Gedaan met laden. U bevindt zich op: Omstandigheden voor digitaal en hybride vergaderen Organisatie en werking

Omstandigheden voor digitaal en hybride vergaderen

Het lokaal bestuur beslist zelf of het de mogelijkheid biedt om digitaal en/of hybride te vergaderen. De gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn, het bijzonder comité voor de sociale dienst en de districtsraad vergaderen in de regel fysiek. Hybride of digitaal vergaderen kan in uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement.  Het college, vast bureau en de gemeenteraadscommissies hebben altijd de keuze als het huishoudelijk reglement dat voorziet.

Uitzonderlijke omstandigheden

De uitzonderlijke omstandigheden waaronder het bestuursorgaan digitaal of hybride vergadert, moeten worden vermeld in het huishoudelijk reglement.

De raad moet de uitzonderlijke omstandigheden zo concreet mogelijk bepalen en goedkeuren. Het is belangrijk om zo weinig mogelijk ruimte te laten voor interpretatie zodat het begrip niet wordt uitgehold.

Het is niet mogelijk om een niet-limitatieve opsomming van uitzonderlijke omstandigheden op te nemen in het huishoudelijk reglement.

Voorbeelden van uitzonderlijke omstandigheden
  • een algemeen gezondheids- en of veiligheidscrisis (bijv. pandemieën, terreurdreiging, …)
  • een onvoorziene gebeurtenis waardoor de raad niet kan bijeenkomen op de voorziene locatie (bijv. extreme weersomstandigheden, overstroming, betoging, raadszaal die onverwacht fysiek niet toegankelijk is, …)
  • een dringende noodzakelijke/spoedeisende beslissing van de raad die niet kan wachten tot agendering op de eerstvolgende voorziene/geplande raad of vergadering, eventueel met een voorafgaande instemming van een (bijzondere) meerderheid van de raadsleden
Voorbeelden die niet vallen onder een uitzonderlijke omstandigheid
  • een meerderheid van de raadsleden verzoekt om digitaal of hybride te vergaderen
  • de digitale of hybride verderzetting van een fysieke vergadering die eerder niet afgerond is
  • de keuze voor twee vergadervormen voor één en dezelfde vergadering
  • elk raadslid een vrijkaart geven om éénmaal per jaar digitaal of hybride deel te nemen aan een vergadering
  • de verhindering van een raadslid voor een fysieke vergadering

Regelgeving