Meerjarenplan

Bij het meerjarenplan en de aanpassing ervan hoort ook documentatie met achtergrondinformatie. De documentatie bevat minstens::

• de omgevingsanalyse of, in geval van een aanpassing van het meerjarenplan, de meest actuele versie ervan
• het overzicht van alle beleidsdoelstellingen met de bijhorende actieplannen en acties, telkens met de bijbehorende ramingen van ontvangsten en uitgaven
• een overzicht per boekjaar van de toegestane werkings- en investeringssubsidies
• per beleidsdomein, het overzicht van de beleidsvelden die er deel van uitmaken
• een overzicht van de verbonden entiteiten: dit zijn alle entiteiten waarvoor het bestuur de wettelijke, statutaire of feitelijke verplichting heeft om rechtstreeks of onrechtstreeks tussen te komen in de verliezen of tekorten
• een overzicht van de personeelsinzet
• een overzicht van de jaarlijkse opbrengst van elke door het bestuur geheven belastingsoort.

Alle raadsleden moeten de documentatie vlot kunnen raadplegen zodra ze het ontwerp van het beleidsrapport hebben ontvangen. Elk bestuur beslist zelf op welke wijze de documentatie ter beschikking wordt gesteld (bv. op papier of digitaal). Het bestuur kan die regeling opnemen in het huishoudelijk reglement.

Het meerjarenplan en de aanpassing ervan, bevatten enkel kredieten voor geplande ontvangsten en uitgaven (schema M3). Ontvangsten en uitgaven zijn transacties die leiden tot een toename of een afname van de beschikbare en realiseerbare geldmiddelen. Het (aangepaste) meerjarenplan bevat dus geen ramingen of kredieten voor niet-kaskosten (zoals afschrijvingen) en niet-kasopbrengsten (zoals verrekeningen van de investeringssubsidies).

Omdat de raadsleden de inhoud van de financiële nota van het meerjarenplan goed kunnen beoordelen, moeten ze weten welke uitgangspunten het bestuur gebruikt om de ontvangsten en de uitgaven te ramen. Daarom moet de toelichting een beschrijving bevatten van de grondslagen en assumpties die het bestuur gekozen heeft voor de opmaak van het beleidsrapport.

De regelgeving definieert niet wat “grondslagen en assumpties” zijn en bepaalt niet welke hypotheses het bestuur moet toepassen of beschrijven. Door de diversiteit en het specifieke karakter per bestuur is het onmogelijk om een exhaustieve lijst van grondslagen en assumpties te bepalen.

De investeringsprojecten in de toelichting van het meerjarenplan of van de aanpassing ervan, geven de raadsleden de stand van zaken van de investeringen per prioritaire actie of prioritair actieplan. De waarde van de informatie die de raadsleden krijgen staat centraal. Die informatie is enkel relevant als ze voldoende actueel is.

Het is belangrijk dat de investeringsprojecten de meest recente cijfers bevatten die het bestuur in de rapportering kan opnemen. Dat betekent dat de uitgaven en ontvangsten die al gerealiseerd zijn in het lopende boekjaar in principe ook opgenomen worden in de transacties die al gerealiseerd zijn.

Het is onmogelijk om een algemeen geldende vaste datum te bepalen om de scheidingslijn te trekken tussen de gerealiseerde en nog te realiseren transacties. Daarom is het belangrijk dat elk bestuur bepaalt hoe het daar in de praktijk mee omgaat en de raadsleden op het document in kwestie informeert over de datum waarop de cut off tussen gerealiseerd en niet-gerealiseerd werd gemaakt. Zo kan een bestuur als algemene regel bv. hanteren dat het steeds de cijfers opneemt volgens de registraties tot en met het einde van de tweede maand die voorafgaat aan die waarin de rapportering aan de raad gebeurt.

Een gemeente, een OCMW of een provincie heeft geen uitvoerbare kredieten als:

• het bestuur op 1 januari geen meerjarenplan of aangepast meerjarenplan heeft waarin de raad de kredieten voor het boekjaar in kwestie heeft vastgesteld
• het bestuur de digitale rapportering over het meerjarenplan of de aanpassing ervan nog niet heeft bezorgd aan de Vlaamse overheid
• de toezichthoudende overheid heeft het (aangepaste) meerjarenplan, waarin de kredieten worden vastgesteld, vernietigd.

Zolang een gemeente, een OCMW of een provincie geen uitvoerbare kredieten voor het lopende boekjaar heeft, kan het bestuur geen nieuwe verbintenissen (bv. bestellingen, gunningen) aangaan of bestaande verbintenissen wijzigen zonder een uitdrukkelijke voorafgaande goedkeuring van de raad.

Het bestuur kan dan ook alleen verbintenissen aangaan of wijzigen die behoren tot de exploitatie en die verband houden met de courante werking en de bestaande dienstverlening. Het bestuur kan dus geen nieuwe investering opstarten of een overeenkomst afsluiten voor de opname van een nieuwe lening. Een bestelling voor klein kantoormateriaal is mogelijk mits voorafgaande goedkeuring van de raad.

Totdat het bestuur over uitvoerbare kredieten beschikt, kan het alleen nog uitgaven doen die voortvloeien uit verbintenissen die zijn aangegaan voor het begin van het boekjaar of uit nieuwe verbintenissen die goedgekeurd zijn door de raad en behoren tot de exploitatie en die een loutere voortzetting zijn van de courante werking en de bestaande dienstverlening.

Het gedeelte van de kredieten voor exploitatie dat niet aangewend is, vervalt op het einde van het boekjaar.

Voor de niet aangewende kredieten voor investeringen en de bijbehorende financiering bepaalt het uitvoerend orgaan voor 1 maart van het volgende boekjaar welk gedeelte wordt overgedragen.

Voor de overdracht van deze kredietgedeelten naar een volgend boekjaar is geen aanpassing van het meerjarenplan nodig. Het volstaat om de informatie op te nemen bij de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan. Het bestuur moet wel de gegevens over de stand van het meerjarenplan na de overdrachten onmiddellijk in digitale vorm aan de Vlaamse overheid bezorgen.

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen in principe over het geheel van hun deel van het geïntegreerde meerjarenplan van de gemeente en het OCMW.

Elk raadslid kan de afzonderlijke stemming eisen over één of meer onderdelen (bijv. een onderliggende raming, een actie of een actieplan, enz.) van het meerjarenplan. Het betrokken raadslid moet die onderdelen aanwijzen. In dat geval mag de betrokken raad maar over het geheel van zijn deel van het meerjarenplan stemmen ná de stemming van die aangewezen onderdelen.

Als de stemming over een onderdeel tot gevolg heeft dat het ontwerp van het meerjarenplan moet worden gewijzigd, dan wordt de stemming over het geheel verdaagd tot de eerstvolgende vergadering van de raad. Als de andere raad voordien zijn deel van het meerjarenplan al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt die raad het gewijzigde ontwerp van meerjarenplan vast op een volgende vergadering.

De digitale rapportering over het originele meerjarenplan dat de raad vaststelt voor het einde van het jaar dat volgt op de gemeenteraadsverkiezingen heeft de status “origineel”.

Elke bijsturing van het originele meerjarenplan voor de periode 2020-2025 is een aanpassing van dat meerjarenplan en moet de status “herziening” krijgen.

Binnen de 10 dagen nadat de gemeente en het OCMW het meerjarenplan hebben vastgesteld, publiceert de gemeente dat beleidsrapport met vermelding van de datum van publicatie op de gemeentelijke webtoepassing. Ook de meerjarenplannen van de autonome gemeentebedrijven (AGB’s), de besluiten van de gemeenteraad over die meerjarenplannen en de meerjarenplannen van de welzijnsverenigingen met maatschappelijke zetel in de gemeente moeten op de gemeentelijke website gepubliceerd worden.

De melding van de bekendmaking en de publicatiedatum van het meerjarenplan gebeurt op dezelfde dag als de publicatie en kan manueel of semi-automatisch via het Loket voor Lokale Besturen.