Durf met de deur in huis te vallen.

Maak meteen of na een kort opstapje duidelijk wat uw bedoeling is. De toehoorder, gesprekspartner of lezer weet meestal graag snel wat uw hoofddoel is: informeren, instrueren, overtuigen, motiveren of emotioneel beïnvloeden. Lezers van e-mails bijvoorbeeld weten graag meteen waar u naartoe wilt. Ze willen graag snel weten of er van hen iets verwacht wordt of niet. Op die manier kunnen ze gemakkelijker bepalen of ze veel of weinig tijd en aandacht aan uw boodschap moeten besteden. Ze hebben meestal geen tijd en zin om te ontcijferen wat uw bedoelingen zijn.

Formuleer zo snel mogelijk de kern van uw boodschap.

Zeg of schrijf zo snel mogelijk wat uw centrale boodschap is. Mensen blijven niet graag lang in het ongewisse. Als u bijvoorbeeld een vraag beantwoordt, geef dan de kern van het antwoord zo snel mogelijk.

Maak eventueel gebruik van een korte, neutrale opening als u verwacht dat de impact van uw boodschap negatief of onaangenaam zal zijn voor uw doelgroep, maar stel niet uit. Ook als u verwacht dat uw boodschap sociaal minder aanvaardbaar is, bijvoorbeeld omdat u de doelgroep iets wilt vragen wat niet voor de hand ligt, kunt u beter niet al te lang om de kern van de boodschap heen draaien.

Meld vooraf uit welke onderdelen een langere boodschap bestaat.

Als een boodschap wat langer is, is een overzicht van de onderdelen nuttig. In een langer telefoongesprek is het bijvoorbeeld zinvol om aan het begin te melden hoeveel en welke punten u wilt bespreken. Bij een mondelinge presentatie kunt u op een hand-out of op een projectiescherm een overzicht geven van de verschillende deelonderwerpen en de structuur van uw boodschap.

In teksten is de inhoudsopgave het middel bij uitstek om een overzicht van de structuur te geven. Door de tussentitels en de paginaverwijzingen heeft de lezer dan in een oogopslag een beeld van de hele tekst.

Geef bij lange boodschappen een afzonderlijke inleiding.

Bij lange boodschappen is een afzonderlijke inleiding een nuttig hulpmiddel om het doel en de inhoud van uw boodschap bij de doelgroep te introduceren, bijvoorbeeld bij een mondelinge presentatie of bij een uitvoerig rapport. Door een goede inleiding trekt u de aandacht. U zet daarmee ook de anderen ertoe aan om naar uw boodschap te luisteren of uw tekst te lezen. In een wat langere tekst kunt u in de inleiding ook de structuur van de boodschap schetsen.