Aankoopcentrale

Overheden kunnen onder bepaalde voorwaarden optreden als aankoopcentrale voor andere overheden door gecentraliseerde aankoopactiviteiten en eventueel aanvullende aankoopactiviteiten te verrichten (art. 2, 6° Wet Overheidsopdrachten).

De essentie van deze rechtsfiguur bestaat erin dat een overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren (art. 47, §2 Wet Overheidsopdrachten).

De overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale is hierdoor echter niet vrijgesteld van alle verplichtingen. De Wet Overheidsopdrachten voorziet in een verdeling van de verplichtingen tussen de aankoopcentrale en de overheid die er een beroep op doet. Zo is de overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale verantwoordelijk voor de delen die ze zelf verricht, zoals het plaatsen van een opdracht bij een dynamisch aankoopsysteem, het organiseren van een nieuwe oproep tot mededinging binnen een raamovereenkomst van een opdrachtencentrale of het in acht nemen van de voorwaarden bij een raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers (bv. een cascadesysteem) (art. 47, §2 Wet Overheidsopdrachten).

Merk op dat de andere overheden waarvoor de aankoopcentrale optreedt afzonderlijke rechtspersonen zijn. De centralisering van aankopen binnen eenzelfde rechtspersoon is uiteraard ook steeds mogelijk, maar is niet te kenmerken als aankoopcentrale.

In principe kan een aankoopcentrale ook aankoopactiviteiten verrichten voor andere personen die geen overheid zijn (bijvoorbeeld werknemers van de overheid). Zowel de memorie van toelichting bij de Wet Overheidsopdrachten als Europese richtlijn sluiten dit niet uit.

Gecentraliseerde aankoopactiviteiten

Gecentraliseerde aankoopactiviteiten zijn activiteiten die permanent plaatsvinden op één van volgende wijzen:

• De verwerving van leveringen en/of diensten die bestemd zijn voor overheden (cf. art. 2, 7° a) Wet Overheidsopdrachten). Hierbij koopt de aankoopcentrale zelf de goederen of diensten in en verkoopt ze die door aan andere overheden. Ze opereert als het ware als groothandelaar (aankoop, opslag en wederverkoop). Het spreekt voor zich dat deze wijze van gecentraliseerde aankoopactiviteiten enkel kan toegepast worden voor leveringen en diensten, aangezien werken uiteraard niet opgeslagen en weder verkocht kunnen worden.
• De plaatsing van overheidsopdrachten of raamovereenkomsten voor werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor overheden (cf. art. 2, 7° b) Wet Overheidsopdrachten). Hierbij koopt de aankoopcentrale dus niet zelf de goederen in, maar treedt ze op als tussenpersoon door een contractueel kader te voorzien ten behoeve van andere overheden. Dit contractueel kader kan bestaan uit een opdracht, een door de aankoopcentrale geëxploiteerd dynamisch aankoopsysteem of een raamovereenkomst. Binnen deze wijze van gecentraliseerde aankoopactiviteiten zijn nog twee alternatieven te onderscheiden. Ofwel treedt de aankoopcentrale zelf autonoom op door een procedure toe te passen, zonder gedetailleerde instructies van andere overheden (generieke raamovereenkomsten). Daarnaast kan een aankoopcentrale echter ook optreden door procedures toe te passen volgens de instructies van één of meerdere andere overheden (specifieke opdrachten of raamovereenkomsten). Deze laatste alternatieve wijze vertoont verwantschap met de privaatrechtelijke figuur van het mandaat of de lastgeving.

Opdrachten voor diensten betreffende gecentraliseerde aankoopactiviteiten mogen zonder plaatsingsprocedure aan een aankoopcentrale worden gegund. Overheden mogen dus zonder toepassing van een plaatsingsprocedure contracteren met aankoopcentrales die hun gecentraliseerde aankoopactiviteiten tegen betaling aanbieden (art. 47, §4 Wet Overheidsopdrachten).

De wettelijke vereiste in de definitie van gecentraliseerde aankoopactiviteiten dat de activiteiten permanent moeten plaatsvinden betekent echter niet dat deze de hoofdactiviteit van de aankoopcentrale moeten uitmaken.

Aanvullende aankoopactiviteiten

Aanvullende aankoopactiviteiten zijn activiteiten die bestaan in het verlenen van ondersteuning aan aankoopactiviteiten zoals het ter beschikking stellen van technische infrastructuur, adviesverlening over het verloop en het opzet van overheidsopdrachten en de voorbereiding en het beheer van overheidsopdrachten in naam en voor rekening van aanbesteders.

In tegenstelling tot de gecentraliseerde aankoopactiviteiten zijn de aanvullende aankoopactiviteiten een facultatieve taakstelling van de aankoopcentrale.

Het dynamisch aankoopsysteem (DAS) is een volledig elektronisch proces voor het verwerven van werken, leveringen of diensten voor courant gebruik. De aanbesteder kan tijdens de geldigheidstermijn ervan bestellingen plaatsen, gelijkaardig aan een raamovereenkomst (met meerdere deelnemers). Anders dan bij een raamovereenkomst kunnen er echter deelnemers bijkomen of verdwijnen.

De huidige regelgeving heeft het dynamisch aankoopsysteem wat soepeler gemaakt ten opzichte van de vorige regelgeving, bv. door slechts een gewone aanvraag tot deelneming te vereisen i.p.v. de vroegere indicatieve offerte om te kunnen deelnemen aan het DAS. Tevens is de geldigheidstermijn niet langer beperkt tot 4 jaar.

Toepassingsgebied

Een dynamisch aankoopsysteem kan gebruikt worden wanneer het gaat om opdrachten voor werken, leveringen of diensten voor courant gebruik die algemeen beschikbaar zijn op de markt en waarvan de kenmerken voldoen aan de behoeften van de aanbesteder (art. 44 Wet Overheidsopdrachten).

De beoogde werken, leveringen of diensten moeten algemeen beschikbaar zijn op de markt, wat inhoudt dat het niet mag gaan om maatwerk maar wel om wat men noemt ‘off the shelf’-goederen. Bv.: werkkledij, werfschoenen, voertuigen, schoonmaakdiensten, drukkerijdiensten, klein onderhoud van gebouwen.

Net als bij de elektronische veiling komen complexe opdrachten waarbij intellectuele prestaties moeten worden verricht, niet in aanmerking. Bv.: juridische adviesverlening of architectuuropdrachten. Hoewel de redenen ietwat verschillen: bij een dynamisch aankoopsysteem vereist de regelgeving dat het gaat om een opdrachtvoorwerp voor courant gebruik. Die vereiste geldt niet bij een elektronische veiling, maar de beoordeling moet geheel automatisch kunnen verlopen zodat intellectuele prestaties niet in aanmerking komen door de noodzaak voor de overheid om bepaalde gunningscriteria steeds manueel deze te beoordelen en te quoteren (bv. kwaliteit plan van aanpak).

Kenmerken

De aanbesteder kan het dynamisch aankoopsysteem opdelen in categorieën van werken, producten of diensten (art. 44, § 1, tweede lid Wet Overheidsopdrachten). De aanbesteder omschrijft elke categorie objectief door de kenmerken aan te geven van de opdrachten die ertoe behoren. Die kenmerken kunnen bv. verwijzen naar de maximale omvang van de latere specifieke opdrachten, of naar een specifiek geografisch gebied waarin de later specifieke opdrachten zullen uitgevoerd worden.
De bedoeling van deze mogelijkheid is de toegang van KMO’s tot dynamische aankoopsystemen vergroten. Zonder enige opdeling kan een dynamisch aankoopsysteem immers dermate grootschalig zijn dat KMO’s er niet voor in aanmerking komen.

Elke belangstellende ondernemer die een aanvraag tot deelneming indient en aan de selectiecriteria voldoet, moet tot het dynamisch aankoopsysteem worden toegelaten voor de resterende geldigheidstermijn ervan. Beperking van het aantal kandidaten (art. 79 Wet Overheidsopdrachten) of de ondernemer slechts tijdelijk toelaten is niet mogelijk.

Het dynamisch aankoopsysteem wordt beheerd als een volledig elektronisch proces, wat betekent dat alle communicatie uitsluitend via elektronische middelen dient te verlopen (art. 44, § 3 Wet Overheidsopdrachten). De indiening van de offertes moet bijgevolg verlopen via een elektronisch platform zoals e-tendering.

De aanbesteder kan geen enkele kost aanrekenen aan de belangstellende ondernemers of deelnemers, zowel vóór als gedurende de geldigheidstermijn van het aankoopsysteem (art. 44, § 4 Wet Overheidsopdrachten).

Het dynamisch aankoopsysteem kan zeker interessant zijn voor aanbesteders die courante werken, leveringen of diensten herhaaldelijk nodig hebben en weten dat ze te maken hebben met een ruime markt, misschien met vele kleine/jonge bedrijfjes. Bv.: landmeters, of jonge start-ups rond grafisch ontwerp. Een raamovereenkomst is dan vaak minder interessant omdat dit het aantal deelnemers vastzet voor een aantal jaar en er geen deelnemers meer kunnen bij komen. Een nog soepeler alternatief is het kwalificatiesysteem, maar het gebruik ervan is echter beperkt tot beneden de Europese drempels. Vanaf de Europese drempels is daarom het dynamisch aankoopsysteem de enige optie als men een fluctuerende groep van ondernemers snel wil kunnen aanspreken telkens men daartoe de behoefte heeft.

Geldigheidstermijn

De aanbesteder bepaalt zelf de geldigheidstermijn van het dynamisch aankoopsysteem en vermeldt dit in de aankondiging (art. 105 KB Plaatsing). De geldigheidstermijn is niet beperkt tot 4 jaar.

De aanbesteder heeft wel de verplichting om een Europese bekendmaking te publiceren wanneer de geldigheidstermijn van het aankoopsysteem gewijzigd wordt en het geraamd bedrag ervan gelijk is aan of hoger dan de Europese drempels (wat in de praktijk toch vaak het geval zal zijn). Meer bepaald gaat het om (art. 105 Wet Overheidsopdrachten):

• elke wijziging van de geldigheidstermijn, zonder dat het systeem wordt beëindigd – via een nieuwe bekendmaking, net zoals bij de opstart van het systeem;
• de beëindiging van het systeem – via een aankondiging van gegunde opdracht.

Verloop

Het procedureverloop valt uiteen in twee grote delen:

• het opzetten van het dynamisch aankoopsysteem en de toetreding van deelnemers
• het plaatsen van specifieke opdrachten

De aanbesteder volgt bij het plaatsen van een opdracht op basis van een dynamisch aankoopsysteem de regels van de niet-openbare procedure (art. 44, § 2 Wet Overheidsopdrachten).

Opzetten van het dynamisch aankoopsysteem en de toetreding van deelnemers

• Bekendmaking en opdrachtdocumenten
  De aanbesteder maakt gebruik van de standaardformulieren voor de bekendmaking van het dynamisch aankoopsysteem (art. 101, 1° KB Plaatsing). E-notification voorziet in een vakje voor aanduiding dat het om een dynamisch aankoopsysteem gaat.

  
  Verdere belangrijke informatie in de aankondiging betreft:

  • de selectiecriteria (eventueel per categorie indien een verdeling in categorieën wordt gemaakt, zie art. 44, § 2 Wet Overheidsopdrachten)
  • de gunningscriteria (zie art. 103, tweede lid KB Plaatsing)
  • de geldigheidstermijn van het dynamisch aankoopsysteem (zie art. 105 KB Plaatsing)
    
  In de opdrachtdocumenten vermeldt de aanbesteder minstens:
  • de aard en de geraamde hoeveelheid van de beoogde aankopen (art. 101, 2° KB Plaatsing)
  • alle nodige informatie omtrent het dynamisch aankoopsysteem, inclusief op welke wijze het aankoopsysteem functioneert, de gebruikte elektronische apparatuur en nadere informatie voor de verbinding – in de praktijk zal dit heel eenvoudig zijn omdat e-tendering gebruikt wordt (art. 101, 2° KB Plaatsing)
  • de verdeling in categorieën van producten, werken of diensten en de kenmerken daarvan, indien de aanbesteder uiteraard kiest voor een verdeling (art. 101, 3° KB Plaatsing)

Tegelijk met de bekendmaking en zolang het dynamisch aankoopsysteem geldig is, biedt de aanbesteder via elektronische communicatiemiddelen een vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang tot de opdrachtdocumenten (art. 101, 4° KB Plaatsing).

• Toetreding deelnemers
  Elke belangstellende onderneming kan een aanvraag tot deelneming indienen om toe te treden tot het dynamisch aankoopsysteem.
  
  In eerste instantie, vanaf de verzenddatum van de aankondiging van het dynamisch aankoopsysteem, geldt hiervoor een termijn voor ontvangst die ten minste 30 dagen bedraagt.
  Op de initiële termijn van 30 dagen is artikel 37 Wet Overheidsopdrachten van toepassing, maar de enige mogelijke inkorting voor de indiening van aanvragen tot deelneming (urgente situatie) lijkt niet bepaald te stroken met het opzetten van een dynamisch aankoopsysteem.
  
  Eenmaal voor een eerste specifieke opdracht een uitnodiging tot het indienen van een offerte verstuurd is, gelden er geen bijkomende termijnen voor ontvangst meer. Het dynamisch aankoopsysteem staat dan gewoon open voor andere ondernemingen om toe te treden.
  
  De aanbesteder toetst elke aanvraag tot deelneming aan de selectiecriteria, binnen de tien werkdagen volgend op de ontvangst ervan.
  Indien gerechtvaardigd kan die termijn evenwel worden verlengd tot 15 werkdagen in individuele gevallen. Dit kan bv. het geval zijn wanneer aanvullende documenten bestudeerd moet worden of verdere controle vereist is om te oordelen of voldaan is aan de selectiecriteria. Deze mogelijkheid bestond niet onder de vorige regelgeving.
  
  De evaluatieperiode kan door de aanbesteder verlengd worden voor zover er nog geen uitnodiging tot het indienen van een offerte voor een specifieke opdracht verzonden werd. De overheid mag dan uiteraard geen uitnodiging verzenden vooraleer zij de evaluatie afrondt. Anders zou de overheid de beoordeling van nieuwe ondernemers eindeloos kunnen laten aanslepen en terwijl wel opdrachten plaatsen. De aanbesteder moet deze mogelijkheid, met in begrip van de duur van de verlenging, opnemen in de opdrachtdocumenten (art. 102, tweede lid KB Plaatsing).
  
  De aanbesteder deelt de betrokken ondernemer zo spoedig mogelijk mee of hij al dan niet is toegelaten tot het dynamisch aankoopsysteem (art. 102, derde lid KB Plaatsing). De Wet Rechtsbescherming geeft aan dat het om een gemotiveerde beslissing gaat (art. 4, 6°), waarop dus de desbetreffende regels i.v.m. informatie van toepassing zijn.
  
• Specifieke opdracht
  De aanbesteder kan overgaan tot het versturen van uitnodigingen wanneer hij specifieke opdrachten wil plaatsen.
  
  Vooraleer hij een eerste specifieke opdracht kan lanceren, moet de aanbesteder wel nog rekening houden met de initiële termijn van ontvangst van 30 dagen (zie vorig punt). Maar na die eerste specifieke opdracht zijn er geen verdere termijnen meer voor de ontvangst van bijkomende aanvragen tot deelneming die de aanbesteder in acht moet nemen (art. 44, § 2, 1° Wet Overheidsopdrachten).
  
  De aanbesteder nodigt alle toegelaten deelnemers uit om voor elke specifieke opdracht in het dynamisch aankoopsysteem een offerte in te dienen (art. 103 KB Plaatsing). De uitnodigingen verlopen overeenkomstig artikel 65 van de Wet Overheidsopdrachten, dus volgens de standaard werkwijze voor niet-openbare procedures. De gunningscriteria kunnen eventueel gepreciseerd worden in de uitnodiging tot indiening van een offerte.
  Indien het dynamisch aankoopsysteem in categorieën van werken, producten of diensten is ingedeeld, nodigt de aanbesteder alle deelnemers uit die zijn toegelaten tot de categorie waarop de betrokken specifieke opdracht betrekking heeft.
  
  De minimumtermijn voor de ontvangst van offertes bedraagt ten minste 10 dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot indiening van een offerte (art. 44, § 2, 2° Wet Overheidsopdrachten).
  Inkorting op basis van art. 37 § 3 (vooraankondiging) of § 5 (indiening via e-Tendering) Wet Overheidsopdrachten is niet mogelijk. Een inkorting wegens urgente situatie (art. 37, § 4 Wet Overheidsopdrachten) wordt wel toegelaten maar ook daar is sprake van een minimumtermijn van 10 dagen.
  
  Aangezien de deelnemers onder de huidige regelgeving om toe te treden tot het systeem slechts een aanvraag tot deelneming hebben ingediend, zullen zij een concrete offerte moeten indiening voor een specifieke opdracht. In principe zullen zij dat telkens opnieuw moeten doen per opdracht, maar de aanbesteder zou uiteraard het een en ander kunnen bepalen om het nodeloos indienen van identieke documenten terug te dringen.
  
  De aanbesteder gunt de opdracht aan de inschrijver die de beste offerte heeft ingediend op basis van de gunningscriteria als bepaald in de aankondiging van het dynamisch aankoopsysteem, eventueel gepreciseerd in de uitnodiging tot het indienen van een offerte (art. 103, tweede lid KB Plaatsing).
  

Een elektronische veiling is een zich herhalend proces langs elektronische weg, toepasselijk voor werken, leveringen of diensten, voor de voorstelling van nieuwe, verlaagde prijzen of van nieuwe waarden voor bepaalde elementen van de offertes, dat plaatsvindt na de eerste volledige beoordeling van de offertes en de klassering van de offertes op basis van elektronische verwerking mogelijk maakt (art. 2, 34° Wet Overheidsopdrachten).

De elektronische veiling bestaat uit een geheel digitale omgeving, waar de deelnemers het live tegen elkaar opnemen. Het is een omgekeerde veiling, waar de prijs niet omhoog gaat zoals bv. bij eBay, maar omlaag.

Het is geen plaatsingsprocedure op zich, maar een proces dat in een plaatsingsprocedure kan worden geschoven om tot de gunning van de opdracht te komen.

De online applicatie e-Auction, onderdeel van het federaal platform e-Awarding, wordt gratis ter beschikking gesteld door de federale overheid om elektronische veilingen te organiseren.

Toepassingsgebied

Een elektronische veiling kan gebruikt worden bij elke opdracht, dus zowel voor werken, leveringen als diensten. Het hoeft niet te gaan om werken, leveringen of diensten voor courant gebruik, in tegenstelling tot een dynamisch aankoopsysteem.

Een beperking is evenwel dat voor bepaalde werken of diensten geen elektronische veiling mogelijk is omdat intellectuele prestaties het voorwerp van de opdracht zijn. Het argument daarvoor is dat deze opdrachten zich niet lenen tot een automatische evaluatie, terwijl een elektronische veiling vereist dat een rangschikking op basis van automatische beoordelingsmethoden kan gemaakt worden (art. 45, § 1, derde lid Wet Overheidsopdrachten). In geval van intellectuele prestaties houdt de beoordeling van de offertes in dat ook niet-kwantificeerbare elementen beoordeeld worden, wat niet past binnen de elektronische veiling.

De plaatsingsprocedures waarbinnen men een elektronische veiling kan gebruiken, zijn beperkt tot de openbare procedure, niet-openbare procedure en de mededingingsprocedure met onderhandeling (art. 45, § 2, eerste lid Wet Overheidsopdrachten).

De inhoud van de opdrachtdocumenten, in het bijzonder de technische specificaties, moeten steeds nauwkeurig kunnen worden bepaald (art. 45, § 2, eerste lid Wet Overheidsopdrachten). Dit is logisch, omdat de gunning moet kunnen gebeuren op basis van een automatische beoordeling.

Een elektronische veiling is tevens mogelijk bij een raamovereenkomst met meerdere deelnemers waar de deelnemers opnieuw in mededinging worden gebracht, en bij een dynamisch aankoopsysteem (art. 45, § 2, tweede lid Wet Overheidsopdrachten). Maar in dat laatste geval zal het voorwerp beperkt zijn tot werken, leveringen of diensten voor courant gebruik aangezien dit de regel is bij een dynamisch aankoopsysteem.

De elektronische veiling moet voor de gunning gebaseerd worden op één van de volgende elementen van de offerte (art. 45, § 3 Wet Overheidsopdrachten):

• alleen de prijzen, wanneer de opdracht louter op basis van de prijs wordt gegund;
• op de prijzen en/of de nieuwe waarden voor bepaalde elementen (die moeten aangeduid worden in de opdrachtdocumenten), wanneer de opdracht wordt gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding of aan de inschrijver met de laagste kostprijs op basis van kosteneffectiviteit.

Vrije varianten zijn niet toegestaan in het kader van een elektronische veiling (art. 108, vierde lid KB Plaatsing). Het is immers onmogelijk om daarvoor op voorhand een gepaste formule te voorzien voor de werking van de elektronische veiling, terwijl dat wel vereist is.

Procedureverloop

Bekendmaking

Om gebruik te kunnen maken van een elektronische veiling moet de aanbesteder deze mogelijkheid vermelden in de aankondiging van opdracht (art. 106 KB Plaatsing). E-notification voorziet hiervoor een aanduiding.

De opdrachtdocumenten bevatten ten minste de in bijlage 8 van het KB Plaatsing genoemde informatie. Het gaat o.a. om de informatie die de deelnemers tijdens de veiling zullen zien, en de minimumverschillen tussen de biedingen.

Afhankelijk van de gekozen plaatsingsprocedures worden de relevante regels voor de indiening van aanvragen tot deelneming en/of offertes gevolgd.

Eerste beoordeling offertes

Vooraleer over te gaan tot een elektronische veiling, voert de aanbesteder een eerste volledige beoordeling uit van de offertes, overeenkomstig de gunningscriteria en de eraan verbonden wegingen (art. 45, § 4, eerste lid Wet Overheidsopdrachten).

Een offerte is ontvankelijk wanneer de inschrijver niet is uitgesloten en voldoet aan de selectiecriteria, en de offerte overeenstemt met de technische specificaties en niet onregelmatig, onaanvaardbaar of geschikt is (art. 45, § 4, tweede lid Wet Overheidsopdrachten).

Uitnodiging

Alle inschrijvers die een offerte hebben ingediend en die na de eerste beoordeling in aanmerking komen, worden tegelijkertijd via elektronische weg uitgenodigd om aan de elektronische veiling deel te nemen (art. 107, tweede lid KB Plaatsing). In de praktijk worden de uitnodigingen verstuurd vanuit de module e-Auction.
In de uitnodiging neemt de aanbesteder het volgende op (arts. 107, tweede lid en 108 KB Plaatsing):

• het tijdstip van de veiling en de nodige instructies voor het gebruik van het platform. Daarvoor kan verwezen worden naar de handleiding e-Auction.
• het resultaat van de volledige beoordeling van de betrokken offerte. Een inschrijver ziet met andere woorden de beoordeling van zijn eigen offerte, maar niet die van de anderen.
• de wiskundige formule voor de automatische herklasseringen tijdens de veiling op basis van nieuw ingediende prijzen en/of waarden. Behoudens in de gevallen waar uitsluitend gegund wordt op basis van de prijs, moet die formule rekening houden met het gewicht van de gunningscriteria, zoals die in de opdrachtdocumenten zijn vermeld. Eventueel kan de aanbesteder voor zichzelf een marge voorzien, maar dan moeten die vorken al op voorhand vermeld worden in de opdrachtdocumenten.
  Indien varianten toegestaan zijn (geen vrije varianten), moet voor elke variant ook in een afzonderlijke formule voorzien worden.
• eventueel aangepaste of preciezere informatie i.v.m. de applicatie of het platform dat gebruikt wordt voor de elektronische veiling
• een weergave van de opeenvolgende fases en hun tijdschema en afsluitingswijze, indien de veiling in fases zal verlopen. De elektronische veiling kan immers in een aantal opeenvolgende fasen verlopen, met dus meerdere momenten waarop de veiling loopt. De regelgeving gaat dus uit van één enkele uitnodiging die meteen de gegevens van de verschillende fases bevat, niet van afzonderlijke uitnodigingen per fase.

Na de verzenddatum van de uitnodiging moeten er twee dagen verstrijken vooraleer de elektronische veiling effectief kan plaatsvinden (art. 108, zes lid KB Plaatsing). Voorheen diende men langer te wachten, namelijk vijf dagen.

De veiling

Tijdens de elektronische veiling kunnen de deelnemers nieuwe prijzen en/of waarden bieden. Een nieuw bod zal automatisch en onmiddellijk verwerkt worden in het systeem.

De deelnemers moeten steeds een minimum aan informatie te zien krijgen over het verloop van de veiling, namelijk voldoende informatie om hen in staat te stellen hun respectieve klassering te kennen. Men krijgt dus minstens te zien welke plaats in de voorlopige rangschikking men bezet (art. 109, § 2, eerste lid KB Plaatsing).

De aanbesteder kan extra informatie geven betreffende de ingediende prijzen of waarden, maar dit moet zoals eerder vermeld opgenomen worden in de opdrachtdocumenten. Er kan tevens medegedeeld worden hoeveel inschrijvers er werkelijk deelnemen aan de veiling. Wat echter nooit toegelaten is, is het meedelen van de identiteit van de inschrijvers. De elektronische veiling moet steeds geheel anoniem verlopen.

Inschrijvers kunnen nooit een bod intrekken eenmaal geplaatst. Noch gedurende de veiling, noch na afloop ervan (art. 109, § 2, tweede lid KB Plaatsing). Dit om speculatie tegen te gaan.
Bij het plaatsen van een bod is het niet vereist dat dit bod (elektronisch) ondertekend wordt, aangezien dat een nefaste invloed zou hebben op de snelheid van de veiling (art. 109, § 1 KB Plaatsing). Een inschrijvers is onmiddellijk gebonden door zijn bod voor zover het ingediend werd op de wijze bepaald in de opdrachtdocumenten en eventueel in de uitnodiging. Dit slaat bv. op de vereiste minimumverschillen tussen biedingen. De module e-Auction zal een bod dat niet beantwoordt aan deze minimumverschillen overigens gewoonweg niet aanvaarden.

Afsluiten veiling

De veiling kan op verschillende manieren sluiten (zie art. 110 KB Plaatsing). Een combinatie is tevens mogelijk. De mogelijkheden zijn:

• afsluiten op het vooraf aangegeven datum en uur: dit lijkt het meest voor de hand liggende;
• afsluiten wanneer geen nieuwe prijzen/waarden meer ontvangen werden na een verloop van tijd: op voorhand moet bepaald worden hoeveel tijd er moet verstrijken na de ontvangst van het laatste bod vooraleer de veiling zal stoppen. Komt er toch tijdig een nieuw bod binnen (dat voldoet aan de minimumverschillen), dan herstart de timer. Deze mogelijkheid is nuttig om te voorkomen dat inschrijvers wachten tot het allerlaatste moment om een ultiem bod te leveren, vlak voor de veiling stopt.
• afsluiten nadat alle fasen doorlopen werden.

Gunning

Na de sluiting van de elektronische veiling gunt de aanbesteder de opdracht op basis van het resultaat van de veiling (art. 111 KB Plaatsing). Artikel 81 van de Wet Overheidsopdrachten inzake gunningscriteria is hierop van toepassing. De aanbesteder dient echter nog op haar hoede te zijn voor abnormale (lage) prijzen. Het Verslag aan Koning bij de vorige regelgeving verwees hiernaar. Het Verslag bij de nieuwe regelgeving doet dat niet, maar er is geen reden om aan te nemen dat het standpunt daaromtrent gewijzigd is.

Indien de eerste plaats in de eindrangschikking gedeeld wordt door meerdere inschrijvers, moet overgegaan worden tot een elektronische loting. Dit zou in de praktijk echter niet mogen voorvallen wanneer minimumverschillen tussen biedingen opgelegd werden, tenzij meerdere inschrijvers de ondergrens voor biedingen zouden bereikt hebben.

Op basis van het Verslag aan de Koning bestaat de mogelijkheid om over te gaan tot een laatste onderhandeling over de prijs indien de plaatsingsprocedure, waarbinnen de elektronische veiling georganiseerd wordt, een onderhandelingsprocedure is.

De aanbesteder kan eisen dat de offertes in de vorm van een elektronische catalogus worden ingediend of een elektronische catalogus bevatten. Enige vereiste is dat het gebruik van elektronische communicatiemiddelen verplicht is (art. 46, § 1 Wet Overheidsopdrachten), maar dat is in principe de standaard (zie Elektronische communicatiemiddelen).

Een elektronische catalogus is een format waarmee informatie voor alle deelnemende inschrijvers op dezelfde wijze wordt gepresenteerd en georganiseerd en dat zich leent voor elektronische verwerking. Men kan het omschrijven als een geavanceerde versie van de inventaris, opgesteld volgens vastgelegde regels en zodanig dat de gegevens kunnen ingelezen worden door een computer.

Elektronische catalogi zijn erop gericht om de overheidsaankopen efficiënter te laten verlopen omdat zij tijd en kosten besparen. Dit is vooral het geval tijdens de uitvoering van de opdracht. De aanbesteder kan immers op basis van de elektronische catalogus een elektronische bestelbon maken en doorzenden naar de opdrachtnemer (e-ordering). Die kan op zijn beurt automatisch een elektronische factuur genereren op basis van de bestelbon en bezorgen aan de overheid (e-invoicing). Het spreekt voor zich dat elektronische catalogi vooral passen bij raamovereenkomsten.
De Vlaamse overheid heeft reeds stappen ondernomen om het gebruik van e-invoicing te veralgemenen. Een logische volgende stap is e-ordering. De nieuwe mogelijkheid om offertes te laten indienen in de vorm van een elektronische catalogus kan dat project ondersteunen.

Het indienen van offertes in de vorm van elektronische catalogi mag niet verward worden met het reeds bestaande federale platform e-Catalogue. E-Catalogue is slechts één van de manieren om elektronische catalogi te beheren en om bestellingen erop te plaatsen tijdens de uitvoeringsfase van een raamovereenkomst.

Toepassing

Het gebruik van elektronische catalogi is mogelijk bij alle plaatsingsprocedures.

De aanbesteder vermeldt in de aankondiging van de opdracht dat hij elektronische catalogi aanvaardt dan wel verplicht.
Hij stelt de technische specificaties vast en geeft alle nodige informatie omtrent het vereiste formaat van de elektronische catalogi en de gebruikte elektronische systemen voor de indiening (art. 113 KB Plaatsing). De indiening kan in de praktijk gewoon neerkomen op het gebruik van e-Tendering, zodat de technische informatie eerder betrekking heeft op het bestandsformaat van de catalogus en de regels voor uniforme opmaak.

De offerte hoeft niet volledig de vorm aan te nemen van een elektronische catalogus. Ter aanvulling van de offerte kunnen andere documenten toegevoegd worden (art. 112 KB Plaatsing), denk vb. aan technische fiches van de producten.

Ondernemers moeten telkens een elektronische catalogus indienen die past bij de specifieke opdracht. Het is met andere woorden niet toegestaan om een algemene catalogus in te dienen. De catalogus die een ondernemer indient, bevat dus slechts de werken, producten of diensten die volgens de ondernemer overeenstemmen met wat de aanbesteder vraagt in de opdrachtdocumenten. Een ondernemer kan wel informatie uit zijn algemene catalogus overnemen of deze dusdanig aanpassen, maar hij mag niet louter zijn algemene catalogus indienen.

Elektronische catalogi moeten voldoen aan de voorschriften inzake elektronische communicatiemiddelen. Dit richt zich op de eerste plaats naar de aanbesteder zelf, die moet vermijden om de toegang voor ondernemers te belemmeren door bv. het gebruik van te gespecialiseerde of dure software op te leggen voor aanmaak/indiening van de catalogi. De aanbesteder moet ook de naleving van de algemene beginselen van niet-discriminatie en gelijke behandeling waarborgen (Memorie van toelichting bij art. 46 Wet Overheidsopdrachten).

Gebruik bij raamovereenkomsten met meerdere deelnemers

De indiening van de offertes in de vorm van elektronische catalogi past vooral bij de gunning van raamovereenkomsten. De aanbesteder kan een raamovereenkomst gunnen aan meerdere deelnemers. In dat geval kan de aanbesteder bepalen dat voor specifieke opdrachten opnieuw een mededinging georganiseerd zal worden op basis van bijgewerkte catalogi (art. 114 KB Plaatsing).

Concreet kan de aanbesteder op twee manieren te werk gaan:

• Ofwel verzoekt zij de deelnemers aan de raamovereenkomst om hun elektronische catalogi opnieuw in te dienen, met uiteraard de mogelijkheid om aanpassingen aan te brengen. Dit is de meest eenvoudige en gebruikelijke werkwijze.
• Ofwel maakt de aanbesteder gebruik van wat men noemt een ‘gegenereerde offerte’ (punch-out). De aanbesteder dient deze methode vooraf te voorzien in de opdrachtdocumenten van de raamovereenkomst.

De tweede optie is meer ingewikkeld en wordt daarom verder uitgewerkt in art. 115 KB Plaatsing:

• Het is bij deze methode de aanbesteder zelf die een offerte samenstelt op basis van de informatie uit de elektronische catalogi, overeenkomstig de vereisten van de specifieke opdracht die zij wil plaatsen.
• De aanbesteder deelt eerst mee aan de deelnemers dat zij voornemens is om uit de reeds ingediende elektronische catalogi de nodige informatie te puren om offertes op te maken. Zij duidt aan op welke datum en welk uur zij de nodige informatie wenst te verzamelen.
• De aanbesteder moet aan de inschrijvers de mogelijkheid laten om het verzamelen van informatie te weigeren. Hiervoor moet voldoende tijd gelaten worden tussen de mededeling en het daadwerkelijk verzamelen van de informatie.
• Vóór de gunning van de opdracht legt de aanbesteder eerst de verzamelde informatie over aan de betrokken deelnemer zodat deze kan betwisten of bevestigen of er geen materiële fouten zitten in de samengestelde offerte.
• Is er sprake van een materiële fout, dan is de ondernemer niet gebonden door de samengestelde offerte, tenzij de fout gecorrigeerd wordt.

Omdat dit uitgewerkt proces niet meteen goed weergeeft wat deze methode nu precies inhoudt, past het om een korte, meer praktische samenvatting te maken. Wanneer de aanbesteder een concrete opdracht wil plaatsen, legt hij de catalogi naast elkaar. Eerst moet hij echter de deelnemers daarover inlichten en hen de tijd geven om zich als het ware terug te trekken voor deze opdracht. Dit laat de deelnemers in feite toe om een opdracht te weigeren. Bv. omdat volgens een eigen inschatting de opdracht minder interessant lijkt op basis van de voorwaarden (prijzen) uit de catalogus, maar een prijsverhoging voorstellen is niet mogelijk.
Vervolgens bekijkt de overheid de catalogi van de deelnemers die zich niet hebben teruggetrokken. Ze haalt daaruit de offerte die de beste voorwaarden biedt voor de concrete opdracht. Het past wellicht beter om dit geen offerte te noemen maar een bestelbon.
Vooraleer ze de opdracht kan gunnen aan de betrokken deelnemer, moet de overheid eerst nog de ‘gekozen’ deelnemer contacteren en de opgestelde bestelbon voorleggen. De deelnemer moet de bestelbon nagaan op materiële fouten. Merkt de deelnemer een fout op, dan is hij niet gebonden door de bestelbon. Het is dan aan de aanbesteder om de fout te corrigeren.

Het Verslag aan de Koning stelt tevens een aantal aandachtspunten vast die bij deze methode:

• Het lijkt evident dat de overheid verplicht is om materiële fouten in de samengestelde offerte te corrigeren. Zo niet zou de overheid immers op ongepaste wijze druk kunnen uitoefenen door bewust fouten op te nemen in de offerte en vervolgens naar een volgende deelnemer gaan indien de eerste deelnemer de fouten niet accepteert.
• Daarnaast is het mogelijk dat de deelnemer die een fout vaststelt, ook meteen een verbetering van de offerte tracht door te voeren die verder gaat dan een loutere correctie. De overheid mag dit niet aanvaarden. Zij moet eigenlijk zelf nog controleren of de fouten die de deelnemer vaststelt werkelijk materiële fouten zijn.
• Aanvaardt de overheid de opmerkingen van de betrokken deelnemer niet, dan is hij wel gebonden door de samengestelde offerte. Waar sprake van fouten die wel degelijk materiële fouten zijn, moet zij wel een correctie doorvoeren.

Uiteraard zal deze techniek voldoende ervaring vergen bij de aankoopdienst van de overheid om er efficiëntiewinst uit te halen. Een goede omkadering in de opdrachtdocumenten is ook vereist om de procedure uit 115 KB Plaatsing wat verder te verfijnen en te verduidelijken. De aanbesteder doet er bv. goed aan om te omschrijven wat zij verstaat onder weigering of betwisting, of om op te leggen dat bij betwisting de betrokken deelnemer steeds een voorstel van correctie moet doen. Om deze methode vlot en vaak te kunnen toepassen, lijkt ook het gebruik van een toepassing voor e-ordering onontbeerlijk.

Gebruik bij dynamisch aankoopsysteem

De aanbesteder kan opleggen dat de specifieke offertes die de deelnemers aan een dynamisch aankoopsysteem indienen wanneer een opdracht geplaatst wordt binnen het systeem, de vorm aannemen van een elektronische catalogus (art. 116, eerste lid KB Plaatsing).

Een andere mogelijkheid om elektronische catalogi te combineren met een dynamisch aankoopsysteem, is het gebruik van de bovenvermelde 'gegenereerde offerte' (artikels 114, 2° en 115 KB Plaatsing). In dat geval moet de aanbesteder wel sneller beschikken over de elektronische catalogi dan standaard het geval zou zijn bij een dynamisch aankoopsysteem, omdat deelnemers pas specifieke offertes indienen wanneer de overheid een opdracht wil plaatsen. Het gevolg is dus dat de elektronische catalogus reeds bij de aanvraag tot deelneming aan het systeem moet worden toegevoegd. Deze catalogus wordt evenwel verder aangevuld door de gegadigden wanneer de overheid hen in kennis stelt dat zij voornemens is om een samengestelde offerte op te stellen (art. 116, tweede lid KB Plaatsing). Het is onduidelijk wat die aanvullingen precies inhouden. Het lijkt mogelijk voor de deelnemers om hun prijzen nog aan te passen vooraleer de overheid daadwerkelijk overgaat tot het samenstellen van de offerte.

Door middel van een kwalificatiesysteem wordt de selectiefase generiek gemaakt voor vergelijkbare opdrachten gedurende een bepaalde looptijd. Alle aankondigingen worden vervangen door één periodieke bekendmaking. Zo vervangt het kwalificatiesysteem de eerste van stap bij tweestapsprocedures. Dit systeem vereist dat er voor elke specifieke opdracht offertes worden gevraagd aan de gekwalificeerden, zodat de tweede stap van de procedure gevoerd wordt volgens de normale regels.

Een kwalificatiesysteem kan worden voorzien voor een niet-openbare procedure of een mededingingsprocedure met onderhandeling, onder de Europese drempels (artikel 23 KB Plaatsing).

De aanbesteder maakt de aankondiging van een kwalificatiesysteem bekend door het daartoe voorziene formulier, waarop ten minste onderstaande inlichtingen worden vermeld:

• De naam, het adres en het type van de aanbesteder;
• Het soort opdracht, het voorwerp en de beschrijving ervan, de NUTS-code en de categorie van de hoofdopdracht volgens de CPV-code.

Met het oog op transparantie, wordt de aankondiging jaarlijks bekendgemaakt en na elke actualisering.

Het kwalificatiesysteem is toegankelijk voor alle marktspelers, waardoor alle belangstellende ondernemers op ieder ogenblik kunnen vragen om te worden opgenomen in een door een aanbesteder ingesteld kwalificatiesysteem.

De aanbesteder beheert ieder kwalificatiesysteem op basis van regels en criteria, die hij vastlegt overeenkomstig de regels inzake selectie en gunning. Deze worden meegedeeld aan de ondernemers die erom verzoeken. Indien nodig worden de regels en criteria regelmatig geactualiseerd.

Het beheer van het kwalificatiesysteem voldoet aan de volgende voorwaarden:

• De aanbesteder dient alle aanvragers gelijk te behandelen, door geen voorwaarden op te leggen die hij niet aan anderen zou opleggen of door geen beproeving of verantwoording te eisen indien daarvoor al objectieve bewijzen voor bestaan;
• Alle regels en criteria met betrekking tot de selectie en de gunning en alle daartoe gevraagde inlichtingen en documenten worden aan de belangstellende ondernemers meegedeeld, ook na een eventuele actualisering van deze gegevens;
• De aanbesteder neemt zijn beslissing over de kwalificatie binnen een termijn van vier maanden vanaf de indiening van de aanvraag;
• De gemotiveerde beslissing tot goedkeuring of tot afwijzing van een aanvraag tot kwalificatie berust op de vastgestelde selectiecriteria en wordt onmiddellijk aan de aanvrager meegedeeld;
• Een intrekking van een kwalificatie berust eveneens op de vastgestelde selectiecriteria.

De gemotiveerde intentie tot intrekking wordt vooraf schriftelijk meegedeeld aan de betrokkene, die binnen vijftien dagen een schriftelijk verweer kan indienen, waarna een beslissing wordt genomen.

Vóór de uitnodiging tot het indienen van een offerte en rekening houdend met het voorwerp en de specifieke kenmerken van een bepaalde opdracht en met het aantal gekwalificeerde kandidaten, kan de aanbesteder overgaan tot een selectie onder de gekwalificeerde kandidaten op grond van de regels inzake selectie.

Daarbij dient de overheid een minimaal aantal aan concurrenten te respecteren (artikel 79, §2 Wet Overheidsopdrachten). Voor niet-openbare procedures bedraagt dit minimum vijf, terwijl voor mededingingsprocedures met onderhandeling er minimum drie concurrenten moeten zijn. De overheid moet in elk geval de daadwerkelijke mededinging voldoende waarborgen.

De plaatsingsprocedure wordt ten laatste bepaald op het ogenblik van de uitnodiging tot het indienen van een offerte aan de gekwalificeerde kandidaten.

De aanbesteder mag vóór het aanvatten van een plaatsingsprocedure marktconsultaties houden met het oog op de voorbereiding van de plaatsing van de opdracht en om de ondernemers op de hoogte te brengen van zijn plannen en eisen (artikel 51 Wet Overheidsopdrachten).

De overheid kan:

• Een actieve marktverkenning voeren door zich actief bij ondernemers te informeren, of;
• Een passieve marktverkenning voeren door een oproep te lanceren waar ondernemers op kunnen reageren.

Op die manier kan het advies van onafhankelijke deskundigen, private of publieke instellingen of van marktdeelnemers worden ingewonnen of ontvangen, om op de hoogte te worden gehouden van innovaties en ontwikkelingen in verband met producten en technieken.

Randvoorwaarden:

• De marktconsultaties gebeuren vóór het aanvatten van de plaatsingsprocedure ter voorbereiding van de plaatsing van die opdracht, maar mogen niet resulteren in een vorm van vooronderhandelingen.
• De overheid moet zich behoeden voor een vertekening of verhindering van de mededinging, door bijvoorbeeld voldoende marktspelers te benaderen, geen voorwaarden van de geplande opdracht mee te delen en de uiteindelijke opdrachtdocumenten niet op maat van een bepaalde geraadpleegde ondernemer te schrijven.
• De overheid moet erover waken dat de beginselen van non-discriminatie en transparantie niet worden geschonden. Zo mag de overheid in een bestek bijvoorbeeld geen technische specificaties in verband met een fabricaat of een bijzondere werkwijze vermelden van een ondernemer, indien hier geen objectieve rechtvaardiging voor bestaat.

Twee of meer aanbestedende overheden kunnen overeenkomen om gezamenlijk op te treden voor een specifieke opdracht die voor hen een gemeenschappelijk belang inhoudt. Deze mogelijkheid is uitdrukkelijk voorzien in artikel 48 Wet Overheidsopdrachten. Hoewel men in dit artikel het enkel heeft over “aanbestedende overheden”, kunnen gezamenlijk opdrachten ook gesloten worden voor rekening van aanbestedende overheden en privaatrechtelijke personen. Deze bepaling heeft enkel betrekking op de “plaatsing” (en dus niet op de uitvoering waarvan de regels terug te vinden zijn in het KB Uitvoering).

Deze techniek kan interessant zijn bij:

• identieke opdrachten waarbij zij dezelfde behoeften hebben, bv. gelijkaardige ICT – dienstverlening
• samenhangende opdrachten die zo nauw met elkaar verbonden zijn dat ze eigenlijk één project vormen, bv. gewestelijke en gemeentelijke overheden die gezamenlijk een gewestweg willen herinrichten, met inbegrip van de collectoren, rioleringen, stoepen en fietspaden.

Het gezamenlijk optreden kan verschillende vormen aannemen. De Memorie van toelichting geeft volgende vormen op:

• gecoördineerde plaatsing van optreden d.mv. technische specificaties voor werken;
• leveringen of diensten die worden aangeschaft door verscheidende aanbestedende overheden die elk een afzonderlijke plaatsingsprocedure volgen;
• de aanbestedende overheden gaan gezamenlijk één plaatsingsprocedure hanteren
  • hetzij door gezamenlijk op te treden
  • hetzij door aanduiding van één aanbesteder die namens alle andere betrokken aanbestedende overheden belast is met het beheer van de plaatsingsprocedure

Regeling en verdeling van de verantwoordelijkheid

De verdeling van de verantwoordelijkheid tussen de verschillende aanbestedende overheden is wettelijk geregeld.

• Indien zij de volledige plaatsingsprocedure gezamenlijk doorlopen, zijn zij gezamenlijk verantwoordelijk voor het nakomen van hun verplichtingen
• Indien zij niet alles maar slechts bepaalde onderdelen van de plaatsingsprocedure gezamenlijk doorlopen, zijn zij alleen voor die onderdelen gezamenlijk verantwoordelijk. Voor de onderdelen die zij in eigen naam en voor eigen rekening uitvoeren, zijn zij als enige verantwoordelijk voor die onderdelen die zij zelf toepassen.

De Memorie van Toelichting verduidelijkt wat er bijvoorbeeld onder die “onderdelen” moet worden verstaan:

• gunnen van een opdracht
• sluiten van een raamovereenkomst
• exploiteren van een dynamisch aankoopsysteem
• opnieuw tot mededinging oproepen in het kader van een raamovereenkomst
• bepalen welke ondernemers die partij zijn bij de raamovereenkomst een bepaalde taak zullen uitvoeren

Opmerking: Om begrotingstechnische redenen is het aangewezen om in de opdrachtdocumenten in elk geval (d.i. los van het feit of zij de volledige plaatsingsprocedure dan wel slechts bepaalde onderdelen ervan gezamenlijk doorlopen) te voorzien in een afzonderlijke betaling voor elk van de betrokken overheden of personen. Het is immers niet voor de hand liggend dat de ene overheid bedragen zou voorschieten voor een andere overheid.

Onderscheid met aankoopcentrale

Deze samenwerkingsvorm van occasionele gezamenlijke opdrachten moet worden onderscheiden van de mogelijkheid om samen te werken via een aankoopcentrale.

Occasionele gezamenlijke opdrachten

• zijn een minder geïnstitutionaliseerde en systematische vorm van gezamenlijk aankopen;
• betreffen meestal alleen één enkele overheidsopdracht (“occasioneel”);
• zijn voornamelijk aangewezen bij meer gerichte of specifieke opdrachten die uitgaan van dezelfde gemeenschappelijk behoefte (identieke opdrachten) of zo nauw verbonden zijn met elkaar waardoor ze eigenlijk één project vormen (samenhangende opdrachten)

Opdrachten via een aankoopcentrale:

• hebben gecentraliseerde aankoopactiviteiten tot voorwerp;
• hebben betrekking op meerdere opdrachten over een bepaalde periode (“duurzaam”)
• zijn voornamelijk aangewezen bij opdrachten die systematisch en op herhaaldelijke basis moeten aangekocht worden.

De aanbesteder kan een opdracht plaatsen die één of meer vaste gedeelten en een of meer voorwaardelijke gedeelten omvat. (artikel 57,§1 Wet Overheidsopdrachten). De sluiting van de opdracht in (vaste & voorwaardelijke) gedeelten slaat op de totaliteit ervan: de ondernemers dienen derhalve een offerte in voor de volledige opdracht (zowel de vaste als de voorwaardelijke gedeelten) en de opdrachtnemer met wie de opdracht wordt gesloten is éénzijdig gebonden voor het geheel.

De aanbesteder zelf is daarentegen enkel gebonden door de vaste gedeelten. Hij is nooit verplicht om de voorwaardelijke gedeelten te bestellen. De aanbesteder kan voor elk voorwaardelijk gedeelte afzonderlijk beslissen of hij dit al dan niet laat uitvoeren. Indien hij beslist om het voorwaardelijk gedeelte te laten uitvoeren, mag de uitvoering niet tot gevolg hebben dat de algemene aard van de opdracht wordt gewijzigd. De initiële opdrachtdocumenten moeten de wijze bepalen waarop deze beslissing zal worden meegedeeld aan de opdrachtnemer. Uiteraard dient de aanbesteder zijn eigen regels vermeld in de opdrachtdocumenten na te leven.

Opmerking: met het oog op de raming moeten zowel de vaste en voorwaardelijke gedeelten in aanmerking worden genomen.

Voorwaarden

De wetgever geeft uitdrukkelijk aan dat de overheid niet zonder meer een opdracht kan opdelen in gedeelten. Men moet expliciet aantonen dat de noodzaak daartoe bestaat. Deze noodzaak zal veelal te maken hebben met de dimensie van de opdracht en de zware budgettaire investeringen die ze vergt. Indien men zich voor deze opdracht in globo financieel zou moeten engageren, dan zou zulks de begroting van het gegeven jaar buiten proportie belasten of zelfs de toegewezen kredieten van het bevoegdheidsdomein in kwestie overschrijden. Naast budgettaire redenen zijn er ook andere redenen denkbaar zoals bv. het al dan niet bekomen van de vereiste vergunning of bv. wanneer de uitvoering van het tweede deel afhankelijk is van het verloop van het eerste deel bv. de opmaak van het inrichtingsplan van een kantooromgeving (= het vast gedeelte) en de uitvoeringsstudie van dat plan (= voorwaardelijk gedeelte).

Bij het gebruik van de opdracht in gedeelten is de nodige voorzichtigheid geboden. Deze werkwijze kan immers de mededinging vertekenen. Wanneer de aanbesteder in het kader van de uitvoering uiteindelijk beslist om enkel het vaste gedeelte toe te wijzen, zou immers kunnen blijken dat het voor die hypothese voordeliger was geweest om de opdracht aan een andere inschrijver te gunnen.

De overheid kan soortgelijke prestaties (werken of diensten) op een soepele wijze gunnen aan de ondernemer met wie een oorspronkelijke opdracht werd gesloten die werd geplaatst bij één van de procedures zoals bedoeld in artikel 35, eerste lid Wet 0verheidsopdrachten.

Bij de gunning en de sluiting van de opdracht met herhalingen ligt alleen de basisopdracht vast. De herhalingen zijn facultatief en vormen slechts een mogelijkheid waarvan de overheid gebruik kan maken na de voltooiing van de basisopdracht. Wanneer de overheid beslist om effectief tot een herhaling over te gaan, plaatst zij een nieuwe opdracht via een nieuwe procedure nl. een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OPZB). De overheid moet hiervoor een aparte gunningsbeslissing nemen (cf. artikel 42, §1, 2° Wet Overheidsopdrachten).

Voorwaarden

Een opdracht met herhaling kan enkel via een OPZB worden geplaatst indien cumulatief voldaan is aan de volgende voorwaarden:

• De herhalingsopdracht is uitsluitend mogelijk voor opdrachten voor werken en opdrachten voor diensten
• De herhalingen betreffen soortgelijke werken of diensten als die van de basisopdracht (en ze dienen overeen te stemmen, eventueel op kleine wijzigingen of verbeteringen na)
• De herhalingen moeten worden gegund aan dezelfde opdrachtnemer, zijnde deze van de basisopdracht
• De basisopdracht moet zijn geplaatst bij een in artikel 35, eerste lid bedoelde procedure
• De mogelijkheid om herhalingen te gunnen moet reeds in de opdrachtdocumenten van de basisopdrachten zijn vermeld.
• De herhalingsopdrachten maakt deel uit van de raming van de oorspronkelijke opdracht (om na te gaan of drempel Europese bekendmaking is bereikt)
• De basisopdracht vermelden de omvang van de eventuele aanvullende werken of diensten alsook de voorwaarden waaronder deze zullen worden gegund.
• De gunning van de herhalingen moet gebeuren binnen een periode van drie jaar vanaf de sluiting van de basisopdracht. Er is als zodanig geen beperking uitgebouwd voor het aantal herhalingen gedurende deze periode van drie jaar. Dergelijke opdrachtdocumenten bevatten nochtans een realistische raming, zodat de inschrijvers in staat zijn om hun prijszetting te bepalen in functie van de te verwachten herhalingen. Om een vertekening van de mededingingsvoorwaarden te vermijden mag het bedrag van de herhalingen naar boven toe niet te sterk afwijken van dat van de basisopdracht. Ook dienen de oorspronkelijke prijzen in principe behouden te blijven voor de herhalingen, tenzij ze schaalvoordelen zouden opleveren voor de ondernemer en de overheid een prijsverlaging zou kunnen bedingen bij de onderhandelingen.

De aanbesteder kan een meerjarenopdracht uitschrijven die van bij de sluiting één of meer verlengingen omvat naast de basisopdracht. Hij moet de modaliteiten hiervan bepalen in zijn opdrachtdocumenten.

Mogelijke modaliteiten zijn bijvoorbeeld:

• Elke verlenging moet het voorwerp uitmaken van een afzonderlijke uitdrukkelijke beslissing
• Jaarlijkse stilzwijgende verlenging (waarbij de opdracht stilzwijgend wordt verlengd tenzij de overheid uitdrukkelijk opzegt)

Karakteristieken

• De sluiting van de opdracht met verlengingen slaat op de totaliteit, dus zowel basisopdracht als verlengingen. De opdrachtnemer is gebonden voor het geheel, zodat alle voorwaarden van de opdracht in zijn hoofde reeds vastliggen ook wat de verlengingen betreft.
• De overheid is evenwel enkel gebonden door de initiële opdracht (en niet door de verlengingen).
• De gunningsbeslissing slaat op de totaliteit met inbegrip van de verlengingen. Bij de vermelding van het bedrag wordt duidelijk aangegeven welk bedrag op de basisopdracht dan wel op de verlengingen betrekking heeft. Al naargelang zal de uitvoering van de verlenging afhankelijk zijn van een uitdrukkelijke beslissing van de aanbesteder dan wel stilzwijgend gebeuren.
• De verlenging kunnen bestaan in opeenvolgende periodes van identieke prestaties, dan wel in een onderdeel van de prestaties die het voorwerp uitmaken van de basisopdracht (bv. basisopdracht: ontwerp + onderhoud voor één jaar, verlengingen: onderhoud).

Onderscheid met de herhalingsopdrachten

• Het grote verschil met de herhalingsopdrachten is dat de herhalingen slechts als voornemen worden opgenomen in het bestek van de basisopdracht en vervolgens het voorwerp uitmaken van een nieuwe opdracht die wordt gegund via een OPZB waarbij de partijen onderhandelingen kunnen aanknopen en elke partij de vrijheid heeft de uitvoering van de nieuwe gelijkaardige werken of diensten te weigeren
• De herhaling moet een soortgelijke opdracht betreffen, terwijl dit voor de verlenging niet noodzakelijk het geval is, doordat die kan slaan op slechts een onderdeel van de oorspronkelijke basisopdracht (bv. basisopdracht betreft bouw en onderhoud van een systeem maar de verlenging betreft enkel onderhoud).
• De herhaling is enkel toepasselijk op opdrachten voor werken en opdrachten voor diensten, terwijl de verlenging ook geldt voor opdrachten voor leveringen.
• De herhalingsopdracht kan voor alle procedures zoals bepaald in artikel 35, eerste lid Wet Overheidsopdrachten, terwijl dit bij de verlenging zonder voorwerp is vermits er sowieso maar sprake is van één opdracht via één gunningsprocedure.

Voorwaarden

• De volledige looptijd van de opdracht met inbegrip van de verlengingen moet over het algemeen beperkt blijven tot 4 jaar na de sluiting van de opdracht. Lees meer over het gebruik van looptijd, uitvoeringstermijn en verlenging in het nieuwsbriefartikel 'Looptijd, uitvoeringstermijn en verlenging: te onderscheiden concepten'(PDF bestand opent in nieuw venster) (link enkel toegankelijk voor medewerkers van de Vlaamse overheid)
• De verlenging mag geen aanleiding geven tot wijziging van de algemene aard van de opdracht.
• De verlengingsclausules moeten duidelijk, nauwkeurig en ondubbelzinnig zijn. Deze clausules bevatten dus de volgende elementen:
  • een omschrijving van het toepassingsgebied
  • de aard van de eventuele gevolgen die eruit voort kunnen vloeien
  • de voorwaarden waaronder ze kunnen worden gebruikt.

Voorbeeld van een verlengingsclausule: De initiële looptijd van de opdracht bedraagt 2 jaar die begint te lopen vanaf de sluiting van de opdracht. De aanbesteder kan deze opdracht jaarlijks verlengen met 1 jaar. Hij zal dit 3 maanden voor het einde van de initiële looptijd via een aangetekend schrijven meedelen aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer is gebonden om deze verlenging uit te voeren overeenkomstig de voorwaarden die in de initiële opdrachtdocumenten zijn bepaald, tenzij hier uitdrukkelijk van wordt afgeweken. De aanbesteder is geenszins gebonden om de verlenging uit te voeren.

Een optie is een bijkomend element dat niet strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, dat hetzij op vraag van de aanbesteder, hetzij op initiatief van de inschrijver wordt ingediend; (cf. art. 2, 54° Wet Overheidsopdrachten).

Er is een duidelijk onderscheid tussen de basisopdracht en de niet-noodzakelijke optie, die slechts bijkomstig is voor de uitvoering van de opdracht. Het betreft een element dat complementair is aan de basisopdracht en hier bijgevolg niet in begrepen is. Uiteraard zal de optie wel verbonden moeten zijn met de basisopdracht. Het is immers niet de bedoeling om opties te gebruiken om twee onderscheiden opdrachten op basis van één procedure te gunnen.
Een optie betreft daarnaast ook een onzeker element, aangezien er geen enkele zekerheid bestaat dat de optie ook effectief besteld zal worden door de overheid. De inschrijver kan bijvoorbeeld bij de aankoop van een dienstvoertuig als optie een trekhaak voorstellen, of bij een opdracht voor werken de bouw van een bijkomende kelder. In hoofde van de overheid bestaat er echter geen enkele verplichting om de trekhaak of de bijkomende kelder te bestellen. De overheid is nooit verplicht om een optie te bestellen, noch bij de sluiting, noch tijdens de uitvoering van de opdracht (cf. art 56, §4 Wet Overheidsopdrachten). Het facultatief karakter van opties wordt hierbij benadrukt.

Voor opdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempels voor de Europese bekendmaking, is het indienen van opties enkel toegelaten indien de aanbesteder dit toestaat in de aankondiging van de opdracht of in de opdrachtdocumenten bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Voor deze opdrachten zijn enkel vereiste of toegestane opties mogelijk (art. 56, §1 Wet Overheidsopdrachten).

Voor opdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan de drempels voor de Europese bekendmaking mogen de inschrijvers opties indienen, tenzij de aanbesteder dit in de aankondiging of de opdrachtdocumenten heeft verboden. In dit geval spreekt de Wet Overheidsopdrachten van vrije opties (art. 56, §1 Wet Overheidsopdrachten). Ook voor opdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan de drempels voor de Europese bekendmaking kan de aanbesteder evenwel bepalen dat er vereiste of toegestane opties zijn.

Inschrijvers vermelden het bod voor de opties in een afzonderlijk gedeelte van de offerte (cf. art. 48, §1 KB Plaatsing).

Bij plaatsingsprocedures voor overheidsopdrachten voor leveringen of diensten mag de overheid een optie niet afwijzen omdat deze de kwalificatie van de opdracht (leveringen-diensten) zou wijzigen.

Er bestaan drie soorten opties: vereiste opties, toegestane opties en vrije opties.

Vereiste opties

De vereiste opties gaan uit van de overheid. In dat geval beschrijven de opdrachtdocumenten aan welke minimumeisen deze moeten voldoen, alsmede de specifieke eisen met betrekking tot hoe zij moeten worden ingediend. De inschrijvers zijn dan verplicht om voor elke optie, omschreven in de opdrachtdocumenten, een bod te doen. Indien zij dit niet doen of het bod niet voldoet aan de minimumvereisten, brengt dit de substantiële onregelmatigheid met zich mee van zowel de betrokken optie als van de basisofferte (cf. art. 48, §2 KB Plaatsing).

De overheid neemt de vereiste opties in aanmerking voor de bepaling van de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte (cf. art. 87, §1 KB Plaatsing). De opties worden dus mee in aanmerking genomen bij de evaluatie van de offertes.

Toegestane opties

Net zoals de verplichte opties gaan ook de toegestane opties uit van de overheid. De opdrachtdocumenten beschrijven aan welke minimumeisen deze moeten voldoen en hoe zij moeten worden ingediend. De inschrijvers zijn evenwel niet verplicht om voor elke optie een bod te doen. Indien de inschrijver een bod doet dat niet voldoet aan de minimale vereisten, brengt dit op zich niet de onregelmatigheid van de basisofferte met zich mee, maar enkel van de betrokken optie (cf. art. 48, §2 KB Plaatsing).

Bij opdrachten die enkel worden geëvalueerd op basis van de prijs of de kosten mag de overheid toegestane opties definiëren. De inschrijvers mogen hier echter geen meerprijs of een andere tegenprestatie aan verbinden (cf. art. 46, §3 KB Plaatsing). Dit zou de vergelijkbaarheid van de offertes immers in het gedrang brengen. Indien een inschrijver dit toch doet, worden deze toegestane opties, indien mogelijk, bij de evaluatie van de offertes buiten beschouwing gelaten. Indien dit niet mogelijk is, zal de offerte onregelmatig zijn (cf. art 87, §1 KB Plaatsing).

Vrije opties

De vrije opties gaan uit van de inschrijver. Deze worden vrij, op eigen initiatief, door de inschrijver ingediend voor opdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan de drempels voor de Europese bekendmaking (cf. art. 56, §1 Wet Overheidsopdrachten).

Ook bij opdrachten die enkel worden geëvalueerd op basis van de prijs of de kosten mogen inschrijvers vrije opties aanbieden in hun offerte. Zij mogen hier echter geen meerprijs of een andere tegenprestatie aan verbinden (cf. art. 48, §3 KB Plaatsing). Dit zou de vergelijkbaarheid van de offertes immers in het gedrang brengen. Indien een inschrijver dit toch doet, worden deze vrije opties, indien mogelijk, bij de evaluatie van de offertes buiten beschouwing gelaten. Indien dit niet mogelijk is, zal de offerte onregelmatig zijn (cf. art 83, §1 KB Plaatsing).

De overheid beslist welke vrije opties ze in aanmerking neemt om de economisch meest voordelige offerte te bepalen (cf. art. 83, §1 KB Plaatsing).

Een perceel is de onderverdeling van een opdracht, die apart kan worden gegund, in principe met het oog op een gescheiden uitvoering (cf. art. 2, 52° Wet Overheidsopdrachten).

Voor opdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempel voor de Europese bekendmaking zoals die van toepassing is voor de door de federale aanbestedende overheden geplaatste overheidsopdrachten voor leveringen en diensten (deze drempel bedraagt in 2024-2025 143.000 euro), moet de overheid een verdeling in percelen overwegen. Indien de overheid besluit om de opdracht niet op te delen in percelen, moet ze de voornaamste redenen daarvoor vermelden in de opdrachtdocumenten of in de “te bewaren informatie” bedoeld in art. 164, §1 Wet Overheidsopdrachten (cf. art. 58, §1 Wet Overheidsopdrachten). Mogelijke redenen zijn bijvoorbeeld de beperking van de mededinging of de technisch moeilijke uitvoering.

Indien de overheid beslist om de opdracht in percelen onder te verdelen, moet zij in de opdrachtdocumenten de aard, het voorwerp, de verdeling en de kenmerken van de betreffende percelen bepalen (cf. art. 58, §1 Wet Overheidsopdrachten). Ieder perceel moet dus afzonderlijk worden omschreven, als ware het een afzonderlijke overheidsopdracht. Dit moet tot een hogere transparantie en verduidelijking van de opdracht leiden, waardoor inschrijvers met meer kennis van zaken voor één of meerdere percelen een offerte kunnen indienen.

De overheid is niet verplicht om alle percelen te gunnen. Ze heeft steeds het recht slechts enkele percelen te gunnen en te besluiten andere percelen op te nemen in één of meer nieuwe opdrachten en die eventueel op een andere wijze te plaatsen (cf. art. 58, §1 Wet Overheidsopdrachten).

Beperkt indieningsrecht - gunningsbeperking

De inschrijver mag in principe een offerte indienen voor één, voor meerdere of voor alle percelen. De inschrijver dient voor elk perceel een afzonderlijke offerte in, tenzij de opdrachtdocumenten toestaan dat hij meerdere offertes in één document opneemt. Dit laatste kan handig zijn wanneer een groot aantal percelen een overvloed aan offertes kan meebrengen.

De opdrachtdocumenten kunnen het aantal percelen beperken waarvoor de inschrijver een offerte mag indienen (beperkt indieningsrecht - art. 58, §1 Wet Overheidsopdrachten).

In combinatie met bovenstaande beperking van het indieningsrecht, mag de overheid ook het aantal aan één inschrijver te gunnen percelen beperken (gunningsbeperking). Het maximum aantal te gunnen percelen per inschrijver moet dan wel in de aankondiging van de opdracht worden vermeld (art. 58, §2 Wet Overheidsopdrachten).

De overheid moet tevens objectieve en niet-discriminerende criteria of regels opnemen om te bepalen welke percelen zullen worden gegund indien de toepassing van de gunningscriteria zou leiden tot de gunning van meer percelen dan het maximumaantal aan een zelfde inschrijver. Bij gebreke aan objectieve en niet-discriminerende criteria kan er ook geopteerd worden voor een loting.

Prijskortingen en verbeteringsvoorstellen

Indien de opdrachtdocumenten het niet uitdrukkelijk verbieden, kan de inschrijver respectievelijk prijskortingen en verbeteringsvoorstellen aanbieden indien hem meerdere percelen gegund worden. De inschrijver is dus steeds vrij prijskortingen of verbeteringsvoorstellen op te geven, tenzij de opdrachtdocumenten een uitdrukkelijk verbod daartoe bevatten gegund (art. 50 KB Plaatsing).

De inschrijver dient voor verschillende percelen een afzonderlijke offerte in, maar vermeldt dat er een zekere prijskorting of een verbeteringsvoorstel zal gelden indien hij meerdere percelen gegund krijgt. Praktisch kan bij een opdracht die enkel worden geëvalueerd op basis van de prijs of de kosten bijvoorbeeld een korting van 5% op de totale prijs gelden indien de inschrijver minstens twee percelen gegund krijgt.

Wanneer inschrijvers conform artikel 50 KB Plaatsing een prijskorting of een verbeteringsvoorstel van hun offerte hebben gedaan, wordt de economisch meest voordelige regelmatige offerte bepaald rekening houdende met de prijskortingen of verbeteringsvoorstellen voor bepaalde gegroepeerde percelen en met het economisch meest voordelige geheel van alle percelen.

De overheid heeft dus een grote beoordelingsvrijheid bij het bepalen van de laagste, economisch meest voordelige regelmatige offerte per perceel. Om geschillen te vermijden zal de overheid hier zeer omzichtig moeten mee omgaan.

Verstrengde selectie

Wanneer een opdracht verdeeld is in percelen, heeft de overheid de mogelijkheid (maar niet de verplichting) om bij de kwalitatieve selectie een minimumniveau te bepalen dat vereist is (cf. art. 49 KB Plaatsing):

• Voor elk perceel afzonderlijk
• In geval van gunning van meerdere percelen aan dezelfde inschrijver.

De overheid heeft dus de mogelijkheid om de kwalitatieve selectie in twee fasen door te voeren. Wanneer zij in deze mogelijkheid voorziet in de opdrachtdocumenten, zal ze eerst in de fase van de selectie moeten nagaan of de inschrijver voor elk perceel afzonderlijk voldoet aan de minimumeisen. Indien zij dan meerdere percelen aan dezelfde inschrijver wenst te gunnen, zal ze bij de gunning van de betreffende percelen moeten nagaan of de inschrijver ook voldoet aan het vereiste minimale niveau voor het geheel van die percelen.

Voorkeurvolgorde van percelen

De inschrijver heeft de mogelijkheid om een voorkeurvolgorde van percelen op te geven, indien een minimumniveau voor meerdere percelen werd opgelegd (art. 49, 3de lid KB Plaatsing).

Wanneer hij enkel voldoet aan het minimale niveau voor één (of meerdere) percelen, maar niet voor alle (of een combinatie van) percelen waarvoor hij heeft ingeschreven, houdt de overheid rekening met zijn voorkeurvolgorde en wordt hem enkel dat aantal percelen gegund waarvoor hij wel voldoet aan het vereiste minimale niveau. Bij gebrek aan voorkeurvolgorde, wordt rekening gehouden met een loting tussen de percelen (art. 87, §1, 6de lid KB Plaatsing).

Met de prijsvraag beoogt de aanbesteder een plan, schets, schetsontwerp, idee, haalbaarheidsstudie of ontwerp te bekomen, bijvoorbeeld inzake ruimtelijke ordening, stadsplanning, architectuur, ingenieurskunst of gegevensverwerking. Na een oproep tot mededinging worden de ontwerpen gekozen door een jury, eventueel met toekenning van prijzengeld en vergoedingen voor de deelnemers.

De prijsvraag leidt hetzij tot de keuze van één of meer ontwerpen, hetzij tot deze keuze gekoppeld aan de gunning van een opdracht voor diensten (bijvoorbeeld een studieopdracht voor verdere uitwerking van het ontwerp) met een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking op grond van artikel 42, §1, 5° Wet Overheidsopdrachten. In het eerste geval wordt de wedstrijd beëindigd met de keuze, zonder dat er achteraf een opdracht voor diensten aan één van de winnaars wordt gegund.

Men dient de prijsvraag te organiseren volgens een procedure die de algemene beginselen inzake overheidsopdrachten (zie titel 1 en titel 2, hoofdstuk 1 van de Wet Overheidsopdrachten) respecteert. Men heeft de keuze tussen een openbare prijsvraag en een niet-openbare prijsvraag. Indien men een niet-openbare prijsvraag aanwendt, dient het aantal geselecteerden in ieder geval voldoende te zijn om een daadwerkelijke mededinging te waarborgen (artikel Wet Overheidsopdrachten).

Toepassingsvoorwaarden en jury

De artikelen 117 t.e.m. 120 KB Plaatsing regelen de toegang tot de prijsvraag, de selectie van deelnemers, de beoordelingscriteria, de samenstelling en het optreden van de jury, het eventuele prijzengeld of de eventuele vergoedingen aan de deelnemers en de intellectuele rechten op de ontwerpen.

Een bijzonder element bij de prijsvraag is het optreden van een jury. De ontwerpen moeten worden beoordeeld door een onafhankelijke en deskundige jury met minstens vijf leden (natuurlijke personen), die volledig onafhankelijk moeten zijn van de potentiële deelnemers en waarvan minstens één van hen niet tot de aanbesteder behoort. Indien van de deelnemers een bijzondere beroepskwalificatie wordt gevraagd (bijvoorbeeld architect), moet minstens één derde van de juryleden dezelfde of een gelijkwaardige beroepskwalificatie hebben.

Om de onpartijdigheid te waarborgen, is de jury autonoom bij het uitspreken van haar beslissingen en adviezen en moet ze in elk geval haar advies of beslissing motiveren. De prijsvraagdocumenten bepalen of de jury een beslissings- of adviesbevoegdheid heeft. Onder beslissingsbevoegdheid wordt verstaan dat de aanbesteder erdoor gebonden is. Artikel 121 KB Plaatsing bevat enkele bijzondere regels voor de werking van de jury:

• Bij de opdrachten waarvoor een Europese bekendmaking verplicht is, worden de ontwerpen anoniem aan de jury voorgelegd en uitsluitend beoordeeld op grond van de criteria die in de aankondiging van de prijsvraag zijn vermeld. De anonimiteit wordt gerespecteerd tot de beslissing of het advies van de jury, naargelang het geval, bekend is.
• Vóór het verstrijken van de termijn van ontvangst neemt de jury geen kennis van de inhoud van de ontwerpen.
• De jury evalueert de ontwerpen aan de hand van beoordelingscriteria. Deze moeten in de aankondiging van de prijsvraag worden vermeld.
• De jury stelt een proces-verbaal op met een beoordeling en een rangorde van de ontwerpen (met motivering van haar keuze), en met eventuele opmerkingen en te vragen verduidelijkingen. Van de eventueel daaropvolgende informatie-uitwisseling met de ontwerpers wordt eveneens een proces-verbaal opgesteld, net zoals van de eventueel aangepaste eindbeoordeling.

Raming en bekendmaking

Indien de aanbesteder het voornemen heeft om een vervolgopdracht voor diensten te gunnen op basis van artikel 42, §1, 5° van de Wet Overheidsopdrachten, dient zij dit reeds in de aankondiging te vermelden.

Belangrijk voor de raming van een prijsvraag is dat, wanneer de overheid dergelijk voornemen vermeldt in de aankondiging, de raming ook de geraamde waarde van die vervolgopdracht dient te omvatten. Hoe dan ook maken het eventuele prijzengeld en de vergoedingen aan de deelnemers in elk geval deel uit van het opdrachtbedrag (cf. art. 7, §1, 5° KB Plaatsing). De algemene ramingsregels zijn van toepassing op de prijsvraag.

Artikels 121 t.e.m. 123 KB Plaatsing regelen de bekendmaking van de prijsvraag. De aankondiging vermeldt in elk geval de duidelijke en niet-discriminerende selectiecriteria, de beoordelingscriteria en desgevallend het voornemen om een vervolgopdracht voor diensten te gunnen overeenkomstig artikel 42, §1, 5° Wet Overheidsopdrachten.

Een aanbesteder wil vaak over een langere termijn bepaalde goederen of diensten verwerven zonder de exacte uitvoeringsdata en benodigde hoeveelheden te kennen om redenen van operationele aard. Aparte opdrachten plaatsen is in dit geval onhandig omdat:

• Er geen al te grote opdrachten geplaatst kunnen worden, aangezien de concrete nood zich op te onvoorspelbare basis voordoet;
• Het tijdrovend en omslachtig is om telkens bij het ontstaan van een concrete nood een plaatsingsprocedure te moeten doorlopen.
• De mededinging en transparantie van het aanbestedingsproces mogelijk in het gedrang komen. Er worden immers telkens gelijkaardige opdrachten van geringe waarde geplaatst, die eigenlijk gebundeld moeten worden (“saucissoneren”).

Hierop biedt de raamovereenkomst een antwoord. De raamovereenkomst is een overeenkomst tussen één of meer aanbesteders en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden (art. 2, 35° Wet Overheidsopdrachten). Op deze manier hoeven de opdrachten binnen het toepassingsgebied van de raamovereenkomst niet meer geplaatst te worden via een plaatsingsprocedure, noch zijn ze gebonden door andere plaatsingsformaliteiten dan deze bepaald in de raamovereenkomst zelf.

De raamovereenkomst zelf mag de overheidsopdrachtenregelgeving natuurlijk niet uithollen en moet dus in overeenstemming met de overheidsopdrachtenregelgeving worden geplaatst. Daarom werden vijf belangrijke beperkingen opgelegd aan de raamovereenkomst:

• Ten eerste zijn bepaalde wettelijke bepalingen voor de plaatsing en uitvoering van de raamovereenkomst van toepassing. Zo gelden de algemene principes van de wet (art. 3 van de Wet Overheidsopdrachten) en moet een raamovereenkomst  altijd geplaatst worden via een door de wet omschreven plaatsingsprocedure (art. 19 en art. 94 van de Wet Overheidsopdrachten juncto art. 43, §1, lid 1 van de Wet Overheidsopdrachten).
• Ten tweede is de raamovereenkomst een “gesloten” systeem. Dit houdt in dat zowel de aanbesteders als de ondernemers binnen een raamovereenkomst vanaf het begin bekend moeten zijn en dat deze gedurende de loop van de raamovereenkomst niet gewijzigd kunnen worden (Art. 43, §1, lid 2 van de Wet Overheidsopdrachten en arrest Hof van Justitie C-158/16). Dit betekent echter niet dat elke aanbesteder – en daarmee potentiële afnemer op de raamovereenkomst – bij naam moet worden genoemd in de opdrachtdocumenten. Een welomschreven abstracte definitie of verwijzing naar een lijst die buiten de opdrachtdocumenten valt, mag bijvoorbeeld wel. De vereiste van voorafgaande bekendheid impliceert echter wel dat de aanbesteder in kwestie reeds vanaf de aankondiging van de opdracht of in de uitnodiging tot indiening van een aanvraag tot deelneming of offerte onder die abstracte definitie moest vallen of op die lijst moest staan. Veranderingen na de plaatsing van de raamovereenkomst – zoals bijvoorbeeld de oprichting van een nieuwe rechtspersoon die onder de abstracte definitie valt – beïnvloeden de raamovereenkomst dan niet.
• Ten derde hebben de besteksvoorwaarden van de raamovereenkomst voor de erop gebaseerde opdrachten een bindend karakter, waarvan niet wezenlijk mag worden afgeweken (art. 43, §2, lid 1 van de Wet Overheidsopdrachten). Daarbij moet wel het voorbehoud gemaakt worden dat de raamovereenkomst ook onderworpen is aan de regels van het wijzigingsrecht van het KB Uitvoering en er dus binnen de grenzen van de in dat kader bepaalde regels wel degelijk wijzigingen kunnen plaatsvinden aan de voorwaarden van de raamovereenkomst.
• Ten vierde is de looptijd van de raamovereenkomst en de erop gebaseerde opdrachten in principe beperkt tot 4 jaar. Daarbij moet worden opgemerkt dat de looptijd van een op de raamovereenkomst geplaatste opdracht autonoom is en dus – zolang ze geldig geplaatst is tijdens de looptijd van de raamovereenkomst – ook verder kan lopen wanneer de looptijd van de raamovereenkomst als geheel reeds voltooid is. Een langere looptijd is slechts uitzonderlijk mogelijk op voorwaarde dat deze behoorlijk gemotiveerd wordt op grond van de bijzonderheden van het voorwerp van de raamovereenkomst (art. 43, §2, lid 2 van de Wet Overheidsopdrachten). Een motivering zoals bijvoorbeeld de uitzonderlijke operationele noden van de aanbesteder volstaat niet.
• Ten vijfde en ten slotte moet de aanbesteder in de aankondiging van de opdracht vermelden wat de geraamde hoeveelheid en/of geraamde waarde is en wat de maximumhoeveelheid of -waarde van de totaal uit te voeren werken, diensten of leveringen binnen de raamovereenkomst is. Vanaf het moment waarop deze maximumhoeveelheid en/of waarde bereikt wordt, sorteert de raamovereenkomst geen effect meer en moet bijgevolg een geheel nieuwe overheidsopdracht geplaatst worden (Arrest Hof van Justitie C-23/20).

Zoals reeds hoger aangegeven, kan de raamovereenkomst met één of meer ondernemers gesloten worden. De aanbesteder moet in de aankondiging van de opdracht reeds aangeven welke van deze mogelijkheden hij overweegt (art 43, §3 van de Wet Overheidsopdrachten). De wijze waarop een concrete opdracht geplaatst wordt, verschilt naargelang een raamovereenkomst met één dan wel meerdere ondernemers gesloten werd.

De raamovereenkomst met één deelnemer

Wanneer de raamovereenkomst met één deelnemer is gesloten wordt de concrete opdracht uiteraard geplaatst bij deze ene ondernemer volgens de voorwaarden die in de raamovereenkomst vastgelegd zijn (art. 43, § 4 van de Wet Overheidsopdrachten). Het staat de aanbesteder daarbij vrij om voorafgaandelijk de ondernemer in kwestie schriftelijk te raadplegen.

Als niet alle voorwaarden en modaliteiten van de concrete opdracht bepaald zijn in de raamovereenkomst, vraagt de aanbesteder de ondernemer voorafgaand schriftelijk om zijn offerte aan te vullen, opdat alle modaliteiten van de concrete opdracht bepaald zijn bij plaatsing. Het mag hier echter enkel om een aanvulling gaan en geen wijziging van wezenlijke voorwaarden van de raamovereenkomst uitmaken.

De raamovereenkomst met meerdere deelnemers

Bij een raamovereenkomst met meerdere deelnemers moet er uiteraard bepaald worden bij welke van deze ondernemers de opdracht geplaatst wordt. Hierbij kunnen 2 verschillende systemen - apart of in combinatie - gehanteerd worden: een vast systeem (rechtstreekse gunning) of een mini-competitie (telkens in mededinging stellen). Bij de opmaak van de raamovereenkomst bepaalt de aanbesteder zelf welk systeem hij zal toepassen, m.a.w. of hij alle voorwaarden en modaliteiten van concrete, individuele opdrachten al dan niet reeds vastlegt in de opdrachtdocumenten van de raamovereenkomst. Hij heeft daarbij volgende keuzes:

• In de opdrachtendocumenten aan de hand van objectieve voorwaarden een vast systeem opnemen (artikel 43, §5, 1° Wet overheidsopdrachten, dat de besteller geen keuzevrijheid geeft.
• Geen vast systeem opnemen en de wijze waarop de concrete opdrachten geplaatst worden in de opdrachtdocumenten onbepaald laten. Voor elke concrete opdracht zal dan een mini-competitie georganiseerd moeten worden (art. 43, §5, 3° Wet overheidsopdrachten). Hiertoe is de aanbesteder verplicht als hij in de opdrachtdocumenten van de raamovereenkomst niet alle voorwaarden en modaliteiten van concrete opdrachten vastlegt.
• In de opdrachtdocumenten expliciet een combinatie van beide technieken uitwerken. De opdrachtdocumenten bepalen dan ten eerste de voorwaarde om voor een concrete opdracht een vast systeem of een mini-competitie te hanteren. De voorwaarden moeten objectief zijn en geen enkele keuzevrijheid laten aan de aanbesteder, dit opdat een besteller het toepasselijke systeem niet vrij kan kiezen. Daarnaast moet de aanbesteder uiteraard de voorwaarden van het vaste systeem in de opdrachtdocumenten opnemen (artikel 43, §5, 2° Wet overheidsopdrachten).

Bij een vast systeem leggen de opdrachtdocumenten de voorwaarden vast volgens dewelke geen deelnemer gekozen wordt. Deze voorwaarden moeten objectief zijn en mogen aan de besteller geen keuzevrijheid laten. De besteller moet steeds de opgemaakte rangschikking respecteren, omdat anders zouden de beginselen inzake gelijke behandeling, discriminatie en transparantie niet nageleefd worden. Een voorbeeld van dergelijk syteem is bijvoorbeeld een cascadesysteem waarbij in de opdrachtdocumenten een rangorde vastligt van de verschillende deelnemers waarbinnen de concrete opdracht altijd eerst toekomt aan de hoogst gerangschikte deelnemer en pas aan de eerstvolgende wanneer deze eerste de opdracht niet aanneemt. Een andere systeem bestaat erin de opdrachten te verdelen onder de deelnemers en daarbij een degressief percentage te bepalen.

Bij een mini-competitie worden de verschillende deelnemers opnieuw in mededinging gesteld voor elke concrete opdracht binnen de raamovereenkomst. Dit betekent dat zij elk een nieuwe - voor deze opdracht specifieke - offerte kunnen indienen. Hiertoe raadpleegt de aanbesteder schriftelijk alle deelnemers die in staat zijn de opdracht uit te voeren. Dit impliceert dat de aanbesteder een op de specifieke opdracht toegeschreven selectie kan doorvoeren ten aanzien van de deelnemers aan de raamovereenkomst. De offertes worden schriftelijk ingediend en mogen slechts worden geopend bij het verstrijken van de vooropgestelde indieningstermijn. De aanbesteder houdt bij de vaststelling van de indieningstermijn rekening met de complexiteit van het voorwerp van de opdracht en de benodigde tijd om de offertes op te maken en te verzenden. De op de raamovereenkomst gebaseerde opdrachten worden gegund aan de deelnemer die, al naargelang de gebruikte procedure, de laagst geprijsde of economisch voordeligste offerte heeft ingediend. Bij gebruik van onderhandelingsprocedures kan de gunning voorafgegaan worden door onderhandelingen. De gehanteerde gunningscriteria zijn in beginsel dezelfde als die gelden voor de gunning van de raamovereenkomst als geheel. De aanbesteder kan echter in de opdrachtdocumenten alternatieve gunningscriteria opnemen voor de beoordeling van de offertes binnen een minicompetitie.

De aanbesteder kan bovenstaande systemen ook combineren. Dit is echter enkel mogelijk wanneer de voorwaarden voor de opdrachten die volgens het vast systeem rechtstreeks gegund worden vaststaan in de opdrachtdocumenten. Zo kan er bijvoorbeeld voor gekozen worden onder een bepaald bedrag, bv. 30.000 euro, te kiezen voor een rechtstreekse gunning via een cascadesysteem en vanaf een hoger bedrag een mini-competitie te houden.

Een variante is een alternatieve ontwerp- of uitvoeringswijze die hetzij op vraag van de overheid, hetzij op initiatief van de inschrijver wordt ingediend (cf. art. 2, 53° Wet Overheidsopdrachten).

De overheid moet in de opdrachtdocumenten vermelden of varianten slechts kunnen worden ingediend wanneer ook een basisofferte is ingediend of dat varianten ook op zichzelf kunnen worden ingediend.

Voor opdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempels voor de Europese bekendmaking, is het indienen van varianten enkel toegelaten indien de aanbesteder dit toestaat in de aankondiging van de opdracht of in de opdrachtdocumenten bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Voor deze opdrachten zijn enkel vereiste of toegestane varianten mogelijk (art. 56, §1 Wet Overheidsopdrachten).

Voor opdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan de drempels voor de Europese bekendmaking mogen de inschrijvers varianten indienen, tenzij de aanbesteder dit in de aankondiging of de opdrachtdocumenten heeft verboden. In dit geval spreekt de Wet Overheidsopdrachten van vrije varianten (art. 56, §1 Wet Overheidsopdrachten). Ook voor opdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan de drempels voor de Europese bekendmaking kan de aanbesteder evenwel bepalen dat er vereiste of toegestane varianten zijn.

De overheid moet garanderen dat de gekozen gunningscriteria zowel kunnen worden toegepast op de vereiste als op de toegestane varianten die aan de minimumvoorschriften voldoen en op de basisoffertes.

Bij plaatsingsprocedures voor overheidsopdrachten voor leveringen of diensten mag de aanbesteder een variante niet afwijzen omdat deze de kwalificatie van de opdracht (leveringen-diensten) zou wijzigen.

Hoewel varianten kunnen toegepast worden bij de meeste gunningsprocedures, zijn ze vooral nuttig bij gunningsprocedures waarbij er geen mogelijkheid tot onderhandelen is. Aangezien men bij een onderhandelingsprocedure nog over de mogelijkheid beschikt om te onderhandelen, is de meerwaarde van varianten doorgaans eerder beperkt.

In ieder geval moeten varianten verbonden zijn met het voorwerp van de opdracht.

Er bestaan drie soorten varianten:

• Vereiste varianten
• Toegestane varianten
• Vrije varianten

Vereiste varianten

Wanneer de overheid vereiste varianten voorschrijft, moeten de opdrachtdocumenten bepalen aan welke minimumeisen deze moeten voldoen en hoe zij moeten worden ingediend (art. 56, §2 Wet Overheidsopdrachten).

Om bij de evaluatie van de offertes te bepalen welke inschrijver de economisch voordeligste offerte heeft ingediend, maakt de overheid één enkele rangschikking op van zowel de basisoffertes als de variantenoffertes (cf. art. 87, §1 KB Plaatsing).

Toegestane varianten

Wanneer de overheid toegestane varianten voorschrijft, moeten de opdrachtdocumenten bepalen aan welke minimumeisen deze moeten voldoen en hoe zij moeten worden ingediend (art. 56, §2 Wet Overheidsopdrachten). De inschrijvers hebben de keuze om voor één of meerdere toegestane varianten een offerte in te dienen. Uiteraard verhoogt een inschrijver zijn kansen door voor zoveel mogelijk varianten in te schrijven.

Om bij de evaluatie van de offertes te bepalen welke inschrijver de economisch voordeligste offerte heeft ingediend, maakt de overheid één enkele rangschikking op van zowel de basisoffertes als de variantenoffertes (cf. art. 87, §1 KB Plaatsing).

Vrije varianten – beneden Europese drempels

Vrije varianten kunnen vrij door de inschrijvers, op eigen initiatief, worden ingediend voor opdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan de drempels voor de Europese bekendmaking (cf. art. 56, §1 Wet Overheidsopdrachten).

De overheid heeft voor deze opdrachten echter ook de mogelijkheid om het indienen van varianten te verbieden. In voorkomend geval is het echter aangewezen dit verbod niet te sanctioneren met de nietigheid van de offerte. Dan zou men immers met de basisofferte geen rekening mogen, wat nadelige gevolgen kan voor de mededinging en de economische doeltreffendheid.

In tegenstelling tot de vereiste en toegestane varianten, is de overheid bij vrije varianten niet verplicht om te bepalen aan welke minimumeisen deze moeten voldoen, noch hoe zij moeten worden ingediend.

Indien vrije varianten mogen worden voorgesteld, bepaalt de aanbesteder welke vrije varianten hij niet in aanmerking neemt. Om bij de evaluatie van de offertes te bepalen welke inschrijver de economisch voordeligste offerte heeft ingediend, maakt de overheid vervolgens één enkele rangschikking op van zowel de basisoffertes als de variantenoffertes (cf. art. 87, §1 KB Plaatsing).

Art. 15, Wet Overheidsopdrachten laat aanbesteders toe om de toegang tot de plaatsingsprocedure voor te behouden aan sociale werkplaatsen en aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot doel hebben. Daarnaast biedt dit artikel ook de mogelijkheid om (een deel van) de uitvoering van de overheidsopdracht voor te behouden in het kader van programma’s voor beschermde arbeid.

Door van deze mogelijkheid gebruikt te maken, kunnen aanbesteders overheidsopdrachten gebruiken om sociale inclusie en duurzame werkgelegenheid te stimuleren.

Het voorbehouden van overheidsopdrachten kan uiteraard zowel voor opdrachten binnen de klassieke als binnen de speciale sectoren.

Art. 38, §1, 1° e) Wet Overheidsopdrachten laat toe om voor voorbehouden opdrachten steeds gebruik te maken van de mededingingsprocedure met onderhandeling indien de geraamde waarde van de opdracht de Europese drempel niet bereikt.

In de handleiding “Voorbehouden opdrachten” vindt u de nodige informatie om een voorbehouden opdracht met succes in de praktijk te brengen:

• Uitlegging van art. 15, wettelijke verplichtingen en juridische aandachtspunten
• Modelclausules
• Specifieke aandachtspunten voor het opvolgen van overheidsopdrachten waarbij (een deel van) de uitvoering voorbehouden is aan de sociale economie
• Een richtinggevend beslissingskader om te bepalen of het voorwerp van een opdracht geschikt is om geheel of gedeeltelijk voor te behouden aan de sociale economie
• Praktische aandachtpunten bij het voorbehouden van een opdracht, eigenschappen van de markt
• Een overzicht van de plaatsen waar u alle informatie over de sociale economie in de verschillende gewesten kan raadplegen