Term | Definitie/omschrijving |
| ACM/IDM | Het toegangs- (ACM) en gebruikersbeheer (IDM) van de Vlaamse overheid. |
| AVG | De verordening (EU) 2016/679(opent in nieuw venster) van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) |
| Bestemming | De aanduiding van de waarde van een bestuursdocument voor het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Binnen deze context zijn er drie mogelijke waarden: |
| Bestuursdecreet | Het Bestuursdecreet van 7 december 2018(opent in nieuw venster) |
| Bestuursdocument | Zie artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet(opent in nieuw venster) |
| Bewaartermijn | De aanduiding van het administratieve of juridische nut van een bestuursdocument. Deze aanduiding wordt weergegeven door een termijn. |
| Centrale Register | Zie art. III.82, §2 van het Bestuursdecreet. |
| Dossier | Een dossier is een aggregatie van stukken (zie ook stuk) die gecreëerd, onderhouden of ontvangen zijn door een organisatie in het kader van één specifiek proces en één specifieke case/zaak. (bv. één specifiek subsidiedossier betreffende zonnepanelen). |
| GDPR | Zie AVG |
| Gebruikersbeheer (IDM) | Zie ACM/IDM |
| Metadata | Metadata zijn gegevens die extern aan content worden toegevoegd met het oog op ontsluiting, communicatie en beheer. Metadata zijn gegevens over gegevens. |
| Preservatiekopie | De preservatiekopie is het bestandsformaat dat gegenereerd wordt om lange termijn leesbaarheid van de representatie te garanderen. |
| PAM | Hiermee wordt de toepassing aangeduid die door Digitaal Vlaanderen wordt aangeboden. |
| Raadpleegkopie | De raadpleegkopie is het bestandsformaat dat gegenereerd wordt met het oog op de viewer(s) die op dat ogenblik ondersteund worden door de toepassing. |
| Representatie | De fysieke vorm/drager van een stuk of stukcomponent. In een analoge wereld is de representatie het fysieke stuk. In een digitale wereld is de representatie het technische formaat. Het volgende voorbeeld maakt dit duidelijk: het stuk ‘jaarverslag van 2018’ heeft meerdere representaties: namelijk een representatie in de vorm van een Word-document en een representatie in de vorm van een PDF-document. |
| Schorsing | Schorsen betekent dat de verjaringstermijn voor een zekere tijd onderbroken wordt en na de schorsing verder loopt voor het resterende gedeelte. |
| Serie | Een serie is een aggregatie van dossiers (zie dossier) die gecreëerd, onderhouden of ontvangen zijn door een organisatie in het kader van hetzelfde proces. (bv. de serie subsidiedossiers rond zonnepanelen, de serie notulen van het directiecomité van Het Facilitair Bedrijf) |
| Serieregister | De applicatie waarin alle metadata van de klasse ‘serie’ beheerd worden. De veruitwendiging van het Centrale register. |
| SIP | Submission Information Package - het geheel van dossiers en stukken met de bijhorende metadata dat door een archiefvormer wordt aangeleverd om te worden opgenomen in het systeem |
| Stuiting | Stuiten betekent dat de verjaringstermijn helemaal van nul af aan opnieuw begint te lopen. |
| Stuk | Een aggregatie van informatie die gecreëerd, onderhouden of ontvangen is door een organisatie in het kader van hetzelfde proces, dezelfde case en die een logische onderlinge samenhang vertoond. (bv. een subsidieaanvraag van persoon X). |
| Toegangsbeheer (ACM) | Zie ACM/IDM. |
| Transformatie | De handeling die een representatie met een bepaald bestandsformaat omzet naar een nieuw bestandsformaat met het oog op raadpleegbaarheid. Het resultaat van deze transformatie, wordt aangeduid met de termen ‘preservatiekopie’ of ‘raadpleegkopie’. |
| Transformatieregel | Deze regel geeft aan welk bestandsformaat het doel is bij een transformatie met het oog op de creatie van een ‘preservatiekopie’ of ‘raadpleegkopie’. |
| Wegwijs | Het Organisatieregister van de Vlaamse overheid. Het Organisatieregister is te raadplegen op https://wegwijs.vlaanderen.be(opent in nieuw venster). |