De inschrijvers blijven verbonden door hun offerte, zoals eventueel verbeterd door de aanbestedende overheid, gedurende negentig dagen te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. Dit is de verbintenistermijn. De opdrachtdocumenten kunnen wel een afwijkende termijn voorschrijven. (art. 58 KB Plaatsing)

Vóór het verstrijken van deze termijn kan de aanbesteder aan de inschrijvers een vrijwillige verlenging van deze termijn vragen. Gaan de inschrijvers niet in op dat verzoek, dan blijft een sluiting buiten de verbintenistermijn mogelijk volgens de modaliteiten van artikel 89 KB Plaatsing (zie Sluiting).

De verbintenistermijn is niet van toepassing op de OPZB, wel op de MPMO en de VOPMB.

De gunning van de opdracht is de beslissing van de aanbesteder om de gekozen inschrijver aan te wijzen (art. 2, 38° Wet Overheidsopdrachten).

Gunningsverslag

De aanbesteder kan het volledige onderzoek van de offertes opnemen in een gunningsverslag. Dit verslag is de schriftelijke weergave van het onderzoek van de offertes en desgevallend het verloop van de onderhandelingen.

Het gunningsverslag bevat volgende informatie:

• welke inschrijvers voldoen aan de vereisten van selectie (uitsluitingsgronden en selectiecriteria), behalve bij tweestapsprocedures waarvoor hierover reeds een selectiebeslissing werd genomen;

• welke offertes zijn onregelmatig met de juridische en feitelijke motieven voor hun wering;

• hoe worden de overblijvende offertes beoordeeld op basis van de gunningscriteria en gerangschikt (bij onderhandelingsprocedures inclusief een beschrijving van de onderhandelingen);

• welke inschrijver(s) wordt/worden gekozen.

Het opmaken van een gunningverslag is een goede bestuurlijke praktijk die kan aantonen dat het onderzoek van de offerte voldoende grondig is gebeurd en die er vooral moet voor zorgen dat de motivering van de gunning voldoende is uitgewerkt in rechte en in feite. Het gunningsverslag bevat de motivering voor de gunningsbeslissing en vormt dan ook een ondeelbaar geheel met deze gunningsbeslissing.

Indien geen gunningsverslag wordt opgemaakt, moet bovenstaande informatie als motivering volledig worden opgenomen in de gunningsbeslissing zelf.

Gunningsbeslissing

De gunningsbeslissing is één van de bij overheidsopdrachten verplicht gestelde gemotiveerde beslissingen (art. 4, 29 en 29/1 Wet Rechtsbescherming).

Er wordt wettelijk voorgeschreven wat de inhoud moet zijn van elke gemotiveerde gunningsbeslissing (art. 5 Wet Rechtsbescherming).

Het ontwerp van gemotiveerde gunningsbeslissing moet voor advies worden voorgelegd aan de Inspectie van Financiën bij het overschrijden van de toepasselijke drempels.

De bevoegde autoriteit neemt de gunningsbeslissing — eventueel bij delegatie — en ondertekent deze (tenzij de ondertekening zou zijn doorgedelegeerd).

Na de ondertekening moet de aanbesteder de inschrijvers informeren.

De gunningsbeslissing zelf doet geen contractuele verbintenis ontstaan. Deze ontstaat pas bij de sluiting van de opdracht.

Niet-verplichte plaatsing

Het opstarten van een plaatsingsprocedure houdt geen verplichting in tot het gunnen of het sluiten van de opdracht. De aanbesteder kan zowel afzien van het gunnen of het sluiten van de opdracht en eventueel beslissen om een nieuwe procedure op te starten, desnoods op een andere wijze.

De aanbesteder stelt een gemotiveerde beslissing tot niet-plaatsing op wanneer hij afziet van het sluiten van de opdracht en eventueel beslist een nieuwe procedure uit te schrijven. Deze beslissing bevat de juridische en feitelijke motieven van de aanbesteder om af te zien van het plaatsen van de opdracht en, in voorkomend geval, de vermelding van de nieuwe procedure die wordt gevolgd.

De beslissing tot niet-plaatsing mag niet willekeurig zijn en moet altijd voldoende gemotiveerd worden.

Mogelijke motieven voor niet-plaatsing en heraanbesteding die worden aanvaard door de Raad van State zijn (niet exhaustief):

• de noodzaak verbeteringen aan het bestek aan te brengen wegens o.m. vastgestelde leemtes, onduidelijkheden en onjuistheden: de rechtsgeldigheid van de voorgenomen bestekswijzigingen onderbouwt de rechtsgeldigheid van de beslissing tot stopzetting en heraanbesteding. Deze laatste zal niet verantwoord zijn als het gaat om aanpassingen van gering belang;

• het besef dat de aanbesteder zich niet aan bepaalde besteksverplichtingen kan houden;

• het vermijden dat de gebreken in de plaatsingsprocedure of de vermeende onregelmatigheid van de offertes de wettigheid van de gunningsbeslissing zouden kunnen aantasten;

• een tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van het bestek en de samenvattende opmetingsstaat of inventaris waardoor grote verwarring ontstaat bij de inschrijvers en de moeilijkheid, zo niet onmogelijkheid om de offertes objectief te vergelijken.

Zijn door de Raad van State o.a. beschouwd als rechtsgeldige redenen om te besluiten tot stopzetting van de gunningsprocedure:

• de vaststelling dat in het licht van de in tussentijd gebleken budgettaire beperkingen of besparingsmaatregelen, de opdracht niet langer prioritair is;

• de keuze van de aanbesteder om de opdracht alsnog in eigen beheer uit te voeren;

• de vaststelling dat door het tijdsverloop de opdracht niet langer kan worden uitgevoerd.

De sluiting van de opdracht is de totstandkoming van de contractuele band tussen de aanbesteder en de opdrachtnemer (art. 2, 39° Wet Overheidsopdrachten).

Openbare en niet-openbare procedures

De sluiting gebeurt bij openbare en niet-openbare procedures door de kennisgeving van de goedkeuring van de offerte aan de opdrachtnemer. Die goedkeuring mag niet onderworpen zijn aan enig voorbehoud. De kennisgeving geschiedt via fax, e-mail of de elektronische platformen zoals omschreven in art. 14, §7 Wet Overheidsopdrachten EN per aangetekende zending op dezelfde dag (art. 88 KB Plaatsing).

De betekening moet plaatsvinden binnen de (verlengde) verbintenistermijn. Als de verbintenistermijn reeds verstreken is, dan moet de aanbesteder vóór de gunning aan de gekozen inschrijver schriftelijk instemming vragen met het handhaven van de offerte.

• Gaat de inschrijver hiermee zonder voorbehoud akkoord, dan kan de aanbesteder overgaan tot gunning en sluiting.

• Gaat de inschrijver enkel akkoord mits wijziging van zijn offerte, dan kan de aanbesteder enkel overgaan tot gunning en sluiting voor zover:

  • de wijziging van de offerte verantwoord wordt door omstandigheden die zich na de limietdatum voor indiening van offertes hebben voorgedaan EN

  • de gewijzigde offerte nog steeds de economisch meest voordelige offerte blijft.

• Gaat de inschrijver niet akkoord met de handhaving, zijn de voorgestelde wijzigingen niet gerechtvaardigd of blijft de gewijzigde offerte niet de economisch meest voordelige, dan richt de aanbesteder zich:

  • hetzij achtereenvolgens, volgens de rangschikking tot de overige regelmatige inschrijvers. In dit geval mogen de ondervraagde inschrijvers evenzeer een wijziging van hun offerte vragen, maar zal de overheidsopdracht enkel op grond van de gewijzigde offerte kunnen worden gegund indien de wijziging werd verantwoord op basis van omstandigheden die zich na de uiterste indieningsdatum hebben voorgedaan en de gewijzigde offerte de economisch meest voordelige offerte blijft.

  • hetzij gelijktijdig alle overblijvende regelmatige inschrijvers. Ook hier kunnen wijzigingen aan de ingediende offertes worden voorgesteld op voorwaarde dat de wijzigingen zijn gegrond op basis van omstandigheden die zich na de uiterste indieningsdatum hebben voorgedaan. Onder deze hypothese wordt een nieuwe rangschikking opgemaakt waarbij ook de gewijzigde offerte van de initieel als best gerangschikte inschrijver wordt meegenomen althans voor zover de wijziging van deze offerte ook is gegrond op basis van omstandigheden die zich na de uiterste indieningsdatum hebben voorgedaan.

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking en mededingingsprocedure met onderhandeling

De sluiting bij deze procedures gebeurt

• met briefwisseling volgens de handelsgebruiken (enkel mogelijk voor OPZB);

• met de kennisgeving van de goedgekeurde offerte zoals eventueel gewijzigd na onderhandelingen en/of verbeterd (art. 88, lid 2, KB Plaatsing - cfr. openbare en niet-openbare procedures);

• door ondertekening van een overeenkomst.

Voor de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt de wijze van sluiting niet uitdrukkelijk geregeld. Naar analogie kunnen bovenstaande wijzen worden gebruikt.

De overheidsopdracht van beperkte waarde kan tot stand komen via een aanvaarde factuur (art. 92 Wet Overheidsopdrachten). Bovenstaande wijzen van sluiting lijken eveneens mogelijk.