Aan de slag met het takenoverzicht ICT-coördinatie
Een van de doelen van het project ‘Naar teamgerichte ICT-coördinatie’? De ICT-taken verdelen onder de collega’s van je nieuwe ICT-team. Om je dat efficiënt te laten doen, ontwikkelden de organisaties achter het project een takenoverzicht. Dat geeft je een duidelijk overzicht van welke taken precies onder ICT-coördinatie vallen. Je kunt het ook als leidraad gebruiken om al die taken praktisch uit te voeren.
De 3 doelen van het project
Om je te helpen een ICT-team in je school op te richten, stelde het project 3 doelen voorop:
Een jobprofiel voor ICT-coördinatoren ontwikkelen dat duidelijk maakt wat ICT-coördinatie allemaal inhoudt.
Onderzoeken wat de kenmerken van sterke ICT-teams zijn om een model van teamgerichte ICT-coördinatie te maken.
Richtlijnen ontwikkelen om teamgerichte ICT-coördinatie in scholen in te voeren.
Het jobprofiel werd in een takenoverzicht ICT-coördinatie gegoten.
Wat is het takenoverzicht?
Het is een praktisch overzicht(Excel bestand opent in nieuw venster) in Excel – je kunt het ook makkelijk in andere spreadsheet-apps openen en bewerken – waarin je alle taken invult die in je school onder ICT-coördinatie vallen. We hebben er al verschillende taken in opgelijst, maar pas de lijst gerust aan de situatie in je school aan. Taken te veel of te kort? Schrap of voeg toe.
Als je het overzicht bekijkt, zie je direct dat je de taken moet verdelen over verschillende mensen. Het is een lange lijst met veel te veel taken voor 1 persoon. De taken zijn onderverdeeld in 4 groepen:
technische taken
pedagogisch-didactische taken
beleid en visie
administratieve taken.
Meer informatie daarover vind je vanaf pagina 8 in het rapport ‘Naar teamgerichte ICT-coördinatie op school’(PDF bestand opent in nieuw venster).
Hoe ziet het overzicht eruit?
Het takenoverzicht bestaat uit 4 tabbladen.
Intro
Daar vind je wat uitleg en een korte handleiding over hoe je het overzicht kunt gebruiken.
Taken
Daar kun je voor je school, groep of gemeenschap taken toevoegen of schrappen. De taken zijn onderverdeeld per cluster.
Huidige situatie
Daar breng je eerst in kaart hoe de ICT-coördinatie in je school, groep of gemeenschap nu gebeurt. Per taak vul je in wie ze zal uitvoeren. Je kunt ook aangeven hoeveel tijd gemiddeld aan die taak besteed wordt.
Streefdoel
Daar vul je in hoe je de ICT-taken meer teamgericht kunt verdelen.
Download je het overzicht voor je scholengroep of -gemeenschap? Dan kan het handig zijn om bijvoorbeeld voor elke school kopieën te maken van tabbladen 3 en 4. Zo kan elke school haar eigen situatie en doelen vastleggen.
Hoe gebruik je het overzicht?
Er is niet 1 vaste manier om het overzicht te gebruiken. Op basis van de resultaten van een proefproject kunnen we je wel 4 groepen van resultaten voorstellen die je dankzij het overzicht kunt behalen: identificeren, inzicht krijgen, beter communiceren en je werking verbeteren.
- Stap 1
Identificeren
Van ankerpunten
Ankerpunten zijn mensen zoals directieleden, leraren en administratief medewerkers die met ICT overweg kunnen en specifieke ICT-taken kunnen uitvoeren. Ze zijn het eerste aanspreekpunt op je school en kunnen een brugfiguur zijn tussen je school en de ICT-werking in de scholengroep of
-gemeenschap. Met het takenoverzicht kun je bekijken welke mensen daarvoor in aanmerking komen.
Van gemeenschappelijke behoeften
Als scholengroep of -gemeenschap kun je het overzicht invullen voor elke school apart. Zo zie je snel waar er gemeenschappelijke behoeften zijn waarop je nog geen antwoord hebt. Dat kan een startpunt zijn om meer samen te werken of om middelen te bundelen om die gaten op te vullen. Bovendien zie je ook welke taken nog niet zijn ingevuld.
Van expertise
Door mensen toe te wijzen aan de taken in het overzicht, zie je snel welke mensen in je school, groep of gemeenschap welke kennis en expertise hebben.
- Stap 2
Inzicht krijgen
In de werklast van de ICT-coördinator
Weinig mensen in je school weten of beseffen hoeveel taken een ICT-coördinator eigenlijk heeft. Verborgen taken zoals gegevens archiveren, zien ze vaak over het hoofd. Met het overzicht kun je iedereen duidelijk maken hoe groot het takenpakket van je ICT-coördinator wel is.
In de functieomschrijvingen
Taken die nog niemand doet of die je niet kunt invullen? Die kun je gebruiken als input voor vacatures om nieuwe collega’s aan te werven. Daarnaast zie je ook meteen welke taken moeten overgenomen worden wanneer iemand afwezig is of wegvalt.
In de structuur
Met het overzicht krijg je inzicht in de structuur van het ICT-team. Wie voert welke taken uit? Op welk niveau? Zitten die mensen ook in het ICT-team? Je ziet meteen wie welke verantwoordelijkheden heeft.
- Stap 3
Communiceren
Afspraken maken over rollen en taken
Met het overzicht kun je duidelijke afspraken maken over alle taken en rollen in je ICT-team. Als je ze op papier zet, zijn ze meteen helder voor iedereen.
Verwachtingen vastleggen
Met het overzicht kun je duidelijk maken wat van iedereen verwacht wordt. Je kunt bijvoorbeeld ‘vergeten’ taken, zoals het onderhoud van de beamer, in het overzicht zetten en aan iemand toewijzen.
- Stap 4
Je werking verbeteren
Efficiënter worden
Je kent het wel: verschillende mensen of verschillende scholen in je groep of gemeenschap die dezelfde taken uitvoeren. Bijvoorbeeld infofiches ontwerpen en drukken met het bijscholingsaanbod voor je leraren. Met het overzicht ontdek je welke taken elkaar overlappen en kun je je school efficiënter maken.
Schaalvoordelen creëren
Breng je als scholengroep of -gemeenschap alle gemeenschappelijke behoeften van je scholen in kaart? Dan kun je kijken of je middelen en/of uren kunt bundelen om schaalvoordelen te creëren. Dat doe je door bijvoorbeeld samen raamcontracten en verzekeringen af te sluiten, servers te delen of leraren uit verschillende scholen samen bijscholing te laten volgen.
Neem je tijd
Het takenoverzicht is een dynamische tool die je kunt aanpassen aan de behoeften van je school of elke school in je scholengroep of -gemeenschap. Voorzie genoeg tijd om dat te doen, want het is een oefening waar je grondig over moet nadenken.
Kunnen we je helpen?
Foutje gezien? Een link die niet werkt? Laat het ons weten!
Krijg je graag ergens meer informatie over? We bekijken je vraag en zien wat we kunnen doen.
Schrijf je in op onze nieuwsbrief
Blijf je graag op de hoogte van de laatste nieuwtjes? Schrijf je dan nu in voor onze maandelijkse nieuwsbrief.
