Of het nu gaat om beleidsbepaling samen met belanghebbenden, een beslissing nemen met uw team of creatieve oplossingen zoeken met diverse experts, door de juiste werkvorm correct in te zetten, verhoogt uw kans op een kwalitatief en duurzaam resultaat.
In deze toolbox ontdekt u heel wat praktische werkvormen om het onderste uit de kan te halen met uw groep: van SWOT tot Visbokaal, van Worldcafé tot GPS-tool.
Stappenplan
- Stap 1
U wil een groep (of diverse groepen) stakeholders betrekken bij beleid, beslissingen, maatregelen en/of aanpak van een bepaald probleem.
- U vraagt hen om advies
- u hebt de intentie om rekening te houden met hen
- u verwerkt het advies in het eindontwerp, de eindbeslissing.
Discussie in een kleine groep met een grotere groep toeschouwers. Deelnemers wisselen voortdurend tussen discussiegroep en toesschouwersgroep. Waardoor er op verschillende momenten, nieuwe visies worden toegevoegd.
- Groepsgrootte: niet van belang
- Kostprijs: geen
- Materiaal: ruim lokaal, grote vellen papier, micro
- Duurtijd: ongeveer 1u30
Uitgebreide handleiding van deze werkvorm: visbokaal-fishbowl
Op basis van 6 trends en ontwikkelingen komen deelnemers tot 120 ideeën waaruit drie uitgewerkte projecten geselecteerd worden, waarmee aan de slag wordt gegaan. Deze brainstormmethode helpt om snel tot nieuwe ideeën en projecten te komen en om hierop in te spelen.
- Groepsgrootte: 12 tot 15 deelnemers
- Kostprijs: geen
- Materiaal:
- verschillende kleuren stickers en papier
- materialenset (te huur bij Agentschap voor Overheidspersoneel)
- Duurtijd: minimaal een halve dag
Uitgebreide handleiding van deze werkvorm: gps-tool en http://www.flandersdc.be/gps
Deze methode heeft geen vooropgesteld programma maar wel een complexe vraagstelling. Iedereen doet iets in deze methode, is betrokken en heeft invloed op het eindresultaat.
Deze methode zorgt voor dynamisch proces van discussie en samenwerking.
- Groepsgrootte: (zeer) grote groepen. 100 tot 1000 mensen.
- Kostprijs: geen
- Materiaal:
- locatie met verschillende lokalen
- groot bord met tijdschema en lokalen op
- voldoende papier en stiften
- pijltjes naar de betreffende lokalen indien de locatie groot is
- Duurtijd: vanaf een halve dag. Rendabeler is 1 dag.
Uitgebreide handleiding van deze werkvorm: open-space-barcamp.
World Café (in het Nederlands: Café Dialoog) is een creatief proces om een dialoog tot stand te brengen en kennis uit te wisselen over een bepaald thema.
Deze werkvorm kan ingezet worden om zoveel mogelijk ideeën, via dialoog, naar boven te laten komen, ze verzamelen en op elkaar laten inwerken, om zo te komen tot meer effectieve oplossingen, diepere inzichten, fundamentelere besluiten en meer gedragen beslissingen.
- Groepsgrootte: vanaf 13 personen tot …
- Kostprijs: geen
Materiaal:
- Een ruime informele locatie met verplaatsbare tafels en stoelen.
- Tafelflips en/of grote vellen papier en verschillende kleuren stiften.
Uitgebreide handleiding van deze werkvorm: World Café
Speedsparren is een twee-per-twee intervisie met wisselende partners in één ruimte.
- Groepsgrootte: minimaal 7-8 deelnemers, maar kan ook met een hele grote groep.
- Kostprijs: geen
- Materiaal: papier en voldoende grote ruimte
- Tijdsduur: 1 uur
Uitgebreide handleiding van deze werkvorm: speedsparren
- Stap 2
De beslissing is al op een andere plaats op een ander tijdstip genomen, u wil een groep mensen hiervan op de hoogte brengen, eventueel verduidelijking geven over de toepassing op basis van hun vragen.
Mindmapping is een techniek om gedachten en denkpatronen in beeld te brengen. Het helpt u nieuwe verbanden en ideeën te zien.
- Groepsgrootte: tot 15 deelnemers
- Kostprijs: geen
- Materiaal:
- Op papier: Groot blad papier of whiteboard en stiften
- Digitaal: beamer, computer en nodig software (gratis te downloaden).
- Duurtijd: minimaal 2 uur
Uitgebreide handleiding van deze werkvorm: mindmapping
Deze methode heeft geen vooropgesteld programma maar wel een complexe vraagstelling. Iedereen doet iets in deze methode, is betrokken en heeft invloed op het eindresultaat.
Deze methode zorgt voor dynamisch proces van discussie en samenwerking.
- Groepsgrootte: (zeer) grote groepen. 100 tot 1000 mensen.
- Kostprijs: geen
- Materiaal:
- locatie met verschillende lokalen
- groot bord met tijdschema en lokalen op
- voldoende papier en stiften
- pijltjes naar de betreffende lokalen indien de locatie groot is
- Duurtijd: vanaf een halve dag. Rendabeler is 1 dag.
Uitgebreide handleiding van deze werkvorm: open-space-barcamp.
World Café (in het Nederlands: Café Dialoog) is een creatief proces om een dialoog tot stand te brengen en kennis uit te wisselen over een bepaald thema.
Deze werkvorm kan ingezet worden om zoveel mogelijk ideeën, via dialoog, naar boven te laten komen, ze verzamelen en op elkaar laten inwerken, om zo te komen tot meer effectieve oplossingen, diepere inzichten, fundamentelere besluiten en meer gedragen beslissingen.
- Groepsgrootte: vanaf 13 personen tot …
- Kostprijs: geen
Materiaal:
- Een ruime informele locatie met verplaatsbare tafels en stoelen.
- Tafelflips en/of grote vellen papier en verschillende kleuren stiften.
Uitgebreide handleiding van deze werkvorm: World Café
Via tekst of audiovisueel materiaal wordt een situatie geschetst waarop 4 mogelijke reacties van een ambtenaar worden weergegeven. Deze reacties moeten apart beoordeeld worden. Er wordt op elke reactie een feedback geformuleerd die aangeeft hoe experten deze reactie hebben beoordeeld, en waarom. Die feedback kan u dan vergelijken met uw eigen antwoord. Er wordt aangegeven wat het doel van de interactie zou moeten zijn.
Deze tool behandelt de competenties:
- Zelfontwikkeling en innoveren (voorheen: Voortdurend verbeteren)
- Samenwerken
- Klantgerichtheid
- Betrouwbaarheid
- Verantwoordelijkheid nemen
- Plannen en organiseren
- Zorgvuldigheid (voorheen: Nauwgezetheid)
- Analyseren (voorheen: Probleemanalyse)
- Oordeelsvorming
- Groepsgrootte: niet van belang.
- Kostprijs: geen
- Materiaal: computer, internetverbinding, beamer, groot papier en stiften
- Duurtijd: vanaf een uur. Rendabeler is een halve dag.
- Stap 3
Draagvlak creëren kan zowel
- bij de start van een project,
- voor een beslissing,
- bij het samen nadenken en discussiëren over wat komen gaat,
- in het kader van een (veranderings) project,
- na een beslissing,
- na een gewijzigde wetgeving,
- bij het nadenken over toepassing,
- bij het op zoek gaan naar(onverwachte) drempels om beslissing door te voeren en hier een oplossing voor zoeken
Discussie in een kleine groep met een grotere groep toeschouwers. Deelnemers wisselen voortdurend tussen discussiegroep en toesschouwersgroep. Waardoor er op verschillende momenten, nieuwe visies worden toegevoegd.
- Groepsgrootte: niet van belang
- Kostprijs: geen
- Materiaal: ruim lokaal, grote vellen papier, micro
- Duurtijd: ongeveer 1u30
Uitgebreide handleiding van deze werkvorm: visbokaal-fishbowl
Op basis van 6 trends en ontwikkelingen komen deelnemers tot 120 ideeën waaruit drie uitgewerkte projecten geselecteerd worden, waarmee aan de slag wordt gegaan. Deze brainstormmethode helpt om snel tot nieuwe ideeën en projecten te komen en om hierop in te spelen.
- Groepsgrootte: 12 tot 15 deelnemers
- Kostprijs: geen
- Materiaal:
- verschillende kleuren stickers en papier
- materialenset (te huur bij Agentschap voor Overheidspersoneel)
- Duurtijd: minimaal een halve dag
Uitgebreide handleiding van deze werkvorm: gps-tool en http://www.flandersdc.be/gps(opent in nieuw venster)
Krachtenveldanalyse is een analyse-instrument waarbij in kaart wordt gebracht hoe een innovatie/verandering in een bepaalde context wordt gestimuleerd of afgeremd door verschillende factoren. Verandering wordt mogelijk via het kleiner maken van de remmende krachten of het vergroten van stimulerende krachten
- Groepsgrootte: Een krachtenveldanalyse wordt best uitgevoerd in een kleine groep van niet meer dan acht personen om ervoor te zorgen dat iedere deelnemer voldoende inspraak kan hebben tijdens het proces. Wel kan je zo verschillende groepen naast elkaar zetten en dan de resultaten plenair bespreken.
- Kostprijs: geen
- Materiaal: flip en stiften
Uitgebreide handleiding van deze werkvorm: krachtenveldanalyse
Deze methode heeft geen vooropgesteld programma maar wel een complexe vraagstelling. Iedereen doet iets in deze methode, is betrokken en heeft invloed op het eindresultaat.
Deze methode zorgt voor dynamisch proces van discussie en samenwerking.
- Groepsgrootte: (zeer) grote groepen. 100 tot 1000 mensen.
- Kostprijs: geen
- Materiaal:
- locatie met verschillende lokalen
- groot bord met tijdschema en lokalen op
- voldoende papier en stiften
- pijltjes naar de betreffende lokalen indien de locatie groot is
- Duurtijd: vanaf een halve dag. Rendabeler is 1 dag.
Uitgebreide handleiding van deze werkvorm: open-space-barcamp.
De sterkte-zwakteanalyse is een bedrijfskundig model dat intern de sterktes en zwaktes en de in de omgeving de kansen en bedreigingen analyseert. Op basis hiervan wordt vervolgens de strategie bepaald. De Engelse term SWOT-analysis wordt ook vaak in het Nederlands gebruikt en bevat de vier elementen: Strengths (sterke punten), Weaknesses (zwakke punten), Opportunities (kansen) en Threats (bedreigingen).
- Groepsgrootte: 0-15 deelnemers
- Kostprijs: geen
- Materiaal:
- Een groot papier of een muur of een bord waarop je de matrix kan weergeven
- Postits
De consensusmethode is een methode om beslissingen te nemen waarbij niemand zich uitgesloten voelt. Door deze methode komt u tot een beslissing waarbij iedereen zich vertegenwoordigd voelt.
- Groepsgrootte: 0-15 deelnemers
- Kostprijs: geen
- Materiaal:
- Lokaal met stoelen en tafels
- Stiften en papier
- Duurtijd: 2 tot 3 uur
Feedbacktool
Het visgraatdiagram dankt zijn naam aan zijn vorm. Een visgraatdiagram verdeelt het probleem in hoofdveroorzakers, subveroorzakers, sub-subveroorzakers, …. Bij het analyseren van het probleem wordt steeds een stapje verder gegaan. Het visgraatdiagram is een vorm van een oorzaak en gevolg probleemanalyse.
- Groepsgrootte: tot 15 personen
- Kostprijs: geen
- Materiaal: geen
Brainwriting is het schriftelijk voorleggen van een centrale vraag in een stimulerend groepsverband om creatieve en originele ideeën en suggesties te verzamelen.
- Groepsgrootte: tot 12 personen
- Kostprijs: geen
- Materiaal:
- lokaal
- waar je de mogelijkheid hebt om flip-overbladen op de muur te bevestigen
- die het nadenken bevordert: rustig, zonder storingen, koel,
- Een stift per deelnemer.
- Flipovers
- lokaal
- Tijdsduur: 20 tot 30 minuten
Tijdens de Ronde van de tafel wordt iedereen van de groep betrokken door deelnemers één voor één aan te spreken en aan het woord laten.
Groepsgrootte: 9 tot 12 personen
Kostprijs: geen
Materiaal: geen
Tijdsduur: 1 tot 2 uur
- Stap 4
Deze werkvormen kan u gebruiken bij de start van een project, veranderingsproces en/of voor de planning. Hiermee kan u alle suggesties, bezwaren, mogelijke hulpmiddelen, ongeordende acties, … zonder ver-of beoordeling verzamelen, zodat u hierna een plan kan opmaken met alle noodzakelijke elementen en stappen.
- Stap 5
Creatief en betrokken vergaderen
- Stap 6
Innoveren
- Stap 7
Bemiddelen
- Stap 8
Beslissen
- Stap 9
IJsbrekers
Veelgestelde vragen
Facilitatorenpool
- U kan ook toetreden tot de pool van facilitatoren, zo krijgt u de kans te faciliteren in andere entiteiten en nog meer ervaring op te doen. Meer informatie: contacteer Lieven Vanlangenaeker(opent in uw e-mail applicatie)
- De pool van facilitatoren organiseert leernetwerken om zich verder te professionaliseren.