Na je evenement wil je weten of het succesvol was: tijd dus voor de evaluatie.
Tijdens je evaluatie ga je na of je jouw doelstellingen hebt behaald. Door een goede evaluatie weet je:
- wat werkte en wat niet
- hoe goed je marketing is aangeslagen
- of je budget en timing realistisch waren
- waar je de volgende keer extra moet op letten
- of je aan de verwachtingen van je deelnemers hebt voldaan.
Observeren en feedback vragen
Kijk en luister tijdens het evenement naar je gasten. En vraag ze gerust wat ze van het evenement vonden. Je kunt ze onmiddellijk om feedback vragen. Of je kunt dat achteraf online vragen.
Er zijn verschillende tools voor een evaluatieformulier: houd zo’n vragenlijst kort en geef aan hoeveel tijd het invullen ervan in beslag neemt. Bedank je gasten op voorhand voor hun feedback en vertel waarom die belangrijk is.
De volgende aspecten kunnen aan bod komen in je evaluatie:
- het evenement als geheel
- locatie en faciliteiten
- eten en drinken
- sprekers.
Geef je deelnemers de mogelijkheid om extra opmerkingen te geven. Altijd leerrijk.
Media
Was het een doel om in de pers te komen met je evenement? Achterhaal dan of je daarin bent geslaagd. Tip: stel een Google alert in met de naam van je evenement.
Ook vermeldingen op sociale media zijn interessant om bij te houden. Er bestaan verschillende tools om likes, deelacties, reacties, volgers en vermeldingen te meten.
Debriefing
Vraag ook feedback aan je team en je sprekers: wat liep goed en wat kan of moet de volgende keer beter?