Het toekennen van metadata is zowel in een analoge als in een digitale context relevant. Metadata leggen de contextinformatie vast waarin de informatie is ontstaan. Zonder juiste en volledige context kunnen bestuursdocumenten niet goed beheerd worden en kan niet vastgesteld worden wat de waarde en betekenis van de informatie is.
Wat zijn metadata?
Eenvoudig gezegd zijn metadata gegevens over gegevens. Metadata zijn nodig om van de inhoud van bestuursdocumenten betekenisvolle informatie te maken. Metadata beschrijven de context, de inhoud en de structuur van bestuursdocumenten (zowel voor series als dossiers, documenten, foto’s, databanken, rekenbladen of audio- en videobestanden, …) en hun beheer doorheen de tijd.
Metadata zijn onmisbaar voor alle bestuursdocumenten
Een stapel papieren waarbij niet aangegeven is over welk dossier het gaat, kan ook niet worden geraadpleegd. Om deze analoge informatie toch toegankelijk te maken is bv. de naam van het dossier, de datum en de behandelaar nodig.
In een digitale omgeving is informatie vaak vluchtig en is de beheeromgeving vaak aan veranderingen onderhevig. Daarom is het in een digitale omgeving nog essentiëler om een aantal metadata goed vast te leggen. Bv. de juiste naamgeving van het document, het bestandsformaat, de migratiedatum van een databank (van belang om de integriteit te waarborgen), …
Inhoudelijke metadata en technische metadata
Metadata worden in minstens twee categorieën onderverdeeld:
- Inhoudelijke of beschrijvende metadata:
- Hieronder vallen metadata die iets zeggen over inhoud (bv. naam, auteur, creatiedatum), datering, vorm,…
- Ook metadata voor het beheren van de bestuursdocumenten vallen hieronder, zoals: identificatie, selectie, eigendom, vindplaats, herkomst en verantwoording over beheersactiviteiten. Deze metadata worden beschreven op het niveau van de serie in het Serieregister.
- Technische metadata: dienen om de technische informatie van een informatieobject vast te leggen. Hieronder vallen onder andere formaat, bestandsnaam, versie, …
Structurerende metadata (bv. over het proces, de context of de dienstverlening waarbinnen de bestuursdocumenten gecreëerd zijn) kunnen ofwel tot de inhoudelijke of beschrijvende metadata worden gerekend, ofwel beschouwd worden als een aparte categorie.
Waarom metadata toekennen?
Door minimale metadata toe te kennen kan een overheidsinstantie zijn informatie op orde brengen, behouden en beheren. Metadata zijn nuttig op verschillende manieren:
- ze leggen de nodige contextinformatie over bedrijfsprocessen en transacties vast en verbinden die met de relevante bestuursdocumenten;
- ze verbeteren het vinden en opzoeken van bestuursdocumenten (bv. via gecontroleerde woordenlijsten en andere hulpmiddelen);
- ze maken gecontroleerde toegang tot bestuursdocumenten mogelijk, door bij het aanmaken van bestuursdocumenten hun veiligheidsstatus, gebruik en bewaartermijn vast te leggen.
- ze vereenvoudigen de toegang tot en overdracht van bestuursdocumenten tussen diensten bij reorganisaties;
- ze verminderen de risico’s op ongeautoriseerde toegang tot bestuursdocumenten;
- ze faciliteren de tijdige toepassing van de bestemming van bestuursdocumenten (tijdig vernietigen beperkt opslagkosten en vermindert de ruis bij het zoeken)
- ze zorgen ervoor dat vitale informatie niet vernietigd worden of ontoegankelijk worden bij de implementatie van een nieuw systeem;
- ze bevorderen het plannen van migratie van digitale overheidsinformatie en andere preservatiemaatregelen (als de software- en hardwarenoden van de betrokken bestuursdocumenten zijn vastgelegd).
Een metadatamodel op maat van je organisatie ontwikkelen
Aan papieren dossiers worden een aantal metadata gewoonlijk pas na het afsluiten toegevoegd, terwijl in de digitale wereld heel wat zaken vanaf het begin afgedekt worden (via de naamgeving, de inrichting van systemen, ...). Dit verhoogt de complexiteit.
Niemand vult graag eindeloze lijsten van metadata in. Kies voor een oplossing die voldoende laagdrempelig is en toch voldoet aan de vooropgestelde vereisten. Hiervoor kan je onderstaande aanbevelingen gebruiken:
Zorg ervoor dat er voldoende gedragenheid is voor het metadatamodel op de werkvloer, maar ook bij het management. Bepaal de noden en behoeften van de organisatie en hou rekening met de specificiteit van de inhoud en de structuur van de bestuursdocumenten in kwestie. Volgende vragen helpen je o.a. om de behoeften in kaart te brengen:
- Welke soorten processen zijn aanwezig en welke soorten bestuursdocumenten worden als gevolg van deze processen aangemaakt?
- Wat is het documenttype (bv. dossier, advies, richtlijn, factuur, ...) en welke status (bv. ontwerp, goedgekeurd, gevalideerd, ...) heeft het bestuursdocument?
- Welke bestandsformaten worden gebruikt?
- Wat zijn de selectieregels?
- Op welke metadata of trefwoorden wil je kunnen zoeken, zowel nu als in de toekomst?
- Worden de metadata in een aparte databank bewaard en beheerd?
- Moet er gelinkt kunnen worden met bestaande structuren/modellen (vb. Digitaal Archief Vlaanderen)?
- Bestaat er een strategie om metadata mee over te dragen met de documenten?
- Welke bijkomende behoeften willen er gerealiseerd worden met het metadatamodel? bv. faciliteren van open data, koppeling GIS-systemen, openbaarheid van bestuur, …
- Streef naar maximale automatisering in het toekennen van metadata.
Er zijn drie niveaus van gegevensinvoer:- Automatisch: extractie van metadata gebeurt volautomatisch. Er is geen interactie met de gebruiker.
- Semi-automatisch: de gebruiker kent metadata toe, op basis van bv. gecontroleerde keuzelijsten.
- Handmatig: de gebruiker voert zelf de metadata in.
Het automatisch en semi-automatisch inbrengen van gegevens heeft steeds de voorkeur. Kijk na of bepaalde metadata kunnen opgehaald worden uit andere gegevensbronnen. Gebruik zoveel mogelijk geautoriseerde en gecontroleerde lijsten. Deze kunnen in huis worden opgesteld en onderhouden, maar er bestaan ook gestandaardiseerde lijsten die onderhouden worden door gespecialiseerde organisaties. bv. PRONOM (lijst voor bestandsformaten ontwikkeld door de National Archives of UK).
- Beschrijf op het hoogste niveau en pas overerving van metadata toe: ken metadata steeds op een zo hoog mogelijk niveau toe. De metadata op het hogere aggregatieniveau gelden dan voor alle onderliggende informatieobjecten en worden dus ook overgeërfd door de onderliggende niveaus. Bv. regel een gemeenschappelijk klassement zoveel mogelijk in op basis van de goedgekeurde selectieregels in het Serieregister. Als er per serie een gedeelte wordt voorzien in het gemeenschappelijk klassement, dan kan je de te registreren metadata voor de onderliggende dossiers drastisch inperken.
- Maak een onderscheid tussen verplichte en vrijblijvende metadata: niet alle metadata zijn zinvol voor alle bestuursdocumenten. Vaak horen bij verschillende series ook andere metadata. Vang dit op door gradaties bij de invulvelden, bijvoorbeeld:
- Verplicht: deze velden moeten altijd worden ingevuld.
- Voorwaardelijk: deze velden moeten enkel worden ingevuld als aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
- Vrijblijvend: deze velden mogen worden ingevuld.
- Voorzie herhaalbare metadatavelden: deze maken het metadatamodel zo flexibel mogelijk. Zo kunnen er bv. verschillende organisaties worden gekoppeld aan één informatieobject, in plaats van telkens een nieuw metadataveld te gaan aanmaken.
- Hou rekening met uitbreidbaarheid en interoperabiliteit: het generieke metadatamodel geeft de minimale metadata mee voor het contextualiseren van bestuursdocumenten. Uiteraard kan dit model op basis van specifieke voorkeuren nog verder worden uitgebreid (denk bv. aan de extensies die in het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen voorziet voor het capteren van bijkomende metadata bij een adres, een persoon, …). Denk hierbij steeds aan de mogelijkheid tot interoperabiliteit. Een metadadatamodel is breed inzetbaar als er ook mogelijkheden worden voorzien om de data over te zetten naar een andere databank gebaseerd op andere metadatastandaarden. Dit duidt men ook aan als ‘mapping’.
- Streef naar maximale automatisering in het toekennen van metadata.
Vergeet niet dat een nieuw metadatamodel een grote impact op de werknemers die de bestuursdocumenten creëren of consulteren. Probeer daarom voldoende draagvlak te creëren bij alle betrokken partijen en in het bijzonder het management en de mensen op de werkvloer. Dit kan o.a. door het organiseren van workshops, demo’s, en het publiceren van nieuwsbrieven. Zet hierbij vooral de voordelen voor de organisatie en de individuele medewerker in de verf, zoals bv. snellere terugvindbaarheid van de informatie. Deze communicatie heeft als doel om een volledige wijziging van de organisatiecultuur (change management) te realiseren. Deze wijziging gebeurt niet van de ene op de andere dag en de organisatie zal hierin blijvend moeten investeren. Afhankelijk van de organisatie kan het veranderingsmanagement verschillende jaren omvatten.
De implementatie van een nieuw metadatamodel kan op verschillende manieren:
- Directe overgang: het risico op een mislukking is behoorlijk groot, maar de operationele kost is laag.
- Pilootprojecten: het nieuwe model wordt slechts op een kleine schaal geïmplementeerd om bij positieve feedback over te kunnen gaan tot schaalvergroting.
- Gefaseerde overgang: bij deze benadering worden gedurende een bepaalde tijd slechts bepaalde modules van het nieuwe model in gebruik genomen als vervanging van een ouder model.
De aanpak verschilt van organisatie tot organisatie. Vaak zal je als informatiebeheerder samenwerken met de ICT-dienst en communicatiedienst. Ook activiteiten zoals bv. het opstellen van trainingsprogramma’s voor medewerkers en de conversie van bepaalde bestuursdocumenten komen frequent terug.
De voornaamste bijsturing, zowel positief als negatief, op het metadatamodel kan je vooral achterhalen bij de medewerkers die er dagelijks mee werken. Organiseer daarom tijdig feedbacksessies, interviews en enquêtes om naar de tevredenheid over het nieuwe systeem te peilen. Door alles na de implementatie opnieuw te bekijken kan je het management ook bewijzen dat de implementatiekosten zich terugbetalen door een efficiënter documentbeheer.
Vanzelfsprekend volg je ook interne en externe factoren. Interne factoren zijn bijvoorbeeld veranderende kenmerken van de bestuursdocumenten. Voorbeelden van externe factoren zijn nieuwe wet- en regelgeving en technologische veranderingen.