Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
Het plaatsen van een overheidsopdracht verloopt volgens strikte en vaak complexe regels. Ben je via de procedurewijzer uitgekomen bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, dan zijn dit de stappen die je moet volgen
Stap 1: Selecteer de deelnemers
Maak een objectieve en gemotiveerde keuze van ten minste drie deelnemers, die u in staat acht om de opdracht uit te voeren.
U selecteert de deelnemers aan de opdracht op basis van hun betrouwbaarheid en bekwaamheid.
Lees meer: Art. 42, §1 wet Overheidsopdrachten(opent in nieuw venster).
Stap 2: Maak de opdrachtdocumenten op
Stel bij voorkeur een bestek op. Betreft het een opdracht voor diensten, gebruik dan een van de modelbestekken.
Toepasselijke regels
Een aantal artikels van de regelgeving overheidsopdrachten zijn niet van toepassing op de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZB). U kunt één of meerdere van deze artikels opnemen in uw bestek, waardoor u deze wel van toepassing verklaart. Wees steeds bewust van de inhoud van deze artikels en de impact ervan op (de soepelheid van) uw opdracht als u ze toch van toepassing zou verklaren.
Selectie
De toegang tot de overheidsopdracht moet in principe ontzegd worden indien een verplichte uitsluitingsgrond aanwezig is of in geval van sociale of fiscale schulden. Maak gebruik van de impliciete verklaring op erewoord. Vermeld dat u het RSZ-attest en het attest fiscale schulden via elektronische weg (Telemarc) zal opvragen.
Vermeld de kwalitatieve selectiecriteria, indien u deze wenst op te nemen.
Gunningscriteria
Formuleer de gunningscriteria (en hun gewicht of belang) op basis waarvan de inhoudelijke waarde van de offertes zal worden beoordeeld.
Onderhandelingen
Bepaal eventueel de modaliteiten voor de onderhandelingen.
Modaliteiten indiening offerte
Preciseer of een ondertekening van de offerte vereist is, het type van handtekening, alsook de te ondertekenen documenten.
Geef tevens aan hoe inschrijvers een offerte moeten indienen (of vermeld dit duidelijk in de uitnodiging tot indiening van een offerte). Aangezien de Vlaamse overheid inzet op digitalisering, is het gebruik van e-mail aangewezen. Men kan ook kiezen voor e-tendering.
Lees meer: Indiening
Leg uw ontwerpbestek voor advies voor aan de Inspectie van Financiën, als u ook de keuze van de plaatsingsprocedure voor advies moest voorleggen.
Lees meer: Artikel 45, § 1 en § 2, 2° BVCO 17/5/2019(opent in nieuw venster)
Als uw ontwerpbestek al eerder klaar is, kunt u dit gelijktijdig met uw ontwerp van principiële beslissing tot uitvoering van de opdracht en de keuze van de plaatsingsprocedure voor advies voorleggen.
Leg uw ontwerpbestek ter goedkeuring voor aan de minister of de gedelegeerde.
- Controleer steeds de delegatiebesluiten van toepassing op uw entiteit
- Als uw ontwerpbestek al eerder klaar is, kunt u dit gelijktijdig met uw ontwerp van principiële beslissing tot uitvoering van de opdracht en de keuze van de plaatsingsprocedure ter goedkeuring voorleggen.
Stap 3: Nodig de geselecteerden om een offerte in te dienen
Nodig de geselecteerden gelijktijdig en schriftelijk uit tot het indienen van een offerte via het e-Procurementplatform. Voeg het bestek en eventuele bijlagen bij de uitnodiging.
Stap 4: Onderzoek en beoordeel de offertes
Na het verstrijken van de indieningstermijn ontvangt, opent en onderzoekt u de offertes. Dit onderzoek kan uit volgende elementen bestaan: selectie, onderzoek naar de regelmatigheid, beoordeling op basis van de gunningscriteria en desgevallende onderhandelingen.
De offertes worden ingediend via het e-Procurementplatform en worden op het daarop voorziene ogenblik geopend. Aanvaard geen offertes per e-mail.
Maak eventueel een proces-verbaal op van de opening.
Vraag de attesten van sociale en fiscale schulden via elektronische weg (Telemarc) voor alle inschrijvers op binnen twintig dagen na het uiterste tijdstip voor het indienen van de offertes.
Als een inschrijver zich beroept op de draagkracht van andere entiteiten in het kader van de kwalitatieve selectie, moet u ook de attesten opvragen voor de andere entiteiten waarop de inschrijver zich beroept.
Lees meer: Artikels 62 en 63 KB Plaatsing(opent in nieuw venster)
Opgelet: Gelet op het feit dat de gegevens m.b.t. de fiscale schulden dynamisch worden weergegeven en er niet voorzien is in een geïnformatiseerde archivering van de gegevens, moeten de attesten binnen de twintig dagen na het uiterste indieningstijdstip opgevraagd worden, anders is het niet meer mogelijk om de gegevens op te vragen.
Bij technische problemen met het platform kan u zich richten tot de bevoegde centrale dienst: de FOD Financiën, Algemene Administratie Inning en Invorderingen, Comptabiliteitsinspectie: telemarc@minfin.fed.be(opent in uw e-mail applicatie).
Het onderzoek van de offertes verloopt in verschillende fasen. Zo dienen de uitsluitingsgronden te worden gecontroleerd en dient er een kwalitatieve selectie te gebeuren. Daarnaast dienen de offertes te worden gecontroleerd op regelmatigheid, om tot een finale evaluatie te komen, die eventueel tot onderhandelingen kan leiden.
(Voorlopige) Controle uitsluitingsgronden en kwalitatieve selectie
Controleer attest sociale schulden + mogelijkheid tot bewijs van regularisatie binnen 5 werkdagen.
Controleer attest fiscale schulden + mogelijkheid tot bewijs van regularisatie binnen 5 werkdagen.
Controleer eventuele corrigerende maatregelen i.k.v. uitsluitingsgronden.
Onderzoek desgevallend of de inschrijvers voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria.
Controle regelmatigheid
Ga na of de offertes regelmatig zijn. Een offerte is substantieel onregelmatig wanneer ze van aard is de inschrijver een discriminerend voordeel te bieden, tot concurrentievervalsing te leiden, de beoordeling van de offerte van de inschrijver of de vergelijking ervan met de andere offertes te verhinderen, of de verbintenis van de inschrijver om de opdracht onder de gestelde voorwaarden uit te voeren onbestaande, onvolledig of onzeker te maken.
De controle bestaat uit volgende punten tot en met Check de conformiteit van de offerte.
Kijk de vormvereisten na
Volgende elementen moeten minstens worden gecontroleerd:
Ondertekening offerte zoals bepaald in opdrachtdocumenten
Opgave van verplichte optie (Artikel 49, §2 KB Plaatsing)
Indiening offertes door uitgenodigde deelnemers (Artikel 93 KB Plaatsing)
Naleving minimale eisen en vereisten die als substantieel worden aangemerkt in de opdrachtdocumenten
Verbeter fouten
Corrigeer rekenfouten en zuiver materiële fouten volgens de eigenlijke bedoeling van de inschrijver. Voor meer informatie zie de toelichtingstekst omtrent de verbetering van rekenfouten en materiële fouten.
Prijs- of kostenonderzoek en prijzen- of kostenbevraging
Onderwerp de offertes aan een grondig prijsonderzoek en een grondige prijsvergelijking. Voor meer informatie zie de toelichtingstekst omtrent het prijs- of kostenonderzoek en de prijs- of kostenbevraging.
Lees meer: Artikel 35 KB Plaatsing
Volg bij het vaststellen van abnormale prijzen de werkwijze voorgeschreven in onderstaande stap ‘Offerte nietig verklaren of laten regulariseren’.
Controleer of de offerte conform is aan de vereisten uit de opdrachtdocumenten
Check de conformiteit van de offerte met milieu-, sociaal en arbeidsrecht
Controleer of de offerte geen schending van het milieu-, sociaal of arbeidsrecht bevat, die strafrechtelijk wordt gesanctioneerd.
Lees meer: Artikel 76 KB Plaatsing(opent in nieuw venster)
Verklaar de offerte nietig of laat ze regulariseren indien nodig
U beslist om de substantieel onregelmatige offertes nietig te verklaren of om inschrijvers deze onregelmatigheid te laten regulariseren.
Regularisatie van een onregelmatigheid is voor opdrachten vanaf de Europese drempels alleen mogelijk als dit uitdrukkelijk voorzien is in de opdrachtdocumenten.
Evalueer de offertes
Evalueer de offertes of basis van de gunningscriteria en maak de definitieve rangschikking op. Er zijn specifieke regels voor varianten, percelen en gelijk bod.
Lees meer: Beoordeling van de offertes.
Enkel de voorlopig geselecteerde en regelmatige offertes komen in aanmerking voor evaluatie.
Onderhandelingen
Voer onderhandelingen:
- indien gewenst of aangewezen;
- met één, met meerdere of met alle inschrijvers;
- in één beweging of in meerdere rondes.
Respecteer hierbij steeds het gelijkheidsbeginsel en de bepalingen uit de opdrachtdocumenten omtrent onderhandelingen.
De eventuele onderhandelingen kunnen in aangepaste offertes resulteren, waarover eventueel ook nog verder kan worden onderhandeld.
Controleer de impliciete verklaring op erewoord
Controleer voor de gekozen inschrijver of de impliciete verklaring op erewoord klopt, met name
- Controleer of er geen uitsluitingsgrond aanwezig is + eventuele corrigerende maatregelen
Opmerking: Indien de inschrijver zich beroept op de draagkracht van andere entiteiten in het kader van de kwalitatieve selectie, moet u deze controle ook uitvoeren voor de andere entiteiten waarop de inschrijver zich beroept.
Stap 5: Opmaken van de gunningsbeslissing
De gunning van de opdracht is de beslissing van de aanbesteder om de gekozen inschrijver aan te wijzen. De motivering van deze keuze vermeldt u in een gunningsverslag of in de gunningsbeslissing.
Stel bij voorkeur een gunningsverslag op. Dit verslag is de schriftelijke weergave van het onderzoek van de offertes.
Lees meer: Het gunningsverslag
Stel een ontwerp van gemotiveerde gunningsbeslissing op.
Lees meer:
Vraag het advies van de Inspectie van Financiën over uw ontwerp van gunningsbeslissing, indien u ook de keuze van de plaatsingsprocedure voor advies moest voorleggen.
Lees meer: Artikel 45, § 1 en § 2, 3° BVCO 17/5/2019(opent in nieuw venster)
Vraag steeds het advies van de Inspectie van Financiën, ongeacht het gunningsbedrag:
- als u bij een openbare of niet-openbare procedure voorstelt de opdracht, met als enig gunningscriterium de prijs, niet aan de inschrijver met de laagste offerte te gunnen;
- bij elke opdracht die de raming met meer dan 20% overschrijdt.
Lees meer: Artikel 45, § 1, tweede lid BVCO 17/5/2019(opent in nieuw venster)
Leg uw ontwerp van gemotiveerde gunningsbeslissing ter ondertekening voor aan de minister of de gedelegeerde. De inschrijver aan wie de opdracht is gegund, is de gekozen inschrijver.
Stap 6: Informeer de inschrijvers en sluit de opdracht
Nadat de gunningsbeslissing is genomen, deelt u deze mee aan de betrokkenen en neemt u desgevallend een wachttermijn in acht. Door de sluiting van de opdracht komt de contractuele band tussen de opdrachtnemer en de overheid tot stand.
Informatie
Informeer de inschrijvers onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing. Gebruik daarvoor de aangeboden de informatiemodellen. Vermeld in elk geval de vernietigingsmogelijkheid en de modaliteiten van de vernietigingsvordering.
De informatieverstrekking verloopt verschillend voor opdrachten waarvan:
het goed te keuren bedrag hoger is dan € 140.000,- (exclusief BTW)
het goed te keuren bedrag niet hoger is dan € 140.000,- (exclusief BTW)
Opmerking: Wanneer de minister of de gedelegeerde beslist om af te zien van het plaatsen van de opdracht of om een nieuwe plaatsingsprocedure uit te schrijven, moet u alle betrokken inschrijvers onmiddellijk deze beslissing meedelen. Verzend deze informatie onmiddellijk per fax, per e-mail of via de elektronische platformen bedoeld in artikel 14, §7 Wet Overheidsopdrachten(opent in nieuw venster), en dezelfde dag, per aangetekende zending.
Wachttermijn
Neem indien vereist of gewenst een wachttermijn van netto 15 dagen in acht vooraleer u tot sluiting over gaat.
Lees meer: Wachttermijn
Voor de specifieke regels over de vastlegging en de procedure tot vastlegging, wendt u zich het best tot de bevoegde instanties binnen uw beleidsdomein.
Sluit binnen de verbintenistermijn de opdracht.
- ofwel door de kennisgeving aan de opdrachtnemer van de goedkeuring van zijn offerte zoals eventueel gewijzigd na onderhandelingen en/of verbeteringen. U doet dit per fax, e-mail of via de elektronische platformen bedoeld in artikel 14, §7 wet OO, en dezelfde dag ook per aangetekende zending.
- ofwel door de ondertekening van een overeenkomst door beide partijen.
- ofwel op grond van briefwisseling volgens handelsgebruiken.
Lees meer: 95 KB Plaatsing
Maak inlichtingen over de opdracht bekend binnen 30 dagen na de sluiting ervan. Deze bekendmaking a posteriori is verplicht voor alle opdrachten.
Vul daartoe het Europees bekendmakingsmodel online in via het e-procurementplatform van de federale overheid(opent in nieuw venster).
Lees meer: Aankondiging van de gegunde opdracht.