Een tekst die alleen uit losse zinnen bestaat, is niet vlot leesbaar. Zinnen krijgen in een tekst pas samenhang als ze in alinea's staan. Door een goede alineastructuur kan een lezer de informatie veel gemakkelijker verwerken.

Hieronder staan tips voor de indeling van een tekst en voor de alineastructuur.

Houd het aantal niveaus om een tekst in te delen beperkt.

Gebruik bij voorkeur niet meer dan drie niveaus als u met titels op verschillende niveaus werkt (hoofdstuk 1, paragraaf 1.1, subparagraaf 1.1.1). Voor het laagste niveau kunt u ook met ongenummerde tussenkoppen werken.

Bij een website geldt hetzelfde voor de navigatiestructuur. Als een website heel veel informatieniveaus bevat, moeten bezoekers vaak klikken naar onderliggende webpagina’s om de informatie te vinden die ze zoeken. Dat is verwarrend en omslachtig.

Gebruik een decimale indeling voor de nummering van de titels.

Voorbeeld: 1, 1.1, 1.2, 2, 2.1, 2.2 enzovoort. Gebruik bij voorkeur geen Romeinse cijfers (I, II, III), letters (A, B, C) of combinaties van letters en cijfers (IVa, 1.A.b).

Maak titels en tussenkoppen zo concreet mogelijk.

Formuleer titels en tussenkopjes zo dat ze precies aangeven waarover het onderdeel gaat. Maak ze niet te lang door er veel verschillende inhoudelijke elementen in te stoppen. Maak de titels en tussenkoppen op een A4-pagina bijvoorbeeld niet langer dan één regel.

Het kan erg handig zijn om de tussenkoppen in vraagvorm te formuleren. Onder elke vraag staat dan een mooi afgelijnd antwoord. De lezer kan met een lijst van vragen sneller informatie vinden.

Bij een tekst of een mondelinge presentatie kunt u eventueel met een ondertitel werken als de hoofdtitel nog niet concreet genoeg is. Bijvoorbeeld: Waarom moeilijk als het gemakkelijk kan? Twintig tips voor aantrekkelijk formuleren.

Begin een nieuwe alinea als u aan een nieuw element in uw tekst begint.

Een nieuw element in uw tekst kan bijvoorbeeld een nieuwe hoofdgedachte, een nieuw deelonderwerp, een nieuw argument of een nieuwe stap in uw argumentatie zijn. De grenzen tussen alinea’s zijn niet altijd strak te bepalen. Zeker bij langere teksten zijn er verschillende mogelijkheden om de zinnen evenwichtig over de alinea’s te verdelen.

Formuleer de hoofdgedachte van een alinea in een duidelijke kernzin.

Zet de kern van een alinea in de eerste of tweede zin, of helemaal aan het einde van de alinea in de vorm van een conclusie of een samenvatting.

Begin elke nieuwe alinea op een nieuwe regel.

Zet in e-mails, brieven en beeldschermteksten tussen alle alinea’s een witregel. Laat de tekst aan het begin van een nieuwe alinea niet inspringen.

In heel wat drukwerk staan er geen witregels tussen de alinea’s. Witregels worden dan gebruikt om een scheiding aan te brengen tussen groepjes van alinea’s die samen een eenheid vormen. Zo’n groepje van alinea’s wordt een sectie genoemd. Als er geen witregels tussen de alinea’s zelf staan, wordt in heel wat teksten het begin van een nieuwe alinea aangegeven met een kleine inspringing op de eerste regel.

Houd de lengte van de alinea’s in de gaten.

Laat een alinea bij voorkeur niet meer dan zes à zeven zinnen tellen. Lange alinea’s van meer dan tien regels tekst nodigen niet uit om te lezen.

Maak alinea’s ook niet te kort. Als u bij heel veel zinnen telkens op een nieuwe regel begint, hangt uw tekst als los zand aan elkaar. Wees daarom erg zuinig met alinea’s die maar uit één zin bestaan. Een alinea van één zin is bijvoorbeeld zinvol als u een tekst met een spitse, opvallende bedenking wilt afsluiten.