Het in kaart brengen van series geeft een overzicht van de informatie binnen een organisatie. Je krijgt goed inzicht in de processen, wat weer kan leiden tot een optimalisatie van werkstromen.

Door series in te voeren, voldoe je als organisatie aan de verplichting uit het Bestuursdecreet van 17 december 2018 (art. III.82).

Eens alle series in kaart, heb je via de applicatie eenvoudig toegang tot de beschrijvingen van de series. De beschrijvingen zijn gestandaardiseerd.

Hoe lang moet informatie bewaard worden? Volgens welke wetgeving? Wat gebeurt er met de informatie na het verstrijken van de bewaartermijn? Wie heeft er toegang tot de informatie? Deze en andere beheersmatige aspecten worden vastgelegd in het Serieregister.

Series bevatten de beschrijvende en beheersmatige metadata van digitale informatieobjecten en zijn gekoppeld aan een proces of dienstverlening. In verschillende gevallen valideert de applicatie of de invoer van de metadata correct is. Daarnaast is het mogelijk om voor elke serie een nieuwe versie te creëren.

Het systeem logt elke actie en de acties zijn raadpleegbaar via de historiek.

In het Serieregister is een goedkeringsflow ingebouwd die waarborgt dat de vooropgestelde bewaartermijn en bestemming zijn goedgekeurd door de selectiecommissie. Telkens wanneer je serie klaar hebt, kan je deze bij de selectiecommissie indienen. Je hoeft dus niet eerst alle series te verwerken.

In plaats van telkens het wiel opnieuw uit te vinden, kan je in de applicatie gelijkaardige series kopiëren en de ingevulde metadata grotendeels overnemen. Tevens stelt het Serieregister sjabloonseries voor bepaalde processen ter beschikking.