Denk grondig na over het format, het doel en de doelgroep van je evenement voor je start met je communicatie. En kies voor een duurzame communicatie: papierloos of met herbruikbare materialen.

Als je binnen de Vlaamse overheid een evenement organiseert, volg je het merkbeleid en de huisstijl. Daarnaast kun je gebruikmaken van raamcontracten voor:

• grafische vormgeving
• copywriting
• vertalingen.

Van uitnodiging tot afspraken: ook tijdens de voorbereiding van je evenement is communicatie belangrijk.

Uitnodiging

Ligt de voorbereiding of het programma van je evenement nog niet volledig vast, maar wil je toch al een datum vastleggen? Stuur dan een save the date uit. Zo breng je jouw plannen al onder de aandacht bij je publiek.

De uitnodiging zelf verstuur je pas als de essentiële informatie vastligt: die info zet je in de uitnodiging: wat, wanneer, waar, deadline om in te schrijven, …

Werk bij voorkeur digitaal als je mensen uitnodigt en ze laat inschrijven voor je evenement. Kies je toch voor drukwerk? Weet dat je dan ook enveloppen en extra budget nodig hebt.

Tips:

• Zet in je uitnodiging hoe de genodigden toegang krijgen tot het internet op de eventlocatie.
• Stuur een of meer reminders als er (te) veel tijd zit tussen je uitnodiging en je evenement.

Pers

Wil je journalisten op je evenement? Maak afspraken over wie welkom is en wanneer. Stuur op voorhand een persbericht uit als dat nodig is. En zorg ervoor dat op je locatie alles in orde is om journalisten te ontvangen: toegang tot internet, wachtruimte voor journalisten, plaats voor camera’s, eventueel de mogelijkheid om rechtstreeks aan te sluiten op de geluidsinput, …

Mediaplanning en -aankoop

Als je jouw event in de kijker wilt zetten via de media, kun je gebruikmaken van het raamcontract mediaplanning- en aankoop.

Presentaties

Geef je tijdens het evenement een presentatie? Zorg ervoor dat de lay-out aansluit bij het stijl van het evenement en de huisstijl van de Vlaamse overheid.

Tip: test de presentaties op voorhand. Zowel de presentaties die je zelf maakt en degene die je krijgt van externe sprekers. Houd ook rekening met de andere technische aspecten van je event.

Naambordjes, badges en signalisatie

Het lijken misschien details, maar voor de deelnemers zijn naambordjes, badges en signalisatie onmisbaar om snel wegwijs te raken. Werk duurzaam en gebruik materiaal dat je kunt hergebruiken.

Tip: zorg ervoor dat de wificode van de eventlocatie duidelijk zichtbaar is voor je deelnemers.

Stuur de presentaties die aan bod kwamen tijdens je evenement naar de deelnemers. Maak van de gelegenheid gebruik om sprekers en deelnemers nog eens te bedanken voor hun aanwezigheid. Ook een korte tevredenheidsenquête is vaak een goed idee. Zo weet je wat je bij een volgende evenement zeker moet behouden en veranderen.

Tip: communiceer zo snel mogelijk na afloop van je evenement.

Vertalingen kan je aanvragen bij het team Vertalingen.