Registreer je aanvraag tot raadpleging (digitale raadpleging is enkel mogelijk voor medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van de eigen organisatie wensen te raadplegen). Je registreert je opvraging via een melding in Facilipunt. Preciseer zo nauwkeurig mogelijk de dossiers die je wenst te raadplegen. Standaard worden aangevraagde dossiers digitaal aangeboden via scanning op vraag.

Depotmedewerkers stellen nooit zomaar informatie ter beschikking zonder de aanvraag eerst via de informatiebeheerder of contactpersoon bij de overheidsinstantie te laten passeren.

De aanvrager krijgt een bericht in Facilipunt als de gescande dossiers klaar zijn voor raadpleging.

Registreer je aanvraag tot raadpleging en een motivering waarom je de stukken fysiek nodig hebt. Raadpleging van dossiers in een kantoorgebouw van de Vlaamse overheid is enkel mogelijk voor medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van hun eigen organisatie wensen te raadplegen.

Je registreert je opvraging via een melding in Facilipunt. Preciseer zo nauwkeurig mogelijk de dossiers die je wenst te raadplegen. Standaard worden opvragingen digitaal aangeboden via scanning op vraag. Vermeld dus, indien je het fysieke dossier nodig hebt, het kantoorgebouw naar waar het dossier dient verzonden te worden. Dit beïnvloedt de manier van verzending, nl. per Estafette of via Eurosprinter.

Indien de aanvrager niet tot de vaste contactpersonen behoort, doen zij dit pas na aftoetsing bij de informatiebeheerder.

De aanvrager krijgt een bericht in Facilipunt over hoe hij/zij de opgevraagde dossiers op de werkplek mag verwachten.

• De interne koerierdienst van Het Facilitair Bedrijf (de Estafette) verzorgt de verzending van dossiers naar grote kantoorgebouwen in Brussel. De levertermijn bedraagt hiervoor 1 tot 2 werkdagen.
• De externe koerierdienst (Eurosprinter) wordt ingezet voor het versturen en/of ophalen van dossiers naar en van de VAC’s in de provincies. Deze rijdt maximaal 2 keer per week uit.

De depotmedewerkers sturen een bevestiging uit naar de aanvrager wanneer de koerier met de dossiers mag verwacht worden. Zowel via de interne koerierdienst als via de externe koerierdienst verloopt de aangetekende verzending via een veilig, gesloten circuit waarin de nodige registraties gebeuren voor een maximale traceerbaarheid van de dossiers.

Standaard is de uitleentermijn van een opvraging op de werkplek 30 dagen. Terugsturen kan op twee manieren:

• Terugsturen van de opgevraagde dossiers (via Estafette)
  Als je een opvraging ontvangen hebt via interne koerierdienst (estafette), stuur je het dossier zelf terug via de verzending van je kantoorgebouw. Het Archiefdepot ontvangt hiervan geen melding op voorhand.
  
• Terugsturen van de opgevraagde dossiers (via externe koeriersdienst Eurosprinter)
  Als je een opvraging ontvangen hebt via externe koerierdienst (Eurosprinter), vragen we je om te melden (via Facilipunt) welke dossiers mogen terugkeren. Je verzendt zelf niets via de verzending van het kantoorgebouw noch via Bpost, maar je wacht af tot de depotmedewerkers een ophaaldatum communiceren. Geef het pakje op de afgesproken dag af aan het onthaal. Vervolgens haalt Eurosprinter het dossier op aan het onthaal op de doorgegeven datum.

Maak steeds een afspraak als je de leeszaal wil gebruiken. Standaard verlopen opvragingen via een melding in Facilipunt. Preciseer zo nauwkeurig mogelijk de dossiers of de archiefdozen die je wenst te raadplegen. Externen die geen toegang hebben tot Facilipunt, kunnen hun vraag tot inzage van dossiers stellen via depot.vilvoorde@vlaanderen.be

De depotmedewerkers stellen nooit zomaar informatie ter beschikking zonder de aanvraag eerst af te toetsen met de informatiebeheerder of contactpersoon bij de betrokken overheidsinstantie. Indien zij akkoord gaan, stellen de depotmedewerkers de gevraagde dossiers beschikbaar voor inzage in de leeszaal. Raadpleging van dossiers gebeurt onder toezicht van de depotmedewerkers. Een toestemming tot inzage betekent niet automatisch ook een akkoord tot reproductie (bv. foto’s nemen): ook dit wordt nagevraagd bij informatiebeheerder. Indien nodig dient een medewerker van de betrokken entiteit uitleg en/of duiding te geven aan de aanvrager bij de inhoud van de bestuursdocumenten, de depotmedewerkers doen dit niet.

Openingsuren

Het gebouw is op weekdagen bemand van 8 uur tot en met 16u. Je dient je bezoek op voorhand te melden.

Op de Kennissite in Vilvoorde is niet enkel het Archiefdepot gevestigd maar zijn er verschillende depotfuncties ondergebracht. Je vindt er ook de Collectie Vlaamse Gemeenschap (beheerd door het Departement Cultuur, Jeugd en Media), het Onroerend Erfgoeddepot(opent in nieuw venster) (beheerd door het Agentschap Onroerend Erfgoed) en de Geotheek(opent in nieuw venster) beheerd door het Departement Omgeving). Voor praktische regelingen rond raadplegingen en meer informatie over de andere partners kan je steeds terecht op hun webpagina’s.

Als informatiebeheerder ben je er zelf verantwoordelijk voor om de voorstellen van de vernietigingslijsten aan te vullen, te verbeteren of dossiers te schrappen. Je kan steeds een afspraak maken in de leeszaal om dossiers die in aanmerking komen voor vernietiging extra na te kijken of uit de vernietigingslijst te verwijderen. Er is geen vernietigingsplicht.
Ga zeker na of de selectieregels (en dan met name de bewaartermijn(en) en bestemming) van de dossiers ondertussen niet zijn gewijzigd.

Indien je beslist om over te gaan tot (gedeeltelijke) vernietiging, regel je als informatiebeheerder de toestemming hiervoor binnen jouw organisatie.

Indien er nog geen gepubliceerde serie in het serieregister bestaat voor de dossiers die worden vernietigd, is het jouw taak als informatiebeheerder om de nodige goedkeuringen hiervoor aan te vragen. Dien in dat geval een serie in het Serieregister in zodat de selectiecommissie Vlaamse overheid deze kan goedkeuren en publiceren. Je staat als informatiebeheerder zelf in voor het bewaren van de verkregen toestemmingen tot vernietiging (dus ook als het gaat om toestemmingen voor dossiers die zich in het Archiefdepot bevinden).

Dit doe je via depot.vilvoorde@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Informeer schriftelijk de depotmedewerkers binnen een redelijke termijn welke dossiers vernietigd mogen worden en welke niet. Indien er bepaalde series of dossiers niet vernietigd mogen worden, geef dit dan beargumenteerd door.

Indien je akkoord gaat met de vernietigingen, stuur je de bevestiging dat de dossiers mogen vernietigd worden. Daarna hoef je verder niets te doen. De depotmedewerkers regelen containers voor de ophaling van vertrouwelijk papier en voeren de fysieke vernietigingen uit. De metadata in de overdrachtslijsten blijven wel bewaard.