Gedaan met laden. U bevindt zich op: Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking Draaiboek

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking

Het plaatsen van een overheidsopdracht verloopt volgens strikte en vaak complexe regels. Ben je via de procedurewijzer uitgekomen bij een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, dan zijn dit de stappen die je moet volgen

Begin op tijd. Een plaatsingsprocedure neemt heel wat tijd in beslag. Niet zeker welke procedure je moet kiezen? Lees meer: een procedure voorbereiden.

Stap 1: Maak de opdrachtdocumenten op

De opdrachtdocumenten bevatten o.m. de verdere uitwerking van uw behoefte, de inhoud en modaliteiten van de opdracht, de selectie- en technische eisen, de gunningscriteria, de bijzondere bepalingen en voorwaarden die de opdracht beheersen.

  • Ga na of een standaardbestek op uw opdracht van toepassing is. Betreft het een opdracht voor diensten, gebruik dan een van de modelbestekken.

    • Het bestek bestaat meestal uit aan aantal delen (administratief gedeelte, technische gedeelte en samenvattende opmeting of inventaris) en bijlagen (vb. modelofferteformulier, verbintenis terbeschikkingstelling middelen, UEA,...).

    • De toegang tot de overheidsopdracht moet in principe ontzegd worden indien een uitsluitingsgrond van toepassing is op de inschrijver, zie de toelichtingstekst over de uitsluitingsgronden.

      Maak gebruik van de impliciete verklaring op erewoord.

      Vermeld dat u de attesten desgevallend via elektronische weg (Telemarc) zal opvragen. Volgende gegevens zijn momenteel via Telemarc raadpleegbaar: attest van BTW-hoedanigheid, RSZ-attest, attest van fiscale schulden, attest van niet-faling of soortgelijke toestanden en jaarrekeningen.

      Deze gegevens moet u ook in de aankondiging opnemen.

      • Formuleer de criteria, met opname van een minimaal niveau, overeenkomstig de beschrijving in de toelichtingstekst omtrent de kwalitatieve selectie.
      • Voor opdrachten voor werken kunt u zich beperken tot het eisen van de passende erkenning.
      • Geef aan welke documenten u via elektronische weg zal opvragen.

      Deze gegevens moet u ook in de aankondiging opnemen.

    • Formuleer de gunningscriteria (en hun gewicht of belang) op basis waarvan de inhoudelijke waarde van de offertes zal worden beoordeeld. Een weging van de gunningscriteria is aangewezen.

      Lees meer: Gunningscriteria.

  • Leg uw ontwerpbestek voor advies voor aan de Inspectie van Financiën, als u ook de keuze van de plaatsingsprocedure voor advies moest voorleggen.

    Lees meer: Artikel 45, § 1 en § 2, 2° BVCO 17/5/2019(opent in nieuw venster)

    Als uw ontwerpbestek al eerder klaar is, kunt u dit gelijktijdig met uw ontwerp van principiële beslissing tot uitvoering van de opdracht en de keuze van de plaatsingsprocedure voor advies voorleggen.

  • Leg uw ontwerpbestek ter goedkeuring voor aan de minister of de gedelegeerde.

    • Controleer steeds de delegatiebesluiten van toepassing op uw entiteit
    • Als uw ontwerpbestek al eerder klaar is, kunt u dit gelijktijdig met uw ontwerp van principiële beslissing tot uitvoering van de opdracht en de keuze van de plaatsingsprocedure ter goedkeuring voorleggen.

Stap 2: Maak de opdracht bekend

Kondig uw opdracht Belgisch aan. Deze voorafgaande bekendmaking is verplicht.

  • Vul het aankondigingsmodel online in via e-notification. Voeg uw bestek toe aan de aankondiging door het op te laden in e-notification(opent in nieuw venster).

    Lees meer: Handleiding e-notification(PDF bestand opent in nieuw venster).

  • De Belgische aankondigingen zijn raadpleegbaar in het Bulletin der Aanbestedingen(opent in nieuw venster).

  • Hou rekening met de minimum indieningstermijn (d.i. de termijn waarbinnen de offertes moeten worden ingediend) van minstens netto 22 dagen vanaf de verzenddatum van de aankondiging. Zie de toelichtingstekst voor een overzicht van de indieningstermijnen.

    • De aanbestedende overheid kan de minimale indieningstermijn sowieso steeds met vijf dagen inkorten bij gebruik van e-tendering voor het indienen van offertes.
    • De minimale indieningstermijn moet met vijf dagen worden verlengd indien alle opdrachtdocumenten niet kosteloos, vrij, volledig en rechtstreeks op e-notification worden ter beschikking gesteld.
  • Binnen de Vlaamse overheid is het verplicht om bij de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met elektronische middelen via het e-tenderingplatform te laten indienen.

    Lees meer: Handleiding e-tendering(PDF bestand opent in nieuw venster).

Stap 3: Onderzoek en beoordeel de offertes

Na het verstrijken van de indieningstermijn ontvangt, opent en onderzoekt u de offertes. Dit onderzoek kan uit volgende elementen bestaan: selectie, onderzoek naar de regelmatigheid, beoordeling op basis van de gunningscriteria en desgevallende onderhandelingen.

  • De offertes worden ingediend via het e-Procurementplatform en worden op het daarop voorziene ogenblik geopend.

    Een proces-verbaal wordt automatisch opgemaakt in het e-Procurementplatform, en kan zichtbaar of niet-zichtbaar worden gesteld. Bij voorkeur wordt dit zichtbaar gesteld.

    Opmerking: Vanaf de opening van de offertes tot en met de ondertekening van de gunningsbeslissing bent u tot geheimhouding verplicht.

    Lees meer: Art. 13 wet OO(opent in nieuw venster)

  • Vraag de attesten van sociale en fiscale schulden via elektronische weg (Telemarc) voor alle inschrijvers op binnen twintig dagen na het uiterste tijdstip voor het indienen van de offertes.

    Als een inschrijver zich beroept op de draagkracht van andere entiteiten in het kader van de kwalitatieve selectie, moet u ook de attesten opvragen voor de andere entiteiten waarop de inschrijver zich beroept.

    Lees meer: Artikels 62 en 63 KB Plaatsing(opent in nieuw venster)

    Opgelet: Gelet op het feit dat de gegevens m.b.t. de fiscale schulden dynamisch worden weergegeven en er niet voorzien is in een geïnformatiseerde archivering van de gegevens, moeten de attesten binnen de twintig dagen na het uiterste indieningstijdstip opgevraagd worden, anders is het niet meer mogelijk om de gegevens op te vragen.

    Bij technische problemen met het platform kan u zich richten tot de bevoegde centrale dienst: de FOD Financiën, Algemene Administratie Inning en Invorderingen, Comptabiliteitsinspectie: telemarc@minfin.fed.be(opent in uw e-mail applicatie).

  • Het onderzoek van de offertes verloopt in verschillende fasen.

    • (Voorlopige) Controle uitsluitingsgronden en kwalitatieve selectie

      • Controleer attest sociale schulden + mogelijkheid tot bewijs van regularisatie binnen 5 werkdagen.

      • Controleer attest fiscale schulden + mogelijkheid tot bewijs van regularisatie binnen 5 werkdagen.

      • Controleer de overige uitsluitingsgronden, voor zover deze niet gevat zijn door de impliciete verklaring op erewoord.

      • Controleer eventuele corrigerende maatregelen i.k.v. uitsluitingsgronden.

      • Onderzoek desgevallend of de inschrijvers voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria.

      Lees meer:

      Inschrijvers kunnen zich beroepen op de draagkracht van andere entiteiten (bv. onderaannemers) in het kader van de kwalitatieve selectie. In dat geval moet de inschrijver een verbintenis voorleggen van deze entiteiten waaruit blijkt dat hij zal beschikken over de noodzakelijke middelen voor de uitvoering van de opdracht.

      Van deze andere entiteiten zal de aanbestedende overheid ook moeten nagaan of er een uitsluitingsgrond van toepassing is. Indien dit het geval is en het gaat om een verplichte uitsluitingsgrond, dan eist de aanbestedende overheid dat deze entiteit wordt vervangen. In het geval van een facultatieve uitsluitingsgrond is de aanbestedende overheid niet verplicht deze eis te stellen. In elk geval, wanneer de eis wordt gesteld en de inschrijver hier niet op ingaat, wordt zijn offerte geweerd.

      Lees meer: Artikel 73, §1, lid 2 KB Plaatsing(opent in nieuw venster)

    • Controle regelmatigheid

      Ga na of de offertes regelmatig zijn. Een offerte is substantieel onregelmatig wanneer ze van aard is de inschrijver een discriminerend voordeel te bieden, tot concurrentievervalsing te leiden, de beoordeling van de offerte van de inschrijver of de vergelijking ervan met de andere offertes te verhinderen, of de verbintenis van de inschrijver om de opdracht onder de gestelde voorwaarden uit te voeren onbestaande, onvolledig of onzeker te maken.

      Volgende elementen moeten minstens worden gecontroleerd:

      • Prijs- of kostenonderzoek en prijzen- of kostenbevraging
      • Conformiteit offerte aan opdrachtdocumenten
      • Conformiteit offerte met milieu-, sociaal en arbeidsrecht
      • Controleer of de offerte geen schending van het milieu-, sociaal of arbeidsrecht bevat, die strafrechtelijk wordt gesanctioneerd.

      Lees meer: Artikel 76 KB Plaatsing(opent in nieuw venster)

      • Offerte nietig verklaren of laten regulariseren

        U beslist om de substantieel onregelmatige offertes nietig te verklaren of om inschrijvers deze onregelmatigheid te laten regulariseren.

      Regularisatie van een onregelmatigheid is voor opdrachten vanaf de Europese drempels enkel mogelijk indien dit uitdrukkelijk voorzien is in de opdrachtdocumenten.

    • Kijk de vormvereisten na

      Lees meer: Art. 76 KB Plaatsing(opent in nieuw venster)

    • Verbeter fouten

      Corrigeer rekenfouten en zuiver materiële fouten volgens de eigenlijke bedoeling van de inschrijver. Voor meer informatie zie de toelichtingstekst omtrent de verbetering van rekenfouten en materiële fouten.

    • Onderwerp de offertes aan een grondig prijsonderzoek en een grondige prijsvergelijking

      Onderwerp de offertes aan een grondig prijsonderzoek en een grondige prijsvergelijking.

      Lees meer: Artikel 35 KB Plaatsing

      Handel als volgt bij het vaststellen van abnormale prijzen:

    • Controleer of de offerte conform is aan de vereisten uit de opdrachtdocumenten

    • Check de conformiteit van de offerte met milieu-, sociaal en arbeidsrecht

      Controleer of de offerte geen schending van het milieu-, sociaal of arbeidsrecht bevat, die strafrechtelijk wordt gesanctioneerd.

      Lees meer: Artikel 76 KB Plaatsing(opent in nieuw venster)

    • Verklaar de offerte nietig of laat ze regulariseren indien nodig

      U beslist om de substantieel onregelmatige offertes nietig te verklaren of om inschrijvers deze onregelmatigheid te laten regulariseren.

      Regularisatie van een onregelmatigheid is voor opdrachten vanaf de Europese drempels alleen mogelijk als dit uitdrukkelijk voorzien is in de opdrachtdocumenten.

    • Evaluatie

      Evalueer de offertes of basis van de gunningscriteria en maak de definitieve rangschikking op. Er zijn specifieke regels voor varianten, percelen en gelijk bod.

      Lees meer: Beoordeling van de offertes.

      Enkel de voorlopig geselecteerde en regelmatige offertes komen in aanmerking voor evaluatie.

    • Onderhandelingen

      Voer onderhandelingen:

      • indien gewenst of aangewezen;
      • met één, met meerdere of met alle inschrijvers;
      • in één beweging of in meerdere rondes.

      Respecteer hierbij steeds het gelijkheidsbeginsel.

      De eventuele onderhandelingen kunnen in een aangepaste offerte en uiteindelijk een definitieve offerte resulteren. Over de definitieve offerte wordt niet meer onderhandeld. Deze wordt beoordeeld op basis van artikel 66, §1 Wet OO(opent in nieuw venster).

    • Controleer de impliciete verklaring op erewoord

      Controleer voor de gekozen inschrijver of de impliciete verklaring op erewoord klopt, met name

      • Controleer of er geen uitsluitingsgrond aanwezig is + eventuele corrigerende maatregelen

      Opmerking: Indien de inschrijver zich beroept op de draagkracht van andere entiteiten in het kader van de kwalitatieve selectie, moet u deze controle ook uitvoeren voor de andere entiteiten waarop de inschrijver zich beroept.

Stap 4: Maak de gunningsbeslissing op

De gunning van de opdracht is de beslissing van de aanbesteder om de gekozen inschrijver aan te wijzen. De motivering van deze keuze vermeldt u in een gunningsverslag of in de gunningsbeslissing.

  • Stel bij voorkeur een gunningsverslag op. Dit verslag is de schriftelijke weergave van het onderzoek van de offertes.

    Lees meer: Het gunningsverslag

  • Stel een ontwerp van gemotiveerde gunningsbeslissing op.

    Lees meer:

  • Voor de specifieke regels over de vastlegging en de procedure tot vastlegging, wendt u zich het best tot de bevoegde instanties binnen uw beleidsdomein.

  • Leg uw ontwerp van gemotiveerde gunningsbeslissing ter ondertekening voor aan de minister of de gedelegeerde. De inschrijver aan wie de opdracht is gegund, is de gekozen inschrijver.

    Controleer steeds de delegatiebesluiten van toepassing op uw entiteit.

Stap 5: Informeer de inschrijvers en sluit de opdracht

Nadat de gunningsbeslissing is genomen, deelt u deze mee aan de betrokkenen en neemt u desgevallend een wachttermijn in acht. Door de sluiting van de opdracht komt de contractuele band tussen de opdrachtnemer en de overheid tot stand.

    • Informatie

      Informeer de inschrijvers onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing. Gebruik daarvoor de aangeboden de informatiemodellen. Vermeld in elk geval de vernietigingsmogelijkheid en de modaliteiten van de vernietigingsvordering.

      De informatieverstrekking verloopt verschillend voor opdrachten waarvan:

      Opmerking: Wanneer de minister of de gedelegeerde beslist om af te zien van het plaatsen van de opdracht of om een nieuwe plaatsingsprocedure uit te schrijven, moet u alle betrokken inschrijvers onmiddellijk deze beslissing meedelen. Verzend deze informatie onmiddellijk per fax, per e-mail of via de elektronische platformen bedoeld in artikel 14, §7 Wet Overheidsopdrachten(opent in nieuw venster), en dezelfde dag, per aangetekende zending.

      Wachttermijn

      Neem indien vereist of gewenst een wachttermijn van netto 15 dagen in acht vooraleer u tot sluiting over gaat.

      Lees meer: Wachttermijn

    • Voor de specifieke regels over de vastlegging en de procedure tot vastlegging, wendt u zich het best tot de bevoegde instanties binnen uw beleidsdomein.

    • Sluit binnen de verbintenistermijn de opdracht.

      • ofwel de kennisgeving aan de opdrachtnemer van de goedkeuring van zijn offerte zoals eventueel gewijzigd na onderhandelingen en/of verbeteringen. U doet dit per fax, e-mail of via de elektronische platformen bedoeld in artikel 14, §7 wet OO(opent in nieuw venster), en dezelfde dag ook per aangetekende zending.
      • ofwel de ondertekening van een overeenkomst door beide partijen.

      Lees meer: art. 58 KB Plaatsing

      Als de verbintenistermijn dreigt te verstrijken: vraag aan de nuttigst gerangschikte inschrijvers om de geldigheid van hun offerte met x dagen te verlengen.

    • Maak inlichtingen over de opdracht bekend binnen 30 dagen na de sluiting ervan. Deze bekendmaking a posteriori is verplicht voor alle opdrachten.

      Vul daartoe het Europees bekendmakingsmodel online in via het e-procurementplatform van de federale overheid(opent in nieuw venster).

      Lees meer: Aankondiging van de gegunde opdracht.