De raad voor maatschappelijk welzijn vergadert zo dikwijls als nodig en minstens 10 keer per jaar. De voorzitter zit de vergaderingen van de raad voor, opent en sluit de vergaderingen. De raad kan in principe alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende raadsleden aanwezig is.
Bijeenroeping
De voorzitter roept de raad voor maatschappelijk welzijn bijeen op eigen initiatief of op verzoek van:
- 1/3e van de zittende leden
- het vast bureau
- 1/5e van de zittende leden als 6 weken na de datum van de vorige raad voor maatschappelijk welzijn de raadsleden nog niet bijeengeroepen zijn. De periode van 6 weken geldt niet van 11 juli tot en met 15 augustus.
Bij een verplichte bijeenroeping roept de voorzitter de raad voor maatschappelijk welzijn bijeen op de aangewezen dag en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. Daarvoor bezorgen de raadsleden en het vast bureau voor elk punt op de agenda hun voorstel van beslissing met een toelichting aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter.
De voorzitter bezorgt de oproeping ten minste 8 dagen voor de dag van de vergadering aan de raadsleden, behalve in spoedeisende gevallen. Die oproeping vermeldt:
- de plaats, de dag en het tijdstip
- de agenda van de vergadering
- een toegelicht voorstel van beslissing.
Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de oproeping van de raadsleden wordt verzonden en de wijze waarop het dossier dat op de agenda betrekking heeft, ter beschikking wordt gesteld. Het huishoudelijk reglement kan ook de gezamenlijke oproeping van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn regelen.
Agenda
De raad voor maatschappelijk welzijn mag tijdens de zitting alleen de agendapunten behandelen. De raadsleden mogen geen punten behandelen die niet op de agenda voorkomen, behalve in spoedeisende gevallen. De raad kan enkel een agendapunt in spoedeisend geval behandelen als 2/3e van de aanwezige leden dat beslist. De notulen moeten de namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid vermelden.
De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn stelt de agenda van de vergadering op. Die bevat minstens de punten die het vast bureau meedeelt aan de voorzitter. De voorzitter kan zelf bepalen welke onderwerpen hij aan de raad voor maatschappelijk welzijn wil voorleggen tijdens de vergadering. De voorzitter bepaalt ook de volgorde van de agenda.
De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Voor elk agendapunt wordt het dossier dat erop betrekking heeft, ter beschikking van de raadsleden gesteld vanaf de verzending van de agenda. Als een raadslid daarom verzoekt, wordt een dossier elektronisch ter beschikking gesteld. De dossiers moeten alle stukken bevatten over het agendapunt. De raadsleden moeten een duidelijk beeld krijgen van alle belangrijke elementen om een onderbouwde beslissing te kunnen nemen
Leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen uiterlijk 5 dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Zij bezorgen hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur. Die bezorgt de voorstellen aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn. De leden van het vast bureau kunnen geen agendapunten toevoegen op deze manier. De algemeen directeur deelt de vastgestelde aanvullende agendapunten en de bijbehorende toelichtingen onmiddellijk mee aan de raadsleden.
Het publiek moet uiterlijk 8 dagen voor de vergadering kennis kunnen nemen van de agenda. Als er agendapunten bijkomen, moet de raad de aangepaste agenda binnen de 24 uur na de vaststelling openbaar maken. Het huishoudelijk reglement bepaalt de regels over de wijze van openbaarmaking.
Zitting
- Stap 1
Opening van de zitting
De voorzitter van de gemeenteraad is van rechtswege de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn. De voorzitter
- zit de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn voor
- opent en sluit de vergaderingen
- handhaaft de orde tijdens de vergadering
- kan elke toehoorder die openlijk zijn goedkeuring of afkeuring laat blijken of die wanorde veroorzaakt, na een waarschuwing uit de zaal doen verwijderen. De voorzitter kan een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat bezorgen aan het openbaar ministerie voor een eventuele vervolging.
- Stap 2
Beraadslaging
De vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn vinden plaats in het gemeentehuis of op de fysieke plaats die de raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt. Het huishoudelijk reglement bepaalt of de raad voor maatschappelijk welzijn onder uitzonderlijke omstandigheden digitaal of hybride kan vergaderen en de wijze waarop.
De raad voor maatschappelijk welzijn kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittende leden van de raad voor maatschappelijk welzijn aanwezig is. Het quorum wordt bepaald aan de hand van het aantal raadsleden in functie. Er geldt een uitzondering voor een 2e oproeping over onderwerpen die een 2e maal op de agenda staan. De oproeping vermeldt dan dat het om een 2e oproeping gaat en verwijst naar de artikelen 26 en 74 van het Decreet over het Lokaal Bestuur.
- Stap 3
Stemming en besluitvorming
De raad voor maatschappelijk welzijnneemt de besluiten bij volstrekte meerderheid van stemmen. Dat is meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen. Onthoudingen worden niet meegerekend. Bij staking van stemmen verwerpt de raad voor maatschappelijk welzijn het voorstel. De vereiste meerderheid van stemmen wordt berekend op het aantal geldig uitgebrachte stemmen.
De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen mondeling. Het huishoudelijk reglement kan de mondelinge stemming vervangen door een gelijkwaardige regeling zoals stemming bij handopsteking, bij zitten en opstaan of op digitale wijze. Als 1/3e van de aanwezige leden verzoekt om mondeling te stemmen, gebeurt dat ook ongeacht de bepalingen van het huishoudelijk reglement.
In enkele gevallen houdt de raad voor maatschappelijk welzijn een geheime stemming:
- de vervallenverklaring van het mandaat van lid van de raad voor maatschappelijk welzijn en lid van het vast bureau
- de aanwijzing of beëindiging van het mandaat van de leden van de bestuursorganen van het openbaar centrum
- de aanwijzing of beëindiging van het mandaat van de vertegenwoordigers van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen
- individuele personeelszaken.
De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn stemt het laatst, behalve bij geheime stemming.
Notulen
De algemeen directeur is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen en het zittingsverslag van de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn.