Gedaan met laden. U bevindt zich op: Instructies verhuisdozen en archiefdozen Informatie over de verhuis

Instructies verhuisdozen en archiefdozen

Op deze pagina vind je praktische informatie over de verhuisdozen en archiefdozen.

Instructies verhuisdozen

Materiaal dat mee verhuisd moet worden naar je nieuwe werkplek, moet je inpakken in een verhuisdoos. Je kan dozen verkrijgen bij je SPOC Verhuis.

Er zijn twee types verhuisdozen:

  1. Kartonnen verhuisdozen van de firma Transmoove, de handleiding is onderaan deze pagina te downloaden.
  2. Plastic verhuisboxen (voor fragiel materiaal en waardevolle boeken uit een bibliotheek - gebruik hiervan wordt tot een minimum beperkt).

Aandachtspunten
  • Schrijf nooit op de verhuisdoos, maar enkel op de sticker.
  • Vul de dozen volledig, maar zorg dat je ze nog kan opheffen (doe de zelftest) en stapelen.
  • Gelieve de gevulde dozen per lokaal / zone-nummer (aan de werkplekken) van het te verlaten gebouw te verzamelen. Zorg dat het verhuislabel zichtbaar is voor het verhuisteam, steeds in dezelfde richting.
  • Zorg dat de doorgangen niet geblokkeerd worden.

Instructies verhuisstickers

Kleef op alle te verhuizen elementen een verhuissticker.

  • Nnof zorgt voor de bestickering van het meubilair (tafels, stoelen, kasten, …) dat een QR-code heeft.
  • Je zorgt zelf voor de bestickering van de verhuisdozen en ander persoonlijk materiaal.
  • ICT materiaal (excl. beeldschermen), levend archief, (kantoor)materiaal,… worden verzameld in verhuisdozen.
    Opgelet: Laptops, smartphones, persoonlijke toetsenborden, headsets en andere kleine elektronische toestellen en waardevolle accessoires worden door de gebruiker zelf verhuisd. Op die manier wordt het risico op diefstal of schade beperkt. Dit geldt ook voor ander persoonlijke waardevolle items.
  • De ergonomische bureaustoelen en/of gespecialiseerd meubilair met QR-code voor collega’s met speciale noden, werden mee opgenomen op de inrichtingsplannen en zouden zo op de juiste plek moeten terechtkomen. De entiteiten bevestigen aan deze specifieke stoelen en/of materiaal eveneens een kaartje/sticker met de naam van de gebruiker + entiteit.

Je kan stickers verkrijgen bij je SPOC. Zij hebben ook de plannen ontvangen met de nieuwe lokaalnummers.

Je kleeft de juiste verhuissticker:

  • Op een zichtbare plaats

    In geval van een verhuisdoos is dit op zijkant korte zijde (in geen geval op de bovenzijde van de doos).

    Als je een verhuisdoos krijgt die al eerder werd gebruikt (ook die worden circulair ingezet) en waar nog een label op kleeft, verwijder dan zeker dit oude verhuislabel.

  • Met de juiste kleur volgens de nieuwe locatie

    • verdieping -1 - Roze sticker (Het Facilitair Bedrijf)
    • verdieping 0 - Blauwe sticker (AGII, Justitiehuis)
    • verdieping 1 - Grijze sticker (AGII, Opgroeien, Het Facilitair Bedrijf)
    • verdieping 2 - Gele sticker (AGII, VLABEL, Opgroeien, Justitiehuis)
    • verdieping 3 - Groene sticker (OVAM)
    • verdieping 4 - Oranje sticker (OVAM)
    • Loods VACM - Witte sticker (NNOF, Het Facilitair Bedrijf)
    • (Circulaire) Afvoer - Rode sticker (NNOF, Het Facilitair Bedrijf)

  • Met vermelding van het juiste lokaalnummer en de vermelding van de entiteit en eventueel naam

    Het lokaalnummer staat op de plannen die de SPOC’s ontvangen hebben.

    Gelieve de locatie voldoende groot te schrijven en duidelijk leesbare drukletters en cijfers te gebruiken. Een naam van de medewerker mag discreet genoteerd worden op het label. Voor de verhuizers dient enkel de locatie zeer duidelijk en zichtbaar te zijn.

    Gebruik enkel de stiften die hiervoor speciaal aangeleverd werden door Het Facilitair Bedrijf.

Dozen en materiaal zonder sticker worden niet verhuisd!

Archiefdozen

Overdragen aan het Archiefdepot

De verhuis is het ideale moment om even stil te staan bij je documentbeheer. Je kan zowel schonen als vernietigen tijdens een opruimdag. Wat rest, kan misschien wel voor een deel gearchiveerd worden? Analoge bestuursdocumenten kan je in optimale omstandigheden laten bewaren in het Archiefdepot – momenteel is dit gesitueerd in Vilvoorde. Het Archiefdepot zal in de toekomst uitbreiden op andere locaties, waaronder in het Belpairegebouw. Wanneer je documenten overdraagt aan het Archiefdepot, beslist Het Facilitair Bedrijf op welke locaties zij je documenten zullen bewaren.

Je kan je documenten altijd makkelijk opvragen en raadplegen als je ze nodig hebt. Daarnaast helpt het Archiefdepot je ook met uitvoeren van vernietigingen nadat de bewaartermijn verstreken is, uiteraard steeds na jouw uitdrukkelijke goedkeuring.

Ben je van plan om documenten over te dragen aan het Archiefdepot? Neem dan altijd eerst contact op met je informatiebeheerder.

Lees hoe je kan overdragen aan het Archiefdepot
Meer weten over organiseren van opruimdagen
Lees meer over schonen en vernietigen

Gebruik van archiefdozen