• Je bent statutair of contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid.
• Je hebt een standplaats in het binnenland. Een standplaats is je officiële vaste werkplaats.
• Je maakt op vraag van je lijnmanager een dienstverplaatsing naar het buitenland, die langer dan 1 dag duurt. Een ééndaagse buitenlandse dienstreis wordt namelijk gelijkgesteld met een binnenlandse dienstreis.

Het bedrag van de terugbetaling hangt af van je gemaakte kosten tijdens de buitenlandse dienstreis. Reiskosten en verblijfskosten komen in aanmerkingen als je de bewijsstukken voorlegt (zie onder). Om te vermijden dat personeelsleden kosten moeten voorschieten en nadien terugvorderen hebben sommige entiteiten raamcontracten afgesloten om buitenlandse dienstreizen te organiseren (zo heeft het Facilitair Bedrijf een raamcontract afgesloten met Triton – kantoor van Uniblobe).

Indien een buitenlandse dienstreis wordt ondernomen buiten een raamcontract om, schiet je deze kosten voor en vraag je nadien een terugbetaling aan. Voor bepaalde kosten kun je een voorschot krijgen. Je lijnmanager en het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken kunnen je vragen om een ‘zendingsverslag’ op te maken. Het bedrag wordt maandelijks uitbetaald, samen met je salaris.

Je reiskosten worden terugbetaald voor de reis naar de vertrekplaats, de reis van en naar het buitenland en de verplaatsingen in het buitenland. Als er een kost aan je vervoer verbonden is, beslist je lijnmanager welk vervoersmiddel functioneel, financieel en ecologisch het meest verantwoord is en geeft je een akkoord voor:

• openbaar vervoer: je krijgt het vervoersticket terugbetaald. Je reist enkel in 1ste klasse als dit noodzakelijk of nuttig is.
• eigen wagen, motor-of bromfiets: je krijgt een kilometervergoeding, eventueel een carpooltoelage en tolkosten en hebt, in geval van ongeval, recht op een tegemoetkoming stoffelijke schade (zie onder).
• dienstwagen: je leent een dienstwagen en krijgt geen kilometervergoeding.
• vliegtuig: je krijgt een retourticket ‘Economy Class’. Voor vliegtuigreizen van meer dan 8 uur kun je een retourticket ‘Businessclass’ aanvragen. Opgelet: je kunt niet met het vliegtuig reizen als de bestemming op minder dan 500 kilometer ligt of de reis over het land minder dan 6 uur in beslag neemt. Tenzij de verplaatsing met een ander vervoersmiddel dan het vliegtuig een onevenredig verlies van tijd of middelen is, of om andere zwaarwichtige redenen niet opportuun of praktisch uitvoerbaar is (duurzaamheidscriterium)

Je kosten voor overnachting worden terugbetaald, rekening houdend met de maximumbedragen voor logies en ontbijt.(Excel bestand opent in nieuw venster) Je dient na de dienstreis binnen 4 maanden na terugkomst een aanvraag voor terugbetaling in bij je departement of agentschap. Als je je kosten niet tijdig indient, kun je geen terugbetaling meer bekomen. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

Je krijgt een dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding. Deze vergoedt de volgende kosten:

• de lunch- en dinerkosten

• de drank- en snackkosten

• de plaatselijk vervoerkosten

• de telefonische communicatiekosten

• de kosten in verband met andere contante uitgaven

Volgende kosten behoren niet tot de dagelijkse forfaitaire vergoeding:

• de huisvestingskosten
• de verplaatsingskosten om de plaats van bestemming te bereiken, en terug

De bedragen van de dagvergoeding(Excel bestand opent in nieuw venster) zijn vastgelegd, maar kunnen in bepaalde gevallen worden verminderd (zie onder). Je krijgt een dagvergoeding voor elke volle dag. Dit is een dag tussen 2 overnachtingen op je dienstreis. Duurt je dienstreis langer dan 24 uur? Dan wordt de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer gehalveerd.

Je dient na de dienstreis een aanvraag voor terugbetaling in bij je departement of agentschap. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

Buitenlandse dienstreis aanvragen: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA).

• Vlaams personeelsstatuut (VPS): buitenlandse dienstreis
• Vlaams personeelsstatuut (VPS): tegemoetkoming stoffelijke schade
• Omzendbrief DVO/BZ/P&O/2007/5 - stoffelijke schade aan eigen voertuig bij dienstverplaatsingen
• Omzendbrief DVO/BZ/P&O/2009/8 - uitbreiding van de omzendbrief DVO/BZ/P&O/2007/5 van 21 maart 2007 met dekking van fietsen, motor- en bromfietsen
• Omzendbrief DVO/BZ/P&O/2010/1 - dekking stoffelijke schade aan het eigen voertuig bij dienstverplaatsingen - verduidelijking schadegevallen arbeidsweg
• Tabel van de dagelijkse forfaitaire vergoedingen en maximumprijzen voor logies inzake vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen(Excel bestand opent in nieuw venster)