In het Ministerieel Besluit van 28 december 2018 wordt een niet-limitatieve opsomming opgesteld van stavingsstukken: per categorie zijn minstens de opgegeven parameters nodig als staving bij het dossier in de energieprestatiedatabank:

• De geometrische gegevens van het gebouw: minimaal de as-built plannen en een oppervlakte- en volumeberekening van de EPB-eenheden, functionele delen en constructiedelen.

• Een algemeen fotoverslag dat de indeling en de werkelijke functie van de ruimtes aangeeft. Het fotoverslag omvat minstens alle unieke ruimtes binnen het beschermd volume en elke technische ruimte.
  • Dit verslag is verplicht voor bouwaanvragen vanaf 2023.
  • Dit verslag is optioneel voor dossiers met een aanvraagdatum vóór 2023.
• Staving van de gerapporteerde isolatie van de constructiedelen (als ze voorkomen):
  • Isolatie van opake scheidingsconstructies.
  • Isolatiewaarde van transparante scheidingsconstructies.
• Staving van de gerapporteerde prestatie van de installaties (als ze voorkomen):
  • de opwekkers, inclusief buffervaten en opslagvaten
  • het afgiftesysteem voor verwarming
  • het afgiftesysteem voor warm tapwater, in het geval van een combilus of een circulatieleiding.

• Staving van het gerapporteerde ventilatiesysteem (als ze voorkomen en voor zover ze niet zijn opgenomen in het ventilatieprestatieverslag):
  • de ventilator(en) en een eventueel warmteterugwinapparaat
  • de gerapporteerde debieten
  • de gerapporteerde energetische parameters van het ventilatiesysteem
• Overige maatregelen (enkel als ze voorkomen en als niet gerekend is met de waarde bij ontstentenis):
  • de eigenschappen voor zonnewering en beschaduwing;
  • de zonneboiler;
  • de fotovoltaïsche installatie;
  • de eigenschappen van de verlichting.

Sinds 9 oktober 2023 moet een EPB-verslaggever bij het definitief indienen van een EPB-aangifte waarbij een EPC bouw hoort, steeds een foto van de eenheid opladen op de energieprestatiedatabank. Deze verplichting geldt voor EPB-aangiftes voor ‘nieuwbouw of gelijkgesteld’ en voor ‘ingrijpende energetische renovaties’.

Sinds 1 juli 2024 moet een EPB-verslaggever ook bij het definitief indienen van een EPB-aangifte van een renovatie van een wooneenheid, steeds een foto opladen.

Bij andere EPB-aangiftes (bijvoorbeeld nieuwbouw industrie) is het opladen van een foto optioneel en zal een opgeladen foto voorlopig niet op een formulier verschijnen.

Op een voorlopige EPB-aangifte is de foto van de eenheid niet zichtbaar.

Het fotoverslag geeft de indeling en het werkelijke gebruik van de ruimtes weer

• De foto’s in het fotoverslag moeten het werkelijk gebruik van de ruimten illustreren en worden daarom best zo dicht mogelijk bij de indiendatum van de EPB-aangifte opgemaakt.
• Als een ruimte anders is gebruikt of uitgevoerd dan op plan staat aangegeven, zijn aanvullende foto’s wenselijk.
  • Foto’s tijdens de werken zijn niet verplicht, maar kunnen in bepaalde situaties helpen om de indeling van de ruimte te tonen.
  • Foto’s die het samennemen en opsplitsen van ruimten op plan illustreren.
  • Foto’s voor het documenteren van aanpassingen: voorbeeld een opening die wel of net niet is uitgevoerd, een muur die bij de ruwbouw op een andere plaats is uitgevoerd,….
  • Meer over correct rapporteren van onafgewerkte ruimten.
• De foto’s moeten voldoen aan de algemene voorwaarden van geldige stavingsstukken: een foto moet duidelijk lokaliseerbaar zijn en gelinkt kunnen worden aan het project en aan de EPB-aangifte. Maak daarom, naast detailfoto’s, in elk geval ook een overzichtsfoto van de ruimte.
• Bij identieke woningen, appartementen of kantoren volstaat een fotoverslag per type woning, appartement of kantoor. Een afwijking op het type moet u documenteren met extra fotomateriaal.
  Voorbeeld: voor een gang met 5 identieke kantoren volstaat een foto van de gang en van één kantoor.
• Het aanduiden van de foto’s op een plan helpt om de indeling te tonen en voor de volledigheid van het fotoverslag, maar is niet verplicht.

De verslaggever is verantwoordelijk voor het fotoverslag, maar is niet verplicht de foto’s zelf te maken.

• Om een waarheidsgetrouwe EPB-aangifte te kunnen opmaken is het, voor het eigen belang van de verslaggever, aangewezen dat hij/zij zelf een bezoek ter plaatse uitvoert om de werkelijke toestand in kaart te brengen, maar dat is niet verplicht. Ook de eigenaar, bewoner, architect, aannemer, … kan foto’s nemen en aan de verslaggever bezorgen.
• In het uitzonderlijke geval dat de verslaggever geen toestemming krijgt van de aangifteplichtige om foto’s te nemen van bepaalde ruimten, en geen foto’s kunnen bezorgd worden, dan moet een aantoonbare wettelijke reden opgegeven worden. Een weigering is onvoldoende.
  • De verslaggever laadt de bijhorende verklaring of attest met de geldige wettelijke reden op, op de Energieprestatiedatabank.
  • De reden geldt niet standaard voor het volledige gebouw, maar enkel voor de lokalen die onder de reden vallen.
  • Voorbeelden: bedrijfsgeheimen, veiligheidsredenen in gevangenissen.
  • Bij twijfel over de geldigheid van de reden: neem contact (opent in uw e-mail applicatie)op met het VEKA.

Onder de rubriek ‘Aangifte opladen’ vindt u stap voor stap beschreven hoe u efficiënt te werk kunt gaan om stavingsstukken op te laden op de energieprestatiedatabank.

Ministerieel Besluit van 28 december 2018, artikel 88.(opent in nieuw venster)