Visienota’s van de Werkgroep Archief- en informatiebeheer over SharePoint en Microsoft Teams
De Werkgroep Archief- en informatiebeheer heeft een nota uitgewerkt waarin ingegaan wordt op de relatie tussen Microsoft Teams en andere Office 365 platformen (bv. SharePoint). De focus van deze nota ligt op informatiebeheer en niet op communicatie (telefonie) en chats.
De visienota Teams in het kort
Samenvattend kan gesteld worden dat Teams geen volwaardige vervanger is van SharePoint of een ander documentmanagementsysteem. SharePoint is en blijft de plek voor het beheren van informatie.
De werkgroep Archief- en informatiebeheer beveelt aan om Teams te gebruiken in de volgende situaties:
Het wordt afgeraden om Teams aan te maken voor situaties waarbij structureel wordt samengewerkt rond documenten. Hiervoor blijft SharePoint het primaire platform.
Wat de relatie tussen Outlook (mail) en Teams betreft, wordt Outlook vooral aangeraden als de communicatie:
- een onderdeel vormt van de formele output van dossiervorming en projecten;
- voor lange termijn bewaard dient te worden;
- een administratieve of juridische (bewijs)waarde heeft.