Een gemeenschappelijk klassement opbouwen doe je bij voorkeur op basis van bestaande processen en op een zo hoog mogelijk niveau in de organisatiestructuur: als je klassement de volledige organisatie overkoepelt, is het makkelijker om de informatie te beheren. Je hebt een beter overzicht op die informatie, en verkleint de kans op versnippering en dubbels.

Zorg voor betrokkenheid van management en medewerkers:

• management: om het nodige budget en de nodige tijd te voorzien en bijvoorbeeld de indeling en structuur van het klassement te valideren en een aantal afspraken te bekrachtigen
• medewerkers: om ervoor te zorgen dat iedereen bereid is om het klassement correct te gebruiken, want zij zijn de eindgebruikers die effectief aan de slag moeten met de uitgewerkte oplossingen

Om dit te bereiken zal je de nodige opleiding en communicatie moeten voorzien.

Kies bij voorkeur voor een digitaal gemeenschappelijk klassement. Is dat niet mogelijk voor sommige processen? Gebruik daarvoor dan nog een hybride of een papieren klassement.

Om de aanbevelingen zo technologie-onafhankelijk mogelijk te formuleren, wordt hieronder gesproken van ‘hoofdindelingen’ die verder vertakken in een aantal ‘subindelingen’. Afhankelijk van het platform dat je gebruikt zullen dit bijvoorbeeld mappen zijn (bijvoorbeeld op een netwerkschijf) of sites, subsites, bibliotheken, … (als je SharePoint gebruikt), etc.

Algemene aanbevelingen:

• Deel de structuur in van algemeen (een aantal ‘hoofdindelingen’ die verder vertakken in ‘subindelingen’) naar bijzonder (de uiteindelijke individuele documenten). Maar maak de structuur ook niet te diep: te veel nivaus maken een indeling vaak onoverzichtelijk.
• Structureer je klassement op basis van de functies en taken die in je organisatie worden uitgevoerd. Deze veranderen minder snel. Zo is een functiegerichte structuur beter bestand tegen een eventuele reorganisatie van afdelingen of teams. Hoe vind je de processen terug?
  • Gebruik instrumenten zoals taken en decretale opdrachten, beleidsvelden, procestekeningen, … ter inspiratie of als houvast.
  • Wat doen we? En probeer te antwoorden met werkwoorden: bijvoorbeeld lonen uitbetalen, einde loopbaan begeleiden, vorming geven, pensioen berekenen, aanwerven en selecteren, afwezigheden opvolgen, …
• Maak bij de opbouw een onderscheid tussen de interne organisatie van je overheidsinstantie en de kerntaken. De context waarin de documenten zijn opgemaakt, moet onmiddellijk duidelijk zijn. Scheid ondersteunende processen zoals bijvoorbeeld ICT-beheer, personeelsbeheer, organisatiebeheersing, … van de kerntaken. Bij overheidsinstellingen zijn de kerntaken vaak de wettelijke taken.
• Kies betekenisvolle benamingen voor de verschillende (sub)indelingen, zodat gebruikers in een oogopslag begrijpen wat er in een deel van het klassement zit. Vermijd daarom namen van medewerkers, onduidelijke afkortingen, onbeduidende namen (algemeen, varia, divers,…) in de structuur.
• Heeft je organisatie al selectieregels opgemaakt voor series in het serieregister? Hergebruik deze dan zeker bij het inregelen en structureren van het klassement.
• Vermijd ook dat hetzelfde bestand in verschillende onderdelen van het klassement kan worden geplaatst. Gebruik bij voorkeur een snelkoppeling als dat toch het geval is en geen twee onafhankelijke kopieën. Maak afspraken binnen je organisatie hierover, zeker voor die processen waarin medewerkers uit verschillende teams, afdelingen, … samenwerken.
• Plaats geen losse bestanden in de ‘hoofdindelingen’, om te voorkomen dat de context van het bestand verloren gaat.
• Gebruik dezelfde structuur en mapnamen in het digitale en het papieren klassement als je hybride werkt.

Om de aanbevelingen zo technologie-onafhankelijk mogelijk te formuleren, wordt hieronder gesproken van ‘hoofdindelingen’ die verder vertakken in een aantal ‘subindelingen’. Afhankelijk van het platform dat je gebruikt zullen dit bijvoorbeeld mappen zijn (bijvoorbeeld op een netwerkschijf) of sites, subsites, bibliotheken, … (als je SharePoint gebruikt), etc.

Maak afspraken in je organisatie over wie welke wijzigingen mag doorvoeren in het klassement. Als aanbeveling geldt dat:

• alleen informatiebeheerders (van de entiteit of van de verschillende afdelingen / teams / procesclusters ) ‘hoofdindelingen’ kunnen aanmaken of wijzigen
• medewerkers ‘subindelingen’ voor nieuwe dossiers kunnen aanmaken.

Geef ook toegangs- en gebruikersrechten aan de medewerkers van je organisatie. Geef daarbij geen rechten aan individuele personen, maar bepaal eerst de verschillende rollen in je organisatie en geef die de nodige rechten op basis van de bijbehorende verantwoordelijkheden. Daarna wijs je de verschillende personen in je organisatie toe aan de juiste rol.

Informeer de medewerkers in je organisatie over het gemeenschappelijk klassement. Communiceer over – en herhaal dit ook regelmatig – de afspraken rond:

• toegangsrechten
• beheer van het klassement
• naamgeving van dossiers en bestanden
• de verhouding tussen het gemeenschappelijk klassement en de andere plaatsen voor het bewaren van werkgerelateerde documenten.

Communiceer ook goede praktijken en wijs op de risico’s van privacy-inbreuken. Voorzie de nodige opleidingen, afgestemd op de verschillende doelgroepen. Eindgebruikers zullen waarschijnlijk voldoende hebben aan een introductie over de basisfunctionaliteiten, al dan niet toegepast op de specifieke omgeving van het groepsklassement waarin ze dagelijks werken. Voorzie voor informatiebeheerders van de afdelingen / teams / procesclusters (of andere gebruikers die een rol opnemen m.b.t. van het beheer van het klassement) een aparte opleiding om meer geavanceerde functionaliteiten uit te leggen.