Selecteer de informatie die relevant is voor het doel en de doelgroep van uw boodschap.

Laat de informatie weg die voor uw communicatiedoel niet nuttig of belangrijk is. Wees daarbij streng voor uzelf. Als u bij uw voorbereiding allerlei informatie uit documenten, boeken, tijdschriften, websites of andere bronnen hebt verzameld, moet u daaruit selecteren wat werkelijk relevant is voor het doel dat u voor ogen hebt.

Selecteer de gegevens die relevant zijn voor uw doelgroep. Ga niet uit van wat u zelf al over het onderwerp weet, maar van de voorkennis van uw doelgroep. Wat weten de toehoorders, gesprekspartners of lezers al en wat weten ze nog niet? Als u te veel informatie biedt die ze al kennen, zult u langdradig of betuttelend overkomen. Als u te weinig gerichte informatie geeft, zult u met verwarring of onbegrip te maken krijgen. Vooral in een geschreven context is het belangrijk om voldoende achtergrondinformatie te geven. De lezer heeft dan meestal niet de mogelijkheid om u rechtstreeks vragen te stellen zoals in een gesproken context.

Selecteer zo veel mogelijk concrete informatie.

Door concrete feiten en gegevens te selecteren, laat u de informatie voor een groot stuk voor zich spreken. Maak abstracte, moeilijke informatie zo concreet mogelijk. Dat kan door duidelijke voorbeelden of cijfers en door vergelijkingen met andere situaties of gevallen. Informatie wordt ook sprekend als u er persoonlijke gegevens, getuigenissen, verhalen of anekdotes bij betrekt.

Scheid hoofdzaken van bijzaken.

Richt u in de eerste plaats op de hoofdzaken. Geef alleen randinformatie die er werkelijk toe doet. Werk bijvoorbeeld niet met voetnoten of eindnoten. Die horen alleen thuis in wetenschappelijke publicaties.

Houd ook altijd goed rekening met de randvoorwaarden. Als u voor een mondelinge presentatie een beperkte spreektijd hebt, is het jammer van de moeite als u aan het einde hoofdzaken moet overslaan of afhaspelen omdat u in het begin te veel tijd aan bijzaken hebt besteed.

Selecteer het materiaal dat uw boodschap kan visualiseren of grafisch kan ondersteunen.

Houd bij de selectie van de informatie rekening met het gebruik van visueel materiaal. Veel boodschappen worden krachtiger als ze met visuele middelen worden ondersteund. Tijdens een mondelinge presentatie kunnen sprekende afbeeldingen en filmpjes de toehoorder sneller in de juiste stemming of bij de kern van de boodschap brengen. Door tabellen en grafieken wordt cijfermateriaal in rapporten overzichtelijker, zodat de lezer de cijfers gemakkelijker kan lezen en interpreteren. Journalistieke teksten trekken meer de aandacht als er een sprekende foto over het onderwerp van het artikel bij staat. Bij opiniestukken en tijdschriftartikelen wordt vaak een foto van de auteur opgenomen om de tekst visueel te ondersteunen.

Als u visueel materiaal gebruikt, kan dat een sterke invloed hebben op de manier waarop u de informatie moet structureren en formuleren. U kunt daar dus het best vanaf het begin rekening mee houden, zodat u het materiaal goed in de boodschap kunt integreren.