Geef uw tekst een heldere alineastructuur.

Zet in een brief tussen de onderwerpsregel en de aanspreking twee witregels. Zet in een brief of een e-mail één witregel tussen de aanspreking en de eerste alinea, en één witregel tussen de laatste alinea en de slotgroet.

Begin elke alinea tegen de linkermarge zonder in te springen. Zet een witregel tussen de opeenvolgende alinea's. Houd vooral bij e-mail de alinea's kort en kernachtig.

Houd de tekst van een brief of e-mail bij voorkeur kort.

Werk met bijlagen als u veel detailinformatie moet geven, bijvoorbeeld in de vorm van cijfermateriaal, tabellen of bewijsstukken. Bij e-mails kunt u ook met hyperlinks werken om naar specifieke informatie op het internet te verwijzen. Geef telkens aan wat het doel van een bijlage of een link is.

Gebruik consequent de u-vorm in formele zakelijke brieven en e-mails.

Gebruik de vormen je en jullie alleen in duidelijk informele zakelijke brieven en e-mails of als uw doelgroep alleen uit jongeren bestaat.

Gebruik geen hoofdletters voor de voornaamwoorden u en uw. Dat is een verouderde praktijk.

Hanteer een moderne schrijfstijl.

Formuleer de tekst zoals u dat in verzorgde spreektaal doet. Vermijd ambtelijke, plechtstatige formuleringen.