De vertrouwenspersonen zijn binnen hun entiteit gekend en gemakkelijk aanspreekbaar. De doelstelling is dat een actieve en betrokken groep van vertrouwenspersonen een goede eerstelijnsopvang biedt aan elke medewerker.

• Alle medewerkers van een entiteit kunnen terecht bij een doordacht samengestelde groep vertrouwenspersonen. Die groep is divers qua niveau, regio, afdeling, geslacht,… De groep is niet te groot, zodat de vertrouwenspersonen actief hun rol kunnen opnemen.
• Elke medewerker die moeilijkheden ondervindt door psychosociale risico’s op het werk kan in eerste instantie beslissen om een gesprek aan te gaan met de persoon (collega, leidinggevende,…) waar moeilijkheden mee ervaren worden of kan een gesprek aangaan met de directe of hogere leidinggevende(n), de HR medewerkers, afgevaardigde op het EOC,…
• Naast deze mogelijkheden voorziet de welzijnswet dat de medewerker een gesprek kan aangaan met een vertrouwenspersoon van de eigen entiteit De vertrouwenspersoon en werknemer analyseren samen het probleem, ze proberen de vraag helder te krijgen, om zo de opties te bekijken,… Tijdens dit gesprek licht de vertrouwenspersoon zijn rol, de mogelijkheden binnen een informele procedure en het bestaan van een formele procedure binnen de welzijnswet toe.
• De vertrouwenspersoon zal dus in het eerste gesprek luisteren naar het verhaal van de medewerker en diens vraag helder en duidelijk proberen te krijgen. Daarna bekijken de vertrouwenspersoon en de medewerker samen de opties. Ze onderzoeken mogelijke oplossingen en doorverwijzingskanalen gericht op een verbetering van het welzijn. Die houden voor zowel de medewerker als de entiteit een meerwaarde in. Het is belangrijk dat de medewerker zelf actief mee op zoek gaat en bepaalt welke actie er gebeurt. De medewerker kan ook diens toestemming geven om een andere persoon uit de entiteit te betrekken of een verzoeningspoging of bemiddeling op te starten. De medewerker houdt wel zelf de touwtjes in handen.
• De vertrouwenspersoon neemt geen standpunt in het verhaal, maar blijft neutraal of meerzijdig partijdig. Vanuit die houding gaat de vertrouwenspersoon op zoek naar mogelijkheden om het welzijn te verbeteren.
• Wanneer uit de eerste analyse blijkt dat de aangekaarte moeilijkheden niet binnen de scoop van psychosociale risico’s op het werk vallen of dat andere partners beter geplaatst zijn om een antwoord te bieden, zal de vertrouwenspersoon de medewerker doorverwijzen. Op die manier kunnen medewerkers snel bij de juiste persoon terecht komen.

Het is dan ook zeer belangrijk dat vertrouwenspersonen de partners binnen de eigen entiteit goed kennen en goed weten hoe die te werk gaan. Vertrouwenspersonen zijn zo eerstelijnsaanspreekpunt, die medewerkers vanuit hun vraag en thematiek kunnen doorverwijzen naar de juiste partners en dit binnen het beroepsgeheim. Op die manier kunnen medewerkers ook een bewuste keuze maken voor toekomstige actie.

Meer info bij de FOD WASO:

• De vertrouwenspersoon | Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (belgie.be)(opent in nieuw venster)
• Actiemiddelen van de werknemer: de interne procedure | Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (belgie.be)(opent in nieuw venster)

De vertrouwenspersoon is gebonden aan beroepsgeheim, zoals wettelijk bepaald in de strafwet. Dit betekent dat de medewerker diens verhaal in volledig vertrouwen kan vertellen. Enkel met toestemming van de medewerker kan de vertrouwenspersoon een derde inschakelen of info doorgeven.

Het beroepsgeheim is strikt. Ook vertrouwenspersonen kunnen onder elkaar geen informatie over hun dossiers uitwisselen. Dat kan een vertrouwenspersoon enkel met de preventieadviseur psychosociale aspecten van de GDPB. De wetgeving voorziet dus een uitzondering op het beroepsgeheim, zodat de vertrouwenspersoon wel kan praten met de preventieadviseur.

Vertrouwenspersonen nemen zoveel mogelijk informele verzoeken op binnen de eigen entiteit. Zo houden ze het overzicht over de cases van hun entiteit. Zij registreren alle verzoeken in het opvolgingssysteem DOS en delen de behandelde verzoeken die zich bij herhaling hebben voorgedaan minstens een keer per jaar met de preventieadviseur psychsociale aspecten van de GDPB voor de jaarlijkse evaluatie.

Het is een goede praktijk om vertrouwenspersonen te betrekken bij een werkgroep welzijn die het preventiebeleid vorm geeft. Vertrouwenspersonen kunnen informatie uit herhaalde incidenten van psychosociale aard doorgeven in collectieve en anonieme vorm, zodat de organisatie leert en stappen kan vooruit zetten in het welzijn van de medewerkers. Uiteraard bespreken de vertrouwenspersonen daar geen cases. De vertrouwenspersoon kan deelnemen aan het EOC wanneer psychosociale risico’s op de agenda staan op uitnodiging van bijvoorbeeld werknemersafgevaardigden, de preventieadviseur arbeidsveiligheid, de werkgever of op eigen initiatief.

De werkgever kan aan de vertrouwenspersonen vragen om mee te werken aan de uitvoering van de algemene psychosociale risicoanalyse, bv. door de werknemers te informeren of vergaderingen te organiseren.

Elke werkgever moet volgens de welzijnswet een register van feiten van derden bijhouden (Codex over het welzijn op het werk, Boek 1, titel 3, Preventie van psychosociale risico’s op het werk, Art. I.3-3.- § 1.). Dit register is een bijkomend instrument om de werkgever in staat te stellen gepast te reageren op onrechtmatige gedragingen door derden of hierop te anticiperen.

Wanneer een werknemer meent het slachtoffer te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag door een derde, dus iemand die niet werkzaam is binnen de entiteit zoals een klant, leverancier, bezoeker, gebruiker, jongere in een gemeenschapsinstelling, …, moet hij een verklaring kunnen laten opnemen in dit register. Deze verklaring omvat een beschrijving en de datum van de feiten.

De werkgever informeert de werknemers, het EOC en de leden van de hiërarchische lijn dat werknemers het recht hebben om een verklaring te noteren in het register van feiten van derden. Hij zorgt er ook voor dat zij een opleiding krijgen zodat zij hun rechten adequaat kunnen toepassen.

De interne vertrouwenspersoon van de entiteit houdt dit register van feiten van derden bij. Dat register is gekoppeld aan het dossier-opvolgsysteem (DOS) voor vertrouwenspersonen. Veel entiteiten hebben een eigen systeem dat goed werkt: daarom zijn binnen DOS twee systemen voorzien. De vertrouwenspersonen maken daar zelf een keuze in. Ofwel registreert de vertrouwenspersoon elk feit via een formulier in DOS, ofwel geeft de vertrouwenspersoon jaarlijks de totalen door en houdt zelf een eigen register bij.

Het is belangrijk om met alle vertrouwenspersonen van de entiteit af te spreken welk systeem de entiteit gebruikt en dit door te geven aan de preventieadviseur psychosociale aspecten. Enkel de vertrouwenspersonen en de preventieadviseur psychosociale aspecten hebben toegang tot dit register. De werkgever kan altijd een uittreksel vragen van het register aan de vertrouwenspersoon.

De leidend ambtenaar of alle werknemersvertegenwoordigers op het EOC kunnen de vraag stellen om één of meer vertrouwenspersonen in de entiteit aan te stellen. De vraag wordt gesteld aan de GDPB die dan de informatie- en selectieprocedure opstart om uiteindelijk een advies voor het EOC voor te leggen. De vertrouwenspersoon mag niet worden aangeduid, maar moet de kans krijgen zichzelf kandidaat te stellen de rol van vertrouwenspersoon op te nemen. Het initiatief komt steeds vanuit een aangevoelde nood binnen de entiteit.

1. De GDPB kiest voor interne vertrouwenspersonen, medewerkers binnen de entiteit die een laagdrempelig aanspreekpunt vormen. Deze keuze wordt gemotiveerd door het feit dat vertrouwenspersonen tendensen binnen de entiteit moeten doorgeven en meewerken aan het welzijnsbeleid. De GDPB is ervan overtuigd dat enkel interne vertrouwenspersonen deze rol volwaardig kunnen opnemen. Een interne vertrouwenspersoon kan enkel binnen zijn eigen entiteit de rol van vertrouwenspersoon opnemen. Een entiteit kan enkel per uitzondering een externe vertrouwenspersoon aanstellen.
2. De rol van vertrouwenspersoon kan niet gecombineerd worden met volgende rollen:
   1. het uitvoeren van de functie van preventieadviseur-arbeidsarts,
   2. deel uitmaken van de werkgevers- of werknemersvertegenwoordiging in het EOC,
   3. deel uitmaken van de vakbondsafvaardiging,
   4. De vertrouwenspersoon mag geen leidinggevende bevoegdheid op ‘n’ of ‘n min 1’ niveau hebben. De vertrouwenspersoon heeft geen hiërarchische functie, noch een evaluatieve bevoegdheid ten aanzien van collega’s waarvoor die vertrouwenspersoon is. Er moet in de entiteit ook een vertrouwenspersoon actief zijn die geen hiërarchische functie heeft.
   5. HR-medewerker (de huidige HR-BP en HR-specialisten). Deze rollen zijn complementair maar hebben hun eigen mogelijkheden en beperkingen. Door de rollen door elkaar te halen ontstaat er onduidelijkheid en kan de perceptie van schending van het beroepsgeheim ontstaan. Dat moet te allen tijde vermeden worden. De GDPB ziet de rol van HR-medewerker niet compatibel met de rol van vertrouwenspersoon en stelt dus geen nieuwe vertrouwenspersonen aan die HR-medewerker zijn. In de praktijk merkt de GDPB dat het voor collega’s die de rollen wel samen vervullen heel moeilijk tot onhaalbaar is. Beide rollen zijn dus sterk incompatibel.
   6. Meldpunt integriteit. Als meldpunt integriteit heb je een meldingsplicht voor integriteits-aspecten. Als vertrouwenspersoon primeert het beroepsgeheim. Een meldpunt integriteit kan bijgevolg geen vertrouwenspersoon zijn.
   7. Terugkeercoach binnen de entiteit. Het volgen van een traject met werknemers in het kader van re-integratie strookt niet met het vraaggestuurd werken van een vertrouwenspersoon.
   8. Preventieadviseur arbeidsveiligheid. Als preventieadviseur arbeidsveiligheid heb je een specifieke rol rond welzijn op het werk. Je komt met veel mensen in contact, weet wat er leeft binnen de entiteit. De GDPB ziet vooral de complementariteit van deze rollen, maar die kunnen omwille van rolverwarring niet samen opgenomen worden.

De leidend ambtenaar of het EOC neemt het initiatief om nieuwe vertrouwenspersonen aan te stellen. Dit initiatief komt niet van een individuele medewerker. Als entiteit is het goed om al in deze fase de GDPB te betrekken en een overleg in te plannen om alle stappen samen en op maat te bespreken.

Er zijn twee manieren om kandidaat-vertrouwenspersonen te motiveren:

• Bevraag een aantal medewerkers gericht over de interesse om de rol van vertrouwenspersoon op te nemen. Hou daarbij rekening met de locatie of regio.
• Lanceer binnen de entiteit een oproep om medewerkers te vragen zich kandidaat te stellen voor de rol van vertrouwenspersoon.

Goed om te weten: een entiteit mag geen vertrouwenspersonen aanduiden. Medewerkers moeten de kans krijgen om zichzelf kandidaat te stellen om de rol van vertrouwenspersoon op te nemen.

• De preventieadviseurs psychosociale aspecten (PAPS) voorzien een infosessie voor de medewerkers die zich kandidaat stellen als vertrouwenspersoon. Ze krijgen meer informatie over het kader en de rol van vertrouwenspersoon, zodat elke kandidaat weet waar die voor kiest.
• De entiteit nodigt de kandidaat-vertrouwenspersonen uit om deze sessie bij te wonen.

Het is belangrijk dat er vanuit de entiteit iemand aanwezig is die kan uitleggen welke rol de vertrouwenspersonen kunnen opnemen in het welzijnsbeleid van de entiteit en die de praktische aspecten kan toelichten (hoeveel vertrouwenspersonen er aangesteld worden, datum EOC,…).

Na de infosessie heeft de preventieadviseur psychosociale aspecten een verkennend gesprek met elke medewerker die zich kandidaat stelt. Dit gesprek heeft tot doel in te schatten of de kandidaten geschikt zijn om de rol van vertrouwenspersoon op te nemen. Tijdens het gesprek gaat de preventieadviseur na of de kandidaten over de nodige kennis, vaardigheden, ervaring, ingesteldheid en middelen beschikken.

De preventieadviseur gaat ook na of kandidaat-vertrouwenspersonen rollen opnemen die onverenigbaar zijn met de rol van vertrouwenspersoon (zie principes voor kandidaatstelling). De kandidaten-vertrouwenspersoon lichten hun motivatie toe om de rol van vertrouwenspersoon op te nemen.

Als er veel kandidaten zijn kan de GDPB er voor kiezen om een schriftelijke preselectie te doen. De preventieadviseur zal bij deze selectie op voorhand rekening houden met de vooropgestelde diversiteit (gender, afdeling, regio, niveau,…).

De preventieadviseur psychosociale aspecten maakt een schriftelijk advies op met de conclusies uit de gesprekken. Bij de opmaak van het advies kan dit met de aanvrager vanuit de entiteit overlopen worden om af te toetsen of de entiteit achter de voorgestelde kandidaten kan staan.

Het schriftelijk advies wordt voorgelegd aan de leidend ambtenaar. Indien gewenst wordt dit advies mondeling toegelicht. Het kan een meerwaarde zijn om als leidend ambtenaar de kandidaat-vertrouwenspersoon zelf te spreken.

De leidend ambtenaar beslist finaal welke kandidaten die aan het EOC zal voordragen. De GDPB raadt ten stelligste aan om het integrale advies, zoals hierboven beschreven, tijdig voor te leggen aan de leden van het EOC om een overwogen akkoord te kunnen formuleren (conform het syndicaal statuut).

Het akkoord van alle werknemersvertegenwoordigers in het EOC is nodig om tot een beslissing van aanstelling te komen.

Wanneer de vertrouwenspersoon aangesteld is door het EOC wordt verwacht dat:

• De entiteit het verslag van het EOC bezorgt aan de preventieadviseur psychosociale aspecten van de GDPB. Deze zal de naam van de nieuwe vertrouwenspersoon opnemen in de lijst van vertrouwenspersonen.
• De entiteit het arbeidsreglement aanpast met de naam van de nieuwe vertrouwenspersoon en diens contactgegevens.
• De leidend ambtenaar, de hiërarchische lijn en de vertrouwenspersoon zorgen voor de bekendmaking van de rol van de vertrouwenspersoon.

De medewerkers moeten weten dat er een vertrouwenspersoon is, wie het is, hoe deze te bereiken is, met welke moeilijkheden en vragen ze bij de vertrouwenspersoon terecht kunnen en op welke manier een informeel verzoek verloopt (wat ze ermee te winnen hebben).

De nieuwe vertrouwenspersoon is verplicht om de vijfdaagse basisopleiding voor vertrouwenspersonen te volgen, binnen de twee jaar na aanstelling op het EOC. Op die manier kan de vertrouwenspersoon de nodige vaardigheden en kennis voor de rol verwerven en/of verbeteren.

De GDPB organiseert de basisopleiding door IDEWE, met specifieke aanpassingen voor de Vlaamse overheid, minstens een keer per jaar (afhankelijk van het aantal nieuwe vertrouwenspersonen). Wie een aantal dagen niet volgt, haalt die in bij een volgende basisopleiding. De entiteit betaalt de deelname aan de basisopleiding via preventie-eenheden aan IDEWE. De bestede tijd wordt als arbeidstijd bezoldigd.

Het is belangrijk dat de entiteit, samen met de vertrouwenspersonen, inzet op een goede bekendmaking van de vertrouwenspersonen en de procedures.

Daarbij is het nodig om zowel de namen van de vertrouwenspersonen als de manier van werken duidelijk te maken. Herhaal dit regelmatig via de communicatiekanalen van de eigen entiteit. Het doel is dat elke medewerker weet wie de vertrouwenspersonen zijn en hoe de vertrouwenspersonen te werk gaan.

Als ook leidinggevenden regelmatig verwijzen naar de vertrouwenspersonen, kan dat een grote steun zijn.

Om een preventief welzijnsbeleid op te maken gebruikt de werkgever het beste alle info die beschikbaar is. Het is dus belangrijk om zowel de info van HR, leidinggevenden als de vertrouwenspersonen te capteren.

Uiteraard hebben vertrouwenspersonen beroepsgeheim en spreken ze niet over mensen, maar een vertrouwenspersoon die merkt dat in de gesprekken dezelfde mechanismen naar voor komen, kan een grote meerwaarde zijn in een werkgroep welzijn om het algemeen beleid van de entiteit te verbeteren.

Vertrouwenspersonen kunnen er maar voor anderen zijn als ze daarbij zelf voldoende veiligheid ervaren en voldoende arbeidstijd en middelen hebben om de rol te kunnen opnemen.

• Het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon tijd kan maken voor gesprekken en intervisies. In het takenpakket moet de vertrouwenspersoon daarom ruimte krijgen.
• Het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon persoonlijk aanspreekbaar is voor medewerkers, bijvoorbeeld door het gebruik van een persoonlijke gsm.
• Het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon gesprekken kan voeren in alle discretie en op een discrete plaats. Een gesprekslokaal waar mensen je niet zien zitten en je niet kunnen horen zijn essentieel.

Het is belangrijk dat vertrouwenspersonen het vertrouwen krijgen van de entiteit om hun rol op een goede manier te vervullen. Vragen over wat besproken werd, horen niet.

Als vertrouwenspersonen zich gesteund weten door leidinggevenden, komt dit het welzijnsbeleid enorm ten goede. Het is dan ook belangrijk dat elke leidinggevende de rol van vertrouwenspersoon goed kent en effectief ondersteunt.
Indien de entiteit inzet op een goede werking van de vertrouwenspersonen, meehelpt met bekendmaking, de vertrouwenspersonen betrekt in de werkgroep welzijn, anonieme informatie uitwisselt in functie van het preventiebeleid, leidinggevenden informeert en motiveert,… kunnen vertrouwenspersonen hun rol volwaardig opnemen. Op die manier komen verzoekers in een vroeger stadium aankloppen, kunnen conflicten snel aangepakt worden en kan in een vroeg stadium gezocht worden naar oplossingen. Dit heeft een positieve impact op de sfeer en het welzijn van alle medewerkers.

Aangezien vertrouwenspersonen autonoom werken en functioneel staan onder de GDPB, is het belangrijk dat de preventieadviseur psychosociale aspecten vanuit de GDPB feedback geeft aan de entiteit over de werking van de vertrouwenspersonen binnen die entiteit. Hierbij kan de preventieadviseur op basis van onderstaande criteria (zie hoofdstuk opvolging vertrouwenspersonen) ook spreken over de vertrouwenspersonen. Op vraag kan er een overleg plaatsvinden tussen de entiteit en de preventieadviseurs psychosociale aspecten van de GDPB.

Het kan dat een vertrouwenspersoon zijn rol niet meer kan opnemen, omwille van verschillende redenen:

• Uit de jaarlijkse opvolging en het hierop volgend gesprek met de preventieadviseurs psychosociale aspecten blijkt dat de vertrouwenspersoon niet voldoet aan de verwachtingen die gesteld werden aan diens rol. De GDPB zal de vertrouwenspersonen die hun rol niet invullen op een kwalitatieve manier, aanspreken en vragen aan het EOC, via de leidend ambtenaar, om de rol van vertrouwenspersoon neer te leggen.
• De vertrouwenspersoon verlaat de entiteit.
• De medewerker kiest er zelf voor om zijn rol als vertrouwenspersoon neer te leggen los van het eigen functioneren. De medewerker meldt dit aan de leidend ambtenaar en de preventieadviseur psychosociaal welzijn.
• Op basis van klachten gericht aan de GDPB wordt het functioneren van de vertrouwenspersoon geëvalueerd. De GDPB zal beide partijen spreken vooraleer een standpunt in te nemen. Uit de opvolgingscriteria en het hierop volgend gesprek met de preventieadviseur psychosociale aspecten kan blijken dat de vertrouwenspersoon niet voldoet aan de verwachtingen die gesteld werden aan de rol.
• Een vertrouwenspersoon kan ook tijdelijk vragen de rol niet op te nemen om persoonlijke redenen. In dat geval wordt na zes maanden de situatie geëvalueerd waarna ofwel de medewerker de rol neerlegt of opnieuw opneemt. wordt, Bij afwezigheid van twaalf maanden of meer wordt automatisch de neerlegging van de rol voorgesteld aan het EOC.

Het is belangrijk dat de entiteit aan de GDPB laat weten wanneer een vertrouwenspersoon de entiteit verlaat of langdurig afwezig is.

De leidend ambtenaar draagt aan het EOC de naam voor van de vertrouwenspersoon die de rol niet meer kan vervullen. De preventieadviseur psychosociaal welzijn kan daartoe een nota opmaken en dit laten agenderen op het EOC. Het akkoord van alle werknemer vertegenwoordigers in het EOC is nodig om tot een beslissing te komen.

Wanneer de vertrouwenspersoon zijn rol als vertrouwenspersoon neerlegt en het EOC dit goedkeurt, zorgt de entiteit:

1. voor het overmaken van het verslag van het EOC aan de preventieadviseurs psychosociale aspecten. Deze zullen de naam van de vertrouwenspersoon schrappen uit de lijst van vertrouwenspersonen.
2. voor de aanpassing van het arbeidsreglement binnen de entiteit door de naam van de vroegere vertrouwenspersoon en de contactgegevens te verwijderen.
3. dat de medewerkers weten dat een vroegere vertrouwenspersoon niet langer de rol van vertrouwenspersoon opneemt en bij wie ze wel terecht kunnen als vertrouwenspersoon.