dag vóór de limietdatum of op de limietdatum zelf voordoen. Een storing die zich pakweg vier dagen voordien voordoet en een paar uurtjes duurt, mag geen probleem opleveren voor kandidaten of inschrijvers, omdat zij daarna nog meerdere dagen de tijd hebben om hun dossiers in te dienen.
  
  Zie lager voor meer informatie over Limietdatum en limietuur - Verdaging van het limietuur.
• Aankondiging van een rechtzettingsbericht
  Wanneer de aanbesteder een officiële bekendmaking wenst te verbeteren of aan te vullen, gaat zij over tot de bekendmaking van een rechtzettingsbericht (ook wel rectificatie genoemd). Indien er op het moment van deze bekendmaking nog slechts een bepaald aantal dagen overblijven tot de limietdatum, moet de aanbesteder de limietdatum uitstellen en dus de indieningstermijn verlengen. Dit om alle belanghebbenden de kans te geven om kennis te nemen van de nieuwe informatie en hiermee rekening te houden bij opmaak van de aanvraag tot deelneming of offerte.
  
  Voor de berekening van de termijnen in deze context van rectificaties zijn de regels van Verordening nr. 1182/71 van de Raad van 3 juni 1971 houdende vaststelling van de regels die van toepassing zijn op termijnen, data en aanvangs- en vervaltijden, niet van toepassing. Dit geldt zowel voor de berekening van de termijnen om voorafgaand aan de limietdatum om te bekijken of de rectificatie tot een uitstel, als voor de termijn van het uitstel zelf.

• Met andere woorden: men rekent gewoon in kalenderdag en de termijnen worden niet aangepast door de dag waarop ze liggen. Bv.: als de 6^e dag voorafgaand aan de limietdatum (bij een Belgische opdracht) op een zondag blijkt te liggen, dan blijft dit zo. Ook de nieuwe limietdatum na rectificatie, als die op een zondag blijkt te liggen, blijft op die zondag staan.
  
  Zie voor meer informatie ook de toelichting Bekendmaking - rectificatiebericht.

• Waarborgen dat alle inschrijvers over alle nodige gegevens beschikken
  De aanbesteder verlengt de termijnen voor ontvangst van de offertes opdat alle betrokken ondernemers kunnen beschikken over alle nodige gegevens voor het opstellen van de offertes. Merk op deze regel dus enkel van toepassing is wanneer het gaat om de indiening van de offertes, niet om de indiening van aanvragen tot deelneming.
  
  In twee gevallen moet de aanbesteder dit uitstel toepassen:
  • Hoewel tijdig aangevraagd door een inschrijver heeft de aanbesteder de aanvullende informatie, om welke reden dan ook, niet tijdig medegedeeld. Niet tijdig betekent in dit geval buiten de termijn van uiterlijk zes dagen voor de limietdatum. Bij de versnelde procedures bedoeld in de artikelen 36, § 3, en 37, § 4 Wet Overheidsopdrachten bedraagt deze termijn vier dagen.
  • Indien de opdrachtdocumenten aanzienlijk zijn gewijzigd.

De duur van de verlenging dient evenredig te zijn aan het belang van de informatie of wijziging. De regelgeving voorziet niet in minimumtermijn. De aanbesteder moet steeds zelf de inschatting maken.
Een termijnverlenging is niet nodig wanneer:

1) de aanvullende informatie niet tijdig werd aangevraagd of;

2) het belang van de aanvullende informatie onbetekenend is voor het opstellen van de offertes.

De vraag is in hoeverre deze regel zich verhoudt tot de voorgaande regel, aangaande rectificatieberichten. Indien de aanbesteder de nodige informatie wil meedelen aan iedere belanghebbende door een extra document op te laden in e-Notification, dan houdt dit eigenlijk de aanmaak van een rectificatiebericht in, omdat de opdrachtdocumenten gewijzigd worden (het aanmaken van dat rectificatiebericht doet e-Notification op de achtergrond).
Stel dat deze aanvullende informatie van een gering belang is, maar het document met de informatie wordt wel bekendgemaakt binnen 4 dagen voor de limiedatum, moet men dan de bovenvermelde regel rond rectificatieberichten (art. 9 KB Plaatsing) toepassen en toch het uiterste tijdstip uitstellen?

Anderzijds is het wel duidelijk dat wanneer de opdrachtdocumenten aanzienlijk gewijzigd worden en de aankondiging van het desbetreffende rechtzettingsbericht gebeurt bv. 10 dagen voor de limietdatum, art. 9 KB Plaatsing niet geldt. Maar de aanbesteder moet toch zelf een uitstel van x aantal dagen bepalen o.b.v. art. 59, § 3 Wet Overheidsopdrachten.

Bezorgen opdrachtdocumenten

De aanbesteder is verplicht om de opdrachtdocumenten onmiddellijk bij de bekendmaking elektronisch toegankelijk te maken. De toegang dient vrij, volledig, rechtstreeks en tevens kosteloos te zijn (art. 64, § 1, eerste lid Wet Overheidsopdrachten).

Voor tweestapsprocedures kan de verplichting “bij de bekendmaking” inhouden dat deze toegang slaat op de selectieleidraad en eventuele bijlagen. Niet op bestek, dat zoals altijd pas medegedeeld wordt in de tweede stap van de procedure. Bij het versturen van een uitnodiging tot indiening van een offerte naar de geselecteerde kandidaten, wordt best een link opgenomen waarop de opdrachtdocumenten rechtstreeks langs elektronische weg toegankelijk zijn.
Wanneer men echter geen vrije, volledige, rechtstreekse en kosteloze toegang biedt tot de opdrachtdocumenten, moeten ze aan de uitnodiging zelf toegevoegd worden of al op een andere manier beschikbaar zijn (art. 65, tweede lid, Wet Overheidsopdrachten).

Zie voor meer informatie en eventuele afwijkingen de toelichting ‘Communicatiemiddelen’, hoofdstuk: Elektronische beschikbaarheid van de opdrachtdocumenten.

Openbare procedure

Minimumtermijn: 35 dagen (art. 36, § 1, tweede lid Wet Overheidsopdrachten)

Mogelijke gevallen voor inkorting:

• Vooraankondiging: tot minstens 15 dagen, indien voldaan is aan volgende voorwaarden (art. 36, § 2 Wet Overheidsopdrachten):
  • Vooraankondiging bekendgemaakt, die…
  • alle door Koning vereiste informatie bevatte, voor zover beschikbaar op dat tijdstip, en…
  • was gepubliceerd tenminste 35 dagen en ten hoogste 12 maanden vóór de verzenddatum van de aankondiging van de opdracht.
• Urgente situaties: tot minstens 15 dagen (art. 36, § 3 Wet Overheidsopdrachten) – zie onder voor meer informatie.
• Indiening offertes verloopt langs elektronisch platform: met 5 dagen (art. 36, § 4 Wet Overheidsopdrachten) - Aangezien sinds 1 januari 2020 het gebruik van een elektronisch platform verplicht is, kan deze inkorting eigenlijk altijd toegepast worden - behalve indien een uitzonderingsgeval van toepassing is en men geen elektronisch platform zoals e-Tendering zou gebruiken. Zie de toelichting ‘Elektronische indiening’.

Niet-openbare procedure

Aanvraag tot deelneming

Minimumtermijn: 30 dagen (art. 37, § 1, tweede lid Wet Overheidsopdrachten)

Mogelijke gevallen voor inkorting:

• Urgente situaties: tot minstens 15 dagen (art. 37, § 4, 1° Wet Overheidsopdrachten) – zie onder voor meer informatie.

Offerte

Minimumtermijn: 30 dagen vanaf verzending van de uitnodigingen (art. 37, § 2, tweede lid Wet Overheidsopdrachten)

Mogelijke gevallen voor inkorting:

• Vooraankondiging: tot minstens 10 dagen indien voldaan is aan volgende voorwaarden (art. 37, § 3 Wet Overheidsopdrachten):
  • Vooraankondiging bekendgemaakt, die…
  • alle door Koning vereiste informatie bevatte, voor zover beschikbaar op dat tijdstip, en…
  • was gepubliceerd tenminste 35 dagen en ten hoogste 12 maanden vóór de verzenddatum van de aankondiging van de opdracht
• Urgente situaties: tot minstens 10 dagen (art. 37, § 4 Wet Overheidsopdrachten) – zie onder voor meer informatie.
• Indiening offertes verloopt langs elektronisch platform: met 5 dagen (art. 37, § 5 Wet Overheidsopdrachten)

Het gebruik van een elektronisch platform zoals e-Tendering is verplicht bij tweestapsprocedures sinds 1 januari 2020 - zie de toelichting ‘Elektronische indiening’.

Mededingingsprocedure met onderhandeling

Aanvraag tot deelneming

Minimumtermijn: 30 dagen (art. 38, § 3, derde lid Wet Overheidsopdrachten)

Mogelijke gevallen voor inkorting:

• Urgente situaties: tot minstens 15 dagen (art. 38, § 3, derde lid verwijst naar art. 37, § 4, °1 Wet Overheidsopdrachten)

Eerste offerte

Minimumtermijn: 30 dagen (vanaf verzending uitnodigingen) (art. 38, § 3, derde lid Wet Overheidsopdrachten)

Mogelijke gevallen voor inkorting:

• Vooraankondiging: tot minstens 10 dagen indien voldaan is aan volgende voorwaarden (art. 38, § 3, derde lid verwijst naar art. art. 37, § 3 Wet Overheidsopdrachten):
  • Vooraankondiging bekendgemaakt, die…
  • alle door Koning vereiste informatie bevatte, voor zover beschikbaar op dat tijdstip, en…
  • was gepubliceerd tenminste 35 dagen en ten hoogste 12 maanden vóór de verzenddatum van de aankondiging van de opdracht
• Urgente situaties : tot minstens 10 dagen (art. 38, § 3, derde lid verwijst naar art. 37, § 4 Wet Overheidsopdrachten) – zie onder voor meer informatie.
• Indiening offertes verloopt langs elektronisch platform: met 5 dagen (art. 38, § 3, derde lid verwijst naar art. 37, § 5 Wet Overheidsopdrachten)

Het gebruik van een elektronisch platform zoals e-Tendering is verplicht bij tweestapsprocedures sinds 1 januari 2020 - zie de toelichting ‘Elektronische indiening’.

Opeenvolgende aangepaste offertes tijdens de onderhandelingen

Geen minimumtermijn bepaald. De aanbesteder moet “voldoende tijd” geven (art. 38, § 6 Wet Overheidsopdrachten).

Definitieve offerte bij einde van de onderhandelingen

Geen minimumtermijn bepaald. De aanbesteder moet een “gemeenschappelijke termijn” geven aan de resterende inschrijvers (art. 38, § 8 Wet Overheidsopdrachten).

Vereenvoudigde OPMB

Eerste offerte

Minimumtermijn: 22 dagen (art. 41, § 2, tweede lid Wet Overheidsopdrachten)

Mogelijke gevallen voor inkorting:

• Vooraankondiging: tot minstens 10 dagen indien voldaan is aan volgende voorwaarden (art. 41, § 2, tweede lid en art. 37, § 3 Wet Overheidsopdrachten):
  • Vooraankondiging bekendgemaakt, die…
  • alle door Koning vereiste informatie bevatte, voor zover beschikbaar op dat tijdstip, en…
  • was gepubliceerd tenminste 35 dagen en ten hoogste 12 maanden vóór de verzenddatum van de aankondiging van de opdracht
• Urgente situaties : tot minstens 10 dagen (art. 41, § 2, tweede lid verwijst naar art. 37, § 4 Wet Overheidsopdrachten) – zie onder voor meer informatie.
• Indiening offertes verloopt langs elektronisch platform: met 5 dagen (art. 41, § 2, tweede ? art. 37, § 5 Wet Overheidsopdrachten)
• Indiening offertes verloopt langs elektronisch platform: met 5 dagen (art. 36, § 4 Wet Overheidsopdrachten) - Aangezien sinds 1 januari 2020 het gebruik van een elektronisch platform verplicht is, kan deze inkorting eigenlijk altijd toegepast worden - behalve indien een uitzonderingsgeval van toepassing is en men geen elektronisch platform zoals e-Tendering zou gebruiken. Zie de toelichting ‘Elektronische indiening’.

Opeenvolgende aangepaste offertes tijdens de onderhandelingen

Geen minimumtermijn bepaald. De aanbesteder moet “voldoende tijd” geven (art. 41, § 4 Wet Overheidsopdrachten)

Definitieve offerte bij einde van de onderhandelingen

Geen minimumtermijn bepaald. De aanbesteder moet een “gemeenschappelijke termijn” geven aan de resterende inschrijvers (art. 41, § 6 Wet Overheidsopdrachten)

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

De regelgeving voorziet niet in een minimumtermijn. Een tweetal weken is een goede maatstaf om toe te passen. Zeer korte indieningstermijn kunnen de responsgraad en kwaliteit van de offertes danig verlagen.

Concurrentiegerichte dialoog

Aanvraag tot deelneming

Minimumtermijn: 30 dagen (art. 39, § 1, derde lid Wet Overheidsopdrachten)

Offertes na afsluiten dialoog

Geen minimumtermijn bepaald. De aanbesteder kan deze zelf inschatten, o.m. op basis van de hoeveelheid stukken de inschrijvers dienen op te stellen voor de offerte, hoeveel onderzoek zij moeten voeren ter voorbereiding van de offerte, hoeveel afspraken met eventueel moeten maken met andere partijen voor bv. financiering, etc.

Innovatiepartnerschap

Aanvraag tot deelneming

Minimumtermijn: 30 dagen (art. 40, § 1, vierde lid Wet Overheidsopdrachten)

Offertes

Geen minimumtermijn bepaald. Zie ook de concurrentiegerichte dialoog.

Urgente situaties

Bij een urgente situatie is het volgens de aanbesteder niet haalbaar om de minimumtermijnen uit de regelgeving in acht te nemen. De aanbesteder moet dit naar behoren onderbouwen. De termijn moet evenwel steeds voldoende lang zijn om de indiening van waardevolle offertes mogelijk te maken. Daarom wordt in een ondergrens voorzien.

Belangrijk hierbij is dat het spoedeisende karakter moet worden gemotiveerd én verschillend is van de dwingende spoed die voortvloeit uit onvoorziene gebeurtenissen die niet te wijten zijn aan de aanbesteder, die het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking rechtsvaardigen. Hier is immers sprake van een rechts- of feitelijke toestand, intern of extern aan de aanbesteder, die een inkorting van de gewone minimumtermijn noodzakelijk maakt.

In de volgende voorbeelden is de verantwoording in principe aanvaardbaar:

• de dienstverlening aan de gebruikers moet worden voortgezet ondanks de onverwachte stopzetting van de activiteiten van de begunstigde;
• de Europese kredieten (vb. EFRO-programma) of andere subsidies moeten verplicht binnen een bepaalde termijn worden gebruikt;
• de werken moeten worden opgestart teneinde de betaling van een dwangsom of het verstrijken van een bouwvergunning te vermijden;
• de beschikbaarheid van nieuwe infrastructuur is vereist: a) tegen de begindatum van een nieuw academisch jaar of schooljaar; b) op de voorziene datum voor de opvang van vluchtelingen;
• de prijs van de betrokken producten is onderhevig aan grote schommelingen op de internationale markt, zodat de leveranciers geen verbintenis kunnen aangaan anders dan op zeer korte termijn.

Vormen daarentegen geen aanvaardbare verantwoording, de loutere vermelding dat:

• de aankondiging verstuurd werd met elektronische middelen;
• de prestaties enkel door personen die een bepaald beroep uitoefenen, mogen worden uitgevoerd;
• de gewone termijn niet haalbaar is;
• een bepaald artikel van de regelgeving betreffende de versnelde procedure van toepassing is.

Bovenstaande voorbeelden zijn niet limitatief.

Elke aanvraag tot deelneming of offerte moet vóór de datum en het uur voor de indiening aankomen (arts. 83 en 92 KB Plaatsing). Laattijdige aanvragen tot deelneming of laattijdige offertes worden niet aanvaard.

Doorheen het KB Plaatsing wordt gesproken van “de limietdatum en het limietuur”, termen die geïntroduceerd werden door het Koninklijk besluit van 15 april 2018. Voorheen was dit gekend als “het uiterste tijdstip voor ontvangst”.

Aangezien de (verplichte) openingszitting verdwenen is uit de regelgeving, zal het limietuur dat vermeld staat in de opdrachtdocumenten altijd het precieze moment zijn waarop de mogelijkheid stopt om een aanvraag tot deelneming of offerte in te dienen. Er is immers geen afhankelijkheid meer van het moment waarop de voorzitter de openingszitting opent.

Het praktische gevolg is ook dat e-Tendering de ruimte voor indiening automatisch zal sluiten wanneer het ingestelde uiterste tijdstip bereikt wordt. Eigenlijk wordt een laattijdige indiening van een aanvraag tot deelneming of offerte via e-Tendering daardoor onmogelijk. Voor de opening van het dossier (door de aanbesteder) blijft wel een manuele handeling nodig.

Verdaging van limietdatum en limietuur

Verdaging wegens onbeschikbaarheid elektronische platformen

Wanneer het elektronisch platform voor indiening (e-Tendering) aan technische problemen onderhevig is, kan de aanbesteder beslissen om de limietdatum en het limietuur te verdagen (art. 57, § 1 KB Plaatsing). Het spreekt voor zich dat het voornamelijk gaat om onbeschikbaarheden die zich voordoen net vóór de limietdatum en het limietuur (bv. zelfde dag of dag ervoor). Wanneer de indieningstermijn nog pakweg 10 dagen loopt, is een onbeschikbaarheid van een paar uur geen probleem voor de ondernemingen.

Het is voldoende dat de aanbesteder kennis heeft gekregen van de onbeschikbaarheid. Meestal is dit via berichten die de federale helpdesk voor e-procurement verstuurd. Een melding vanwege een kandidaat of inschrijver is niet langer nodig. Bovendien hoeft de aanbesteder geen kennis te hebben van het probleem vóór het bereiken van het limietuur. Vaak blijven ondernemingen pogingen ondernemen tot het limietuur verstrijkt, waarna ze pas de overheid contacteren.

De aanbesteder heeft dus de mogelijkheid om de indieningstermijn als het ware te heropenen door de limietdatum en het limietuur te verdagen, ook al was het limietuur reeds verstreken. Zolang de overheid het dossier niet daadwerkelijk opent, heeft zij geen toegang tot de ingediende documenten. De overheid kan daarom een korte periode inlassen tussen het limietuur en de effectieve opening, om te zien of er geen berichten van onbeschikbaarheden opduiken. Stel dat een half uurtje na het limietuur een inschrijver meldt dat hij problemen had, dan kan de aanbesteder dit eerst van nader bekijken vooraleer hij het dossier opent. Werden effectief problemen vastgesteld met het elektronisch platform (niet louter aan de zijde van de onderneming), dan kan de aanbesteder de limietdatum en het limietuur verdagen.

De verdaging vereist een aangepaste bekendmaking met mededeling van de nieuwe limietdatum en het limietuur. Bovendien wordt uitdrukkelijk bepaald hoe lang deze verdaging moet zijn:

• opdrachten met geraamde waarde lager dan Europese drempels: minstens 6 dagen;
• opdrachten met geraamde waarde gelijk aan of hoger dan de Europese drempels: minstens 8 dagen (waarbij de Belgische bekendmaking niet mag verschijnen vóór de Europese, o.b.v. art. 8, § 1 KB Plaatsing).

Overige onbeschikbaarheden

Naast een bepaling specifiek voor de onbeschikbaarheid van elektronische platformen is er ook voorzien in een meer algemene mogelijkheid om de limietdatum en het limietuur te verdagen wanneer een andere onbeschikbaarheid zich voordoet (art. 57, § 2 KB Plaatsing).

Dit zou bv. kunnen gaan om een onbeschikbaarheid van postdiensten (wanneer de verplichte elektronische communicatie en indiening van de offerte dus niet van toepassing is).

De aanbesteder dient echter de nadere regels voor het verdagen zelf te bepalen in de opdrachtdocumenten. Bij gebrek aan een glazen bol zal het voor de aanbesteder onmogelijk zijn om specifieke regels op te leggen, behalve dat zij voorziet in een verdaging van bv. 5 dagen wanneer er zich “een onbeschikbaarheid” voordoet.

Een dergelijke nadere regel zou eruit kunnen bestaan om een uitzondering op laattijdige ontvangst te hernemen die beschreven stond in art. 90, § 2, derde lid KB Plaatsing 15 juli 2011, maar die niet werd behouden in het KB Plaatsing van 18 april 2017. Deze uitzondering hield in dat een offerte die ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting per aangetekende brief verstuurd werd, nog door aanbesteder kon owrden aanvaard ondanks de laattijdigheid, voor zover de opdracht nog niet gesloten was.
Het Verslag aan de Koning bij het KB Plaatsing geeft aan dat de overheid deze regel zou kunnen hernemen in haar opdrachtdocumenten, in het kader van een regeling voor overige onbeschikbaarheden. Dat is zeker aangewezen indien men zich in een geval bevindt waar indiening van de offerte per post nog mogelijk is.

Gevolgen van laattijdige indiening

Ongeacht de oorzaak van de vertraging worden laattijdige aanvragen tot deelneming of laattijdige offertes niet aanvaard (art. 83 en 92 KB Plaatsing). De arts. 83 en 92 KB Plaatsing maken deel uit van enerzijds het hoofdstuk voor de openbare en niet-openbare procedures en anderzijds het hoofdstuk voor mededingingsprocedure met onderhandeling en onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Dit kan de indruk wekken dat andere regels gelden voor een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking of voor een concurrentiegerichte dialoog. Maar op basis van de gelijkheid tussen inschrijvers is het aangewezen om geen laattijdige aanvragen tot deelneming of offertes te aanvaarden, ongeacht de plaatsingsprocedure.

Wanneer gebruikgemaakt wordt van e-Tendering voor de indiening, de standaard werkwijze sinds 1 januari 2020, zal het eigenlijk niet meer mogelijk zijn dat er nog een aanvraag tot deelneming of offerte laattijdig ingediend wordt. De ruimte voor indiening, de ‘digitale kluis’, sluit zich immers automatisch op het limietuur.

Bevindt men zich in een geval waar het gebruik van een elektronisch platform als e-Tendering niet verplicht is en men kiest voor andere middelen, bv. e-mail, dan is een laattijdige indiening wel mogelijk.

Al naargelang moet de aanbesteder de laattijdige aanvraag tot deelneming of offerte:

• hetzij weigeren in ontvangst te nemen van de drager: mogelijk indien het dossier per koerier wordt afgegeven, maar bv. niet bij e-mail;
• hetzij ongeopend bewaren in het gunningsdossier: opnieuw niet mogelijk bij bv. e-mail (hoewel men strikt gezien de e-mail ongelezen zou kunnen laten);
• hetzij in het selectie- of gunningsverslag vermelden dat de laattijdig ingediende dossiers geweerd worden wanneer deze toch geopend werden.

Met de opening wordt het openen van de aanvraag tot deelneming of de offertes door de aanbesteder bedoeld. De aanbesteder mag de aanvragen tot deelneming en offertes pas openen nadat de limietdatum en het limietuur verstreken zijn.

Een elektronisch platform als e-Tendering moet verzekeren dat niemand toegang heeft tot de ingediende documenten vóór het uiterste tijdstip van ontvangst (art. 14, § 7, 2° Wet Overheidsopdrachten).

Daarbuiten is er geen uitdrukkelijke algemene regel opgenomen in de regelgeving. Op zich is dit principe echter vrij logisch. De aanbesteder mag immers niet in de verleiding komen om bv. de offerte van een geprefereerde inschrijver wat vroeger te openen, na te kijken op fouten, en de inschrijver dan in te lichten dat hij nog snel zijn offerte kan verbeteren voor de limietdatum en het limietuur verstrijken.
Bij gebruik van bv. e-mail voor de ontvangst kan het moeilijker liggen om elke inzage van de offertes te vermijden, zeker wanneer de offerte in de e-mail zelf staat en geen bijlage vormt. Op zich mag dit geen onoverkomelijk probleem vormen voor de procedure, zolang de overheid aan de verleiding kan weerstaan om de inschrijver in kwestie nog voor de limietdatum en het limietuur te contacteren omtrent zijn offerte.

Limietuur en opening op verschillende tijdstippen

Tot vóór de huidige regelgeving werd steeds aangenomen dat de opening van de aanvragen tot deelneming of offertes op exact hetzelfde moment moest gebeuren waarop het uiterste tijdstip voor ontvangst bereikt wordt.

De huidige regelgeving heeft echter een paar wijzigingen aangebracht waardoor het nu wel interessant wordt om de opening in e-Tendering niet onmiddellijk te doen wanneer het limietuur bereikt wordt. Interessant omdat de aanbesteder zichzelf de tijd kan geven om eventuele meldingen van technische problemen te bekijken vooraleer zij het dossier opent. Daarmee wordt het risico flink verminderd dat een procedure moet herstart worden omdat er zich toch een ernstig probleem met e-Tendering heeft voorgedaan net voor de opening.
(Zie ook hierboven bij Limietdatum en limietuur – Verdaging van limietdatum en limietuur)

De aanbesteder is in feite vrij om te kiezen wanneer hij het dossier in e-Tendering daadwerkelijk opent. Het principe is nu immers dat aanvragen tot deelneming en offertes steeds ontvangen moeten zijn vóór de limietdatum en het limietuur, dus dit is bepalend voor de kandidaten en inschrijver. De aanbesteder kan een paar uurtjes of zelfs een dag wachten met de opening. Intussen kunnen kandidaten of inschrijvers mogelijk melding maken van problemen. Wordt een melding ontvangen, dan kan de aanbesteder nog wachten met de opening vooraleer hij dit heeft kunnen bekijken, bv. via het logboek in e-Tendering, of navraag bij de federale helpdesk e-procurement. Is hij er zeker van dat er geen onbeschikbaarheid was van e-Tendering die een invloed kon hebben op de indiening, dan kan hij overgaan tot het openen van het dossier.

Enkel in geval van een openbare of niet-openbare procedure moet de aanbesteder dit reeds op voorhand voorzien in de opdrachtdocumenten. Voor deze plaatsingsprocedures is immers voorzien in een regeling voor de opening van de offertes op de datum en het uur bepaald in de opdrachtdocumenten (art. 84, eerste lid KB Plaatsing). De overheid zal in dit geval dus twee tijdstippen dienen op te nemen: het limietuur (waar de inschrijvers zich op moeten richten), en het tijdstip waarop de aanbesteder de opening doet.

Bij alle andere procedures geldt deze verplichting niet en dan de overheid dus gewoon even wachten met de opening. De aanbesteder neemt enkel de limietdatum en het limietuur op in de opdrachtdocumenten.

Opening van de offertes bij openbare en niet-openbare procedure

Ondanks het verdwijnen van de verplichte openingszitting voor deze procedures (voorheen open en beperkte procedure genaamd), kon de wetgever het toch niet laten om te bepalen hoe de opening moet verlopen wanneer een elektronisch platform gebruikt wordt zoals e-Tendering (art. 84 KB Plaatsing). Maar de regels hebben op zich weinig om het lijf.

In hoofdzaak gaat het zo: de offertes zijn ingediend via het elektronisch platform, ze worden geopend door de aanbesteder, en die stelt een proces-verbaal (PV) op. Het proces-verbaal toont de namen van de inschrijvers, hun woonplaats en maatschappelijke zetel, en bevat de namen van de persoon of personen die (per inschrijver) het indieningsrapport elektronisch ondertekend hebben. Voor meer informatie omtrent het PV van opening, zie volgende tussentitel.

Indien er geen gebruik wordt gemaakt van een elektronisch platform, met andere woorden in een uitzonderingsgeval op de algemene verplichting, bepaalt de aanbesteder zelf de regels voor opening van de offertes in de opdrachtdocumenten (art. 85 KB Plaatsing).

Proces-verbaal van opening

Er is geen algemene verplichting om een PV van opening op te stellen. Enkel voor de opening van de offertes bij openbare en niet-openbare procedure wordt dit vermeld (art. 84, eerste lid, 3° en tweede lid KB Plaatsing).

Nochtans is het aangewezen om ook bij de andere plaatsingsprocedure steeds een PV van opening aan te maken. Bovendien is dit zeer eenvoudig bij e-Tendering: één druk op knop genereert het PV met alle gegevens van de ingediende documenten. Dit PV is een onmisbaar document wanneer de overheid bv. de elektronische handtekeningen nakijkt.

Naast het feit dat het PV voor de overheid zelf een zeer nuttig document is, past het ook bij een transparant plaatsingsproces om het PV ter beschikking te stellen van de inschrijvers. Hoewel de regelgeving dit niet oplegt, zou het niet passen bij een algemene verplichting op elektronische indiening van aanvragen tot deelneming en offertes om als overheid geen transparante communicatie over minstens de opening te voeren.

In e-Tendering kan de zichtbaarheid van het PV van opening ingesteld worden ingesteld op drie niveaus:

• “Voor iedereen zichtbaar”, of;
• “Zichtbaar voor inschrijver(s)”, of;
• “Voor niemand zichtbaar”.

De optie "Voor niemand zichtbaar" past bij de opening van aanvragen tot deelneming. Ook op basis van de Wet Rechtsbescherming krijgen geselecteerde kandidaten immers niet te zien wie hun concurrenten in de procedure zijn, zodat het wenselijk kan zijn om hen deze informatie niet te geven door het PV van opening zichtbaar te maken.

Indien geen gebruikgemaakt wordt van e-Tendering, kan zal de aanbesteder het PV van opening manueel moeten opmaken.