Uitvoeren van Scanningsprojecten
Het Facilitair Bedrijf biedt gerichte scanprojecten aan de entiteiten van de Vlaamse overheid aan. Je kan een keuze maken uit 3 opties.
Drie mogelijke dienstverleningen
Het kan gaan om volgende types scanprojecten:
- Scanning en begeleiding
- Scanning op hardware van Het Facilitair Bedrijf
- Doorverwijzing naar de raamovereenkomst ‘digitalisering van (bestuurs)documenten’
Het resultaat van deze scanprojecten wordt in het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen opgenomen en is onmiddellijk raadpleegbaar door de eigen medewerkers via het Archiefportaal.
Scanning en begeleiding
Wanneer je kiest voor ‘Scanning en begeleiding’, ontzorgen we je maximaal: van scanning tot ontsluiting. Dit omvat:
- Adviesverlening over hoe het materiaal best te digitaliseren. (kwaliteitsvereisten, bestandsformaten, vorm, …);
- Adviesverlening over de opname van het gescand materiaal in Digitaal Archief Vlaanderen en de eventuele ontsluiting ervan;
- Projectplanning wat het digitaliseren betreft;
- Metadatering gedigitaliseerd materiaal;
- De effectieve scanning
- Vernietiging analoge documenten indien van toepassing;
- Overbrenging analoge documenten naar het Archiefdepot, indien van toepassing.
Scanning op hardware van Het Facilitair Bedrijf
Je kan zelf ook gebruik maken van enkele scanners. Deze dienstverlening omvat:
- Adviesverlening over hoe het materiaal best te digitaliseren. (kwaliteitsvereisten, bestandsformaten, vorm, …);
- Adviesverlening over de opname van het gescand materiaal in Digitaal Archief Vlaanderen en de eventuele ontsluiting ervan;
- Vernietiging analoge documenten indien van toepassing;
- Terbeschikkingstelling van scanners samen met een korte opleiding en de nodige handleidingen. Momenteel kunnen de volgende scanners ter beschikking gesteld worden
- 2x doorvoerscanners
- 1x planscanner
- 1x boekscanner
Doorverwijzing naar de raamovereenkomst
Via de raamovereenkomst (gunning voorzien in het voorjaar van 2025) kan je zelf een bestelling plaatsen zonder zelf nog een aanbestedingsprocedure te moeten opzetten. Door gebruik te maken van de raamovereenkomst krijg je garanties rond kwaliteitsvolle scanning en duurzame digitale bewaring van de gescande documenten.
Het Facilitair Bedrijf kan je ondersteuning bieden bv bij het afstemmen van de scanvereisten.
Procedure
Elke aanvraag voor een scanproject gebeurt via:
- Een aanvraag in Facilipunt
- of een verkennend gesprek met de productmanager DigiPost.
Het Facilitair Bedrijf maakt samen met de klant voor elk scanproject een projectdocument op. In dit projectdocument worden de volgende elementen opgenomen:
- Afspraken rond timing;
- Verwachte eindresultaat. Hier moet antwoord gegeven worden op vragen als:
- Welk bestandsformaat moet afgeleverd worden?
- Welke kwaliteitseisen zijn er?
- Substitutie nodig?
- Waar moeten de scans terecht komen?
- Wat gebeurt er met de analoge documenten?
- Hoe worden de opgeleverde scans gevalideerd door de klant
- …
- Praktische afspraken (bv. wie zijn de contactpersonen …)
- Kosten, indien er maatwerk nodig is
Vooraleer een scanproject wordt uitgevoerd, worden eerst een aantal testscans opgemaakt. Op basis daarvan kunnen de kwaliteitsvereisten bijgestuurd worden zodat deze voldoen aan de verwachtingen.
Als de testscans gevalideerd zijn door de klant zal Het Facilitair Bedrijf starten met de uitvoering van het eigenlijke scanproject.
Als klant word je dus actief betrokken bij het scanproject en zal je tussentijds de kwaliteit moeten (her)valideren.
Het project is afgerond als de klant het eindresultaat heeft gevalideerd conform de afspraken in het projectdocument.
Kostprijs
Als Het Facilitair Bedrijf kan scannen cf. de normale opzet (ofwel via de koppeling met DAV/E-depot, ofwel scannen naar een specifiek postvak in de DigiPost-software) dan is er enkel de verwerkingskost voor een pagina.
Raadpleeg de kosten
Als echter specifieke flows moeten opgezet worden voor het scannen (bv. geautomatiseerde metadata-extractie, specifieke afleverlocaties …) dan wordt de benodigde opzetkost integraal doorgerekend, aangezien dit als maatwerk beschouwd wordt.
Meer informatie over maatwerk
De kosten voor transport van de analoge informatie worden doorgerekend aan de klant. Behalve als de analoge documenten na scanning naar het Archiefdepot worden overgebracht.