Een EPC moet aanwezig zijn vanaf het te koop of te huur stellen. Als er ontbrekende gegevens zijn in het Gebouwenregister (bijvoorbeeld een busnummer), dan kan het EPC niet opgemaakt worden. De energiedeskundige dient tijdig een melding in bij het VEKA, die de melding evalueert. Is de melding ontvankelijk, contacteert het VEKA op haar beurt de gemeente die dan het nodige doet. De gemeenten en steden beheren het Gebouwenregister en kunnen als enigen extra busnummers aanmaken en zodoende gebouweenheid-ID’s genereren. Zolang de ontbrekende gegevens niet zijn toegekend, kan er geen EPC opgemaakt worden.

Mag een vervallen EPC gebruikt worden bij het te koop of te huur zetten?

• Nee, er mogen geen gegevens uit een vervallen EPC gebruikt worden in de advertentie.
  Conform artikel 11.2.1, §3 van het Energiedecreet moet elke verkoper of verhuurder, alsook zijn opdrachthouder, lasthebber of gevolmachtigde, het op het energieprestatiecertificaat vermelde kengetal of label alsmede de unieke code van het energieprestatiecertificaat of het adres van het gebouw vermelden in alle commerciële advertenties die hij maakt voor de verkoop of verhuur van een gebouw, dat conform § 1 over een energieprestatiecertificaat dient te beschikken. Hierop zijn geen decretale uitzonderingen voorzien.

Mag het pand reeds te huur of te koop gezet worden?

• Het feit dat een gebouw niet is toegevoegd of foutief werd toegevoegd in het Gebouwenregister, maakt het onmogelijk om een geldig EPC op te stellen. In dat opzicht maakt het ontbreken van de gebouweenheid in het register een overmachtssituatie uit.
• Indien handhaving opgestart zou worden opgestart omwille van het niet-adverteren van een geldig EPC, dan kan bewijs (melding aan de bevoegde instantie) van deze overmachtssituatie worden voorgelegd.

Goed om weten:

• Men wordt wel geacht om dit zo snel mogelijk te melden aan het VEKA of de betrokken gemeente, zodat de nodige handelingen uitgevoerd kunnen worden om de gebouweenheid toe te voegen in het Gebouwenregister. Als men nalaat dit te melden, dan is het voorval wel te wijten aan een eigen fout en kan er geen beroep worden gedaan op overmacht. Het VEKA kan in kader van handhaving hiervan bewijs opvragen.
• De uitzondering op de geldende regels geldt enkel zolang de overmachtssituatie van toepassing is. Van zodra een gebouweenheid is toegevoegd en men een geldig EPC kan opstellen, kan een uitzondering op de advertentieplicht niet langer aanvaard worden.
• Overmacht kan enkel ingeroepen worden als de feitelijke situatie conform de vergunde situatie is.

Wat als de gemeente geen aanpassingen doet?

• Als de gemeente geen aanpassingen doet, ondanks de melding van het VEKA, dan komt de situatie in het Gebouwenregister niet met de realiteit overeen en kan en mag er geen EPC opgemaakt worden.
• De gevolgen voor de eigenaar zijn afhankelijk van de reden waarom de gemeente geen busnummer wenst aan te maken. Deze situaties worden dan ook geval per geval bekeken door het VEKA. Het is dan ook belangrijk dat er telkens een melding bij het VEKA wordt ingediend als er fouten of ontbrekende gegevens in het Gebouwenregister worden vastgesteld.