De opdrachtdocumenten zijn alle documenten die op de opdracht toepasselijk zijn en die door de aanbesteder worden opgesteld of vermeld. In voorkomend geval omvatten ze:

• de aankondiging van een opdracht (eventueel een selectieleidraad in geval van een tweestapsprocedure),
• de vooraankondiging van de opdracht of de periodieke indicatieve aankondiging, wanneer deze gebruikt wordt als oproep tot mededinging,
• het bestek of elk ander beschrijvend document omvattende met name de technische specificaties en de voorgestelde contractvoorwaarden,
• formaten voor de aanbieding van documenten door kandidaten en inschrijvers (dit lijkt ons betrekking te hebben op de samenvattende opmeting of inventaris),
• informatie over algemeen toepasselijke verplichtingen,
• en alle overige aanvullende documenten.

Bij een prijsvraag worden deze documenten prijsvraagdocumenten genoemd.

De opdrachtdocumenten gaan bijgevolg uit van de aanbesteder.

De documenten die van ondernemers, kandidaten, inschrijvers of opdrachtnemers uitgaan, zoals onder meer aanvragen tot deelneming of offertes, zijn om die reden geen opdrachtdocumenten.

Voor de plaatsingsprocedures die aan bekendmaking zijn onderworpen, vormen de aankondigingen (of bekendmakingsberichten) de eerste naar buiten gebrachte opdrachtdocumenten. Ook eventuele rectificatieberichten kunnen daartoe behoren.

Bij de niet-openbare procedure, de mededingingsprocedure met onderhandeling, alsook bij de concurrentiegerichte dialoog en bij het innovatiepartnerschap kan de aanbesteder gebruik maken van een zogenaamde ‘selectieleidraad’. Deze selectieleidraad is als het ware het ‘bestek’ voor de fase van aanvragen tot deelneming, die de eerste stap vormt in een tweestapsprocedure.

De selectieleidraad maakt onderdeel uit van de opdrachtdocumenten en heeft vooral zin wanneer bij belangrijke of omvangrijke opdrachten de kwalitatieve selectiecriteria zo uitgebreid zijn dat ze niet overzichtelijk of onmogelijk te vatten zijn in het gelimiteerde bekendmakingsbericht. Dan kan men zich in de bekendmaking (‘aankondiging van de opdracht’) beperken tot de essentie en voor het overige, wat de kwalitatieve selectiecriteria betreft, verwijzen naar de selectieleidraad.

Het doel van de selectieleidraad is om de selectieprocedure toe te lichten en om potentiële deelnemers algemene informatie over de opdracht en het verdere verloop van de procedure te geven, zodat zij in staat zijn om met voldoende inzicht in de opdracht en de plaatsingsprocedure een kandidaatstelling in te dienen. Op deze wijze laat de selectieleidraad toe om de geschikte kandidaten te selecteren. Zij zullen in de volgende fase van de procedure worden uitgenodigd om een offerte in te dienen op grond van het bestek dat uitsluitend zal bezorgd worden aan de geselecteerden. Bij de concurrentiegerichte dialoog die een driestapsverloop kent, betreft de uitnodiging aan de geselecteerden niet het indienen van een offerte, maar de deelname aan de dialoog.

De selectieleidraad wordt niet expliciet vermeld in regelgeving overheidsopdrachten.

In het kader van het artikel 64, § 1, eerste lid Wet Overheidsopdrachten is de aanbesteder ertoe gehouden om met elektronische middelen kosteloze, vrije, volledige en rechtstreekse toegang tot de opdrachtdocumenten te verschaffen, dit vanaf de datum van bekendmaking van de aankondiging van een opdracht. De selectieleidraad kan bijvoorbeeld mee worden opgeladen in e-notification en zo onmiddellijk aan de bekendmaking worden toegevoegd of in het bekendmakingsbericht kan een vermelding worden geplaatst van de internetsite waar deze leidraad kosteloos, vrij en rechtstreeks kan worden geraadpleegd.

Het bestek vormt het basisdocument van iedere overheidsopdracht. In het bestek moet de aanbesteder de bijzondere bepalingen en de voorwaarden opnemen die de opdracht in kwestie beheersen.

Enerzijds is het bestek de verwoording van de “vraagzijde” van de opdracht door de aanbesteder en aldus richtinggevend voor de aanbesteder bij het uitschrijven van de opdracht.

Anderzijds is het bestek eveneens richtinggevend voor de inschrijver bij het opmaken van zijn offerte: het bestek vormt samen met de bekendmaking (en eventuele andere opdrachtdocumenten) het document bij uitstek waarin de kandidaat-inschrijvers de nodige informatie kunnen vinden over de prestaties die het voorwerp zullen uitmaken van de beoogde opdracht, over de wijze van indiening van hun offerte en over de wijze waarop hun offerte zal worden onderzocht en geëvalueerd.

Het bestek bevat zowel de voorwaarden voor de plaatsing van de opdracht als de contractuele voorwaarden die de uitvoering van de opdracht zullen beheersen.

Bij een éénstapsprocedure bevat het bestek ook de voorwaarden waaraan de kandidaat-inschrijvers moeten voldoen om geselecteerd te worden. Bij de tweestapsprocedures en de mededingingsprocedure met onderhandeling is deze fase op het ogenblik van het uitsturen van het bestek reeds achter de rug zodat deze bepalingen niet meer thuishoren in het bestek).

Verplicht of niet verplicht een bestek op te maken?

Het bestek is in principe een verplicht document, maar art. 94 KB Plaatsing en art. 92 laatste lid Wet Overheidsopdrachten voorzien in een aantal uitzonderingen waarbij de opmaak van een bestek niet verplicht is:

• Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking zowel beneden als vanaf de Europese drempelbedragen waarvoor men slechts één marktspeler kan uitnodigen. Hierbij is het wel noodzakelijk om een overeenkomst tussen partijen op te maken en te ondertekenen;
• Overheidsopdrachten met een beperkte waarde waarbij een bestek uiteraard niet te pas komt.

Opbouw en structuur bestek

Een goed bestek bestaat in principe uit volgende onderdelen:

• een administratief gedeelte waarin de aanbesteder onder andere de bijzondere contractuele voorwaarden en bepalingen opneemt die van toepassing zijn op de betrokken opdracht (hierin wordt onder meer melding gemaakt van: de aanbesteder, de uiterste indieningsdatum van de offertes, het voorwerp en de classificatie van de opdracht, de gunningswijze, de toepasselijk verklaarde documenten, de selectiecriteria [enkel bij de eenstapsprocedure], de bepalingen i.v.m. de opening, indiening, vorm en inhoud van de offertes, de bepalingen i.v.m. de prijsvaststelling, de gunningscriteria, de uitvoeringsbepalingen). Bij opdrachten waarvan de geraamde waarde de Europese drempels bereiken moeten ook de richtsnoeren voor het invullen van het UEA worden meegedeeld.
• een technisch gedeelte: hierin omschrijft de aanbesteder op welke wijze de opdracht technisch moet worden uitgevoerd en geeft hij weer aan welke technische specificaties de beoogde prestaties moeten beantwoorden (Zie technische specificaties). Wanneer de aanbesteder een specifiek keurmerk eist als bewijs van overeenstemming met de vereiste voorschriften, dan maakt hij in de opdrachtdocumenten melding van de wijze waarop het keurmerk wordt aangewend. Dergelijke modelclausules zijn terug te vinden in artikel 54, §3, 1°, 2° en 3° Wet Overheidsopdrachten.
• de inventaris of de samenvattende opmeting: wanneer de aanbesteder de prestaties fractioneert over verschillende posten waarbij voor iedere post de hoeveelheid of de methode van prijsvaststelling wordt vermeld, voegt hij deze aan het bestek toe.
• het modelofferteformulier: document dat de aanbesteder zelf ter beschikking stelt aan de inschrijver en waarin deze de formele verbintenis moet aangaan om de overheidsopdracht waarvoor hij inschrijft uit te voeren overeenkomstig de besteksvoorwaarden en voor het totaalbedrag zoals dit in voorkomend geval is vastgesteld in de inventaris. Het modelofferteformulier heeft enigzins aan belang verloren, aangezien de verbintenis van de inschrijver vaak duidelijk blijkt uit zijn offerte en de gevraagde gegevens in het offerteformulier vaak elders terug te vinden zijn in de offerte.

De samenvattende opmeting (in het geval van een opdracht voor werken) en de inventaris (in het geval van een opdracht voor leveringen of een opdracht voor diensten) zijn opdrachtdocumenten die als bijlage bij het bestek zijn toegevoegd.

In beide documenten worden de prestaties van een opdracht over verschillende posten verdeeld en wordt voor iedere post de hoeveelheid of de methode van prijsvaststelling vermeld (artikel 2, 7° KB Plaatsing en artikel 2, 8° van het KB Plaatsing en artikel 2, 22° KB Uitvoering van 14 januari 2013 en artikel 2, 23 ° van het KB Uitvoering van 14 januari 2013).

Dergelijke opdrachtdocumenten zijn facultatief en vooral nuttig bij opdrachten tegen prijslijst of waarvoor een prijsfractionering over diverse deelprestaties vereist is.

Bestuurlijke taalregeling

De federale overheden in België zijn verplicht om de Wetten op het taalgebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966, toe te passen. Voor de Vlaamse overheid stelt art. 36 van de Gewone Wet tot hervorming der instellingen van 9 augustus 1980, steunende op de grondwettelijke eentaligheid van het Nederlandse taalgebied, dat de ‘diensten van de Vlaamse regering’ enkel het Nederlands als bestuurstaal gebruiken.

De uitzondering voor de berichten, mededelingen en formulieren voor de inwoners van de zogenaamde ‘faciliteitengemeenten’ heeft geen invloed op de plaatsing van overheidsopdrachten door die Vlaamse overheden.

Opdrachtdocumenten en bekendmaking

Bijgevolg is de Vlaamse overheid verplicht om voor al haar opdrachten de opdrachtdocumenten en de bekendmakingen in het Nederlands op te stellen. De bepalingen van Richtlijn 2014/24/EU verzetten zich daar niet tegen. Volgens art. 51, 3 van deze Richtlijn worden de aankondigingen van opdrachten in een door de overheid gekozen officiële taal van de EU bekendgemaakt en is alleen de tekst in die oorspronkelijke taal authentiek (in de andere officiële talen verschijnt enkel een samenvatting met de belangrijke gegevens).

Aanvraag tot deelneming en offerte

Daarnaast zal de Vlaamse overheid doorgaans ook vereisen, in de bekendmaking of, bij ontstentenis daarvan, in de andere opdrachtdocumenten, dat de aanvragen tot deelneming en de offertes in het Nederlands dienen geredigeerd te zijn (Art. 53, §1, 1e lid KB Plaatsing).

De overheid kan een vertaling vragen van de bijlagen bij de aanvragen tot deelneming en de offertes die in een andere taal zijn gesteld dan die van de bekendmaking of, bij ontstentenis daarvan, van de andere opdrachtdocumenten (Art. 53, §1, 2e lid KB Plaatsing).

Behalve indien het document in één van de landstalen is opgesteld, kan er naast een vertaling voor de bijlagen, ook een vertaling gevraagd worden van de inlichtingen en documenten die worden voorgelegd in het kader van het nazicht van de uitsluitingsgronden, het voldoen aan de toepasselijke selectiecriteria of het voldoen, in voorkomend geval, aan de objectieve regels voor de beperking van het aantal kandidaten (Art. 53, §1, 3e lid KB Plaatsing).

De Vaste Commissie voor Taaltoezicht heeft in haar adviezen herhaaldelijk benadrukt dat eentalige overheden niet zijn uitgerust om een dossier in een andere taal te onderzoeken en dat zij bijgevolg het recht hebben om van kandidaten en inschrijvers te eisen dat ze hun aanvragen tot deelneming en offertes in een bepaalde taal indienen. Opnieuw verzetten de bepalingen van de Richtlijn zich daar niet tegen. Zo stipt punt II.10 van bijlage V.B (inlichtingen die in aankondigingen moet worden opgenomen) aan dat de taal of talen waarin de aanvragen tot deelneming en offertes moeten worden opgemaakt in de aankondiging moet worden opgenomen.

Welke taal van toepassing is wanneer de bekendmaking bij vergetelheid geen taal van indiening vermeldt, wordt niet bepaald in het KB Plaatsing. De offertes mogen dan in principe opgesteld worden in de taal die de inschrijver kiest. Het is ten zeerste aangeraden duidelijk in de opdrachtdocumenten te vermelden in welke taal de inschrijvers hun offertes moeten opstellen.

Aanvragen tot deelneming en offertes die in een andere taal dan de voorgeschreven taal zijn opgesteld (eventuele anderstalige bijlagen en inlichtingen en documenten zoals vermeld in Art. 53, §1 buiten beschouwing gelaten) dient de aanbesteder te weren.

Interpretatie

Als de opdrachtdocumenten in meer dan één taal zijn gesteld, gebeurt de interpretatie van de stukken in de taal van de aanvraag tot deelneming of de offerte, voor zover de opdrachtdocumenten in die taal zijn gesteld (Art. 53, §2 KB Plaatsing). De hier beoogde situatie van meertalige opdrachtdocumenten zal zich niet vaak voordoen bij de Vlaamse overheid (zie hierboven).

Nochtans lijkt het verantwoord om voor specifieke opdrachten (leveringen en diensten), waarvoor vooral of uitsluitend buitenlandse marktspelers interesse zullen betonen, af te wijken van de eentaligheid van de gunningsprocedure door een vertaling van de opdrachtdocumenten in bijvoorbeeld het Engels ter beschikking te stellen. Op deze wijze wordt voldoende mededinging gegarandeerd.

Bijkomende inlichtingen

In de bekendmakingsmodellen is in de mogelijkheid voorzien om in het ‘vak I.1 – Contactpunt/Nadere inlichtingen’ de naam van de persoon te vermelden waaraan de geïnteresseerden bijkomende inlichtingen kunnen vragen (bijlage 4, punt 1 KB plaatsing 18 april 2017).

Met deze mogelijkheid dient zeer omzichtig te worden omgegaan, aangezien dit niet zonder risico is. Als niet alle geïnteresseerden op de hoogte zouden zijn van de verstrekte bijkomende informatie, kan de gelijke behandeling geschonden worden. Er bestaat tevens het gevaar dat de verstrekte inlichtingen in tegenspraak zijn met of lacunes invullen in het bestek en de andere opdrachtdocumenten die de juridische basis vormen van de opdracht.

De communicatie tussen aanbesteder en ondernemers dient plaats te vinden met behulp van elektronische communicatiemiddelen (art. 14, §1 Wet Overheidsopdrachten). Mondelinge communicatie is evenwel toegestaan voor andere mededelingen dan deze betreffende de essentiële elementen van de plaatsingsprocedure. Hier is wel vereist dat de inhoud van deze mondelinge communicatie voldoende gedocumenteerd wordt. De elementen die in dit verband als essentieel worden aanzien zijn met name de opdrachtdocumenten, de aanvragen tot deelneming en de offertes (Art. 14, §4 Wet Overheidsopdrachten).

Indien uit de gevraagde of gegeven informatie blijkt dat er wijzigingen nodig zijn aan de opdrachtdocumenten, dan is bij de éénstapsprocedures de publicatie van een rectificatiebericht noodzakelijk. Dit rectificatiebericht moet op dezelfde wijze worden bekendgemaakt als de initiële bekendmaking van de opdracht.
In de tweede stap van tweestapsprocedures volstaat het om het rectificatiebericht aan de geselecteerden toe te sturen.

Informatiesessie

Men kan een aantal van bovenvermelde problemen opvangen, in elk geval nuttig bij belangrijke opdrachten, door het organiseren van een informatiesessie voor potentieel geïnteresseerden. In de bekendmaking vermeldt men bij voorkeur reeds de datum, uur en plaats van de informatiesessie (in het vak VI.3).

Deze informatiesessies hebben tot doel de opdrachtdocumenten toe te lichten en mogen geen informatie bevatten die niet reeds in de opdrachtdocumenten was opgenomen. De gegeven informatie moet ook voldoende gedocumenteerd worden door middel van schriftelijke of auditieve registratie. Vervolgens moet deze documentatie verspreid worden naar alle belangstellenden toe.

Het verslag dat van de informatiesessie gemaakt wordt, is geen opdrachtdocument en kan de opdrachtdocumenten niet wijzigen. Er bestaat wel een risico van tegenspraak of aanvullende informatie. Als dit het geval is, is een rectificatiebericht noodzakelijk (zie hierboven). Een andere mogelijkheid is om reeds in de bekendmaking te vermelden dat het schriftelijk verslag van de informatiesessie de kwalificatie van een opdrachtdocument zal krijgen. Hiermee is echter het risico op tegenspraak en interpretatieproblemen niet verholpen.

Forum

Een andere mogelijkheid voor het geven van informatie en het stellen en beantwoorden van vragen is een internetforum. Ook hier bestaat een risico op tegenspraak en interpretatieproblemen.

Indien men gebruik wil maken van een forum, moet men er daarom voor zorgen dat:

• alle geïnteresseerden vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang hebben tot het internetplatform;
• aan het platform de kwalificatie van opdrachtdocument wordt gegeven in vak VI.3 van de bekendmaking.