Een EPC moet steeds opgemaakt worden per gebouweenheid. Het is niet toegestaan een EPC op te maken voor een deel van een gebouweenheid of meerdere gebouweenheden samen. We merken dat in de meeste dossiers waar het projectdossier wordt opgevraagd, dit fout is.

Vóór u aan een opdracht start (en ideaal gezien zelfs voor u deze aanvaardt), gaat u na wat de indeling in gebouwen en gebouweenheden in het gebouwregister voor het beschouwde gebouw/de site is. Vervolgens gaat u kritisch na of deze overeenstemt met de feitelijke toestand. Indien u vaststelt dat het gebouwregister niet overeenstemt met de feitelijke toestand, moet u eerst een aanpassing van de indeling in gebouwen en gebouweenheden aanvragen. Bij twijfel over een specifiek geval kunt u ons dit steeds voorleggen via veka@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). Ga er niet zomaar van uit dat de indeling in het gebouwregister correct is.

Verkeerde of ontbrekende adresgegevens in de Energieprestatiedatabank?

• De Energieprestatiedatabank is gekoppeld aan het Gebouwenregister. Verkeerde of ontbrekende adresgegevens moeten gemeld worden aan het VEKA, dat deze melding vervolgens doorgeeft aan de gemeente.
• Raadpleeg de pagina van het Gebouwenregister om te controleren of er effectief meerdere gebouweenheden aanwezig zijn of dat de gebouwafbakening klopt.
• Zijn de adresgegevens in de Energieprestatiedatabank fout of onvolledig, dien dan een correcte en volledige melding in bij het VEKA.

Merk op: verschillende eigenaars, verschillende gebruikers en of delen van een gebouw die apart verhuurd worden zijn geen basis voor opdeling in gebouweenheden.

We merken dat meetgegevens, meters en soms zelfs opwekkers en energiestromen niet worden ingevoerd wanneer niet alle minstens verplichte meetgegevens beschikbaar zijn. Ook wanneer niet alle verplichte meetgegevens beschikbaar zijn, geeft u alle gegevens waarover u wel beschikt zo veel mogelijk in. Dit wordt geduid met enkele voorbeelden:

• Een PV-installatie is aanwezig op het dak, maar de productie wordt niet gemeten. U geeft de PV-installatie toch in als opwekker.
• Er is een aansluiting op het gasnet en het elektriciteitsnet aanwezig. Voor het gasnet heeft u alleen de eindmeterstand, voor de elektriciteitsmeter heeft u gebruiksgegevens (factuur) voor een jaar. U geeft beide energiestromen (gasnet en elektriciteitsnet) in, mèt hun respectievelijke meters. U geeft voor de elektriciteitsmeter de begin- en eindmeterstand in. Voor de gasmeter geeft u zowel als start- en eindmeterstand dezelfde waarde: de eindmeterstand, zoals afgelezen tijdens het plaatsbezoek. U voegt een opmerking toe bij de gasmeter dat alleen de eindmeterstand beschikbaar is.
• Er is een aansluiting op het gasnet aanwezig. Daarnaast is er nog een meter aanwezig, maar deze is niet aangesloten op een installatie. U geeft een energiestroom en meter aan voor het gasnet en voert de eindmeterstand twee maal in zoals in het voorgaande voorbeeld. U voegt een opmerking hierover toe bij de gasmeter.

Vooral bij gebouwen die verkocht of verhuurd worden na een tijd van leegstand wordt vaak onterecht aangegeven dat niet alle meetgegevens beschikbaar zijn. Dit is geen reden tot verwerpen van de meetgegevens, deze zijn immers in lijn met het gebruik. U geeft de metingen in zo’n geval dus wel in, maar voegt als opmerking bij het EPC toe dat de metingen opgenomen werden tijdens leegstand.

Vooral bij sites bevat niet elk gebouw steeds een gebouweenheid-ID. Wanneer het gebouw slechts 1 gebouweenheid bevat, mag in dit geval het EPC opgemaakt worden op het gebouw-ID. Een gebouw-ID is echter niet gekoppeld aan een adres, waardoor er niet automatisch een adres vermeld wordt op het EPC NR. Om dat te verhelpen kiest u in dit geval als naam van de eenheid in de software het adres van de eenheid (of een indicatie indien dit er niet is).

We merken dat bij sommige projecten niet alle of soms zelfs geen installaties ingevoerd worden. Het is inderdaad zo dat er standaard installaties voor verwarming, ventilatie en verlichting voorzien zijn, waarmee wordt gerekend wanneer er geen installatie is ingevoerd. Dit wil echter niet zeggen dat u geen detailinspectie of -invoer hoeft te doen. Het is niet zo dat u er zomaar voor mag kiezen om geen enkele installatie in te voeren. Wanneer u vaststelt dat installaties niet beter presteren dan de standaard installaties, kan u rekenen met standaard installaties. Hetzelfde geldt wanneer de installaties in zeer slechte staat zijn. Dit is echter niet altijd het geval en kan niet zomaar een vrije keuze zijn van de eigenaar.

Voor sanitair warm water en koeling is er geen standaard installatie. Hiervoor moet u sowieso alle installaties die u vaststelt, invoeren.

Voor elke opdracht houdt u een projectdossier bij. We merken dat vooral het grafisch dossier vaak zeer beknopt is en niet voldoet aan de bepalingen van het inspectieprotocol. Het grafisch dossier bevat minstens:

• Plattegronden van alle verdiepingen (horizontale doorsneden) met minstens de buitenafmetingen en vermelding van de begrenzingen. Op basis van de plattegronden moet de oppervlaktefractie van elke ruimtecluster en verlichtingszone kunnen afgeleid worden. Volgende zaken moeten hierop aangeduid worden:
  • Per ruimteverwarmingscluster: gekoppelde verwarmingssystemen;
  • Per ruimtekoelingscluster: gekoppelde koelsystemen;
  • Per ruimtecluster ventilatie: gekoppelde installatie voor ventilatie (en bevochtiging) ;
  • Per verlichtingszone: parameters verlichting.
• Aanzichten van alle gevels met minstens de begrenzingen.
• De energiedeskundige noteert de hoofdbestemming van de niet-residentiële gebouweenheid en zijn motivatie voor deze keuze.
• Een schema van de aanwezige meters en hoe deze verbonden zijn met de aanwezige stromen en opwekkers. In dit schema vermeldt u alle stromen en opwekkers zoals vastgesteld bij de inventarisatie van de aanwezige energiestromen en opwekkers in de scope.

Voor projecten ingediend vanaf 2024 komt hier ook nog een beschrijving van hoe het beschermd volume werd afgebakend, en hoe op basis daarvan de bruikbare vloeroppervlakte werd berekend bij.