Een gemeenschappelijk klassement bundelt op één locatie alle informatie die wordt gecreëerd, onderhouden of ontvangen in een bepaald proces . Die informatie bestaat uit stukken (open definitie) en wordt:

• samengebracht in 1 of meerdere dossiers (open definitie)
• gegroepeerd in één of meerdere series (open definitie) .

Presentaties, nota’s, verslagen, e-mails, … zowel voor papieren als digitale documenten: alle relevante informatie bewaar je centraal. Door die aanpak kun je de verschillende versies van stukken in het dossier overzichtelijk beheren, vermijd je dat documenten dubbel worden bewaard en zorg je ervoor dat alle collega’s steeds beschikken over dezelfde informatie.

Een gemeenschappelijk klassement kun je in elke organisatie realiseren en de basisprincipes ervan zijn technologie-onafhankelijk.

Papier of digitaal

Streef ernaar om maximaal digitaal te werken, zodat je ook plaats- en tijdsonafhankelijk kunt werken.

Heb je nog een groot aantal papieren in je dossiers? Onderzoek dan of je meer digitaal kunt werken, want daaraan zijn veel voordelen verbonden voor jou en je organisatie. In uitzonderlijke gevallen kun je nog documenten op papier bewaren. Maar in bijna alle gevallen kun je informatiestromen zo opzetten dat zij (bijna) volledig digitaal verlopen. Het beperkte aantal papieren documenten die bij je dossier horen, kun je dan scannen. Dat wil echter niet zeggen dat je de originele op papier kunt weggooien.

Een goed gemeenschappelijk klassement biedt heel wat voordelen:

• Je beperkt het risico op informatieverlies.
• Je vindt snel de nodige informatie terug en deelt die efficiënt.
• Je bouwt volledige en unieke dossiers op, zonder dubbele of verouderde info.
• Je behoudt een duidelijk overzicht op de informatie en documenten die worden bewaard
• Je kunt eenvoudig de selectieregels toepassen, zodat je een duidelijk overzicht hebt van welke documenten:
  • hoe lang moeten worden bewaard
  • mogen worden vernietigd of permanent moeten worden bewaard.