Het plaatsen van een overheidsopdracht verloopt volgens strikte en vaak complexe regels. Ben je via de procedurewijzer uitgekomen bij een openbare procedure, dan zijn dit de stappen die je moet volgen.
Stap 1: Maak de opdrachtdocumenten op
Ga na of een standaardbestek op uw opdracht van toepassing is. Gaat het om een opdracht voor diensten, gebruik dan een van de modelbestekken.
Het bestek bestaat meestal uit aan aantal delen (administratief gedeelte, technische gedeelte en samenvattende opmeting of inventaris) en bijlagen (vb. modelofferteformulier, verbintenis terbeschikkingstelling middelen, UEA...)
Lees meer: Opbouw en structuur van het bestek
De toegang tot de overheidsopdracht moet in principe ontzegd worden als een uitsluitingsgrond van toepassing is op de inschrijver.
- Voor een opdracht geraamd onder de Europese drempels: maakt gebruik van de impliciete verklaring op erewoord.
- Voor een opdracht geraamd vanaf de Europese drempels: maak gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
Vermeld dat u de attesten desgevallend via elektronische weg (Telemarc) zal opvragen. Volgende gegevens zijn momenteel via Telemarc raadpleegbaar:
- attest van BTW-hoedanigheid
- RSZ-attest
- attest van fiscale schulden
- attest van niet-faling of soortgelijke toestanden
- jaarrekeningen.
Formuleer de criteria, met opname van een minimaal niveau, zoals in de toelichtingstekst over de kwalitatieve selectie beschreven staat.
- Voor opdrachten voor werken kunt u zich beperken tot het eisen van de passende erkenning.
- Voor een opdracht geraamd vanaf de Europese drempels: maak gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
Geef aan welke documenten u via elektronische weg zal opvragen.
Formuleer de gunningscriteria (en hun gewicht of belang) op basis waarvan de inhoudelijke waarde van de offertes zal worden beoordeeld. Bij opdrachten vanaf de Europese drempelbedragen is een weging van de gunningscriteria in elk geval verplicht.
Lees meer: Gunningscriteria.
Leg uw ontwerpbestek voor advies voor aan de Inspectie van Financiën, als u ook de keuze van de plaatsingsprocedure voor advies moest voorleggen.
Lees meer: Artikel 45, § 1 en § 2, 2° BVCO 17/5/2019(opent in nieuw venster)
Als uw ontwerpbestek al eerder klaar is, kunt u dit gelijktijdig met uw ontwerp van principiële beslissing tot uitvoering van de opdracht en de keuze van de plaatsingsprocedure voor advies voorleggen.
Leg uw ontwerpbestek ter goedkeuring voor aan de minister of de gedelegeerde.
- Controleer steeds de delegatiebesluiten van toepassing op uw entiteit
- Als uw ontwerpbestek al eerder klaar is, kunt u dit gelijktijdig met uw ontwerp van principiële beslissing tot uitvoering van de opdracht en de keuze van de plaatsingsprocedure ter goedkeuring voorleggen.
Stap 2: Maak de opdracht bekend
Kondig uw opdracht aan. Deze voorafgaande bekendmaking is verplicht:
Vul het Europees aankondigingsmodel online in(opent in nieuw venster), zowel voor de opdrachten vanaf de Europese drempelbedragen als voor de opdrachten beneden de Europese drempelbedragen.
Voeg uw bestek toe aan de aankondiging door het op te laden.
Zie: e-Procurement Helpcentrum(opent in nieuw venster) voor meer informatie over het gebruik van e-Procurement.
De aankondigingen zijn raadpleegbaar:
Europese bekendmaking: in het Publicatieblad van de Europese Unie(opent in nieuw venster).
Belgische bekendmaking: in het Bulletin der Aanbestedingen(opent in nieuw venster).
Hou rekening met de minimum indieningstermijn (de termijn waarbinnen de offertes moeten worden ingediend).
Zie: Overzicht van de indieningstermijnen.
- De aanbestedende overheid kan de minimale indieningstermijn sowieso steeds met vijf dagen inkorten bij gebruik van het e-Procurement platform voor het indienen van offertes.
- De minimale indieningstermijn moet met vijf dagen worden verlengd indien alle opdrachtdocumenten niet kosteloos, vrij, volledig en rechtstreeks op het e-Procurement platform worden ter beschikking gesteld.
Binnen de Vlaamse overheid is het verplicht om bij de openbare procedure offertes met elektronische middelen via het e-Procurement platform te laten indienen.
Stap 3: Onderzoek en beoordeel de offertes
Na het verstrijken van de indieningstermijn ontvangt, opent en onderzoekt u de offertes.
De offertes worden ingediend via het e-procrurementplatform en worden geopend op het daarop voorziene ogenblik. Het proces-verbaal van opening wordt automatisch opgemaakt in het e-procrurementplatform.
Vanaf de opening van de offertes tot en met de ondertekening van de gunningsbeslissing bent u tot geheimhouding verplicht.
Lees meer: Artikel 13 Wet Overheidsopdrachten(opent in nieuw venster)
Vraag de attesten van sociale en fiscale schulden via elektronische weg (Telemarc) voor alle inschrijvers op binnen twintig dagen na het uiterste tijdstip voor het indienen van de offertes.
Als een inschrijver zich beroept op de draagkracht van andere entiteiten in het kader van de kwalitatieve selectie, moet u ook de attesten opvragen voor de andere entiteiten waarop de inschrijver zich beroept.
Lees meer: Artikels 62 en 63 KB Plaatsing(opent in nieuw venster)
Opgelet: Gelet op het feit dat de gegevens m.b.t. de fiscale schulden dynamisch worden weergegeven en er niet voorzien is in een geïnformatiseerde archivering van de gegevens, moeten de attesten binnen de twintig dagen na het uiterste indieningstijdstip opgevraagd worden, anders is het niet meer mogelijk om de gegevens op te vragen.
Bij technische problemen met het platform kan u zich richten tot de bevoegde centrale dienst: de FOD Financiën, Algemene Administratie Inning en Invorderingen, Comptabiliteitsinspectie: telemarc@minfin.fed.be(opent in uw e-mail applicatie).
Het onderzoek van de offertes verloopt in verschillende fasen.
- Stap 1
(Voorlopige) controle uitsluitingsgronden en kwalitatieve selectie
Voor opdrachten vanaf Europese drempels:
Controleer attest sociale schulden + mogelijkheid tot bewijs van regularisatie binnen 5 werkdagen.
Controleer attest fiscale schulden + mogelijkheid tot bewijs van regularisatie binnen 5 werkdagen.
Controleer UEA + eventuele corrigerende maatregelen
Lees meer:
Voor opdrachten onder Europese drempels
Controleer attest sociale schulden + mogelijkheid tot bewijs van regularisatie binnen 5 werkdagen.
Controleer attest fiscale schulden + mogelijkheid tot bewijs van regularisatie binnen 5 werkdagen.
Controleer de overige uitsluitingsgronden, voor zover deze niet gevat zijn door de impliciete verklaring op erewoord.
Controleer eventuele corrigerende maatregelen i.k.v. uitsluitingsgronden.
Onderzoek of de inschrijvers voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria. Check bij opdrachten voor werken de erkenning.
Lees meer:
- Stap 2
Controleer de regelmatigheid
Ga na of de offertes regelmatig zijn. Een offerte is substantieel onregelmatig wanneer ze van aard is de inschrijver een discriminerend voordeel te bieden, tot concurrentievervalsing te leiden, de beoordeling van de offerte van de inschrijver of de vergelijking ervan met de andere offertes te verhinderen, of de verbintenis van de inschrijver om de opdracht onder de gestelde voorwaarden uit te voeren onbestaande, onvolledig of onzeker te maken.
Deze controle van de regelmatigheid bestaat uit de punten hieronder, van het nazicht van de vormvereisten tot en met de conformiteitscheck met het milieu-, sociaal of arbeidsrecht.
- Stap 3
Kijk de vormvereisten na
Volgende elementen moeten minstens worden gecontroleerd:
- Invullen en indienen van UEA voor opdrachten boven de Europese drempels (Artikel 38 KB Plaatsing(opent in nieuw venster))
- Gebruik van het indieningsrapport (Artikel 42 KB Plaatsing(opent in nieuw venster))
- Ondertekening van het indieningsrapport d.m.v. gekwalificeerde elektronische handtekening (Artikel 43, §1 KB Plaatsing(opent in nieuw venster))
- Ondertekening door bevoegd of gemachtigd persoon (Artikel 44 KB Plaatsing(opent in nieuw venster))
- Opgave van verplichte optie (Artikel 48, §2, eerste lid KB Plaatsing(opent in nieuw venster))
- Indiening één offerte (Artikel 54, §2 KB Plaatsing(opent in nieuw venster))
- Indiening offerte enkel door geselecteerden in geval van tweestapsprocedure (Artikel 55 KB Plaatsing(opent in nieuw venster))
- Indiening vóór uiterste indieningstijdstip (Artikels 83 en 92 KB Plaatsing(opent in nieuw venster))
- Naleving regels elektronische communicatie (Artikel 14 Wet Overheidsopdrachten(opent in nieuw venster))
- Naleving minimale eisen en vereisten die als substantieel worden aangemerkt in de opdrachtdocumenten
- Stap 4
Verbeter fouten
Corrigeer rekenfouten en zuiver materiële fouten volgens de eigenlijke bedoeling van de inschrijver. Voor meer informatie zie de toelichtingstekst omtrent de verbetering van rekenfouten en materiële fouten.
- Stap 5
Verbeter hoeveelheden en leemten
Controleer (en verbeter zo nodig) de wijzigingen aan hoeveelheden die de inschrijvers in de samenvattende opmeting of inventaris hebben aangebracht. Controleer de samenvattende opmeting of inventaris tevens op leemten en op aangevulde leemten.
Lees meer: Verbetering van hoeveelheden en aanvulling van leemten.
- Stap 6
Prijs- of kostenonderzoek en prijzen- of kostenbevraging
Onderwerp de offertes aan een grondig prijsonderzoek en een grondige prijsvergelijking. Voor meer informatie zie de toelichtingstekst omtrent het prijs- of kostenonderzoek en de prijs- of kostenbevraging.
Volg de voorgeschreven werkwijze in geval van een opdracht voor werken of een opdracht voor diensten in een fraudegevoelige sector waarbij de offertes enkel op basis van prijs worden geëvalueerd of waarbij het prijscriterium minstens 50% van het gewicht van de gunningscriteria uitmaakt. Hou voor de berekening van het gemiddelde enkel rekening met de voorlopig geselecteerde inschrijvers, van wie de offertes niet manifest onregelmatig zijn. Voor meer informatie zie de toelichtingstekst omtrent opdrachten voor werken en diensten in fraudegevoelige sectoren.
- Stap 7
Controleer of de offerte conform is aan de vereisten uit de opdrachtdocumenten
- Stap 8
Check de conformiteit van de offerte met milieu-, sociaal en arbeidsrecht
Controleer of de offerte geen schending van het milieu-, sociaal of arbeidsrecht bevat, die strafrechtelijk wordt gesanctioneerd.
Lees meer: Artikel 76 KB Plaatsing(opent in nieuw venster)
- Stap 9
Evalueer de offertes
Evalueer de offertes of basis van de gunningscriteria en maak de definitieve rangschikking op. Er zijn specifieke regels voor varianten, percelen en gelijk bod.
Lees meer: Beoordeling van de offertes.
Enkel de voorlopig geselecteerde en regelmatige offertes komen in aanmerking voor evaluatie.
- Stap 10
Controle UEA / impliciete verklaring op erewoord
Voor opdrachten vanaf Europese drempels, controleer voor de gekozen inschrijver of de informatie uit het UEA klopt, met name:
Of er geen uitsluitingsgrond aanwezig is + eventuele corrigerende maatregelen
Of de inschrijver voldoet aan de kwalitatieve selectiecriteria
Lees meer:
Voor opdrachten onder Europese drempels, controleer voor de gekozen inschrijver of de impliciete verklaring op erewoord klopt, met name:
Of er geen uitsluitingsgrond aanwezig is + eventuele corrigerende maatregelen
Lees meer:
Stap 4: Maak de gunningsbeslissing op
De gunning van de opdracht is de beslissing van de aanbesteder om de gekozen inschrijver aan te wijzen. De motivering van deze keuze vermeldt u in een gunningsverslag of in de gunningsbeslissing.
Stel bij voorkeur een gunningsverslag op. Dit verslag is de schriftelijke weergave van het onderzoek van de offertes.
Lees meer: Het gunningsverslag
Stel een ontwerp van gemotiveerde gunningsbeslissing op.
Lees meer:
Vraag het advies van de Inspectie van Financiën over uw ontwerp van gunningsbeslissing, indien u ook de keuze van de plaatsingsprocedure voor advies moest voorleggen.
Lees meer: Artikel 45, § 1 en § 2, 3° BVCO 17/5/2019(opent in nieuw venster)
Vraag steeds het advies van de Inspectie van Financiën, ongeacht het gunningsbedrag:
- als u bij een openbare of niet-openbare procedure voorstelt de opdracht, met als enig gunningscriterium de prijs, niet aan de inschrijver met de laagste offerte te gunnen;
- bij elke opdracht die de raming met meer dan 20% overschrijdt.
Lees meer: Artikel 45, § 1, tweede lid BVCO 17/5/2019(opent in nieuw venster)
Leg uw ontwerp van gemotiveerde gunningsbeslissing ter ondertekening voor aan de minister of de gedelegeerde. De inschrijver aan wie de opdracht is gegund, is de gekozen inschrijver.
Controleer steeds de delegatiebesluiten van toepassing op uw entiteit.
Stap 5: Informeer de inschrijvers en sluit de opdracht
Nadat de gunningsbeslissing is genomen, deelt u deze mee aan de betrokkenen en neemt u desgevallend een wachttermijn in acht. Door de sluiting van de opdracht komt de contractuele band tussen de opdrachtnemer en de overheid tot stand.
Informatie
Informeer de inschrijvers onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing. Gebruik daarvoor de aangeboden de informatiemodellen. Vermeld in elk geval de vernietigingsmogelijkheid en de modaliteiten van de vernietigingsvordering.
De informatieverstrekking verloopt verschillend voor opdrachten waarvan:
het goed te keuren bedrag hoger is dan € 143.000,- (exclusief BTW)
het goed te keuren bedrag niet hoger is dan € 143.000,- (exclusief BTW)
Opmerking: Wanneer de minister of de gedelegeerde beslist om af te zien van het plaatsen van de opdracht of om een nieuwe plaatsingsprocedure uit te schrijven, moet u alle betrokken inschrijvers onmiddellijk deze beslissing meedelen. Verzend deze informatie onmiddellijk per fax, per e-mail of via de elektronische platformen bedoeld in artikel 14, §7 Wet Overheidsopdrachten(opent in nieuw venster), en dezelfde dag, per aangetekende zending.
Wachttermijn
Neem indien vereist of gewenst een wachttermijn van netto 15 dagen in acht vooraleer u tot sluiting over gaat.
Lees meer: Wachttermijn
Voor de specifieke regels over de vastlegging en de procedure tot vastlegging, wendt u zich het best tot de bevoegde instanties binnen uw beleidsdomein.
Beteken binnen de verbintenistermijn de goedkeuring van de gekozen offerte aan de begunstigde. U doet dit per fax, e-mail of via de elektronische platformen bedoeld in artikel 14, §7 Wet Overheidsopdachten(opent in nieuw venster) en dezelfde dag ook per aangetekende zending. Gebruik daartoe het model.
Als de verbintenistermijn dreigt te verstrijken: vraag aan de nuttigst gerangschikte inschrijvers om de geldigheid van hun offerte met x dagen te verlengen.
Lees meer: De sluiting voor de situatie waarin u de verbintenistermijn hebt laten verstrijken zonder de opdracht te sluiten.
Maak inlichtingen over de opdracht bekend binnen 30 dagen na de sluiting ervan. Deze bekendmaking a posteriori is verplicht voor alle opdrachten.
Vul daartoe het Europees bekendmakingsmodel online in via het e-procurementplatform van de federale overheid(opent in nieuw venster).
Lees meer: Aankondiging van de gegunde opdracht.