Bij schonen van bijvoorbeeld dossiers bewaar je de dossiers zelf, maar verwijder je alle dubbels, blanco’s, kladjes, documentatie, nietjes, plastic …

Schonen is niet hetzelfde als vernietigen. Dit betekent dat er geen rekening gehouden dient te worden met de verschillende vernietigingsscenario’s en dat er ook geen gedateerde verklaring voor vernietiging dient bijgehouden te worden.

Schonen heeft een aantal voordelen:

• dossiers kunnen aanzienlijk teruggebracht worden in omvang.
• schonen draagt bij aan het duurzaam bewaren van analoog archief. Door schadelijke materialen zoals nietjes te verwijderen, kunnen deze ook geen invloed hebben op het papier.
• leidt tot plaatsbesparing.
• In een digitale context is de neiging om werkversies en dergelijke te bewaren vaak groter. Hierdoor wordt het moeilijk om snel terug de juiste informatie te vinden. Schonen zorgt voor meer overzicht.

Voorbeelden van stukken die verwijderd kunnen worden zijn:

• dubbels, kopieën, sjablonen, blanco’s en lege formulieren
• werkdocumenten met een louter tijdelijk belang, bv. circulaires, rekenbladen met tijdelijke taakverdelingen, ontvangstmeldingen, uitnodigingen voor vergaderingen … tenzij die van administratief-juridisch belang zijn
• drukwerk dat louter ter informatie werd toegevoegd (folders, brochures, documentatie, nieuwsbrieven …)
• grote metalen hechtingsmechanismen (nietjes, paperclips ...)
• ringmappen en ordners (klasseurs), dus niet de inhoud, maar wel de map zelf
• plastiek en elastiek
• voorgaande en kladversies van een document, tenzij deze van belang zijn om de ontstaansgeschiedenis van een bepaald document of beslissing te reconstrueren. Bij wet- en regelgeving kan het bijvoorbeeld wel van belang zijn om voorgaande versies te bewaren.

• schoon enkel archief dat een lange bewaartermijn (> 5 jaar) heeft of dat voor permanente bewaring in aanmerking komt; voor archief dat slecht een korte termijn (< 5 jaar) bewaard moet worden, staat het tijdrovende werk van schonen vaak niet in relatie tot het resultaat
• maak afspraken bij de dossiervorming (voorbeeld: schoon bij het afsluiten van het dossier)
• schoon zowel het analoge als digitale archief
• schoon archief tijdens opruimdagen
• probeer ook pro-actief te werken zodat schonen niet moet worden uitgevoerd
• zet geschoonde info niet bij oud papier. Houd ook hier rekening met de gevoeligheid van de dossiers en de eventuele persoonsgegevens. Je kan in bepaalde gevallen best opteren voor een leverancier die je een certificaat van vertrouwelijke vernietiging kan afleveren.