Het is aan te bevelen niet krampachtig te zoeken naar synoniemen als u meer afwisseling in een zakelijke tekst wilt brengen. Uw tekst wordt daar niet helderder door. U kunt een woord meestal beter gewoon herhalen of u kunt ernaar verwijzen met een persoonlijk voornaamwoord (hij, zij, het, die, dat …). Als een woord in veel zinnen na elkaar voorkomt, kunt u kijken of er nog andere overtollige herhalingen in de formulering zijn die u kunt schrappen.

Als een tekst een overdreven aantal synoniemen of een ongepast gebruik van synoniemen bevat, spreken we van synoniemendwang. In de volgende gevallen is een synoniem niet aan te bevelen:

• Het synoniem zorgt voor verwarring.

Als u in een zakelijke tekst verschillende woorden gebruikt om naar hetzelfde begrip te verwijzen, kan dat verwarrend zijn voor lezers. Ze kunnen dan denken dat u telkens een ander begrip bedoelt. In een tekst over een referendum bijvoorbeeld kunt u beter altijd over het referendum spreken, ook al zijn de synonieme woorden volksraadpleging en volksstemming beschikbaar.

• Het synoniem is minder duidelijk.

Er bestaan veel leenwoorden die als synoniem voor een Nederlands woord gebruikt worden, maar die zijn niet altijd even duidelijk. Voor griep kunt u het synoniem influenza gebruiken, maar dat woord is minder bekend bij de gemiddelde lezer. Omgekeerd kunt u voor het leenwoord filosofie de Nederlandse synoniemen wereldbeschouwing en wijsbegeerte gebruiken, maar die woorden zijn veel minder gewoon. Zulke synonieme woorden gebruiken kan een tekst minder begrijpelijk maken.

• Het synoniem is vergezocht.

Synoniemen zijn vergezocht als het gaat om woorden die weinig of niet gangbaar zijn of toch niet helemaal dezelfde betekenis hebben. Zulke synoniemen vallen bij de lezer meestal op, maar leiden ook de aandacht af van de inhoud. Als u een tekst over de verzorging van baby’s schrijft, zijn de synoniemen kindjes, kleintjes en zuigelingen bruikbaar, maar een woord als borelingen zal gezocht of gekunsteld overkomen. Als u over brandweermannen schrijft, kunt u het synoniem spuitgasten gebruiken, maar ook dat is een ongewoon, veel minder gangbaar woord.

• Het synoniem heeft een andere gevoelswaarde.

In teksten worden woorden gebruikt die tot een bepaald stijlregister behoren. In zakelijke teksten bijvoorbeeld is het woordgebruik zo veel mogelijk afgestemd op een neutraal register. Woorden die tot andere registers behoren, kunnen tot een stijlbreuk leiden. Eveneens en tevens zijn bijvoorbeeld synoniemen van ook, maar het zijn woorden die tot een formeel register behoren en teksten vlug zwaar op de hand maken. In gesproken taal worden zulke schrijftaalwoorden haast nooit gebruikt. Het is daarom aan te bevelen zo veel mogelijk het neutrale woord ook te gebruiken. Als u in een tekst in veel zinnen na elkaar het woord ook gebruikt, is het beter om te kijken in welke zinnen u het woord kunt schrappen.

Omgekeerd is het ook opletten met informele woorden die niet tot het neutrale register behoren. In een zakelijke tekst over criminaliteit zijn crimineel, misdadiger en dader neutrale woorden. Bandiet, boef en schurk zijn informele woorden die een zakelijke tekst een te gekleurde toon zullen geven.