Wettelijke bewaartermijnen onderzoeken en bepalen
Wettelijke bewaartermijnen correct bepalen, motiveren en onderscheiden van administratieve bewaartermijnen kan complex zijn. Op deze webpagina vind je richtlijnen en adviezen, opgesteld door de Selectiecommissie Vlaamse overheid om je daarbij te helpen.
Datum laatste update: 3 oktober 2022
Wet- en regelgeving die een ‘wettelijke bewaartermijn’ kan bepalen
Als informatiebeheerder moet je bij het vastleggen van selectieregels rekening houden met alle wettelijke en reglementaire bepalingen die voor jouw overheidsinstantie van de Vlaamse overheid van toepassing zijn:
- Vlaamse decreten en uitvoeringsbesluiten
- Federale wetten, koninklijke besluiten en ministeriële besluiten
- Supra- of internationale regelgeving
- Omzendbrieven van de Vlaamse Regering of van een minister
Vermelding van bewaartermijnen, verjaringstermijnen en van bepaalde documenten in regelgeving
Welke termijnen in wet- en regelgeving beschouw je als ‘wettelijke bewaartermijn’? Is er een verschil tussen een bewaartermijn en een verjaringstermijn? Kan je enkel de termijnen die wet- en/of regelgeving expliciet als ‘bewaartermijn’ vermelden, beschouwen als wettelijke bewaartermijnen? Of beschouw je ook ‘verjaringstermijnen’ (zoals bv. controletermijnen, bezwaartermijnen, etc.) als wettelijke bewaartermijnen? Hoe ga je om met vermeldingen in de regelgeving van bepaalde documenten, registers, etc.?
Ten eerste legt heel wat regelgeving expliciet bewaartermijnen vast. Deze bepalingen houden een verplichting tot bewaring in. Deze termijnen moeten gerespecteerd worden.
Andere regels leggen niet onmiddellijk bewaartermijnen op, maar bepalen wel verjaringstermijnen. Dit zijn termijnen waarbinnen bezwaren, juridische claims, … moeten geïnitieerd worden. Belangrijk is dat deze verjaringstermijnen op zich eigenlijk geen verplichting tot bewaren inhouden. Uiteraard is het erg nuttig om alle bewijsstukken bij te houden zo lang als nodig opdat de overheidsinstantie haar rechten kan verdedigen bij het behandelen van bezwaren, juridische claims etc. De aanbeveling is dat overheidsinstanties geen bestuursdocumenten vernietigen die nodig zijn om wettelijke verplichtingen na te komen of om haar eigen opdrachten uit te voeren. Zolang het mogelijk is om (bv. als burger of contractant) bezwaren in te dienen, een geschillendossier op te starten, of het dossier (door wie dan ook) kan gecontroleerd worden, zijn best alle bewijsstukken aanwezig. Daarom beschouwt de Selectiecommissie Vlaamse overheid de verjaringstermijnen ook als een wettelijke bewaartermijn.
Hou ook rekening met volgende aandachtspunten:
- Stap 1
Bewaartermijnen zeggen niets over de (impliciete) verjaringstermijnen die op de dossiers van toepassing zijn, en vice versa
- Stap 2
Deze duidelijke verwijzingen helpen je om de verjaringstermijnen te kennen en op basis daarvan de wettelijke bewaartermijn van een serie (selectieregel) te bepalen.
- Stap 3
Stel je dan deze twee vragen:
- Kan voor dit dossier – wanneer ‘het niet loopt zoals het hoort’ – een gerechtelijk dossier opgestart worden? Kan een van de betrokken partijen naar de rechtbank stappen?
- Kan een betrokken partij op basis van het dossier nog rechten inroepen? Dienen de dossiers als ‘bewijs’ van geleverde diensten en kunnen er uit de dossiers ‘rechten’ geput worden?
- Is het antwoord op (één van) deze vragen JA?
- Dan is het belangrijk om te onderzoeken welke rechtsregels van toepassing zijn op deze serie.
- De Selectiecommissie Vlaamse overheid adviseert om de dossiers of bewijsstukken bij te houden zo lang als nodig opdat de overheidsinstantie haar rechten kan verdedigen.
- Is het antwoord op deze beide vragen NEEN?
- Dan moet je geen rekening houden met wettelijke termijnen. Er is dan enkel een administratieve bewaartermijn.
Sommige wetten, decreten en besluiten leggen enkel het bestaan van een document, register, etc. vast, maar er wordt geen concrete bewaartermijn gedefinieerd. Op dat moment is dan ook geen sprake van een wettelijke bewaartermijn, maar een administratieve bewaartermijn. Deze administratieve bewaartermijn is best net zo lang als de periode waarin het document, register, etc. nog als bewijsstuk kan dienen om de belangen, rechten en plichten van de entiteit te borgen.
Wat doe je als er meerdere regels van toepassing zijn op dezelfde documenten?
Bij het onderzoek naar de wettelijke bewaar- of verjaringstermijnen, kan je tot de vaststelling komen dat er niet slechts één regel van toepassing is. Mogelijk definiëren meerdere regels de termijnen. De Selectiecommissie Vlaamse overheid adviseert in dat geval het volgende:
- Stap 1
Belangrijk: er kunnen meerdere bewaartermijnen of verjaringstermijnen van toepassing zijn. Deze moet je allemaal respecteren!
Als verschillende wetten, decreten, besluiten van toepassing zijn op serie, breng deze dan allemaal in kaart om de effectieve bewaartermijn te kennen, maar maak geen optelsom van alle bewaar- en verjaringstermijnen. Bekijk welke wettelijke bepaling de langstlopende termijn bevat. Deze termijn is de wettelijke bewaartermijn die je moet volgen.
Belangrijk is dat je steeds alle bewaar- en verjaringstermijnen motiveert, opdat je in de toekomst nog weet welke regels gelden voor de serie en waarom. Door alle termijnen te vermelden kan je hun geldigheid regelmatig toetsen, want regelgeving wijzigt frequent.
- Stap 2
In principe mogen lagere rechtsregels in de hiërarchie van rechtsnormen de hogere regels niet tegenspreken. Een schematisch overzicht van de hiërarchie vind je onderaan op deze pagina. In de praktijk zal je wellicht zelden tegenstrijdigheden vinden.
In de rechtsleer gaat de specifieke regelgeving voor op de algemene regelgeving; de bijzondere wetgeving stelt de algemene buiten werking.
Wanneer regelgeving wordt gewijzigd, kan dat consequenties hebben voor de wettelijke bewaartermijnen en/of hun motiveringen in het Serieregister.
- De selectiecommissie Vlaamse overheid adviseert je om op de hoogte te blijven van de (domeinspecifieke) regelgeving die van toepassing is voor je organisatie. Zorg dat series steeds verwijzen de relevante regelgeving.
Soms legt de nieuwe regelgeving nieuwe bewaar- of verjaringstermijnen op; in andere gevallen neemt de nieuwe regelgeving dezelfde bewaartermijn op als de oude regelgeving. In beide gevallen moet je de series waarop de regelgeving van toepassing is, evalueren en pas je de motiveringen aan waar nodig.
- Verder is het advies van de selectiecommissie Vlaamse overheid om de overgangsbepalingen van nieuwe regelgeving te bestuderen. Ga na wanneer de nieuwe regelgeving in werking treedt.
Voor dossiers die werden opgestart onder de oude regelgeving, kun je je afvragen of de recentere regelgeving ‘met terugwerkende kracht’ wordt toegepast of dat de oude regelgeving van toepassing blijft. Nieuwe regelgeving bevat normaal gezien overgangsbepalingen die aangeven welke situaties onder de opgeheven regeling blijven vallen en welke onder de nieuwe regeling.
- De selectiecommissie Vlaamse overheid adviseert je om op de hoogte te blijven van de (domeinspecifieke) regelgeving die van toepassing is voor je organisatie. Zorg dat series steeds verwijzen de relevante regelgeving.
Een complexe case als voorbeeld
Voor overheidsopdrachten werd in 2016 nieuwe domeinspecifieke regelgeving gemaakt,
waarbij ook de wettelijke bewaartermijn voor het gunningsdossier van een overheidsopdracht gedeeltelijk wijzigde. Tegelijkertijd illustreert dit voorbeeld het belang van het in kaart brengen van alle toepasselijke regelgeving.
Artikel 161 van het Koninklijk Besluit Plaatsing Overheidsopdrachten Klassieke Sectoren van 15 juli 2011 bepaalt voor alle gunningsdossiers een bewaartermijn van 10 jaar vanaf de datum van sluiting van de opdracht.
Artikel 164 §4 van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 legt de aanbesteder een bewaarplicht op van 10 jaar (vanaf de datum van sluiting van de opdracht en in ieder geval tot het einde van de waarborgtermijn) op het gunningsdossier, met uitzondering van opdrachten met een beperkte waarde.
- Er wordt aangegeven dat men voldoende documentatie moet bijhouden om de besluiten in alle stadia van de plaatsingsprocedures te kunnen motiveren, zoals documentatie over de communicatie met ondernemers en interne beraadslagingen, het opstellen van de opdrachtdocumenten, de eventuele dialoog of onderhandeling, en de selectie en gunning van de opdracht.
- Op dossiers met een raming lager dan 30.000 euro excl. BTW (dit zijn overheidsopdrachten met een beperkte waarde) is deze bepaling niet van toepassing.
- In artikel 194 van de nieuwe wet wordt vermeld: ‘Voor de overheidsopdrachten die onder het toepassingsveld van titel 2 (Overheidsopdrachten in de klassieke sectoren) van de wet vallen, treden de artikelen van de wet die nog niet in werking zijn getreden (...) in werking op 30/06/2017, voor de opdrachten die vanaf die datum worden bekendgemaakt of hadden moeten worden bekendgemaakt, alsook voor de opdrachten waarvoor, bij ontstentenis van een verplichting tot voorafgaande bekendmaking, vanaf die datum wordt uitgenodigd tot het indienen van een offerte.’
- Gunningsdossier raming boven 30.000 euro:
7 jaar (VCO-decreet) en 10 jaar (regelgeving overheidsopdrachten) = 10 jaar
- Gunningsdossier raming onder 30.000 euro (beperkte waarde):
7 jaar (VCO-decreet) = 7 jaar
- Contractuele dossier andere:
7 jaar (VCO-decreet) en 30 maand na proces-verbaal van voorlopige oplevering geldt (of 30 maand na de waarborgperiode, of – indien geen pv van oplevering – 30 maand na definitieve oplevering = 7 jaar
Anderzijds: omwille van de diversiteit aan regels adviseert de Selectiecommissie om het volledige dossier te bewaren tot 10 jaar na de uitgebruikname van het inkooporder.
- Gunningsdossier raming boven 30.000 euro:
Hoe ga je om met wettelijke bewaar- en verjaringstermijnen die moeilijk in de praktijk te brengen zijn?
In sommige gevallen zijn een of meer bewaar- of verjaringstermijnen met onbekende factoren (bijvoorbeeld 70 jaar na overlijden van een betrokkene) van toepassing, of zijn er impliciete verjaringstermijnen uit de regelgeving af te leiden (bijvoorbeeld dat pensioenen levenslang (her)berekend mogen worden).
Maak in dat geval een vertaalslag naar een bewaartermijn die praktisch uitvoerbaar is en die alle relevante bewaar- of verjaringstermijnen dekt. Hoewel zulke ‘vertaalde’ bewaartermijnen niet letterlijk in de regelgeving staan, beschouwt de selectiecommissie Vlaamse overheid deze bewaartermijnen ook als wettelijke bewaartermijnen. Ze zijn namelijk gebaseerd op bewaar- of verjaringstermijnen in wet- en regelgeving en garanderen dat de organisatie voldoet aan haar wettelijke verplichtingen en haar rechten kan verdedigen.
Gebruik hierbij volgende vuistregels:
Definieer een bewaartermijn die zo nauw mogelijk aansluit bij de wettelijk bepaalde bewaar- of verjaringstermijn(en).
Denk goed na over de meest geschikte termijnspecificatie.
Laat de termijn bijvoorbeeld starten op de datum van opmaak of ontvangst van een document of na afhandeling van het informatieobject.
Bereken steeds een voldoende lange termijn, zodat alle informatieobjecten in de serie lang genoeg worden bewaard om aan de achterliggende wettelijke bepalingen te voldoen.
Zorg er wel voor dat deze berekening zo nauwkeurig mogelijk is. Definieer geen onredelijk lange termijn.
Verwijs in de motivering altijd naar alle relevante artikelen in wet- en regelgeving waarop je je baseert om tot de gedefinieerde bewaartermijn te komen.