1. Door omstandigheden is het soms onmogelijk om de juiste stavingsstukken te verzamelen (bijvoorbeeld: bij een faillissement van een aannemer, als de woning nog niet af is, maar wel in gebruik is genomen). Als in dat geval tijdens de werken geen stavingsstukken zijn verzameld zoals foto’s, is het niet mogelijk om bepaalde maatregelen achteraf aan te tonen.
   
   De rekenmethodes voorzien voor een heel aantal technieken en eigenschappen een waarde bij ontstentenis. Dit is een veilige waarde waarmee men altijd mag rekenen. U zal hier echter niet altijd een goede energieprestatie mee bereiken of er zelfs niet meer aan de eisen voldoen.
   
   Er zijn ook zaken waarvoor de methode geen waarde bij ontstentenis kan voorzien (bijvoorbeeld: de dikte en het type van een isolatiemateriaal). In dat geval moet u uitgaan van de slechtste situatie: er is geen isolatie aanwezig.
   
2. Anderzijds verplicht de energieprestatieregelgeving ook welke staving de verslaggever minstens per categorie moet opladen in het dossier in de Energieprestatiedatabank. Dat impliceert dat het VEKA, bij haar controles op correcte rapportering in de EPB-aangifte, er bij het ontbreken van verplichte staving van uit zal gaan dat de staving niet beschikbaar is.
   
   Er zal bij die controles dan enerzijds gerekend worden met de waarden bij ontstentenis, als die regelgevend zijn vastgelegd, of anderzijds alsof een maatregel niet is uitgevoerd.

Het tijdig laten indienen van de EPB-aangifte is een wettelijke taak van de aangifteplichtige (open definitie) . De verslaggever (open definitie) is in principe enkel verantwoordelijk voor het correct rapporteren van de reëel uitgevoerde toestand, op basis van het stavingsdossier.

• Sommige verslaggevers bepalen in hun contract dat ze geen EPB-aangifte kunnen indienen zonder een volledig stavingsdossier. In dat geval loopt de aangifteplichtige het risico op:

  • een boete voor het niet-indienen van de EPB-aangifte

  • een boete voor het niet-voldoen aan de eisen, wanneer de EPB-aangifte dan uiteindelijk ingediend moet worden op basis van waarden bij ontstentenis.

• Als staving ontbreekt of niet bezorgd kan worden door de aangifteplichtige, kan de verslaggever altijd een EPB-aangifte indienen, enerzijds aan de hand van de waarden bij ontstentenis (als die regelgevend zijn vastgelegd), of anderzijds alsof een maatregel niet is uitgevoerd. Dat kan leiden tot een boete voor het niet-voldoen aan de eisen.

De verslaggever (en bijgevolg ook de aangifteplichtige) heeft er alle baat bij om volledige, duidelijke en overzichtelijke stavingsdossiers op te laden bij het indienen van de EPB-aangifte, met toewijsbare en dus geldige stavingsstukken.

Voorbeeld: geen bewijs van isolatiewaarde
Als het VEKA bij een controle op basis van het opgeladen technisch dossier niet kan traceren dat er effectief PUR-vloerisolatie van het gerapporteerde merk/type is geplaatst, zal het VEKA rekenen met de lambda-waarde bij ontstentenis voor PUR-isolatie om zo de vastgestelde U-waarde te bepalen en de eventuele afwijking ten opzichte van de gerapporteerde U-waarde.

Daaruit kan een boete voor niet-correcte rapportering voortvloeien voor de verslaggever. Een rechtzetting van die U-waarde in een hernieuwingsaangifte kan ook aanleiding geven tot het niet meer voldoen van de vastgestelde U-waarde aan de U-max-eis voor vloeren, met een boete als gevolg voor de aangifteplichtige.

Voorbeeld: beschikbare stavingsstukken zijn niet opgeladen
Een lijst van stavingsstukken, die de EPB-verslaggever lokaal bewaart, maar niet opgeladen heeft op de Energieprestatiedatabank, is onvoldoende. De stukken zelf moeten per rubriek opgeladen worden.