De welzijnswet voorziet dat elke medewerker die meent schade te ondervinden door psychosociale risico’s een beroep kan doen op de interne procedure. Het gaat om verzoeken bij de vertrouwenspersonen in de entiteiten en/of bij de preventieadviseurs psychosociale aspecten.

Er zijn 2 soorten interne procedures:

1. Verzoeken tot informele psychosociale interventie: dit zijn discrete, oplossingsgerichte interventies om te komen tot het herstel van een positief arbeidsklimaat. Zowel de vertrouwenspersonen als de preventieadviseurs psychosociale aspecten behandelen die verzoeken. Er zijn drie types:
   • 1 of meerdere gesprekken waarin actief geluisterd en advies gegeven wordt;
   • een interventie bij een andere persoon van de entiteit die een rol kan spelen, bijvoorbeeld de directe leidinggevende;
   • verzoening: een bemiddelingsgesprek tussen de betrokken personen, op voorwaarde dat beide partijen hiermee akkoord gaan.

2. Verzoeken tot formele psychosociale interventie: er zijn 3 soorten:

   • een verzoek met een hoofdzakelijk collectief karakter

   • een verzoek met een hoofdzakelijk individueel karakter (buiten geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk)

   • een verzoek voor feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk

De preventieadviseurs van IDEWE behandelen de verzoeken tot formele interventie, de preventieadviseurs psychosociale aspecten van de GDPB volgen ze op. Je vindt een uitgebreide uitleg op de webpagina ‘Verzoek tot informele en formele interventies’.

De wetgeving voorziet eveneens in een ‘fase voorafgaand’ (een luister- en informatiefase).

De GDPB geeft aan of de vertrouwenspersonen van de entiteiten in orde zijn met de wettelijke vereisten (intervisie, basisopleiding en registratie).

De GDPB ondersteunt de vertrouwenspersonen. Het doel is dat elke medewerker die moeilijkheden ervaart rond welzijn op het werk, op een professionele, kwaliteitsvolle manier bij een vertrouwenspersoon van zijn eigen entiteit terecht kan. De vertrouwenspersonen tekenen mee het welzijnsbeleid van de entiteit uit eb bespreken de tendensen voor de jaarlijkse evaluatie van het welzijnsbeleid.

Meer informatie over de werking van de vertrouwenspersonen vind je op de webpagina ‘Werking van de vertrouwenspersonen’.

De GDPB ondersteunt de entiteiten bij de aanstelling en werking van de vertrouwenspersonen, voorziet in de basisopleiding en infosessies, begeleidt de 2 verplichte intervisies per jaar en biedt ondersteuning bij dossiers en geeft individuele feedback.

Wanneer een werknemer meent het slachtoffer te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag door een derde (die niet voor de organisatie werkt) moet die een verklaring kunnen laten opnemen in het feitenregister.

Zo kan de werkgever gepast reageren op onrechtmatige gedragingen door derden of daarop anticiperen. Het register van feiten van derden is gekoppeld aan het dossieropvolgsysteem (DOS) voor vertrouwenspersonen.

Omdat bepaalde entiteiten al een eigen systeem hebben opgezet dat goed werkt, zijn er 2 opties:
1. ofwel registreert de vertrouwenspersoon elk feit via een formulier in DOS
2. ofwel geeft die jaarlijks de totalen door aan de GDPB en houdt zelf een eigen register bij.

Heeft jouw entiteit het afgelopen jaar geen gegevens doorgegeven? Dan geeft de GDPB mee dat ‘er geen feitenregister aanwezig is’. In dat geval vraagt de GDPB om afspraken te maken over hoe je entiteit dat opzet en wie de registratie in DOS zal doen.

Het is belangrijk dat gegevens uit andere bronnen zoals de preventieve risicoanalyses psychosociaal welzijn, een functierisicoanalyse voor medewerkers die meer risico lopen op feiten door derden en arbeidsongevallengegevens samengelegd worden als basis voor een goed psychosociaal welzijnsbeleid, waar een agressie- en veiligheidsbeleid een onderdeel van is. De leidend ambtenaar kan beroep doen op de preventieadviseurs psychosociale aspecten van de GDPB bij het opzetten van het agressiebeleid op maat van de entiteit.

Meer info vind je op de webpagina ‘Het register voor feiten door derden’.

Waarom is een risicoanalyse nodig?

• om de werksituatie te analyseren en de risicofactoren te detecteren en te objectiveren
• om gerichte verbetervoorstellen en acties te kunnen formuleren

Op basis van de resultaten stelt de GDPB mogelijke oplossingen voor en bepaalt prioriteiten die je entiteit kan omzetten in concrete doelstellingen en maatregelen (acties). Die acties staan in het 5-jaarlijks globaal preventieplan dat je entiteit jaarlijks concretiseert in het jaaractieplan. Daarna wordt de impact van de verschillende maatregelen gemonitord.

Deze algemene risicoanalyse psychosociaal welzijn (de risicoanalyse a priori) is dus verplicht. Daarnaast bestaat er ook een risicoanalyse naar aanleiding van een probleem in de arbeidssituatie (de risicoanalyse a posteriori).

Wil je een risicoanalyse inplannen? Contacteer dan de GDPB: de preventieadviseurs psychosociale aspecten van de GDPB begeleiden het proces en adviseren bij de interpretatie van de gegevens om advies op maat van jouw entiteit te kunnen verlenen. De risicoanalyses worden doorgaans uitgevoerd door de preventieadviseurs van IDEWE.

Meer info vind je op de webpagina ‘Psychosociale risicoanalyses’.

• Cijfers voor jouw entiteit over psychologische ondersteuning bij werkgerelateerde moeilijkheden (Employee Assistance Program). Het Agentschap Overheidspersoneel sloot hiervoor een raamovereenkomst af met Pobos. De overeenkomst omvat twee luiken:
  • Traumazorg: bij een traumatische gebeurtenis (bijvoorbeeld zwaar arbeidsongeval, zelfmoord) kan een crisisopvanggesprek voorzien worden binnen de 24 uur na de noodoproep.
  • Psychologische ondersteuning: bij nood aan psychologische begeleiding om bijvoorbeeld het vertrouwen in zichzelf en in de werkomgeving te herstellen, om een burn-out te voorkomen, …
  • Voor een rapport van deze cijfers kun je terecht bij de beleidsthemabeheerder Welzijn van AgO.

• Cijfers over het ziekteverzuim zijn ook belangrijke indicatoren van welzijn. Een goed preventiebeleid psychosociale risico’s kan immers bijdragen tot een daling van ziekteverzuim en de hieraan gekoppelde directe en indirecte kosten. AgO genereert deze cijfers en publiceert ze op de algemene website BIVO van de Vlaamse overheid. Ook via het Dashboard Welzijn vind je informatie. Het is ook nuttig om goede begeleiding op te zetten bij re-integratie van langdurig zieken. De leidinggevende, HR, de terugkeercoach of de preventieadviseur psychosociaal welzijn (in bepaalde situaties) kan dat initiëren. Voor informatie over de cijfers kun je terecht bij de interne HR-verantwoordelijke en de interne terugkeercoach.

• Cijfers over trajecten bij de veerkrachtcoaches
• Indicatoren over het verloop en uitstroom en het voeren van exitgesprekken kunnen inzicht geven in mogelijke redenen die met psychosociaal welzijn te maken hebben. Een goed preventiebeleid psychosociale risico’s kan immers bijdragen tot het beperken van vervroegde uitstroom, waardoor ervaring en knowhow blijven behouden en je kosten verbonden aan vervanging vermijdt. Het vergroot ook de aantrekkelijkheid van de werkgever voor zittend en nieuw personeel. Personeel dat zich betrokken en gewaardeerd voelt, draagt bij aan retentie.

• De arbeidsgeneesheer van IDEWE 1x per jaar aan de werkgever en de preventieadviseur psychosociaal welzijn de elementen van gezondheidstoezicht mee die nuttig zijn voor evaluatie van het preventiebeleid. Daarnaast beschikt ook het medisch controleorgaan, Mediwe over nuttige informatie. Cijfergegevens kun je raadplegen op de algemene website BIVO (VO-breed).