Gedaan met laden. U bevindt zich op: Maatwerk DigiPost Digitalisering inkomende post

Maatwerk DigiPost

Deze pagina bevat de beschrijving van de procedure om maatwerkprojecten aan te vragen als klant van DigiPost. Het is een verdere uitwerking van het onderdeel over maatwerk in de toetredings- en verwerkingsovereenkomst.

Wat is maatwerk?

Alle aanpassingen aan de standaardoplossing die aangeboden wordt. Dit zijn alle aanpassingen/ontwikkelingen aan de platformen van DigiPost die enkel nodig zijn voor één specifieke klant en zodoende afwijken van de standaardoplossing (bv. de configuratie van een extra rol).

Binnen DigiPost wordt onder andere het volgende als maatwerk beschouwd:

  1. Integratie met een output kanaal (bv. SharePoint); ); Zit je entiteit op de vo-tenant? Dan dien je geen werkaanvraag te doen voor SharePoint-integratie.
  2. Integratie met een bijkomend input kanaal (bv. een generieke mailbox);
  3. Documentclassificatie (documentherkenning);
  4. Tekst-extractie (bv. automatisch invullen van dossiernummers);
  5. Aanpassingen aan de workflow.

Aanvraagprocedure

Indienen van een aanvraag

Elke aanvraag voor een maatwerkproject wordt aan Het Facilitair Bedrijf duidelijk gemaakt via:

  • Facilipunt
    Of
  • Via een verkennend gesprek met Het Facilitair Bedrijf.

De aanvraag bevat steeds een duidelijke projectomschrijving met minimaal een projectscope (doelstelling en verwachte eindresultaat) en de vooropgestelde timing.

Beoordeling van de aanvraag

Als het een aanvraag is voor aanpassingen aan de standaardoplossing die DigiPost biedt, dan maken de productmanager van DigiPost en de leverancier twee beoordelingen:

Formele werkaanvraag

Gezien DigiPost gebruik maakt van het ICT-raamcontract dient voor het maatwerk een offerte opgemaakt te worden door de leverancier (zie ook Serviceportfolio(PDF bestand opent in nieuw venster) o.a. hoofdstuk 3.3 Projecten). Voor de opmaak van de offerte wordt gebruik gemaakt van https://digivlaanderenprod.service-now.com/csm(opent in nieuw venster).

Voor een maatwerkofferte binnen DigiPost geldt de volgende procedure:

  • Lanceren van een Werkaanvraag voor Projecten of Ondersteuningopdrachten in Regie. In dit formulier moet zeker de volgende informatie opgenomen worden.

    1. Titel: vermeld in de titel van het project of het om een SSR (zie onder) of een ander maatwerk gaat.
    2. Aanvraag type: 02 Project
    3. Diensten: P5 Applicatiediensten
    4. Refereer naar de DigiPost-toepassing: “DigiPost_81071”
      Belangrijk om dit correct in te vullen zodat het onmiddellijk op de juiste plek terecht komt
    5. Contactpersoon extra (adressen scheiden met ‘,’): Vermeldt steeds facilipunt@vlaanderen.be
      Op deze manier is Het Facilitair Bedrijf, als toepassingseigenaar, steeds onmiddellijk op de hoogte bij de formele aanvraag van een maatwerkproject

  • Het ingediende project wordt door de leverancier vervolgens binnen de 20 werkdagen in een offerte gegoten. Een aangepaste termijn kan opgenomen worden in de werkaanvraag.

    De offerte moet het project all-in dekken zonder nood aan aparte bestellingen bij anderen. De offerte komt op de offertelocatie in SharePoint (die URL komt in het Service-now bestelportaal bij de betreffende CS ook als bericht te staan).

    Een offerte is gebaseerd op ofwel:

    • De kostprijs van een SSR (zie hiervoor de titel Standaard Change requests DigiPost (SSR));
    • Een inschatting van het aantal mensdagen van bepaalde profielen die nodig zijn om het maatwerkproject te realiseren. Hiervoor worden steeds de in dit document gehanteerde profielprijzen gehanteerd (zie hiervoor de titel profielprijzen gehanteerd voor niet SSR’s).

    Op elke offerte wordt steeds duidelijk vermeld of het een resultaats- of middelenverbintenis is.

  • Als de aangeleverde offerte in orde is, kan deze door aanvrager goedgekeurd en besteld worden in het Service-now bestelportaal, met daarbij onmiddellijk het inkooporder (IO).

    Indien een offerte impact heeft op de door Het Facilitair Bedrijf betaalde exploitatiekosten wordt met de klant, de leverancier en de productmanager van DigiPost bekeken hoe deze kosten gefinancierd worden.

  • Facturatie zal (per projectfase, enz.) gebeuren met de hogervermelde IO als referentie. Facturatie van het project is door de leverancier waarbij besteld is. Behalve eventuele recurrente kosten m.b.t. andere Percelen, want die worden rechtstreeks gefactureerd vanuit dat Perceel (o.b.v. geactiveerde diensten en verbruik).

  • Elk maatwerkproject doorloopt hetzelfde stramien namelijk:

    1. Analyse
    2. Ontwikkeling
    3. Testing
    4. Productie
    5. Formele afronding

    De opvolging van de uitvoering van het effectieve maatwerkproject is een verantwoordelijkheid van de klant. De leverancier en de klant zijn samen verantwoordelijk voor de opvolging van gemaakte afspraken m.b.t. scope, timing en budget. Het zijn de klant en de leverancier die in samenspraak beslissen in welk ‘format’ (bv. projectstuurgroep) het maatwerkproject wordt opgevolgd.

    Op vraag van de klant kan de productmanager van DigiPost deelnemen aan een projectstuurgroep.

Kostprijs

De kostprijs van maatwerk is terug te vinden op deze pagina (enkel toegankelijk voor medewerkers van de Vlaamse overheid)

Wij beheren en bewaren zowel analoge als digitale informatie en zijn het expertisecentrum voor archief- en informatiebeheer voor overheden in Vlaanderen.

Meer over onze organisatie