Gedaan met laden. U bevindt zich op: Brieven en e-mails - De aanspreking Brieven en e-mails

Brieven en e-mails - De aanspreking

Met de aanspreking begint de eigenlijke tekst van een brief of een e-mail. De keuze van de aanspreking is contextueel bepaald. Een aanspreking met Geachte is het formeelst en bruikbaar in onder meer officiële contexten. Beste en Dag zijn informeler. Ze klinken iets persoonlijker en minder afstandelijk dan Geachte. Ze zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten. De meest informele aanhef is een aanhef met een begroeting als Beste, Dag, Hallo of Hoi in combinatie met de voornaam.

Aanspreking met ‘Geachte'

Gebruik een aanspreking met Geachte in officiële contexten of als u nadrukkelijk respect of beleefdheid wilt uitdrukken. Hieronder vindt u voorbeelden van aansprekingen die u in specifieke gevallen kunt gebruiken.

Als u de familienaam kent en weet dat iemand aangesproken wil worden met heer/meneer of mevrouw:

Voorbeelden
  • Geachte heer Janssens,
  • Geachte meneer Janssens,
  • Geachte mevrouw Peeters,
  • Geachte heer en mevrouw Jacobs,

Als u de familienaam kent en weet dat de geadresseerde niet wil aangesproken worden met heer/meneer of mevrouw, of als u de voorkeur van de geadresseerde niet kent:

Voorbeelden
  • Geachte K. Janssens,
  • Geachte Kim Janssens,

Als u de familienaam niet kent, kunt u ook een rolbenaming gebruiken om de geadresseerde aan te spreken. Gebruik een genderoverkoepelende benaming als die bestaat. Genderoverkoepelende benamingen zijn woorden waarvan geen vrouwelijke variant afgeleid kan worden, bijvoorbeeld leerkracht of verpleegkundige.

Voorbeelden
  • Geacht bestuurslid,
  • Geachte collega,
  • Geachte klant,
  • Geachte lezer,

Als u verschillende lezers samen als groep wilt aanspreken:

Voorbeeld
  • Geachte commissie,
  • Geachte commissieleden,
  • Geachte redactie,
  • Geachte leden van de gemeenteraad,

De aansprekingen L.S. (lectori salutem) en Mijne heren zijn verouderd.

Als u de lezer in een bepaalde functie wilt aanspreken:

Voorbeelden
  • Mijnheer of Meneer de voorzitter,
  • Mevrouw de kabinetschef,
  • Geachte directrice,
  • Geachte minister,
  • voor een advocaat: Meester Van Eeckhaut,
  • voor een professor of docent: Geachte professor,

Als u de lezer formeel aanspreekt maar toch duidelijk wilt maken dat u een informele band met uw lezer hebt of wilt hebben, kunt u een formele aanspreking met een informele aanspreking combineren.

Voorbeelden
  • Geachte heer Peeters,
    Beste Ronald,

Als er geen naam, functie of rol bekend is:

Voorbeelden
  • Geachte,

Een aanhef met alleen Geachte kan onpersoonlijk overkomen. Het is aan te bevelen om zo’n aanhef alleen te gebruiken als er geen andere mogelijkheid is.

Aanspreking met ‘Beste' of ‘Dag'

Gebruik Beste of Dag in combinatie met de achternaam of een rolbenaming als u de geadresseerde op een beleefde maar toch persoonlijke manier wilt aanspreken, bijvoorbeeld in brieven of e-mails aan klanten. Hieronder vindt u voorbeelden van aansprekingen die u in specifieke gevallen kunt gebruiken.

Als u de familienaam kent en weet dat iemand aangesproken wil worden met heer/meneer of mevrouw:

Voorbeelden
  • Beste meneer Janssens,
  • Beste mevrouw Peeters,
  • Beste heer en mevrouw Jacobs,

Als u de familienaam kent en weet dat de geadresseerde niet wil aangesproken worden met heer/meneer of mevrouw, of als u de voorkeur van de geadresseerde niet kent.

Voorbeeld
  • Beste Kim Janssens,
  • Beste K. Janssens,

Als u de familienaam niet kent, kunt u ook een rolbenaming gebruiken om de geadresseerde aan te spreken. Gebruik een genderoverkoepelende benaming als die bestaat. Genderoverkoepelende benamingen zijn woorden waarvan geen vrouwelijke variant afgeleid kan worden, bijvoorbeeld leerkracht of verpleegkundige.

Voorbeelden
  • Beste klant,
  • Beste collega,
  • Beste abonnee,
  • Beste lezer,

Als u verschillende lezers samen als groep wilt aanspreken:

Voorbeelden
  • Beste redactie,
  • Beste klantendienst,
  • Beste allen,

Als er geen naam, functie of rol bekend is:

Voorbeelden
  • Beste,

Een aanhef met alleen Beste kan onpersoonlijk overkomen. Het is aan te bevelen om zo’n aanhef alleen te gebruiken als er geen andere mogelijkheid is. In een e-mail is ook een begroeting als Goedemorgen, Goedemiddag, Goeie(n)dag, Goedenavond, Dag of Hallo zonder aanvulling mogelijk als aanspreking als er geen naam, functie of rol bekend is.

Aanspreking met voornaam

Spreek de geadresseerde met de voornaam aan als u de geadresseerde persoonlijk kent of als u de geadresseerde op een gemoedelijke, ongedwongen manier wilt aanspreken. Ook minderjarigen kunt u met de voornaam aanspreken.

Als begroeting zijn onder meer Beste, Dag, Hallo of Hoi mogelijk. In een e-mail kunt u ook begroetingen als Goedemorgen, Goedemiddag, Goeie(n)dag of Goedenavond gebruiken.

Voorbeelden
  • Beste Piet,
  • Dag Anja,
  • in een e-mail: Goedemorgen Els,

Als u snel heen en weer aan het mailen bent, kunt u de aanspreking in de vervolgmails weglaten.

Komma na aanspreking

Het is in België het gebruikelijkst om na de aanhef een komma te schrijven. De briefnorm van het Belgische Bureau voor Normalisatie (NBN) geeft als richtlijn om na de aanspreking geen komma te plaatsen, maar vermeldt daarbij wel dat een komma mogelijk is. In Nederland is het niet gebruikelijk om de komma weg te laten.