Gedaan met laden. U bevindt zich op: De verschillende stappen in het scanproces Scannen van bestaande bestuursdocumenten
De verschillende stappen in het scanproces
- Stap 1
- Leg vast op welke series van bestuursdocumenten de werkwijze van toepassing is
- Bepaal de kwaliteitsvereisten, de technische vereisten en de benodigde infrastructuur
- O.a. kleur, resolutie, bestandsformaat
- Dit zal afhankelijk zijn van het type informatie dat gescand wordt
- Definieer rollen en verantwoordelijkheden in elke stap. Bv voor de scanoperator, dossierbehandelaar, informatiebeheerder, …
- Vraag advies aan de gegevensbeschermingsfunctionaris (DPO)
- Zorg voor goedkeuring van het management
- Stap 2
- Deze stap omvat praktische elementen, zoals o.a.
- Verwijderen van metaal of plastic
- Openvouwen van pagina’s
- Ordening aanbrengen (indien nodig)
- Hoe omgaan met gelijmde kaften / spiraalbanden
- Identificatie en werkwijze voor speciale papiersoorten (kalkpapier ed.)
- …
- Het sorteren en klaarleggen van het scanmateriaal (bv. tussenbladen aanbrengen om dossiers te scheiden, gewenste batchgrootte bepalen, …)
- Deze voorbereiding verschilt naargelang het te scannen materiaal, de infrastructuur en de opzet van het scanproces.
- Deze stap omvat praktische elementen, zoals o.a.
- Stap 3
- Technische metadata en inhoudelijke metadata
- Technische metadata zijn vaak automatisch toe te kennen. Deze metadata capteren informatie over de vorm van het bestuursdocument (bv. bestandsformaat, bestandsgrootte, creatiedatum van het bestand, …).
- Inhoudelijke of beschrijvende metadata zeggen iets over de inhoud van het bestuursdocument (bv. naam, auteur, creatiedatum van de inhoud, …). In veel gevallen zullen deze manueel toegekend moeten worden of moet er gebruik gemaakt worden van gespecialiseerde software.
- Metadata kan op diverse momenten in het proces aangevuld of verrijkt worden. Het toekennen ervan kan door verschillende rollen opgenomen worden.
- Technische metadata en inhoudelijke metadata
- Stap 4
- Bij de inrichting van de scanruimte is de veiligheid van belang (bv. door een afgeschermde scanvoorziening in te richten, toegangsbeheer met badges te installeren, …). Voorzie ook voldoende plaats voor de bewaring van de analoge bestuursdocumenten.
- Als je bestuursdocumenten digitaliseert die erfgoedwaarde hebben, voorzie dan een neutrale omgeving om het licht zoveel mogelijk onder controle te houden. Houd er rekening mee dat de regelgeving voorziet in uitzonderingen voor substitutie van dergelijke bestuursdocumenten. Je kan deze weliswaar digitaliseren, maar de analoge exemplaren mag je niet vernietigen.
- Bij keuze van de hardware zijn er overwegingen zoals: aan welke kwaliteitseisen moet worden voldaan, met welke formaten wordt de organisatie geconfronteerd, vermoedelijk te scannen hoeveelheden (verwerking van grote volumes vs. slechts sporadische scans), …
- Er zijn verschillende types van scanners: bv. flatbed, boekscanner, bulkscanner, grootformaatscanners (al dan niet met doorvoer functie), diascanners, of een opstelling met een camera op statief. Stem de keuze af op de noden van je organisatie. Voor de meeste bestuursdocumenten volstaan waarschijnlijk eenvoudige scantoestellen. Voor afwijkende formaten of kwetsbare dragers dien je dan wel een aangepaste werkwijze te voorzien.
- Bij elke scanner hoort een basissoftwarepakket. Afhankelijk van de noden van je organisatie zal dezescansoftware niet voldoen aan alle gewenste functionaliteiten. Quasi alle scans kan je verder bewerken met andere, bijkomende gespecialiseerde software, die meestal ook tekstherkenning, documenttypering, etc. omvat.
- Stap 5
- Controleer zeker de juistheid van de metadata, de leesbaarheid van de elektronische kopie en de mate waarin de elektronische kopie volledig en waarheidsgetrouw is in vergelijking met het analoge bestuursdocument.
- Bepaal parameters en stel een procedure op met wat, hoe en wanneer er controles worden uitgevoerd. Zorg dat het controlemechanisme auditeerbaar is.
- Controlemechanismes verschillen naargelang de context. Bij digitalisering van archief met een zekere erfgoedwaarde zal een hogere kwaliteit vereist zijn dan voor puur administratief archief.
- Controle van de scans kan op verschillende manieren, o.a.
- Visuele kwaliteitsinspectie: vierogenprincipe of zesogenprincipe (bv. scanoperator + dossierbehandelaar / informatiebeheerder)
- Steekproeven
- Via de software: telcontrole, tekstcontrole a.d.h.v. OCR, …
- Bepaal de relevante vragen die je opneemt in de controlestap steeds in functie van de context. Mogelijke controlevragen zijn o.a.:
- Zijn de documenten ‘recht’ gescand en is er, bv. door scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen? Komen de afmetingen overeen met het origineel?
- Staat het beeld recht, dan wel incorrect horizontaal of verticaal op de pagina (juiste bladspiegel)?
- Zijn alle documenten gescand, en ook de bijlagen? Is van iedere pagina de voor- en achterkant gescand?
- Worden alle kleuren overgenomen, en komen ze overeen met die van het origineel? Treedt er geen (te ernstig) kleurverlies op?
- Zijn alle details compleet (zijn letters of lijnen onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden gecropt of incompleet)? Is het kleinste detail leesbaar (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv. decimaalpunten of -komma’s)?
- Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand (er staan lijnen die niet op het origineel aanwezig zijn)?
- Zijn alle documenten in de database opgenomen?
- Zijn er weerspiegelingen? Zijn er horizontale of verticale strepen? Zijn er andere vervormingen of ongewenste effecten?
- Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)?
- Als OCR gebruikt wordt, klopt de tekst die wordt herkend?
- Is er voldoende contrast?
- Is er sprake van verlies van scanlijnen in de scan? Enkele of meerdere? Wit of zwart?
- Zijn er herhaalde scanlijnen of herhaalde pixel op opvolgende scans (consistente vlek op elke scan op dezelfde plek)? Is er stof, vet, vuil op de lens of glasplaat die zorgen voor pixelverstoringen?
- Stap 6
- Uit de kwaliteitscontrole kan blijken dat er scans niet voldoen aan de vereisten’. Dan moet je herscannen of corrigeren.
- Documenteer welke correcties uitgevoerd (kunnen) worden. Het verwijderen van blanco’s kan bv. impact hebben op de paginanummering.
- Mogelijke correcties omvatten o.a.:
- Pagina’s rechtzetten
- Bijsnijden, bijvoorbeeld zwarte randen en perforaties wegwerken
- Scherper maken
- Vlekken verwijderen, scanner zowel ad hoc als regelmatig reinigen
- Blanco pagina’s verwijderen
- Kleurcorrectie, contrastcorrectie, ruisreductie
- …
- Stap 7
- Kies voor een veilige bewaaromgeving voor de scans. Er mag geen informatieverlies optreden en leesbaarheid van de gescande documenten op lange termijn moet gegarandeerd blijven. Ook mogen er geen wijzigingen aangebracht worden aan de digitale documenten.
- Ken een hash toe en schrijf het document op twee verschillende locaties weg.
- Werk een duidelijke preservatiestrategie uit voor alle informatie in de organisatie.
- Stel toegangsrechten en de bijhorende permissies zodanig op, dat niemand nog iets kan wijzigen. Of overweeg om de scans op een ‘Read only’ fileserver te zetten.
- Draag de digitale documenten over naar het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen (of een andere digitaal archief).
- Voorzie logging. Elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de authenticiteit van de scan moet traceerbaar zijn. De logging dient evenlang bewaard te worden als de scan. Neem de scans op in een omgeving waar elke actie gelogd kan worden of draag ze over naar het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen (of een andere digitaal archief).
- Waak over de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens. Stel toegangsrechten en bijhorende permissies zodanig in dat enkel bevoegde personen toegang hebben. Ofwel voldoe je aan deze voorwaarde door de digitale documenten over te dragen naar het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen (of een andere digitaal archief).
- Kies voor een veilige bewaaromgeving voor de scans. Er mag geen informatieverlies optreden en leesbaarheid van de gescande documenten op lange termijn moet gegarandeerd blijven. Ook mogen er geen wijzigingen aangebracht worden aan de digitale documenten.
- Stap 8
- Enkel indien je opteert voor substitutie vernietig je het papier, bij voorkeur binnen een vastgestelde termijn. Die termijn (bv. 30 dagen) wordt bepaald door de organisatie en is afhankelijk van het einde van de kwaliteitscontrole.
- Documenteer het ogenblik waarop het papier vernietigd werd en registreer deze datum. Een verklaring van vernietiging is niet nodig, want de informatie blijft behouden in digitale vorm.
- Hou wel rekening met gevoelige persoonsgegevens. Mogelijks is een vernietigingscertificaat wel aan te raden.