De overheid die in eerste aanleg het aanvraagdossier behandelt, wordt als de vergunningverlenende overheid beschouwd.

In het geval dat de aanvrager een privaatrechterlijke rechtspersoon is, is dat de gemeente. Als de aanvrager een publiekrechterlijke rechtspersoon is of wanneer de aanvraag betrekking heeft op werken, handelingen of wijzigingen van algemeen belang die zo aangewezen zijn overeenkomstig artikel 103 van het decreet ruimtelijke ordening, is de vergunningverlenende overheid Wonen Vlaanderen (art. 127 van het decreet ruimtelijke ordening).

In het geval van een beroepsprocedure kan de Bestendige Deputatie of de minister een vergunning verlenen. Van hen wordt verwacht dat zij de taken bij het verlenen van de stedenbouwkundige vergunning uitvoeren. De andere taken in het kader van de energieprestatieregelgeving worden uitgevoerd door de gemeente of Wonen Vlaanderen.

Op verschillende momenten wordt een actie van de stad of gemeente verwacht. Deze taken zijn cruciaal voor een efficiënte uitvoering van de EPB-regelgeving.

Vergunningsaanvraag of melding

• U kijkt het aanvraagformulier of het meldingsdossier na: controleer of er al dan niet EPB-eisen gelden.

Verlenen vergunning

• U voegt de infofiche(PDF bestand opent in nieuw venster) toe aan de stedenbouwkundige vergunning. Daarop staan de taken van de aangifteplichtige, de architect en de verslaggever tijdens het verloop van het bouwproces. Voor de faciliteitengemeenten is er een Franstalige versie van de infofiche(PDF bestand opent in nieuw venster) beschikbaar;
• U bezorgt het energieprestatiedossiernummer aan de aangifteplichtige.

Maandelijks

• Gegevens uit het aanvraagformulier over de energieprestatieregelgeving invoeren in het dataopvolgingssysteem.
• Gegevens van de vergunde, gemelde, geschorste en vernietigde werkzaamheden van de afgelopen maand, voor de 15de van de maand naar de Energieprestatiedatabank(opent in nieuw venster) van het VEKA sturen.

Doorlopend

• U houdt de aanvraagformulieren of meldingsdossiers zorgvuldig bij. Samen met de elektronische gegevens uit het dataopvolgingssysteem worden deze gegevens gebruikt bij administratieve controles en bij het voorbereiden en naverwerken van werfcontroles.
• U stelt gegevens beschikbaar bij controle door het VEKA.
• Sensibiliseren: u verstrekt informatie aan bouwers en verbouwers, over de energieprestatieregelgeving.

Start van de werken

• Hierbij hoort geen taak voor de overheid: de startverklaring wordt niet bij de vergunningverlenende overheid ingediend, maar wel elektronisch, bij de Energieprestatiedatabank van het VEKA.

De taken van de vergunningsverlenende overheid in het kader van de energieprestatieregelgeving zijn vastgelegd in het Ministerieel Besluit van 20 oktober 2006(opent in nieuw venster).

In het besluit staat beschreven welke gegevens zowel de Vlaamse steden en gemeenten als het agentschap Wonen in Vlaanderen moeten bezorgen aan het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap (VEKA). Er wordt ook vermeld dat ze die gegevens elektronisch moeten doorsturen en hoe frequent ze de gegevens bezorgen.

De administratieve taken van de vergunningverlenende overheid worden vereenvoudigd door de Energieprestatiedatabank.