Hoe selectieregels opmaken en praktisch inzetten
Voor de operationalisering van het Serieregister, werkten informatiebeheerders bij de Vlaamse overheid met een informatiebeheersplan in een vastgesteld Excelsjabloon. Inmiddels is het informatiebeheersplan vervangen door het opmaken van selectieregels (‘series’) per categorie van bestuursdocumenten.
Wat is een informatiebeheersplan?
Een informatiebeheersplan is een op maat gemaakt instrument dat alle selectieregels omvat voor een overheidsinstantie. Dit kunnen zowel specifieke selectieregels als selectieregels uit algemene selectielijsten zijn.
De term ‘informatiebeheersplan’ komt niet voor in het Bestuursdecreet. Een export uit het Serieregister voor overheidsinstantie X, Y of Z biedt immers een overzicht van alle selectieregels die gelden voor één welbepaalde overheidsinstantie.
Goedgekeurde informatiebeheersplannen voor de Vlaamse overheid
De meeste goedgekeurde informatiebeheersplannen werden geïmporteerd in het Serieregister en zijn daar terug te vinden als selectieregels van de respectievelijke overheidsinstanties. Als informatiebeheerder kan je deze gebruiken ter inspiratie bij het opmaken van de series van bestuursdocumenten en hun beheersregels voor jouw overheidsinstantie.
Scope bij het opmaken van selectieregels
Ga in het overzicht met het toepassingsgebied van het Bestuursdecreet(opent in nieuw venster) na of jouw organisatie selectieregels moet opmaken. Selectieregels worden opgemaakt per overheidsinstantie en dit moet opgevat worden als een juridische entiteit. In de praktijk is dit soms complex, bv. omwille van boekhoudkundige constructies binnen overheidsinstanties die het mogelijk maken om inkomsten te boeken voor bepaalde dienstverleningen, producten… etc. De juiste scope hanteren is bijgevolg belangrijk, omdat bv. bij boekhoudkundige controles elke overheidsinstantie op zichzelf, onafhankelijk van haar tegenhanger, hieraan moet kunnen voldoen. Ook bij het opheffen of splitsen van bv. een agentschap en een eigen vermogen kunnen problemen ontstaan bij controles van de boekhouding wanneer hun series onterecht onderling verweven zouden zijn. Voorbeelden:
- Het agentschap Digitaal Vlaanderen heeft een eigen vermogen (EV DV). EV DV is apart opgenomen in het Bestuursdecreet onder de ‘Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie’. Voor het eigen vermogen worden dus aparte selectieregels opgemaakt, zelfs als in de praktijk dezelfde personeelsleden werken voor het eigen vermogen als voor het agentschap.
- Bij Het Facilitair Bedrijf zijn enkele personeelsleden in dienst die werken als beheerders voor de vzw Vlaanderen connect. De series die gelinkt zijn aan deze taken, komen niet terecht bij Het Facilitair Bedrijf. Ze worden opgenomen in aparte selectieregels voor de vzw Vlaanderen connect.
- Het Facilitair Bedrijf heeft verschillende DAB’s (dienst afzonderlijk beheer), bv. de DAB catering. Een DAB is geen aparte instantie. De series gekoppeld aan de DAB worden daarom opgenomen in de selectieregels van Het Facilitair Bedrijf.
Daarnaast is het nodig om de inhoudelijke scope van de selectieregels te bewaken, namelijk de procesgebonden informatiestromen (en dus geen documentatie, bibliotheekmateriaal, …).
Plan van aanpak voor het opmaken van selectieregels
Als je na het intakegesprek besluit om in het Serieregister selectieregels op te maken voor jouw organisatie, kan je je in grote lijnen verwachten aan volgende stappen.
Het opstellen van selectieregels kan een intensief proces zijn, waarbij het belangrijk is dat je de nodige medewerking krijgt van zowel het management als van de medewerkers. De tijdsinvestering hangt af van het aantal processen/taken en hun complexiteit, de mate waarin de processen gekend zijn, of er oude documentbeheersplannen beschikbaar zijn, … Het voordeel is dat het serieregister jou flexibiliteit biedt om clusters van verschillende selectieregels af te ronden en ter goedkeuring voor te leggen aan de selectiecommissie
Essentieel bij de voorbereiding is dat je zicht krijgt op je organisatie, haar taken/processen en opdrachten en de informatie die daaruit voortvloeit.
- De overkoepelende structuur waarbinnen de selectieregels hun plaats krijgen moet op maat van de organisatie gemaakt worden. Bij voorkeur is deze functiegericht (omwille van de grotere stabiliteit) waarbij een aantal taken als generiek kunnen worden bestempeld (bv. personeelsbeheer, logistiek, financieel beheer, ICT, organisatiebeheersing, regelgeving ...). Daarnaast heeft elke organisatie zijn specifieke taken, bijvoorbeeld de specifieke taken van Het Facilitair Bedrijf kunnen absoluut niet vergeleken worden met de taken van het Departement Onderwijs en Vorming. Ook bij lokale besturen duiken er af en toe verschillen op. Een stad of gemeente kan bv. omwille van haar grootte of haar ligging specifieke taken toegewezen krijgen.
- Als er een eerste aanzet voor een structuur is, kan de volledige informatiehuishouding in kaart worden gebracht. Voer de analyse uit, bij voorkeur per proces of procescluster. Het is handig om hiervoor het sjabloon te gebruiken dat je tijdens het intakegesprek wordt aangereikt – zo is nadien een vlotte import in het Serieregister mogelijk.
- Als alle informatie is samengebracht in het sjabloon, organiseer je een eerste feedbackronde. Betrek bij deze ronde iedereen die bevraagd geweest is (kwaliteitscoördinatoren, proceseigenaars, dossierbehandelaars ...) tijdens de voorgaande stappen. Vraag hen om de afgewerkte selectieregels na te kijken op correctheid en op volledigheid.
- Als de feedback van de belanghebbenden verwerkt is, dan is het tijd om het eindresultaat ook te communiceren naar het management en ook naar hun feedback te polsen. Op deze manier blijft het draagvlak behouden en weet het management ook wat de tijdsbesteding effectief heeft opgeleverd. Het is belangrijk dat het management goedkeuring verleent aan de opgemaakte selectieregels per procescluster. De hierin geformuleerde beheersregels zullen nadien ook een praktische uitwerking hebben in de vorm van bijvoorbeeld vernietigingen.
- Als alle feedback verwerkt is en het management is op de hoogte gebracht van de stand van zaken, dien je ook de formele goedkeuringsworkflow te doorlopen.
- Voer de selectieregels in via het Serieregister. De bevoegde selectiecommissie zal vervolgens deze selectieregels nakijken, en haar eventuele feedback of goedkeuring toevoegen. Pas na de publicatie van de selectieregels in het Serieregister zijn deze geldig voor een periode van 5 jaar.
Ook al vervallen alle gepubliceerde selectieregels steeds na een periode van 5 jaar, toch is het nuttig om zelf jaarlijks de inhoud van het informatiebeheersplan na te kijken. Meer hierover lees je onder de titel ‘Na opmaak’.
Na opmaak
In het Serieregister komt een selectieregel voor een serie 5 jaar na publicatie automatisch te vervallen. Aan de indiener wordt dan gevraagd om na te kijken of deze selectieregel nog correct is. Een nieuwe goedkeuring van de selectieregel door de selectiecommissie zal nodig zijn.
Maar ook eerder, voor het verstrijken van die 5 jaar, kan je op eigen initiatief een nieuwe versie opmaken van een selectieregel of nieuwe selectieregels toevoegen, bijvoorbeeld o.a. wanneer:
- wet- en regelgeving verandert (dit kunnen zowel kleine als grote wijzigingen zijn);
- de organisatie nieuwe taken krijgt toegewezen;
- er een fusie is met een andere organisatie;
- er oude documenten opduiken (bijvoorbeeld bij opruimacties);
- processen worden hervormd.
Idealiter zouden de selectieregels minstens éénmaal per jaar kritisch bekeken moeten worden. Het jaarlijkse onderhoud is een kleinigheid dat ervoor zorgt dat er niet na x-aantal jaar volledig nieuwe selectieregels moeten opgesteld worden.
Meer informatie hierover krijg je tijdens het verkennend gesprek en het intakegesprek met het oog op het aansluiten van jouw organisatie op de toepassing en in het bijhorende opleidingspakket.
Selectieregels praktisch inzetten
Goedgekeurde selectieregels (stelselmatig aangroeiend per bijvoorbeeld procescluster) vormen de structurele basis voor verdere acties omtrent informatiebeheer binnen jouw organisatie. Deze opsomming is niet volledig, maar geeft een indicatie van de acties die uit hieruit kunnen voortvloeien:
- Inregelen van gemeenschappelijke klassementen op basis van de series en hun beheersregels;
- Opruimdagen en vernietigingen;
- Overdragen van dossiers aan de hand van hun bewaartermijnen;
- Digitaliseren van processtromen waarin nog papieren dossiers worden gevormd;
- Dossiervorming optimaliseren;
- Dubbele opslag bekijken van dossiers binnen de organisatie en interne afspraken verfijnen op vlak van bewaarniveaus (bijvoorbeeld afdeling X staat in voor de bewaring van volgende series).