Rond elk onderdeel van uw boodschap duidelijk af.

Geef aan wanneer uw boodschap of een deel van uw boodschap afgerond is. Vooral in mondelinge situaties is het belangrijk dat u het signaal geeft dat u klaar bent met uw boodschap of met een onderdeel ervan. In een telefoongesprek bijvoorbeeld is de persoon die het initiatief neemt om te bellen, meestal ook de persoon die het signaal geeft wanneer een deelonderwerp of het gesprek zelf afgerond is. In een vergadering is het bijvoorbeeld belangrijk dat de voorzitter elk vergaderpunt duidelijk afsluit.

Herhaal de kern van uw boodschap.

Herhaling is een van de sterkste middelen om duidelijk te maken wat de kern van een boodschap is. In een lang telefoongesprek is het bijvoorbeeld handig om de gemaakte afspraken tussentijds of aan het einde te herhalen zodat er geen misverstand over kan ontstaan.

In een gesprek of een vergadering is herhaling een klassieke strategie om uw argumenten kracht bij te zetten. In een vergaderverslag is het nuttig om achteraan in een aparte lijst de actiepunten voor de deelnemers te herhalen. Op die manier kunnen de deelnemers snel de punten vinden die voor hen belangrijk zijn.

Sluit in langere boodschappen af met een apart slotdeel.

Bij langere boodschappen kunt u het best in een apart slotdeel terugblikken op de belangrijkste elementen. Bij een vergadering bijvoorbeeld herhaalt de voorzitter aan het einde van de vergadering de belangrijkste conclusies en vervolgafspraken. Tijdens mondelinge presentaties en in rapporten komen in het slotdeel meestal de conclusies of aanbevelingen nog een keer aan de orde, samen met een vooruitblik op de toekomst.

Introduceer in het slotdeel geen nieuwe gegevens of nieuwe argumenten. De informatie in het slotdeel moet de essentie weergeven van wat voorafgaan is.