Welke expressieve elementen in een bepaalde situatie gepast zijn, hangt samen met uw communicatiestijl. Wilt u graag een losse, vertrouwelijke band met uw doelgroep of wilt u zich liever neutraal opstellen? Houdt u van grapjes of hebt u liever een nuchtere stijl? Improviseert u graag of laat u liever niets aan het toeval over?

Veel hangt ook af van het doel, de doelgroep en het medium van de boodschap. In een ontslagbrief bijvoorbeeld is er weinig ruimte voor expressief taalgebruik omdat het nieuws voor de lezer negatief is. De formulering kan in dat geval het best zo neutraal en zakelijk mogelijk zijn. Mooi gekozen uitdrukkingen en grapjes zijn dan niet gepast. Bij een sollicitatiebrief of -mail bijvoorbeeld is er wel ruimte voor expressieve formuleringen. Dat is zeker het geval als de sollicitant zich kandidaat stelt voor een functie waarin creativiteit en taalvaardigheid pluspunten zijn. Maar ook dan moet de formulering uiteraard heel goed afgewogen zijn.

Creatief taalgebruik kan in zakelijke boodschappen gemakkelijk een averechts effect hebben als u te veel expressieve elementen opneemt of als ze niet goed gekozen zijn. Hieronder staan tips voor het gebruik van expressieve elementen.

Vermijd clichématige woorden en uitdrukkingen.

Woorden en uitdrukkingen zijn modegevoelig. Op een bepaald moment kunnen ze plots heel erg in zijn, maar ze kunnen ook weer snel hun originaliteit verliezen. Ze worden dan clichés of gemeenplaatsen. Als journalisten over politici de hele tijd schrijven dat ze elkaar de zwartepiet toespelen, is die uitdrukking niet meer bijster origineel. Als u veel zinnen laat voorafgaan door de uitdrukking ik heb zoiets van, kan dat bij uw gesprekspartner ergernis opwekken.

Of de doelgroep een woord of een uitdrukking een cliché vindt, wordt sterk bepaald door de context en de actualiteit. Daarbij speelt herhaling een grote rol. Hoe meer woorden of uitdrukkingen worden herhaald, hoe sneller ze clichématig kunnen worden. Als u bijvoorbeeld in sollicitatiebrieven uw eerste zin laat beginnen met de woorden Met betrekking tot uw vacature van …, komt u niet erg origineel uit de hoek.

Vermijd gezochte en ondoorzichtige vormen van beeldspraak en woordspeling.

Beeldspraak en woordspelingen zijn een krachtige motor om ideeën aantrekkelijk en overtuigend te formuleren. Bedenk wel dat de medaille een keerzijde heeft als de beeldspraak niet geslaagd is. Dan kunnen slogans bijvoorbeeld vervelend of irritant worden. Probeer beeldspraak en woordspelingen te laten schitteren door eenvoud. Als dat niet lukt, kunt u maar beter niet proberen om origineel te zijn.

Houd er ook rekening mee dat beeldspraak en woordspelingen aanleiding kunnen geven tot een slecht of een verkeerd begrip van uw boodschap. Dat is het geval als de doelgroep de woorden alleen maar letterlijk neemt of het gebruikte beeld niet met de eigenlijke boodschap kan verbinden. Dat risico is groter bij mensen die minder taalvaardig zijn of een beperkte kennis van het Nederlands hebben.

Kijk uit met ironische en andere humoristische elementen bij slecht of onaangenaam nieuws.

Als u goed nieuws te vertellen hebt, kunnen ironie en andere vormen van humor tot een losse, persoonlijke stijl bijdragen. Bij slecht of onaangenaam nieuws is dat veel delicater. De doelgroep zal ironie dan sneller als een uiting van spot of kritiek ervaren, waardoor er onbegrip of verwarring kan rijzen. Een formulering als dat heb je heel goed gedaan heeft een sterk negatieve lading als u daarmee op een ironische manier kritiek wilt geven. Ook andere vormen van humor kunnen bij slecht nieuws de weerstand tegen uw boodschap vergroten.

Wees vooral in zakelijke e-mails voorzichtig met ironie. Als u in e-mails over collega’s of andere mensen ironische of andere negatieve opmerkingen maakt, hebt u daar achteraf weinig controle over. E-mails kunnen gemakkelijk aan derden worden doorgestuurd. U weet dus nooit waar uw bericht kan terechtkomen.

Kijk uit met expressieve elementen uit de informele sfeer.

U kunt uw boodschap extra kleur geven door expressieve hulpmiddelen uit de informele sfeer. Dat kan in gesproken taal bijvoorbeeld door woorden en formuleringen te gebruiken uit de informele omgangstaal of uit de jongerentaal. In geschreven taal kan dat door telegramstijl, verkorte woorden en afkortingen uit sms-taal (bijvoorbeeld ffw88 voor ‘effe wachten’), emoticons (bijvoorbeeld :-) voor ‘blij’) en het weglaten van hoofdletters en leestekens.

Over het algemeen is het aan te bevelen om in een zakelijke context zuinig te zijn met zulke informele elementen. Als u woorden uit verschillende stijlniveaus − ook wel registers genoemd − gebruikt, ontstaat er een stijlbreuk. Hoe officiëler de context van een boodschap is, hoe minder het gepast is om informele elementen op te nemen.