Praktische richtlijnen bij digitaal en hybride vergaderen
Lokale besturen die ervoor kiezen om digitaal of hybride te vergaderen, moeten een aantal richtlijnen volgen om de vergaderingen vlot en volgens strikte veiligheidsnormen te laten verlopen.
Informatieveiligheid
De Vlaamse Toezichtscommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC) heeft een aantal specifieke maatregelen omtrent informatieveiligheid(opent in nieuw venster) opgesomd.
De concrete uitwerking van de maatregelen rond informatieveiligheid behoort tot de autonomie van de lokale besturen.
Toepassingen voor geheime digitale stemming
Er zijn heel wat toepassingen beschikbaar om (geheim) digitaal te stemmen. Het is belangrijk dat raadsleden toegang hebben tot een stemtool die voldoende veiligheid biedt.
Niet elk platform biedt evenveel garanties voor wat betreft de (informatie)veiligheid en je privacy.
- Volg de algemene richtlijnen die gelden voor informatieveiligheid.
- Maak samen met de DPO (data protection officer) van het lokaal bestuur een risico-analyse voor je een tool kiest door bijvoorbeeld na te gaan of de algemene voorwaarden van de tool de nodige garanties biedt.
Onderstaand overzicht is een opsomming van systemen die lokale besturen gebruiken. Er hangt geen waardeoordeel vast aan de tool. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur om te oordelen of het systeem voldoet aan de noodzakelijke veiligheidsvoorwaarden.
Praktische tips
Enkele tips om een digitale of hybride vergadering vlot te laten verlopen:
- kies een rustige plaats om digitaal deel te nemen aan de vergadering
- vervaag de achtergrond van je scherm of kies voor een neutrale, op voorhand afgesproken achtergrond
- zorg voor de nodige ICT-bijstand tijdens de digitale vergadering
- structureer je tussenkomst zo veel mogelijk omdat een digitale of hybride vergadering meer concentratie vraagt dan een volledig fysieke vergadering
Je maakt best ook duidelijke afspraken over:
- over het melden van aan- en afwezigheid bij de behandeling van agendapunten
- de wijze van stemmen (via de chat, via handopsteking, via een digitaal systeem,…)
- hoe het woord gevraagd kan worden tijdens een digitale of hybride vergadering
- het dempen van de microfoon
De rol van de voorzitter in een digitale of hybride vergadering is cruciaal. De voorzitter moet het digitaal systeem voldoende kennen en begrijpen. De voorzitter bewaakt de vergaderorde, bepaalt wie het woord krijgt en moet deelnemers kunnen weren uit het debat (bijv. dempen van de microfoon). De voorzitter van de raad kan bijstand kan krijgen op dit vlak.