Bij goedkeuring wordt 80 procent van de subsidie uitbetaald. De behaalde KPI’s worden na het eerste projectjaar geëvalueerd om te onderzoeken of de uitbetaling van 20 procent van het saldo te verantwoorden is.

Lokale besturen en de VGC dienen hun financiële verantwoording in via de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus (BBC) over de reguliere jaarrekeningen.

Na de verlenging van de projecten op het einde van 2025 wordt de eindcontrole in BBC uitgevoerd. Deze zal gebeuren na 30 juni 2026. Dit is wanneer de jaarrekeningen van 2025 ontvangen zijn. Er zal worden nagekeken of het geheel van de uitgaven het dubbel is van de ontvangsten van Vlaanderen met de code ABB-SAMENLEVEN (of ABB-SLV).

Enkel de door de Vlaamse Regering goedgekeurde kosten komen in aanmerking voor subsidiëring. Als een lokaal bestuur vb. aan alle personeelskosten het label ABB-SAMENLEVEN geeft, kan ABB niet onderscheiden welke voor Plan Samenleven in aanmerking komen. Daarom dient het lokaal bestuur dit in de open velden te verduidelijken.

Goed voorbeeld:

• “Voor de actie ‘in contact brengen met sport’ brengen we volgende kosten in: huur van de zaal in de dansschool, de dansleerkracht en de kost van de sport-ambtenaar (20% VTE) aan 10.845 euro.” In deze omschrijving zijn het bedrag, de actie en de kosten duidelijk.
• “Voor de actie ‘actieplan polarisatie’ brengen we volgende kosten in: 50% VTE personeelskosten en 5.000 communicatiecampagne, samen aan €21.566.” In deze omschrijving zijn het bedrag, de actie en de kosten duidelijk.

Slecht voorbeeld:

• “Ons lokaal bestuur blijft het verenigingsleven en initiatieven vanuit de buurten en wijken maximaal aanmoedigen en ondersteunen. We blijven inzetten op een vrijwilligerswerking.” In deze omschrijving ontbreekt de actie, het concrete bedrag dat naar de actie gaat en over welke kosten het gaat.
• “Ons lokaal bestuur zet in op oefenkansen Nederlands door te investeren in een online platform en een buddyproject.” In deze omschrijving wordt de concrete actie wel genoemd, maar de concrete kosten en het bedrag worden niet beschreven.

Onder cofinanciering van 50% verstaan we een investering door het lokaal bestuur die even groot is of groter dan het subsidiebedrag dat men ontvangt van Vlaanderen. Enkel werkings- of personeelskosten die een link hebben met de uitvoering van de acties komen in aanmerking voor cofinanciering. Het moet duidelijk zijn in de actie commentaar van BBC (of in het aanvullend document) dat de cofinanciering te linken is aan de acties.

De cofinanciering wordt bekeken op het niveau van het geheel van alle acties waarvoor het lokaal bestuur zich engageert.

• Voorbeeld: een lokaal bestuur engageert zich voor de actie ‘oefenkansen Nederlands versterken’ alsook voor de actie ‘in contact brengen met sport’. 50% cofinanciering heeft betrekking op de opgetelde kost van beide acties.

Voorbeelden van wat in aanmerking kan komen voor cofinanciering:

• Bestaande personeelsinzet als deze personeelsinzet te linken is aan de actie of acties waarvoor het lokaal bestuur zich engageert om KPI’s te behalen.
• Personeelsinzet van de persoon die de coördinatie en indiening van de projectaanvraag op zich neemt. Het lokaal bestuur bepaalt een % van de personeelsinzet en linkt deze aan de subsidiecode ABB-SAMENLEVEN (of ABB-SLV).
• De eigen inbreng van de lokale besturen moet minstens hetzelfde bedrag zijn als de Vlaamse financiering. Die eigen inbreng kan uit andere subsidiekanalen komen (vb. Vlaamse middelen, sociale maribel, …), op voorwaarde dat ze te linken zijn aan acties uit het Plan Samenleven en dat de modaliteiten van de andere subsidiekanalen dat toelaten. Lokale besturen zijn zelf verantwoordelijk om dit na te gaan. Dubbele financiering moet vermeden worden. Cofinanciering met ESF/AMIF middelen is niet mogelijk.
• Bestaande convenanten of samenwerkingsakkoorden, als deze te linken zijn aan de actie of acties waarvoor het lokaal bestuur zich engageert om KPI’s te behalen. Het lokaal bestuur bepaalt een % van het totaalbedrag van de convenant en linkt deze aan de subsidiecode ABB-SAMENLEVEN (of ABB-SLV).

Voorbeeld van wat niet in aanmerking kan komen:

• Bestaande personeelsinzet en investeringen die niet gelinkt zijn aan de uitvoering van de acties waarvoor men zich engageert.

Tegenover de eventuele financiële stimulansen met code ABB-SAMENLEVEN-STIMULANS (of ABB-SLV-ST) wordt geen 50% cofinanciering verwacht.

Ontdek in de demo onderaan deze pagina hoe je in BBC rapporteert. Je vindt er meer informatie over:

• BBC-analysetool
• Infovelden over beleidsinfo
• Feedbackrapport

Lokale besturen labelen hun acties uit Plan Samenleven met de code ABB-SAMENLEVEN (of ABB-SLV) en eventuele financiële stimulansen met code ABB-SAMENLEVEN-STIMULANS (of ABB-SLV-ST). vzw De Rand rapporteert onder de vorm van een afzonderlijk hoofdstuk in hun jaarrekening en jaarverslag.

Lokale besturen geven het volledig beeld van de initiatieven en inspanningen weer in 1 of meerdere rapportagelijnen.

We zoomen in op enkele fictieve voorbeelden:

• bundeling van alle acties in 1 rapportagelijn
• samenwerking met ondersteunende organisatie
• samenwerking tussen verschillende lokale besturen
• loonkost van een medewerker of convenant