Gemeenschappelijk klassement beheren
Een gemeenschappelijk klassement verandert voortdurend. Er wordt informatie toegevoegd, verplaatst naar een e-Depot voor langetermijnbewaring of vernietigd (op een gecontroleerde manier!). Nieuwe gebruikers worden toegevoegd en andere medewerkers gaan uit dienst. Een goed doordacht beheer van je klassement is dan ook nodig.
Levensfasen van bestuursdocumenten
Overheidsinformatie en bestuursdocumenten doorlopen verschillende levensfasen:
- ontvangen of creëren
- openen van of toevoegen aan het dossier
- afsluiten van het dossier
- bewaren zolang de bewaartermijn loopt
- vernietigen of permanent bewaren.
Maak de afspraak in je organisatie om belangrijke documenten en e-mails zo snel mogelijk in een gemeenschappelijk klassement te bewaren. Niet in een persoonlijke mailbox, op individuele opslagmedia of in andere systemen.
Pas zoveel mogelijk ‘archivering by design’ toe. Gebruik dus actief de selectieregels voor de series van de dossiers die je in het gemeenschappelijk klassement bewaart. Op basis van die regels bepaal je wat de bewaartermijn is en weet je of die dossiers permanent moeten worden bewaard of mogen worden vernietigd. Anders gezegd: met selectieregels maak je bewuste keuzes over wat er met de dossiers moet gebeuren nadat deze zijn afgesloten.
Monitoring
Als je een digitaal klassement beheert, is het belangrijk dat je de evolutie ervan monitort. Wordt het platform ook effectief gebruikt? Bewaar het overzicht met de volgende indicatoren:
- aantal nieuwe bestanden
- aantal (nieuwe) gebruikers
- gebruikte opslagcapaciteit
- aantal verwijderde bestanden
- meest bezochte onderdelen en documenten
- overzicht van externen met toegang tot klassement
- tijdstip van laatste wijziging per onderdeel van het klassement
- …
Als je SharePoint gebruikt voor je digitale klassement, monitor je ook de levenscyclus van de sites, subsites en collecties in je klassement. Zo kun je tijdig de nodige informatie verplaatsen naar een omgeving voor langetermijn bewaring (zoals bijvoorbeeld in het e-Depot van Digitaal Archief Vlaanderen of bepaalde onderdelen verwijderen.
Controle toegangsrechten
Een klassement verandert voortdurend, en met de wijzigende gebruikers veranderen ook de toegangsrechten mee. Om die toegangsrechten efficiënt te beheren, kun je het best werken met een beperkt aantal gebruikersrollen.
Controleer op regelmatige basis de toegekende toegangsrechten zodat vertrouwelijke informatie alleen toegankelijk blijft voor de bevoegde personen.
Lees meer over toegang en privacy in het gemeenschappelijk klassement.