Alvorens een overheidsopdracht formeel te kunnen opstarten, moet de aanbesteder de plaatsingsprocedure kiezen en moet deze (afhankelijk van de omvang van de opdracht) worden goedgekeurd. De plaatsingsprocedures kunnen worden opgesplitst in drie categorieën, de gemeenrechtelijke plaatsingsprocedures, de onderhandelingsprocedures en de specifieke procedures. Deze categorieën kunnen op basis van een aantal karakteristieken verder worden opgedeeld.

Men kan altijd gebruik maken van de gemeenrechtelijke plaatsingsprocedures, ongeacht het voorwerp en het geraamde bedrag van de opdracht. Het onderscheid tussen de aanbesteding en de offerteaanvraag is sinds 30 juni 2017 verdwenen. Vanaf nu zijn er nog slechts twee soorten gemeenrechtelijke plaatsingsprocedures:

• de openbare procedure
• de niet-openbare procedure

Voortaan ligt de focus op het gunnen van een overheidsopdracht op basis van de economisch meest voordelige offerte. Dit sluit niet uit dat de economisch meest voordelige offerte ook alleen op basis van de prijs of de kosteneffectiviteit kan worden vastgesteld. Het blijft dus wel nog steeds mogelijk om een openbare of niet-openbare procedure te voeren waarbij enkel de prijs of de totale kosten worden beoordeeld.

Keuze tussen de openbare en de niet-openbare procedure

Ofschoon de keuze tussen openbare of niet-openbare procedures in principe vrij is kunnen er toch redenen zijn om voor de één dan wel de ander te opteren.

De openbare procedure levert meestal tijdswinst op tegenover de niet-openbare procedure. De offertes worden immers in één stap beoordeeld. De niet-openbare procedure neemt meestal meer tijd in beslag dan de openbare procedures, aangezien de overheid na ontvangst van de aanvragen tot deelneming eerst de kwalitatieve selectie van de kandidaten en de keuze van de geselecteerden moet doorvoeren, alvorens de geselecteerden te kunnen uitnodigen om een offerte in te dienen.

Toch kan de niet-openbare procedure in sommige gevallen tot een efficiëntievoordeel leiden, zowel voor de aanbesteder als voor de marktspelers, bv. wanneer men zeer veel offertes verwacht. Dan kan de aanbesteder reeds een eerste beoordeling maken op basis van de aanvragen tot deelneming (selectie). Zo kan men het aantal uiteindelijke inschrijvers (en dus te onderzoeken offertes) beperken. Ook in geval van complexe opdrachten met navenante offertes kunnen de niet-openbare procedures zeker een meerwaarde vertonen door de mogelijkheid om in bepaalde mate het aantal offertes te beperken.

Openbare procedure – Artikel 36 Wet Overheidsopdrachten

De plaatsingsprocedure waarbij elke belangstellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht een offerte mag indienen (art. 2, 22° Wet Overheidsopdrachten).

De openbare procedure betreft een éénstapsprocedure d.w.z. een plaatsingsprocedure die in één fase verloopt. De opdracht wordt bekendgemaakt en vervolgens worden de offertes ingediend tegen het uiterste tijdstip voor ontvangst (limietdatum en limietuur). De termijn voor ontvangst van de offertes bedraagt ten minste vijfendertig dagen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van een opdracht maar kan in een aantal gevallen ingekort worden, zie ook het overzicht van indieningstermijnen.

Niet-openbare procedure – Artikel 37 Wet Overheidsopdrachten

De plaatsingsprocedure waarbij elke belangstellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht een aanvraag tot deelneming mag indienen en waarbij alleen de door de aanbesteder geselecteerde kandidaten een offerte mogen indienen (art. 2, 23° Wet Overheidsopdrachten).

De niet-openbare procedure betreft een tweestapsprocedure. De aankondiging van de opdracht omvat enkel een oproep om aanvragen tot deelneming te ontvangen tegen een bepaalde datum. De eerste fase van de tweestapsprocedure is zuiver een selectiefase. Ze staat open voor alle geïnteresseerde ondernemers en biedt hen de gelegenheid om als kandidaat een aanvraag tot deelneming in te dienen. De termijn voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming bedraagt ten minste dertig dagen, zie ook het overzicht van indieningstermijnen.

Op basis van deze aanvragen tot deelneming gebeurt een selectie van de kandidaten ter afsluiting van deze fase: er wordt daarbij nagegaan of de kandidaten over de nodige betrouwbaarheid en geschiktheid beschikken.

Alleen de geselecteerden ontvangen een uitnodiging om een offerte in te dienen en mogen dus aan de tweede stap participeren en als inschrijver een offerte indienen. De termijn voor ontvangst van de offertes bedraagt in beginsel eveneens ten minste dertig dagen waarbij deze termijn in een aantal gevallen ingekort kan worden, zie ook het overzicht van indieningstermijnen.

Anders dan bij de gemeenrechtelijke procedures kan slechts gebruik worden gemaakt van de onderhandelingsprocedures in welbepaalde strikt door de wet omschreven gevallen. De verschillende onderhandelingsprocedures kennen hun eigen toepassingsgebied. Hierbij een overzicht van de verschillende onderhandelingsprocedures:

• Mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO)
• Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (VOPMB)
• Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZB)

Mededingingsprocedure met onderhandeling – Artikel 38 Wet Overheidsopdrachten

De plaatsingsprocedure waarbij elke belangstellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht een aanvraag tot deelneming mag indienen, waarbij alleen de geselecteerde kandidaten een offerte mogen indienen en waarbij over de voorwaarden van de opdracht kan worden onderhandeld met de inschrijvers (Cf. art. 2, 24° Wet Overheidsopdrachten).

De MPMO vindt enkel toepassing binnen het kader van de klassieke sectoren. De regelgeving overheidsopdrachten speciale sectoren kent wel een gelijkaardige procedure nl. de onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging.

De mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO) is een plaatsingsprocedure die slechts in strikt omschreven toepassingsgevallen kan gebruikt worden. Het gebruik van de MPMO moet dus steeds geval per geval gemotiveerd kunnen worden. Waar de vorige regelgeving eerder zeer gepreciseerde toepassingsgevallen opsomde, bevat de nieuwe Wet Overheidsopdrachten verruimde toepassingsmogelijkheden.

Verloop van de MPMO - artikel 38, § 2 e.v. Wet Overheidsopdrachten

In principe is de MPMO een tweestapsprocedure waarbij elke belangstellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging een aanvraag tot deelneming kan indienen.

De aanbesteder bepaalt in de opdrachtdocumenten (o.a. selectieleidraad en bestek) het voorwerp van de opdracht door de vereisten en de vereiste kenmerken van de werken/leveringen/diensten te beschrijven en de gunningscriteria vast te leggen. Ze geeft tevens aan welke elementen van de beschrijving gelden als minimumeisen, waarover niet kan worden onderhandeld (art. 38 § 3 Wet Overheidsopdrachten). Deze informatie dient voldoende nauwkeurig te zijn om de ondernemers in staat te stellen de aard en omvang van de opdracht in te schatten en over hun deelname te beslissen. De termijnen voor de ontvangst van de aanvragen tot deelname en de offertes bedragen net zoals in de niet-openbare procedure in ten minste 30 dagen, maar kunnen in een aantal gevallen ingekort worden, zie ook het overzicht van indieningstermijnen.

De aanbesteder evalueert deze op basis van de bekendgemaakt toegangsvereisten en kwalitatieve selectiecriteria. De geselecteerde kandidaten worden vervolgens uitgenodigd om een offerte in te dienen. Indien de opdrachtdocumenten zulks vermelden kan de aanbesteder het aantal kandidaten dan tot de procedure worden uitgenodigd beperken tot minimum drie (art. 79 Wet Overheidsopdrachten). Deze offertes vormen de basis voor verdere onderhandelingen.

Er kunnen onderhandelingen worden gevoerd op basis van de initiële offertes en alle volgende offertes, met uitzondering van de definitieve offerte.

De aanbesteder kan de opdracht ook gunnen op basis van de initiële offerte op voorwaarde dat ze dit in de opdrachtdocumenten heeft voorzien (art. 38 § 5 Wet Overheidsopdrachten).

Inhoudelijk staat het de partijen vrij om over alles onderhandelingen te voeren behalve over de minimumeisen en de gunningscriteria. Belangrijk hierbij is hierbij dat de aanbesteder de gelijke behandeling van inschrijvers dient te respecteren (art. 38 § 6 Wet Overheidsopdrachten).

De onderhandelingen kunnen in verschillende fasen verlopen, op voorwaarde dat ook deze regeling in de opdrachtdocumenten wordt opgenomen. Indien de aanbesteder voornemens is de onderhandelingen te beëindigen, dient ze de overgebleven inschrijvers daarvan in kennis te stellen en een termijn voorop te stellen voor de indiening van een aangepaste offerte.

Toepassingsgebied MPMO

Artikel 38, § 1 Wet Overheidsopdrachten beschrijft de gevallen waarin een beroep op de MPMO mogelijk is.

1. Bij werken, leveringen of diensten die onder één of meerdere van volgende situaties vallen:

• Er is geen onmiddellijk beschikbare (kant-en-klare) oplossing beschikbaar om aan de behoefte te voorzien
  De aanbesteder kan gebruik maken van de MPMO indien hij kan aantonen dat er geen onmiddellijk beschikbare oplossingen op de markt zijn die in zijn behoeften kunnen voorzien. In essentie houdt dit in dat deze plaatsingsprocedure zal kunnen worden aangewend voor alle werken, leveringen en diensten die niet standaard beschikbaar zijn. Deze grond biedt de aanbesteder een grote flexibiliteit.
  
• De werken, leveringen of diensten bevatten ontwerp- of innovatieve oplossingen
  De aanbesteder kan een beroep doen op de MPMO wanneer de werken, leveringen of diensten onder meer betrekking hebben op ontwerp of innovatieve oplossingen die moeten worden uitgedacht/uitgewerkt. In de memorie van toelichting wordt verduidelijkt dat iedere opdracht die betrekking heeft op ontwerpactiviteiten onder deze mogelijkheid valt, ongeacht of ze enkel betrekking heeft op ontwerpactiviteiten of ook op andere prestaties (zoals de uitvoering) bovenop de ontwerpen of innovatieve oplossingen.
  
• De opdracht kan onmogelijk gegund worden zonder onderhandelingen
  De aanbesteder kan een beroep doen op de MPMO wegens specifieke omstandigheden die het gebruik van onderhandelingen noodzakelijk maken en die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico’s. Dit is een verruiming ten aanzien van de vorige regelgeving.
  
• De technische specificaties kunnen niet nauwkeurig genoeg worden vastgesteld
  De aanbesteder kan een beroep doen op de MPMO wanneer de technische specificaties niet kunnen worden vastgesteld op basis van een norm (internationaal, Europees of nationaal), Europese technische beoordelingen, een gemeenschappelijke technische specificatie of een technisch referentiekader (zoals gedefinieerd in artikel 2,45° tot 48° Wet Overheidsopdrachten).
  
• Voorbehouden opdrachten onder de Europese drempel
  De aanbesteder kan de opdracht die hij voorbehoudt aan sociale werkplaatsen en aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot doel hebben, of waarvan de uitvoering wordt voorbehouden in het kader van programma’s voor beschermde arbeid volgens artikel 15 Wet Overheidsopdrachten plaatsen met een MPMO indien de geraamde waarde de Europese drempels niet bereikt. De toegangsreservatie moet vermeld worden in de bekendmaking.
  
• Opdrachten onder de door de Koning bepaalde drempels
  De aanbesteder kan een beroep doen op de MPMO indien het geraamde bedrag onder de volgende drempels valt (art. 91 KB Plaatsing):
  • Werken: geraamde opdrachtbedrag < 750.000 euro
  • Leveringen: geraamde opdrachtbedrag < Europese drempel
  • Diensten: geraamde opdrachtbedrag < Europese drempel

2. Er werden enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes ontvangen bij een eerdere openbare of niet-openbare procedure:

Een offerte kan onaanvaardbaar zijn wanneer de inschrijver niet over de vereiste kwalificaties beschikt, en/of wanneer de prijs op de offerte het geraamde bedrag, vastgesteld en gedocumenteerd vóór de lancering van de procedure, overschrijdt.

In dat geval kan de aanbesteder voor een MPMO kiezen met als voordeel dat hij hierbij kan onderhandelen.

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking – Artikel 41 Wet Overheidsopdrachten

Dit is een eenstapsprocedure waarbij elke belangstellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht een offerte mag indienen en waarbij de aanbesteder met een of meer van hen over de voorwaarden van de opdracht kan onderhandelen (art. 2, 29° Wet Overheidsopdrachten). De termijn voor ontvangst van de offertes bedraagt ten minste 22 dagen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van een opdracht maar kan in een aantal gevallen ingekort worden, zie ook het overzicht van indieningstermijnen.

Deze procedure is uitsluitend te gebruiken binnen het kader van de klassieke sectoren. De regelgeving speciale sectoren voorziet wel een vergelijkbare procedure nl; de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging.

De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking kan worden toegepast in de volgende gevallen:

• Werken: geraamde opdrachtbedrag < 750.000
• Leveringen: geraamde opdrachtbedrag < Europese drempel
• Diensten: geraamde opdrachtbedrag < Europese drempel

Bij de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking is, zoals de naam al doet vermoeden, een bekendmaking verplicht. De mededinging wordt dus niet beperkt, maar het speciale karakter van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking zit in het feit dat de aanbesteder kan onderhandelen met één of meerdere inschrijvers.

Verloop van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking

De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking verloopt in één fase. Na de bekendmaking van de opdracht kan eenieder een offerte indienen. Bij beoordeling van de offertes kan de aanbesteder met het oog op verbetering van de initiële offertes of alle volgende offertes onderhandelen over alle aspecten van de opdracht behoudens over minimumeisen en gunningscriteria (art. 41,§ 3 Wet Overheidsopdrachten). Tijdens de onderhandelingen staat het principe van gelijke behandeling van de inschrijvers centraal (art. 41,§ 4 Wet Overheidsopdrachten).

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking – Artikel 42 Wet Overheidsopdrachten

Dit is een plaatsingsprocedure waarbij de aanbesteder de door haar gekozen ondernemers een offerte vraagt en met een of meer van hen over de voorwaarden van de opdracht kan onderhandelen (art. 2, 26° Wet Overheidsopdrachten).

Deze procedure is uitsluitend te gebruiken binnen het kader van de klassieke sectoren. De wetgeving speciale sectoren voorziet wel een vergelijkbare procedure nl; de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging.

De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking is een plaatsingsprocedure met een beperktere graad van mededinging. Er vindt immers, zoals de naam al doet vermoeden, geen bekendmaking plaats. Slechts een aantal deelnemers zullen uitgenodigd worden om een offerte in te dienen. Deze beperktere mededinging is meteen ook de reden waarom deze procedure slechts in bepaalde toepassingsgevallen mag gebruikt worden.

De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking is een soepele plaatsingsprocedure die de aanbesteder toelaat om te onderhandelen met één of meerdere van de inschrijvers.

Toepassingsgebied OPZB

Artikel 42, § 1 Wet Overheidsopdrachten beschrijft de gevallen waarin een beroep op de OPZB mogelijk is.

1. In geval van een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten:

• De goed te keuren uitgaven is lager dan het door de Koning bepaalde bedrag (artikel 90 KB Plaatsing)
  Dit geval is algemeen toepasselijk op om het even welke opdracht, en laat toe om een opdracht van eerder beperkte omvang op een soepele manier te plaatsen.
  
  De goed te keuren uitgave moet lager zijn dan de Europese drempel voor federale aanbestedende overheden. Dit is een variabel bedrag en wordt om de 2 jaar aangepast. Voor 2024-2025 geldt als drempelbedrag 143.000 euro.
  
  Merk op dat in eerste instantie ook het geraamde bedrag niet hoger mag liggen dan deze drempel, aangezien op basis van de raming de keuze van de plaatsingsprocedure wordt gemaakt. Het goed te keuren bedrag betreft de totale uitgave die verbonden is aan de gunning van deze opdracht.
  
  Diensten inzake arbeidsbemiddeling, vervoer-ondersteunende diensten en diensten inzake onderzoek en ontwikkeling (in de zin van art. 32, tweede zin Wet Overheidsopdrachten) kunnen worden geplaatst met een OPZB wanneer de goed te keuren uitgave lager is dan Europese drempel.
  
  Een OPZB is ook mogelijk voor elk perceel lager dan 100.000 euro bij een opdracht waarvan de raming de Europese drempels niet bereikt. Het goed te keuren bedrag van het perceel mag niet hoger liggen dan 100.000 euro zonder BTW, en het samengevoegde bedrag van deze percelen mag niet meer dan 20% van het geraamde opdrachtbedrag bedragen. Merk op dat het uiteraard niet toegelaten is om een opdracht op te splitsen om onder de bovenstaande bedragen te blijven.
  
• Er is sprake van onvoorzienbare dwingende spoed
  De aanbesteder kan een beroep doen op de OPZB indien de opdracht uiterst dringend uitgevoerd moet worden. Dit betekent dat indien de uitvoering toch uitgesteld zou worden, er schade dreigt te worden veroorzaakt (bijvoorbeeld dijkbreuk, brug die op instorten staat, noodzaak tot quarantainemaatregelen bij besmettingsgevaar). De cumulatieve voorwaarden zijn:
  • dwingende spoed die voortvloeit uit onvoorzienbare gebeurtenissen;
  • onmogelijkheid om de termijnen voor de overige procedures na te leven.

Vanzelfsprekend mogen de ingeroepen omstandigheden geenszins aan de aanbesteder zelf te wijten zijn. Zo zal bijvoorbeeld een dreigend budgetverlies aan het einde van het jaar niet in aanmerking komen.

• Er werden geen of geen geschikte aanvragen tot deelneming of offertes ontvangen bij een openbare of niet-openbare procedure
  De aanbesteder kan een beroep doen op de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd. Onder ‘niet geschikt’ kan o.a. worden verstaan dat de betrokken ondernemer zich in een uitsluitingsgrond bevindt of niet aan selectie voldoet of dat de offerte (of aanvraag tot deelneming) niet relevant is voor de opdracht omdat de offerte zonder wezenlijke wijzigingen niet zou kunnen voorzien in de behoefte van de aanbesteder.
  
• Er kan slechts aan één bepaalde opdrachtnemer worden gegund
  De aanbesteder kan een beroep doen op de OPZB wanneer er van meet af aan duidelijk is dat een bekendmaking niet tot meer concurrentie of betere plaatsingsresultaten zal leiden, niet het minst omdat objectief gezien slechts één ondernemer de opdracht kan uitvoeren (monopoliesituatie).
  
  Dit is het geval voor het maken of verwerven van unieke kunstwerken of het leveren van unieke artistieke prestaties, waarbij het unieke karakter inherent is aan de identiteit van de kunstenaar.
  
  De exclusiviteit kan ook uit een technische reden voortkomen of gebaseerd zijn op de bescherming van exclusieve (industriële of intellectuele) rechten. Maar de exclusiviteit moet van objectief te rechtvaardigen zijn en mag niet door de aanbesteder zelf met het oog op de plaatsing van de opdracht zijn gecreëerd. Aanbesteders die zich op deze uitzondering beroepen, moeten aangeven waarom er geen redelijke alternatieven of vervangmiddelen beschikbaar zijn, zoals het gebruik van alternatieve distributiekanalen, of het in overweging nemen van functioneel vergelijkbare werken, leveringen of diensten.
  
  Het gebruik van dit toepassingsgeval moet zeer goed gemotiveerd worden en uit de rechtspraak valt af te leiden dat de toepassingsvoorwaarden streng gehanteerd worden.

2. Herhalingsopdrachten bij werken of diensten
Een herhalingsopdracht houdt in dat de aanbesteder een nieuwe opdracht voor werken of een nieuwe opdracht voor diensten, die bestaat uit de herhaling van soortgelijke werken of diensten, rechtstreeks gunt aan de opdrachtnemer van de oorspronkelijke opdracht. Het kan bijvoorbeeld gaan om een opdracht voor onderhoudswerken aan het sanitair van het gebouw A die herhaald wordt zodat dezelfde onderhoudswerken ook in het nabijgelegen gebouw B kunnen uitgevoerd worden. Om van dit toepassingsgeval gebruik te kunnen maken, moet aan een aantal voorwaarden voldaan worden:

• het moet gaan om soortgelijke opdrachten (behoudens kleine wijzigingen of verbeteringen);
• de mogelijkheid om de opdracht te herhalen moet bij het in mededinging stellen van de oorspronkelijke opdracht vermeld worden;
• de herhalingen moeten gebeuren binnen een periode van 3 jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht.

Er staat geen limiet op het aantal herhalingen dat mogelijk is, maar de gunningsbeslissing tot het herhalen van de opdracht moet genomen worden in een periode van drie jaar na de sluiting van de opdracht.

Bij de opmaak van de raming moet rekening worden gehouden met de mogelijkheid tot herhaling, indien de opdrachtdocumenten daarin voorzien.

Een herhalingsopdracht komt tot stand via de gunning van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, wat betekent dat een gunningsbeslissing moet worden opgemaakt. De oorspronkelijke opdrachtnemer kan tevens weigeren om de herhalingsopdracht uit te voeren. De herhalingsopdracht onderscheidt zich daarom van de verlengingen.

3. De aankoop tegen bijzonder gunstige voorwaarden bij leveringen of diensten
De aanbesteder kan een beroep doen op de OPZB voor aankopen tegen bijzonder gunstige voorwaarden bij een onderneming die haar commerciële activiteiten definitief stopzet, bij curatoren of vereffenaars van een faillissement, een gerechtelijk akkoord of een in een ander land bestaande procedure van dezelfde aard.

4. In geval van een overheidsopdracht voor leveringen:

• Onderzoek, proefneming, studie en ontwikkeling
  De aanbesteder kan een beroep doen op de OPZB voor de ontwikkeling van een prototype dat aan de wensen van de aanbesteder beantwoordt en wordt ontwikkeld met nieuwe technologieën of nieuwe materialen. Deze bepaling geldt niet voor de productie in grote hoeveelheden met het doel de commerciële haalbaarheid van het product vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen, en evenmin voor een studieopdracht waarbij enkel een rapport wordt neergelegd.
  
• Aanvullende leveringen bestemd voor vernieuwing of uitbreiding
  De aanbesteder kan een beroep doen op de OPZB wanneer bij de oorspronkelijke leverancier aanvullende leveringen kunnen besteld worden die bestemd zijn voor de gedeeltelijke vernieuwing of de uitbreiding van leveringen of installaties voor courant gebruik. Voorwaarde is hier wel dat een onverenigbaarheid of onevenredige technische moeilijkheden zou ontstaan indien men de goederen bij een andere leverancier zou moeten afnemen.
  
  De looptijd van de oorspronkelijke opdracht mag niet langer zijn dan drie jaar. De aanvullende bestellingen moeten gebeuren binnen een termijn van drie jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht, waarbij de uitvoeringstermijnen evenmin langer mogen zijn dan drie jaar. Samengenomen bedraagt de maximale looptijd dus 6 jaar.
  
• leveringen aangekocht op de grondstoffenmarkt
  De OPZB kan worden gebruikt wanneer de leveringen rechtstreeks op een grondstoffenmarkt worden aangekocht, met inbegrip van handelsplatforms voor basisproducten zoals landbouwproducten en grondstoffen alsook energiebeurzen, waar de gereguleerde en onder toezicht staande multilaterale handelsstructuur automatisch marktprijzen garandeert.

5. In geval van een overheidsopdract voor diensten na een prijsvraag
De aanbesteder kan beroep doen op de OPZB wanneer deze opdracht volgt op een prijsvraag en overeenkomstig de toepasselijke regels van de eerdere procedure moet worden gegund aan de winnaar of aan een van de winnaars van de prijsvraag.. In dat laatste geval moeten alle winnaars uitgenodigd worden om aan de onderhandelingen deel te nemen. De studieopdracht beoogt de verdere concretisering van de door de prijsvraag verkregen plannen of ontwerpen, met eventueel ook het toezicht op de uitvoering.

De overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan 30 000 euro zijn uitsluitend onderworpen aan de algemene beginselen en de bepalingen over het personeel en materieel toepassingsgebied. Zij kunnen tot stand komen via een aanvaarde factuur.

Voor een opdracht van beperkte waarde geldt een erg soepel stelsel van plaatsing en uitvoering. Dit is een procedure waarbij de aanbesteder (de voorwaarden van) meerdere ondernemers raadpleegt, maar geen wettelijke verplichting heeft om een gemotiveerde beslissing op te maken of na de gunning informatie te verstrekken. Deze raadpleging kan op informele wijze, zelfs mondeling, gebeuren. Maar de aanbesteder moet deze raadpleging wel voldoende documenteren en het bewijs ervan kunnen aantonen.

De concurrentiegerichte dialoog is een plaatsingsprocedure die bedoeld is voor zeer complexe opdrachten. De procedure vindt zijn oorsprong in de richtlijn van 2004 en werd qua toepassingsgebied verder uitgebreid met de richtlijn van 2014. De procedure kan nu gebruikt worden in dezelfde gevallen als de MPMO.

In een notendop werkt een concurrentiegerichte dialoog als volgt. Elke belangstellende ondernemer kan naar aanleiding van de aankondiging van de opdracht een aanvraag tot deelneming indienen. Na selectie van de deelnemers voert de aanbesteder een dialoog met hen, met de bedoeling om een of meer oplossingen uit te werken die aan de behoeften van de aanbesteder beantwoorden. Op grond van die oplossingen kunnen de deelnemers dan op het einde van de dialoog een offerte indienen.

De concurrentiegerichte dialoog en de MPMO zien er op het eerste gezicht wat hetzelfde uit. Beide beginnen met een eerste fase met aanvragen tot deelneming, gevolgd door een tweede fase waarin men kan praten met de deelnemers. Bij de ene noemt die fase ‘de dialoog’, de andere noemt het ‘onderhandelingen’. Het voordeel van de concurrentiegerichte dialoog ten opzichte van de MPMO is dat er nog geen offerte moet worden ingediend door de geselecteerden bij aanvang van die tweede fase. Uiteraard spaart dat de aanbesteder ook heel wat tijd die anders gespendeerd wordt aan het lezen van initiële offertes. De aanbesteder hoeft daardoor zijn behoeften minder afgelijnd op papier te hebben maar kan meteen rond de tafel zitten met de deelnemers, bv. om hun innovatieve ideeën te horen.

Verloop van de concurrentiegerichte dialoog

Aankondiging

De concurrentiegerichte dialoog vangt aan met de aankondiging van de opdracht. In die aankondiging maakt de aanbesteder zijn behoeften en eisen kenbaar, of hij doet dat in een beschrijvend document. In deze aanvangsfase is het beschrijvend document wat vergelijkbaar met de selectieleidraad bij de MPMO of niet-openbare procedure. Later, tijdens de dialoog, zal het beschrijvend document meer een soort ‘light’ bestek worden.

De aankondiging of het beschrijvend document moeten naast de behoeften en vereisten nog meer informatie bevatten:

• de gunningscriteria;
• een indicatief tijdschema;
• de mogelijkheid om te werken met fasen.

De gunningscriteria moeten nader uitgewerkt zijn. De aanbesteder moet hier zeer aandachtig te werk gaan, want de gunningscriteria moeten in het verdere verloop van de procedure goed toepasbaar zijn op oplossingen die eigenlijk nog moeten uitgewerkt worden door de deelnemers. Zeker bij opdrachten met een groot innovatief aspect zal men hierop moeten letten.
De opdracht mag uitsluitend worden gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding, wat op zich vrij logisch is gelet op het doel van de concurrentiegerichte dialoog.

Het indicatief tijdschema zorgt voor meer transparantie naar de deelnemers. De aanbesteder doet er goed aan om de dialoog goed voor te bereiden en te plannen. Een dialoog kan uit een lang traject bestaan, met gesprekken, demonstraties, tests, contractonderhandelingen, etc. Deelnemers moeten daarvoor mogelijks heel wat verschillende personen inzetten op bepaalde tijdstippen. Het tijdschema kan ervoor zorgen dat de deelnemers de gepaste personen kunnen beschikbaar op de gepaste tijdstippen.

Het werken in fasen komt verder aan bod.

Indiening aanvragen tot deelneming en selectie

De ondernemers kunnen zich vervolgens kandidaat stellen door een aanvraag tot deelneming in te dienen. De minimale termijn voor ontvangst bedraagt 30 dagen.

De aanbesteder kan in principe het aantal deelnemers beperken tot minstens drie (art. 79 Wet Overheidsopdrachten). Bij een concurrentiegerichte dialoog kan het misschien net de bedoeling zijn om te kunnen beginnen met een ruim speelveld om zoveel mogelijk innovatieve input te krijgen of om een goed zicht te krijgen op de mogelijkheden van de markt. Het toepassen van een selectiebeperking past daarom niet altijd bij de concurrentiegerichte dialoog, in tegenstelling tot bv. de MPMO.

Alle geselecteerde deelnemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de dialoog. De aanbesteder moet de deelnemers een voldoende termijn om de dialoog voor te bereiden (art. 98 KB Plaatsing). In de praktijk zal dit afhangen van wat de aanbesteder bij de aankondiging beschreven heeft in het tijdschema. De dialoog kan bv. onmiddellijk aanvangen met een gezamenlijk infomoment.

Dialoog

De dialoog wordt gevoerd om na te gaan en te bepalen welke middelen geschikt zijn om zo goed mogelijk aan haar behoeften te voldoen. Tijdens de dialoog kan de aanbesteder alle aspecten van de opdracht bespreken om te komen tot de oplossing(en) die het best in haar behoeften voorzien, hierbij steeds rekening houdend met het beginsel van gelijke behandeling van alle deelnemers (art. 39,§ 3 Wet Overheidsopdrachten). Dit neemt niet weg dat een dialoog soms met verschillende snelheden kan verlopen al naargelang de deelnemer, bv. omdat bij twee verschillende deelnemers het nodig is om andere aspecten van hun respectievelijke oplossingen te bespreken.

Het precieze verloop van de dialoog kan vrij bepaald worden door de aanbesteder. Een goede voorbereiding (zie aankondiging) is on onontbeerlijk. Tevens moet de aanbesteder steeds transparant zijn naar de deelnemers toe over de volgende stappen, o.m. omtrent de aspecten die aan bod komen (bv. gebruiksgemak, functies, financieel, etc.), hoe men te werk gaat (gesprekken, schriftelijk, demo’s, etc.), de timing, en wanneer een fase zal aflopen als men het verloop in fasen heeft voorzien.

Het verloop in fasen heeft als doel het aantal in de dialoogfase te bespreken oplossingen te beperken door toepassing van de gunningscriteria. Deze mogelijkheid dient wel te worden voorzien in de opdrachtdocumenten. Heel gelijkaardig aan het gebruik van fasen bij de MPMO, waar het aantal deelnemers kan beperkt worden. Het vergt echter meer aandacht van de aanbesteder bij de concurrentiegerichte dialoog:

• de gunningscriteria moeten geschikt zijn om tussentijds de voorgestelde oplossingen te kunnen beoordelen. Aangezien die gunningscriteria al bij aankondiging bekend moeten zijn, moet de aanbesteder dus zo goed mogelijk proberen in te schatten welke elementen kunnen beoordeeld worden, zowel op het einde van de dialoog als bij de overgang naar een nieuwe fase. Mogelijks voorziet de aanbesteder in aparte sets van gunningscriteria. Het kan bijvoorbeeld minder nuttig of zelfs moeilijk zijn om de prijs/kosten reeds na fase 1 te beoordelen, dus kan men voorzien dat op dat moment enkel de kwaliteit beoordeeld wordt. In een latere fase, en zeker op het einde van de dialoog, speelt het prijs-/kostencriterium dan wel een rol.
• De aanbesteder doet er goed aan om de deelnemers voldoende te wijzen op de momenten waarop fasen afgesloten worden en ze dus mogelijks uit de dialoog verdwijnen omdat hun oplossingen niet meer meegenomen worden. Onderdeel daarvan is dat de aanbesteder duidelijk aangeeft welke informatie ze zal gebruiken in de beoordelen. Bijvoorbeeld als een demovoorstelling georganiseerd wordt, dan kan de aanbesteder best aangeven of die demo zal meegenomen worden in de eerstvolgende beoordeling als de aanbesteder een fase afsluit.

Om ondernemers aan te moedigen om deel te nemen aan deze procedure voorziet de Wet in de mogelijkheid om prijzengeld of vergoedingen toe te kennen aan deelnemers van de concurrentiegerichte dialoog (art. 39 § 8 Wet Overheidsopdrachten).

Einde van de dialoog en definitieve offerte

Uiteindelijk dient de aanbesteder de resterende deelnemers tegelijkertijd en schriftelijk uit te nodigen om hun definitieve offerte in te dienen. Er is geen minimale indieningstermijn bepaald.

De aanbesteder kan contact nemen met de resterende deelnemers. De regelgeving omschrijft echter wat er precies mag gebeuren: de aanbesteder kan verzoeken om de offertes te verduidelijken, te preciseren of nauwkeuriger te omschrijven. Dit mag echter geen wijziging van de offerte of van de overheidsopdracht inhouden op essentiële punten, daaronder begrepen de in de aankondiging van een opdracht of in het beschrijvend document vermelde behoeften en eisen, indien daardoor de mededinging verstoord dreigt te worden of discriminatie dreigt te ontstaan (art. 39, §6, tweede lid, Wet Overheidsopdrachten).

De aanbesteder dient tenslotte de ontvangen offertes te beoordelen op basis van de in de aankondiging van de opdracht vastgestelde gunningscriteria.

Met de deelnemer met de beste offerte (op basis van het prijs-kwaliteitsverhouding) kunnen desgevallend nog onderhandelingen gevoerd worden omtrent de financiële toezeggingen of met het doel om andere voorwaarden te bevestigen mits dit de essentiële aspecten van de offerte materieel ongewijzigd laat én niet tot vervalsing van de mededinging of discriminatie kan leiden (art 39 § 7 Wet Overheidsopdrachten). Bedoeling hiervan is om de overeenkomst te kunnen finaliseren, aangezien dit de voorziene manier is om een opdracht via concurrentiegerichte dialoog te sluiten (art. 100 KB Plaatsing).

De Europese richtlijn van 2014 introduceerde deze nieuwe plaatsingsprocedure om de aankoop van innovatieve oplossingen te vergemakkelijken en te promoten. Wanneer op de markt reeds beschikbare oplossingen niet in de behoefte van de aanbesteder kunnen voorzien, kan de aanbesteder deze plaatsingsprocedure gebruiken. Een zekere mate van onderzoek en ontwikkeling zijn aldus een essentiële voorwaarde om zich te beroepen op deze procedure.

Het innovatiepartnerschap dient ertoe de aanbesteder in staat te stellen innovatieve oplossingen te laten ontwikkelen én verwerven in één opdracht. Bijgevolg maakt het innovatiepartnerschap een einde aan de verplichting om afzonderlijke opdrachten te sluiten voor onderzoek en ontwikkeling enerzijds en voor de verwerving van eruit resulterende innovatieve oplossingen anderzijds.

Ramingsregels voor het innovatiepartnerschap

Overeenkomstig artikel 7, § 6 – en onverminderd artikel 7, §1 - van het KB Plaatsing wordt voor de raming van het innovatiepartnerschap uitgegaan van de geraamde maximale waarde, exclusief btw, van de onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten die zullen plaatsvinden in alle fases van het innovatiepartnerschap, alsmede van de leveringen, diensten of werken die zullen worden ontwikkeld en verworven. Een belangrijke noot hierbij is dat er meerdere opdrachtnemers kunnen zijn, indien de aanbestedende overheid dit toelaat, wat de raming rechtstreeks beïnvloedt.

Verloop van het innovatiepartnerschap

Het innovatiepartnerschap is een tweestapsprocedure. Dat wil zeggen dat de selectie en gunning in twee stappen plaatsvindt. De aanbesteder maakt eerst een selectieleidraad op met geschiktheidseisen. In de selectieleidraad worden ook de elementen beschreven waaraan de innovatieve oplossing moet voldoen. Deze informatie moet voldoende duidelijk zijn om de potentiële kandidaat-deelnemers in staat te stellen kennis te nemen van de aard en de strekking van de gevraagde oplossing en te besluiten om al dan niet een aanvraag tot deelneming in te dienen. De termijn voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming bedraagt minstens dertig dagen.

Tijdens de selectie van de kandidaten moet de aanbesteder in het bijzonder die criteria toepassen die betrekking hebben op de capaciteit van de kandidaten in het domein van onderzoek en ontwikkeling, alsook van het ontwikkelen en implementeren van innovatieve oplossingen (art. 40, § 5 Wet Overheidsopdrachten).

Vervolgens moet de aanbesteder de aanvragen tot deelneming beoordelen. Enkel de kandidaten die voldoen aan de selectiecriteria (en eventueel de selectiebeperking), worden uitgenodigd om een offerte met hun projecten voor onderzoek- en ontwikkeling in te dienen. Deze projecten moeten voldoen aan de door de aanbestedende overheid gestelde behoeften en moeten niet door bestaande oplossingen kunnen worden gedekt. Voor de tweede stap maakt de aanbesteder een opdrachtdocument op dat minstens volgende elementen bevat:

• Gunningscriteria naar prijs-kwaliteitsverhouding
• Minimumeisen
• Een regeling van de intellectuele eigendomsrechten (art. 40 ,§ 5 Wet Overheidsopdrachten)
• De termijnen van de verschillende fasen en hun minimale prestatie-eisen, waarbij deze termijnen rekening houden met de innovatiegraad van de voorgestelde oplossing en de reeks onderzoeks- en innovatieactiviteiten die vereist zijn voor de ontwikkeling van de innovatieve oplossing
• De uitvoeringsvergoedingen, waarbij de aanbesteder erover waakt dat de vergoedingen en de termijnen in verhouding staan tot de investering van de ontwikkeling (art. 40, § 6 Wet Overheidsopdrachten)
• Eventueel een clausule om tijdens de onderhandelingen het aantal offertes te beperken door middel van een tussentijdse toetsing aan de gunningscriteria (art. 40, § 5, eerste lid Wet Overheidsopdrachten).

Over de ingediende offertes (behalve over de definitieve offerte) kan de aanbesteder onderhandelingen voeren om de inhoud ervan te verbeteren. Over gunningscriteria en minimumeisen kan echter niet onderhandeld worden. Het gelijkheidsbeginsel staat centraal tijdens onderhandelingen (art. 40 § 4 Wet overheidsopdrachten), wat ook betekent dat vertrouwelijke inlichtingen in principe niet bekendgemaakt mogen worden. Dit beginsel blijft ook in uitvoering van belang: als er meerdere opdrachtnemers zijn, mag de aanbesteder de voorgestelde oplossingen van één opdrachtnemer niet bekendmaken zonder de voorafgaande en schriftelijke instemming van deze opdrachtnemer. Bovendien mag de bekendmaking niet van algemene strekking zijn, maar moet deze zich beperken tot specifieke inlichtingen (art. 40 § 4, lid 1 en 2 Wet overheidsopdrachten).

De aanbesteder beoordeelt de definitieve offertes en sluit vervolgens een partnerschap met een of meerdere opdrachtnemers die afzonderlijk én parallel onderzoek- en ontwikkelingsactiviteiten zullen verrichten (= uitvoeringsfase). De uitvoering verschilt omwille van volgende redenen ten opzichte van andere plaatsingsprocedures:

• Er kunnen meerdere opdrachtnemers zijn die tegelijkertijd de opdracht uitvoeren.
• Een opdrachtnemer kan meerdere onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten naast elkaar verrichten.
• De sluiting heeft niet tot gevolg dat er meteen een prestatie wordt verricht ten voordele van het patrimonium van de aanbesteder. De sluiting is slechts het startpunt om de aan te kopen oplossing te ontwikkelen, zonder enige garantie dat een aan te kopen oplossing daadwerkelijk wordt gefinaliseerd.
• Qua uitvoeringsregels is een scheiding tussen de ontwikkelings- en aankoopperiode nodig. De aanbesteder moet bovendien duidelijk aangeven op welke momenten/wijzen het innovatiepartnerschap beëindigd kan worden.

De uitvoeringsfase verloopt in opeenvolgende fasen, overeenstemmend met de te nemen stappen in het onderzoeks- en innovatieproces. Het opdrachtdocument geeft de tussentijdse te bereiken doelen, termijnen en vergoedingen hiervoor weer. Een aanbesteder is verplicht de innovatieve oplossing aan te kopen wanneer deze voldoet aan de prestatie-eisen en onder de afgesproken maximumkosten blijft.

Aan het niet bereiken van een van de tussentijdse doelen kan de aanbesteder het beëindigen van het partnerschap koppelen voor zover de regels hierrond in de opdrachtdocumenten werden opgenomen (art. 40 § 2 Wet Overheidsopdrachten).