Dossier overnemen van een collega
Alle verslaggevers die onder dezelfde rechtspersoon geregistreerd zijn, kunnen de startverklaringen en EPB-aangiften van elkaar raadplegen, wijzigen en doorsturen.
Twee mogelijke situaties
Bij de afhandeling van documenten door een collega zijn twee situaties mogelijk :
- Een collega is gedurende een tijd afwezig
Als een persoon binnen een rechtspersoon tijdelijk afwezig is, kunnen collega’s :
- WEL documenten van de afwezige collega raadplegen, wijzigen en indienen.
- NIET de EP-code van de afwezige collega vervangen bij het definitief indienen van de startverklaring of de EPB-aangifte. De documenten worden ingediend door de andere collega, in naam van de afwezige collega. De naam van de afwezige collega blijft vermeld op de documenten.
- Een collega heeft de firma verlaten en werkt niet meer voor de rechtspersoon
Als een werknemer, zaakvoerder of bestuurder de firma heeft verlaten, is zijn arbeidsrelatie ten opzichte van de rechtspersoon beëindigd. De bestuurder of de persoon die de firma verlaat, moet dit melden aan het VEKA via veka@vlaanderen.be. U vermeldt duidelijk de volgende zaken in uw e-mail :
- de naam van de persoon die de firma heeft verlaten;
- de EP-code van die persoon;
- het KBO-nummer van de firma.
Het VEKA zal de status van de ex-collega op ‘arbeidsrelatie beëindigd’ zetten onder de rechtspersoon. Deze persoon heeft dan geen toegang meer tot de energieprestatiedatabank onder die rechtspersoon.
Collega’s onder dezelfde rechtspersoon kunnen de volgende acties ondernemen met dossiers van de ex-collega :
- WEL documenten van de ex-collega raadplegen, wijzigen en indienen.
- WEL de EP-code van de ex-collega vervangen bij het definitief indienen van de startverklaring of de EPB-aangifte. Op de ingediende documenten wordt de naam en de EP-code van de ex-collega automatisch vervangen door de naam en de EP-code van de aangelogde collega.