De raadpleging kan op informele wijze. Bepaal je aanpak afhankelijk van je concrete vraag. Je kan bijvoorbeeld de website van verschillende ondernemers raadplegen. Wanneer de prijzen en de concrete inhoud van het aanbod duidelijk zijn, kan dit volstaan.

Als je een meer specifieke vraag hebt (bv. een studieopdracht), kan het nuttig zijn om een eenvoudig opdrachtdocument voor deze opdracht op te maken. Maak gebruik van het model van uitnodiging voor een overheidsopdracht van beperkte waarde. Vraag offertes op waarin het aanbod van de ondernemers duidelijk aangegeven wordt.

Documenteer hoe je dit aanbod geraadpleegd hebt.

Vergelijk het aanbod van de verschillende ondernemers. Bepaal op basis van deze vergelijking welke ondernemer voor jouw opdracht het economisch meest voordelige aanbod heeft.

Maak gebruik van het model over motivering en keuze van ondernemer bij een overheidsopdracht van beperkte waarde.

Zorg dat uit je motivering duidelijk blijkt waarom je voor een bepaalde ondernemer kiest. Hiervoor geef je objectieve redenen op, zoals bv. de laagste prijs, de snelste levering of de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Houd je (indien van toepassing) ook aan de regels en beoordelingswijze die je in je opdrachtdocument hebt meegegeven.

Sluit de opdracht en laat de gekozen ondernemer de opdracht uitvoeren.

• Ofwel met een aanvaarde factuur

• Ofwel door de kennisgeving aan de opdrachtnemer van de goedkeuring van zijn offerte (zoals eventueel gewijzigd na onderhandelingen en/of verbeteringen). Je doet dit best per e-mail.

• Ofwel door de ondertekening van een overeenkomst door beide partijen.

Maak een bestelbon en laat deze tekenen door de bevoegde persoon binnen jouw organisatie.

Lees meer: Art. 92, lid 2 Wet Overheidsopdrachten(opent in nieuw venster)